Stakeholder Mapping: Pengertian, Manfaat, Panduan & Contohnya

Dalam menjalankan proyek perusahaan, banyak peran yang harus terlibat di dalamnya, salah satunya adalah stakeholder, lantas siapa itu? Stakeholder merupakan individu atau kelompok yang memiliki kepentingan yang dapat mempengaruhi proyek perusahaan. 

Oleh sebab itu, penting untuk memahami stakeholder saat menjalankan proyek perusahaan. Bagaimana caranya? Sobat MinDi bisa menggunakan stakeholder mapping. Lantas apa itu stakeholder mapping?

Stakeholder mapping adalah proses mengidentifikasi dan menganalisis individu atau kelompok yang memiliki kepentingan atau dapat mempengaruhi suatu proyek perusahaan.

Penasaran lebih lanjut mengenai stakeholder mapping? Bagaimana panduan membuat stakeholder mapping yang efektif? Yuk simak penjelasan lengkapnya berikut ini.

Apa itu Stakeholder Mapping?

Tunggu dulu Sobat MinDi, sebelum kita membahas lebih lanjut mengenai stakeholder mapping, pertama-tama yuk pahami dulu apa itu stakeholder mapping melalui beberapa pengertian berikut ini.

Dikutip dari Mural, Stakeholder mapping adalah proses pembuatan representasi visual dari individu atau kelompok yang memiliki kepentingan dalam suatu proyek, produk, atau ide. 

Tujuan dari stakeholder mapping untuk mengidentifikasi para stakeholder utama, memahami pengaruh mereka, dan mengembangkan strategi untuk mengelola hubungan dengan para stakeholder tersebut.

Stakeholder mapping membantu mengidentifikasi siapa saja yang terlibat dalam proyek perusahaan dan pengaruh mereka dalam proyek tersebut. Oleh sebab itu tim proyek dapat berkomunikasi secara efektif dengan para stakeholder.

Apa saja yang ada dalam stakeholder mapping? Daftar stakeholder bisa sangat beragam, mencakup klien, kolaborator, pemilik proyek, atau bahkan konsumen, bergantung pada jenis proyek perusahaan yang dijalankan.

Dengan demikian, stakeholder mapping merupakan alat penting dalam manajemen proyek yang membantu memastikan bahwa semua pihak yang berkepentingan terlibat dan berkontribusi pada kesuksesan proyek perusahaan..

Manfaat Stakeholder Mapping dalam Manajemen Proyek

Setelah kita memahami apa itu stakeholder mapping, pasti Sobat MinDi bertanya-tanya mengenai apa saja manfaat stakeholder mapping dalam manajemen proyek?

Yuk langsung saja simak beberapa manfaat stakeholder mapping yang menjadi kunci kesuksesan proyek perusahaan berikut ini.

1. Menemukan Stakeholder yang Paling Berpengaruh   

Stakeholder mapping membantu mengidentifikasi individu atau kelompok yang memiliki pengaruh terbesar terhadap proyek. 

Dengan mengetahui siapa yang memiliki kekuatan atau otoritas, tim proyek dapat berfokus pada membangun hubungan yang kuat dengan mereka, memastikan dukungan yang diperlukan untuk keberhasilan proyek.

2. Fokus pada Stakeholder yang Mendapatkan Manfaat Paling Besar   

Dengan memetakan stakeholder, tim proyek dapat mengenali siapa saja yang paling banyak mendapatkan manfaat dari proyek. 

Hal ini memungkinkan tim untuk memastikan bahwa kebutuhan dan harapan stakeholder utama ini dipenuhi, sehingga meningkatkan kemungkinan penerimaan dan keberhasilan proyek.

3. Melihat Sumber Daya dari Stakeholder secara Efektif

Stakeholder mapping membantu tim proyek mengidentifikasi sumber daya yang tersedia dari para stakeholder. 

Dengan mengetahui sumber daya paling berlimpah, tim dapat memanfaatkan dukungan tersebut untuk mengatasi tantangan proyek, meningkatkan efisiensi, dan memastikan penggunaan sumber daya yang optimal.

4. Memiliki Rencana Strategi yang Optimal

Dengan pemahaman yang jelas tentang siapa stakeholder-nya, pengaruh mereka, dan sumber daya yang tersedia, tim proyek dapat mengembangkan rencana strategi yang efektif. 

Rencana ini mencakup cara berkomunikasi, melibatkan, dan mengelola hubungan dengan para stakeholder, sehingga meminimalkan risiko konflik dan memastikan dukungan yang konsisten sepanjang siklus hidup proyek.

Dengan demikian, stakeholder mapping adalah kerangka kerja yang sistematis untuk mengidentifikasi, menganalisis, dan mengelola para stakeholder secara efektif, yang berpengaruh pada kesuksesan proyek perusahaan.

2 Jenis Stakeholder dalam Manajemen Proyek

Sebelum kita melangkah lebih jauh tentang membuat stakeholder mapping, kita harus memahami jenis stakeholder yang terlibat dalam manajemen proyek perusahaan.

Lantas apa saja jenis stakeholder dalam manajemen proyek perusahaan? Yuk simak penjelasannya berikut ini.

1. Stakeholder Internal

Stakeholder internal adalah individu atau kelompok yang berada di dalam organisasi atau proyek dan terlibat langsung dalam pelaksanaan dan pengelolaan proyek. Mereka termasuk:

1. Tim Proyek: Anggota tim yang bekerja langsung dalam proyek, termasuk manajer proyek, pengembang, desainer, dan anggota lainnya yang bertanggung jawab untuk menyelesaikan tugas-tugas proyek.
2. Manajemen: Pimpinan departemen yang memiliki kepentingan dalam kesuksesan proyek dan memberikan dukungan strategis serta pengambilan keputusan.
3. Karyawan Lainnya: Individu yang tidak terlibat langsung dalam proyek tetapi pekerjaan mereka mungkin dipengaruhi oleh hasil proyek.

Stakeholder internal memiliki pengaruh langsung pada pelaksanaan proyek karena mereka adalah bagian dari struktur organisasi yang menjalankan proyek. 

Mereka juga memiliki akses langsung ke sumber daya organisasi dan informasi yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek.

2. Stakeholder Eksternal

Stakeholder eksternal adalah individu atau kelompok yang berada di luar organisasi tetapi memiliki kepentingan atau dapat dipengaruhi oleh hasil proyek. Mereka termasuk:

1. Klien atau Pelanggan: Pihak yang memesan atau akan menggunakan hasil dari proyek. Mereka memiliki kepentingan besar dalam kualitas dan keberhasilan proyek.
2. Pemasok atau Vendor: Perusahaan atau individu yang menyediakan bahan, layanan, atau produk yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek.
3. Pemerintah: Badan pemerintah yang menetapkan regulasi dan standar yang harus dipatuhi oleh proyek.
4. Masyarakat atau Komunitas: Kelompok yang dipengaruhi oleh proyek secara langsung atau tidak langsung, seperti masyarakat lokal di sekitar lokasi proyek.

Stakeholder eksternal tidak terlibat langsung dalam pelaksanaan proyek tetapi dapat mempengaruhi proyek melalui persyaratan, regulasi, dan harapan mereka. Stakeholder eksternal juga dapat mempengaruhi reputasi dan keberlanjutan proyek di masa depan.

Baca Juga: Eisenhower Matrix: Pengertian, Kegunaan & Cara Membuatnya

3 Metode yang digunakan dalam Stakeholder Mapping

Ada beberapa metode yang dapat digunakan dalam membuat stakeholder mapping yang efektif untuk proyek perusahaan. Lantas apa saja metode tersebut?

Yuk simak beberapa metode yang digunakan untuk membuat stakeholder mapping berikut ini.

1. Stakeholder Matrix    

Matriks stakeholder adalah alat yang membantu memetakan stakeholder berdasarkan dua dimensi utama: tingkat kepentingan dan tingkat pengaruh. 

Matriks ini biasanya terdiri dari empat kuadran yang menggambarkan kombinasi dari tingkat kepentingan dan pengaruh yang tinggi atau rendah. 

1. High Influence, High Interest (Kuadran I): Stakeholder dalam kuadran ini memiliki pengaruh besar dan sangat tertarik pada proyek. Mereka harus dikelola dengan cermat dan dilibatkan secara aktif dalam keputusan proyek.
2. High Influence, Low Interest (Kuadran II): Stakeholder ini memiliki pengaruh besar tetapi minat yang rendah. Mereka harus dijaga informasinya dan dilibatkan saat diperlukan untuk memastikan dukungan mereka.
3. Low Influence, High Interest (Kuadran III): Stakeholder dengan minat tinggi tetapi pengaruh rendah. Mereka harus dijaga informasinya dan dilibatkan untuk menjaga dukungan dan antusiasme.
4. Low Influence, Low Interest (Kuadran IV): Stakeholder ini memiliki pengaruh dan minat yang rendah. Mereka memerlukan pemantauan minimal dan hanya perlu diinformasikan tentang perkembangan utama proyek.

2. Power/Interest Grid 

Grid kekuasaan/kepentingan mirip dengan matriks stakeholder tetapi lebih berfokus pada penilaian kekuasaan (power) dan kepentingan (interest) dari masing-masing stakeholder. 

Stakeholder dikelompokkan ke dalam empat kategori berdasarkan kombinasi kekuasaan dan kepentingan mereka:

1. Keep Satisfied: Stakeholder dengan kekuasaan tinggi tetapi kepentingan rendah. Mereka perlu dipuaskan dan dijaga agar tidak menjadi penghalang proyek.
2. Manage Closely: Stakeholder dengan kekuasaan tinggi dan kepentingan tinggi. Mereka harus dikelola dengan sangat dekat dan diintegrasikan ke dalam proses pengambilan keputusan.
3. Keep Informed: Stakeholder dengan kekuasaan rendah tetapi kepentingan tinggi. Mereka harus dijaga informasinya untuk memastikan mereka tetap mendukung proyek.
4. Monitor: Stakeholder dengan kekuasaan rendah dan kepentingan rendah. Mereka memerlukan pemantauan minimal.

3. Salience Model (Model Salience)

Model salience mengkategorikan stakeholder berdasarkan tiga atribut utama: kekuasaan (power), legitimasi (legitimacy), dan urgensi (urgency). Setiap stakeholder dinilai berdasarkan seberapa banyak atribut ini yang mereka miliki, yang menghasilkan tujuh kategori stakeholder:

1. Dormant Stakeholders: Memiliki kekuasaan tetapi tidak memiliki legitimasi atau urgensi. Mereka tidak memerlukan perhatian segera tetapi bisa menjadi penting di masa depan.
2. Discretionary Stakeholders: Memiliki legitimasi tetapi tidak memiliki kekuasaan atau urgensi. Mereka harus dipertimbangkan tetapi tidak kritis untuk keberhasilan proyek.
3. Demanding Stakeholders: Memiliki urgensi tetapi tidak memiliki kekuasaan atau legitimasi. Mereka bisa menimbulkan gangguan tetapi tidak memerlukan perhatian utama.
4. Dominant Stakeholders: Memiliki kekuasaan dan legitimasi. Mereka harus dikelola dengan baik karena memiliki pengaruh signifikan.
5. Dangerous Stakeholders: Memiliki kekuasaan dan urgensi tetapi tidak memiliki legitimasi. Mereka bisa menjadi ancaman dan harus diawasi dengan cermat.
6. Dependent Stakeholders: Memiliki legitimasi dan urgensi tetapi tidak memiliki kekuasaan. Mereka memerlukan dukungan untuk mempengaruhi proyek.
7. Definitive Stakeholders: Memiliki kekuasaan, legitimasi, dan urgensi. Mereka harus diprioritaskan dalam manajemen proyek.

Ketiga metode ini membantu manajer proyek untuk secara sistematis mengidentifikasi, mengkategorikan, dan mengelola stakeholder dengan baik dan efektif. 

Dari ketiga metode tersebut, yang paling umum digunakan dalam stakeholder mapping adalah stakeholder matrix.

Langkah Membuat Stakeholder Mapping yang Efektif dan Optimal

Ingin mulai membuat stakeholder mapping untuk proyek perusahaan? Bingung harus mulai dari mana? Yuk simak panduan langkahnya berikut ini.

1. Tentukan Tujuan dari Peta Stakeholder    

Langkah pertama dalam membuat stakeholder mapping adalah mendefinisikan tujuan dari peta stakeholder tersebut. 

Apa yang ingin dicapai dengan membuat peta ini? Apakah untuk mengelola komunikasi, mengidentifikasi risiko, atau memastikan keterlibatan stakeholder dalam setiap tahap proyek? 

Dengan mengetahui tujuan yang jelas, tim proyek dapat fokus pada aspek-aspek penting yang perlu diperhatikan dan mengarahkan upaya mereka dengan lebih efektif.

2. Brainstorm dan Identifikasi Siapa Stakeholder Proyek   

Selanjutnya, lakukan sesi brainstorming untuk mengidentifikasi semua individu atau kelompok yang memiliki kepentingan dalam proyek. 

Stakeholder dapat berasal dari berbagai latar belakang, termasuk internal (seperti tim proyek, manajemen, dan karyawan) serta eksternal (seperti klien, pemasok, regulator, dan masyarakat). Buat daftar lengkap dari semua pihak yang mungkin terlibat atau terpengaruh oleh proyek.

3. Tentukan Tingkat Keterlibatan Setiap Stakeholder    

Setelah mengidentifikasi para stakeholder, tentukan tingkat keterlibatan masing-masing dalam proyek. 

Beberapa stakeholder mungkin sangat terlibat dalam pengambilan keputusan sehari-hari, sementara yang lain hanya perlu diberi informasi tentang perkembangan utama. 

Tingkat keterlibatan ini dapat ditentukan berdasarkan peran, tanggung jawab, dan kepentingan mereka dalam proyek.

4. Identifikasi Kepentingan dan Tujuan Masing-Masing Stakeholder    

Selanjutnya, identifikasi kepentingan dan tujuan dari masing-masing stakeholder. Apa yang mereka harapkan dari proyek? Bagaimana proyek ini mempengaruhi mereka? 

Dengan memahami kepentingan dan tujuan mereka, tim proyek dapat mengantisipasi potensi dukungan atau resistensi, serta mengembangkan strategi untuk memenuhi kebutuhan dan harapan stakeholder.

5. Kembangkan Rencana Keterlibatan    

Langkah terakhir adalah mengembangkan rencana keterlibatan untuk setiap stakeholder.

Rencana ini mencakup strategi komunikasi, metode keterlibatan, dan tindakan yang diperlukan untuk mengelola hubungan dengan para stakeholder.

Misalnya, untuk stakeholder dengan pengaruh tinggi dan kepentingan tinggi, mungkin diperlukan pertemuan rutin dan pelaporan mendetail. Sementara untuk stakeholder dengan pengaruh rendah dan kepentingan rendah, komunikasi mungkin cukup dilakukan melalui pembaruan berkala.

Dengan mengikuti lima langkah ini, tim proyek dapat membuat stakeholder mapping yang komprehensif dan efektif, sehingga relevan dan dapat dikelola dengan baik sepanjang siklus hidup proyek.

Baca Juga: Apa itu Matriks Risiko? Pengertian, Jenis, Manfaat & Panduannya

Contoh Stakeholder Mapping yang Efisien

Sumber

Untuk proyek pengembangan aplikasi mobile e-commerce, stakeholder mapping digunakan untuk memastikan komunikasi yang efektif dan dukungan optimal. 

Stakeholder internal meliputi tim proyek (pengembang, desainer, QA, project manager), manajemen senior, tim IT, tim pemasaran, dan karyawan departemen penjualan. 

Stakeholder eksternal mencakup klien atau pelanggan, pemasok teknologi, regulator atau pemerintah, masyarakat atau pengguna akhir, dan investor. 

Adapun pemetaan stakeholder berdasarkan stakeholder matrix adalah sebagai berikut:

High Influence, High Interest (Kuadran I):

1. Manajemen Senior
2. Tim Proyek
3. Klien atau Pelanggan

High Influence, Low Interest (Kuadran II):

1. Investor
2. Regulator atau Pemerintah

Low Influence, High Interest (Kuadran III):

1. Tim Pemasaran
2. Tim Penjualan
3. Masyarakat atau Pengguna Akhir

Low Influence, Low Interest (Kuadran IV):

1. Pemasok Teknologi
2. Karyawan Departemen Penjualan

Manajemen senior dan tim proyek memiliki pengaruh dan kepentingan tinggi, sehingga membutuhkan komunikasi dan keterlibatan rutin melalui pertemuan dan laporan berkala. Klien atau pelanggan, sebagai pengguna utama, diikutsertakan dalam uji coba pengguna dan survei kepuasan. 

Investor diberi laporan kuartalan tentang kemajuan dan penggunaan anggaran. Regulator dipastikan kepatuhannya melalui audit dan pemenuhan persyaratan. 

Tim pemasaran dan penjualan mendapatkan pelatihan dan dukungan teknis, sementara masyarakat atau pengguna akhir diberi dukungan pelanggan 24/7 dan fitur umpan balik dalam aplikasi. Pemasok teknologi dikoordinasikan melalui rapat bulanan dan perjanjian tingkat layanan (SLA). 

Dengan pendekatan ini, kebutuhan dan harapan semua stakeholder dipenuhi, mendukung keberhasilan proyek secara keseluruhan.

Yuk Belajar Stakeholder Mapping melalui Bootcamp Dibimbing.id

Sobat MinDi, itulah beberapa pembahasan mengenai stakeholder mapping, mulai dari pengertian, jenis, metode hingga panduan langkahnya. Jika Sobat MinDi seorang manajer proyek, pastikan untuk memahami stakeholder mapping dengan baik.

Kesimpulannya, Stakeholder mapping adalah proses mengidentifikasi dan menganalisis pihak-pihak yang memiliki kepentingan dalam proyek untuk mengelola hubungan dan komunikasi secara efektif guna mendukung kesuksesan proyek perusahaan.

Ingin belajar stakeholder mapping lebih lanjut? Tertarik switch career sebagai project manager perusahaan? Bingung harus mulai dari mana?

Yuk ikuti bootcamp product and project management dibimbing.id. Bootcamp terbaik dengan pembelajaran inovatif dan intensif. Bootcamp ini didampingi oleh para mentor profesional dan berpengalaman di bidangnya, yang bakal bantu kamu jadi project manager yang sukses.

Belum memiliki pengalaman di bidang product dan project management sama sekali?

Tenang saja, dibimbing.id siap bimbing kamu mulai dari nol, dengan kurikulum terlengkap, update serta beginner friendly. 

Sebanyak 94% alumni bootcamp dibimbing.id telah berhasil mendapatkan kerja sesuai bidang mereka. Nah, jangan khawatir nganggur setelah lulus bootcamp ya, dibimbing.id juga menyediakan job connect ke 570+ hiring partner khusus buat Sobat MinDi.

Tunggu apalagi? buruan konsultasi di sini, apapun tujuan karirmu dibimbing.id siap #BimbingSampeJadi karir impianmu.

Reference:

1. How to create a stakeholder map [templates & examples] - Buka
2. The complete stakeholder mapping guide - Buka