Definisi dan Peran Pentingnya Backlog dalam Product Management

Dalam dunia produksi, backlog adalah ‘pembantu’ memastikan pengiriman produk yang lebih bernilai, sesuai dengan kebutuhan pengguna, dan mendukung tujuan bisnis secara keseluruhan. Dengan menggunakan backlog secara efektif, Sobat MinDi dapat memantau dan mengarahkan pengembangan produk dengan lebih teratur.

Baca juga: 5 Bocoran Pertanyaan Interview Product Manager 

Apa itu Backlog?

Istilah backlog dapat dirujuk ke dalam beberapa konteks bidang yang berbeda-beda. Tapi dari semua konteks bidang yang ada, terdapat kesamaan bahwa backlog adalah daftar yang membantu dalam mengorganisir, memprioritaskan, dan melacak pekerjaan yang tertunda atau belum diselesaikan.

Nah, gimana kalau dalam konteks manajemen produk? Begini Sobat MinDi,

Apa itu Product Backlog?

Dalam konteks product management, product backlog adalah jenis backlog yang berfokus pada daftar pekerjaan atau fitur-fitur yang harus diimplementasikan dalam suatu produk. Product backlog biasanya disusun dan dikelola oleh pemilik produk yang bertanggung jawab untuk mengatur prioritas dan memastikan item-item tersebut sesuai kebutuhan dan visi produk.

Backlog juga dapat berubah seiring waktu, dengan penambahan, penghapusan, atau pengubahan item berdasarkan umpan balik pengguna, kebutuhan bisnis, atau evaluasi dari tim pengembangan. Selain itu, backlog juga dapat berisi informasi tambahan seperti deskripsi, estimasi waktu, tanggung jawab tim, dan status item. 

Baca juga: Skills dan Tugas Poduct Management yang Harus Kamu Kuasai

Manfaat Backlog

Backlog sama seperti daftar tugas utama tim untuk menyelesaikan suatu proyek. Keberadaannya memberikan banyak manfaat, di antaranya:

1. Panduan Terpusat untuk Pekerjaan Tim

Backlog menjadi sumber informasi terpusat bagi seluruh tim mengenai pekerjaan yang harus diselesaikan.

Setiap anggota tim mengetahui dengan jelas apa yang harus mereka kerjakan dan urutan pengerjaannya.

Hal ini meminimalisir kebingungan dan kesalahpahaman, serta memastikan semua orang bergerak ke arah yang sama.

2. Memfasilitasi Diskusi dan Kolaborasi

Backlog mendorong diskusi dan kolaborasi antar anggota tim.

Tim dapat menggunakan backlog untuk memprioritaskan pekerjaan, memahami ketergantungan antar tugas, dan menyelesaikan potensi konflik yang mungkin muncul.

Backlog juga dapat digunakan sebagai batu loncatan untuk diskusi yang lebih mendalam mengenai proyek.

3. Mempermudah Penugasan Pekerjaan

Backlog memudahkan proses penugasan pekerjaan kepada anggota tim yang tepat.

Dengan prioritas yang sudah jelas dan deskripsi tugas yang tercantum, tim dapat mendistribusikan tugas secara efektif kepada anggota tim yang memiliki keahlian dan kemampuan yang sesuai.

4. Manfaat Spesifik untuk Tim Agile

Mengapa Product Backlog Penting?

1. Sebagai Penyimpanan dan Pengelolaan Persyaratan Produk

Backlog berfungsi sebagai tempat penyimpanan untuk semua persyaratan produk, termasuk fitur, perbaikan, dan tugas yang diperlukan. Backlog juga merupakan tempat untuk mengumpulkan, mengorganisir, dan mengelola persyaratan produk. 

Kamu dapat dengan jelas melihat dan memahami apa yang harus dikerjakan dan mengelola kebutuhan-kebutuhan tersebut sepanjang siklus pengembangan produk.

2. Sebagai Pengatur dan Pengelola Prioritas Persyaratan Produk

Backlog membantu dalam membuat prioritas persyaratan dan pengembangan produk. Kamu dapat mengurutkan item-item (seperti fitur, perbaikan, atau tugas) backlog berdasarkan nilai bisnis, kepentingan pengguna, dan kebutuhan pasar. 

Dengan memprioritaskan dengan hati-hati, kamu dapat fokus pada hal-hal yang paling penting pada produk dan prioritas dapat ditetapkan untuk memastikan pengembangan produk yang memberikan nilai tertinggi.

3. Sebagai Perencanaan dan Pengelolaan Sumber Daya

Backlog memainkan peran penting dalam perencanaan dan pengelolaan sumber daya. Kamu dapat mengidentifikasi pekerjaan yang harus dilakukan dan mengalokasikan sumber daya dengan tepat berdasarkan item backlog yang telah diprioritaskan.

4. Membantu Transparansi Komunikasi dan Kolaborasi dalam Tim

Backlog memfasilitasi kolaborasi dan menjadi alat komunikasi yang efektif antara tim product management dan tim pengembangan. 

Backlog memfasilitasi kolaborasi antara tim manajemen produk dan pengembangan dalam menjalankan proses pengembangan produk. Melalui backlog, tim pengembangan mendapatkan pemahaman yang jelas tentang apa yang harus dikerjakan, bagaimana prioritasnya, dan konteks bisnis di balik setiap item backlog.

 

Backlog memberikan transparansi komunikasi tentang apa yang sedang dikerjakan dan apa yang akan datang dalam pengembangan produk. Dengan melihat backlog, kamu dapat dengan jelas melihat status pengembangan, perkembangan item backlog, dan kemajuan keseluruhan produk. 

Hal ini membantu dalam mengambil keputusan yang tepat, mengelola ekspektasi, dan menjaga kendali terhadap proyek pengembangan.

Backlog memungkinkan fleksibilitas dan penyesuaian yang cepat dan responsif terhadap perubahan dalam lingkungan bisnis yang dinamis terhadap perubahan produk dalam manajemen produk. Ketika ada perubahan kebutuhan, umpan balik pengguna, atau perubahan strategi bisnis, item-item backlog dapat diperbarui, ditambahkan, diubah, atau dihapus untuk mencerminkan perubahan tersebut.

6. Pengukuran dan Penilaian

Backlog dapat digunakan sebagai dasar untuk mengukur dan mengevaluasi kemajuan pengembangan produk. Kamu dapat melacak item-item backlog yang telah selesai, memantau kemajuan pekerjaan, dan mengidentifikasi kemungkinan hambatan atau keterlambatan.

Nah, dengan memahami peran dan fungsi utama product backlog, Sobat MinDi jadi tau pentingnya product backlog dalam product management sebagai alat ini dengan efektif untuk mengelola dan mengarahkan pengembangan produk. 

Ciri Product Backlog yang Baik 

Product Backlog yang baik menunjukkan beberapa ciri seperti:

1. Backlog harus jelas dan terperinci pada setiap item backlog harus jelas dan memiliki deskripsi yang memadai. Semakin terperinci dan spesifik deskripsi item, semakin mudah bagi tim pengembang untuk memahami apa yang perlu dilakukan.

2. Urutkan item-item backlog berdasarkan nilai bisnis yang mereka berikan kepada produk. Item yang memberikan nilai tertinggi seharusnya memiliki prioritas yang lebih tinggi daripada item lainnya.

3. Backlog perlu fleksibel dan dapat disesuaikan seiring berjalannya waktu, karena nantinya produk kamu ada perubahan kebutuhan atau umpan balik dari tim pengembang produk. Nah, Item dapat ditambahkan, diubah, atau dihapus dan disesuaikan.

4. Setiap item dalam backlog harus dapat diukur dan diestimasi dalam hal usaha atau kompleksitas yang diperlukan untuk melaksanakannya. Ini membantu dalam perencanaan dan alokasi sumber daya yang tepat.

5. Backlog harus dapat diakses oleh seluruh tim pengembang dan product management secara transparan. Ini memastikan bahwa semua orang memiliki pemahaman yang jelas tentang apa yang perlu dilakukan dan status pekerjaan.

Backlog yang dikelola dengan baik akan bantu kamu dalam mencapai keberhasilan produk yang lebih baik, memenuhi kebutuhan pengguna, dan mencapai tujuan bisnis produk kamu.

Cara Membuat Backlog

Jika Sobat MinDi berniat memaksimalkan  strategi pemasaran bisnis online, kamu perlu memastikan proses pengembangan website atau web app berjalan lancar terlebih dahulu. 

Untuk itu diperlukan kolaborasi yang integratif dan berkesinambungan antar anggota tim. Berikut panduan lebih lengkap cara membuatnya secara maksimal.

1. Tentukan Sasaran Produk

Prosesnya dapat dimulai dengan langkah penting: menentukan Sasaran Produk. Pemilik Produk berperan penting dalam langkah ini karena data terkait kebutuhan bisnis atau tujuan produk harus dipahami secara menyeluruh terlebih dahulu.

2. Membuat Item Product Backlog (PBI)

Langkah selanjutnya adalah menentukan PBI. Dalam proses ini perlu memperhatikan beberapa komponen utama PBI, seperti:

• Nomor PBI:  Untuk membedakan satu PBI dengan PBI lainnya dan memudahkan pelacakan tugas.

• Deskripsi PBI:  Diuraikan berdasarkan jenisnya seperti yang dijelaskan sebelumnya.

• Nilai Bisnis : Manfaat yang diperoleh setelah keberhasilan penerapan solusi.

• Bobot : Tingkat kesulitan dalam eksekusi, umumnya ditentukan oleh tim pengembang.

3. Menentukan Urutan Prioritas

Langkah selanjutnya adalah mengatur urutan prioritas. Ini adalah langkah penting untuk memastikan tim dapat fokus pada pekerjaan.

Untuk menentukan skala prioritas, kamu dapat mengamati Analisis Nilai Bisnis. Artinya PBI diurutkan dari nilai tertinggi hingga terendah.

4. Tentukan Kecepatan Sprint

Setelah PBI mempunyai prioritas dan perkiraan bobot, langkah selanjutnya adalah menentukan kecepatan sprint, yaitu jumlah pekerjaan yang dapat diselesaikan dalam satu sprint.

Selain product backlog yang bisa dengan fleksibel membantu kamu dalam mengerjakan job product management. MinDi juga bisa bantu kamu melalui Bootcamp Product Management yang dengan fleksibel memudahkan-mu mendapat pendampingan belajar terbaik di dalam dan luar kelas dari fasilitator dan mentor yang terbaik. Segera daftarkan dirimu di sini.

FAQ (Frequently Ask Question)

1. Apa Saja Tantangan dalam Penggunaan Backlog

Dalam menggunakan backlog, Sobat MinDi harus mengetahui adanya tantangan umum backlog yang terdiri dari:

• Item Backlog Tidak Cukup Spesifik 

Backlog memerlukan kolaborasi antar tim dan perlu ditulis dalam bahasa yang dipahami semua orang yang terlibat. Setiap item harus dijelaskan secara rinci, mengikuti pedoman simpanan. 

• Format Backlog Terlalu Rumit 

Gunakan daftar sederhana dengan detail, dan hindari tingkatan dan banyak cabang untuk mendeskripsikan satu ide.

• Backlog Tidak Dikelola Dengan Baik 

Tanpa manajemen backlog yang baik, backlog bisa menjadi berantakan, tidak terorganisir, terlalu panjang, dan kurang fokus. Adakan sesi perawatan rutin untuk memeriksa, memprioritaskan, menyortir, dan menguraikan ide, serta menentukan setiap tugas.

Referensi

1. What is a Backlog? Definition, Types & How to Create It - Buka

2. What is a backlog? - Buka

3. What is a Backlog - Buka