Apa itu Matriks Risiko? Pengertian, Jenis, Manfaat & Panduannya

Bagaimana cara memperhitungkan risiko saat proyek berlangsung? Sobat MinDi bisa menggunakan matriks risiko untuk mengelola kemungkinan bahaya saat manajemen proyek. Apa itu matriks risiko?

Matriks risiko adalah alat yang digunakan untuk memperhitungkan peluang terjadinya bahaya atau risiko demi keselamatan dan keamanan selama proses proyek berlangsung.

Penasaran mengenai matriks risiko lebih lanjut? Apa saja jenis matriks risiko? Bagaimana langkah penggunaannya? Yuk pelajari selengkapnya pada artikel ini.

Sebelum kita melangkah lebih jauh, yuk pahami dulu apa itu matriks risiko berdasarkan beberapa pengertian berikut ini.

Dikutip dari wrike, Matriks risiko adalah alat yang digunakan dalam manajemen proyek untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi kemungkinan serta dampak risiko terhadap proyek. 

Matrix risiko memberikan representasi visual yang memudahkan pemahaman risiko secara keseluruhan bagi semua anggota tim proyek dan pemangku kepentingan.

Risiko dalam manajemen proyek didefinisikan sebagai peristiwa tak terduga yang mungkin terjadi atau tidak, dan dapat mempengaruhi hasil proyek dengan berbagai cara. 

Risiko ini dapat berkaitan dengan berbagai aspek proyek seperti anggaran, sumber daya, proses, atau teknologi. 

Penting untuk dicatat bahwa tidak semua risiko membawa konsekuensi negatif; ada juga risiko positif yang dapat terjadi selama siklus hidup proyek yang mungkin memberikan peluang keuntungan.

Matriks risiko membantu mengidentifikasi dan menanggapi kemungkinan terjadinya risiko serta mengevaluasi potensi kerusakan atau gangguan yang dapat disebabkan oleh risiko tersebut. 

Setelah kita membahas mengenai pengertian matriks risiko, pasti Sobat MinDi bertanya-tanya mengenai apa saja manfaat matriks risiko dalam manajemen proyek?

Tenang saja, berikut akan MinDi jelaskan mengenai manfaat menggunakan matriks risiko yang perlu Sobat MinDi pahami!

Prioritas yang jelas ini sangat membantu tim tetap berada pada jalur yang benar, terutama jika proyek mengalami kendala.

Matriks risiko membantu tim proyek untuk merumuskan strategi dan mengalokasikan sumber daya untuk menghadapi ketidakpastian. 

Meskipun mustahil untuk sepenuhnya merencanakan setiap ketidakpastian, mengakui dan memahami risiko yang mungkin terjadi memberikan peluang untuk menciptakan rencana tindakan bagi kejadian tak terduga. Dengan perencanaan yang tepat, kemungkinan untuk menyelesaikan proyek dengan sukses menjadi lebih tinggi.

Matriks risiko membantu meningkatkan kesadaran tentang dampak potensial dari setiap risiko, sehingga tim dapat mengurangi atau bahkan menetralisir efek dari risiko tersebut sebelum benar-benar terjadi. 

Risiko yang tidak dipikirkan terlebih dahulu dapat terasa lebih parah dan merusak daripada risiko yang telah diidentifikasi dan dianalisis sejak awal. Motto "berharap yang terbaik, tapi persiapkan untuk yang terburuk" sangat relevan dengan fungsi matriks risiko dalam mengatur proyek.

Secara keseluruhan, matriks risiko merupakan alat yang a membantu dalam identifikasi dan evaluasi risiko, sehingga dapat meningkatkan peluang keberhasilan dan efisiensi dalam pengelolaan proyek.

Matriks risiko 3x3 terdiri dari tiga tingkat probabilitas (misalnya, rendah, sedang, tinggi) dan tiga tingkat dampak (misalnya, rendah, sedang, tinggi). 

Matriks risiko 3×3 umumnya digunakan untuk pengelolaan risiko yang lebih sederhana atau dalam situasi di mana tingkat detail dan diferensiasi yang lebih luas tidak diperlukan. 

Matriks ini memudahkan pengguna dalam mengidentifikasi risiko yang paling mendesak yang memerlukan perhatian dan sumber daya yang lebih besar untuk mitigasi.

Dalam matriks risiko 5x5, terdapat lima tingkat probabilitas dan lima tingkat dampak, yang mencakup rentang dari sangat rendah hingga sangat tinggi. 

Matriks risiko 5×5 memberikan gradasi yang lebih detail dan umumnya digunakan dalam proyek atau perusahaan yang lebih kompleks di mana risiko perlu dipahami dan dikelola dengan tingkat ketelitian yang lebih tinggi. 

Matriks risiko 5x5 digunakan untuk mendapatkan gambaran yang lebih baik tentang risiko potensial dan untuk merencanakan respons yang lebih tepat dan efektif.

Matriks risiko 4x4 memiliki empat tingkat untuk probabilitas dan dampak, dari rendah hingga sangat tinggi. Matriks risiko 4×4 adalah kompromi antara kebutuhan detail dan kemudahan penggunaan. 

Matriks risiko 4x4 menyediakan keseimbangan yang baik antara kejelasan dan kesederhanaan, membuatnya cocok untuk sebagian besar perusahan yang membutuhkan pendekatan manajemen risiko yang komprehensif tetapi tidak terlalu kompleks. 

Matriks ini sering digunakan dalam industri dan proyek yang beragam, memberikan analisis yang cukup detail untuk keputusan pengelolaan risiko yang efektif.

Setiap jenis matriks risiko dirancang untuk memfasilitasi pengambilan keputusan yang lebih baik dalam manajemen risiko dengan cara melihat secara visual risiko apa yang paling penting dan membutuhkan tindakan segera. 

Pemilihan jenis matriks risiko tergantung pada kompleksitas proyek, sumber daya yang tersedia, dan tingkat risiko yang bisa diterima oleh perusahaan.

Sobat MinDi ingin tahu bagaimana cara menggunakan matriks risiko secara efektif dalam manajemen proyek? Yuk simak panduan langkahnya berikut ini.

Berikut adalah langkah-langkah menggunakan matriks risiko secara efektif dan efisien dalam manajemen proyek Sobat MinDi.

Selanjutnya, kelompokkan risiko yang telah diidentifikasi ke dalam kategori utama seperti risiko strategis, operasional, finansial, dan eksternal.

Sobat MinDi bisa memulai dari tingkat risiko tertinggi yang berhubungan dengan fungsi bisnis utama, seperti operasional, dan kemudian perkecil fokus ke proses spesifik di dalam fungsi tersebut.

Langkah selanjutnya, mulai untuk tetapkan dua kriteria utama untuk mengevaluasi risiko yaitu kemungkinan (likelihood) dan dampak (impact). Kemungkinan diukur pada sumbu x dan dampak pada sumbu y dari matriks risiko.

Lalu capai konsensus dalam menetapkan kriteria ini karena akan mempengaruhi bagaimana risiko dinilai dan bagaimana diskusi mitigasi risiko akan berlangsung. Pastikan pengukuran risiko dilakukan dengan tepat untuk memastikan pengelolaan risiko yang berhasil.

Langkah selanjutnya, lakukan penilaian risiko dengan menggunakan skala yang telah ditentukan sebelumnya untuk mengkategorikan risiko sebagai risiko tinggi, sedang, atau rendah.

Pilih jenis matriks risiko yang sesuai, perusahaan dapat menggunakan skala 3x3 atau memperluasnya menjadi matriks 5x5 untuk analisis yang lebih mendetail.

Pertimbangkan untuk memberikan skor risiko kumulatif yang dihitung dengan menambahkan atau mengalikan nilai kemungkinan dan dampak.

Langkah selanjutnya adalah bandingkan peringkat risiko dengan kriteria yang telah ditetapkan dan prioritaskan risiko yang memiliki kemungkinan dan dampak tertinggi.

Buat rencana penilaian risiko untuk secara efektif mengatasi risiko yang diprioritaskan. Dokumentasikan metodologi matriks penilaian risiko termasuk penimbangan dan perubahan dalam pendekatan atau proses risiko dalam dokumen kebijakan dan prosedur.

Setelah semua langkah dilaksanakan, jangan lupa untuk perbarui matriks risiko beberapa kali dalam setahun (minimal sekali setahun) untuk mencerminkan perubahan dalam lingkungan risiko.

Pastikan strategi penilaian risiko di-update untuk mencakup risiko yang muncul yang bisa mengganggu objektif bisnis dan kontinuitas.

Melalui langkah-langkah ini, perusahaan dapat mengelola risiko secara lebih efektif dan memastikan bahwa risiko yang paling signifikan diidentifikasi dan ditangani dengan strategi yang sesuai.

Baca Juga: Eisenhower Matrix: Pengertian, Kegunaan & Cara Membuatnya

Berikut ini adalah beberapa tantangan utama dalam penggunaan matriks risiko yang dapat dipahami:

Ketika risiko dikategorikan dengan tidak benar, gambaran tentang potensi masalah yang akan dihadapi menjadi tidak akurat. 

Hal ini dapat mengarah pada pengambilan keputusan yang kurang tepat, sehingga dapat mempengaruhi efektivitas rencana mitigasi dan strategi keseluruhan dalam mengelola proyek.

Beberapa matriks risiko tidak bisa membedakan antara risiko yang mungkin terjadi dalam beberapa minggu ke depan dan risiko yang mungkin terjadi dalam beberapa tahun ke depan. 

Tidak ada pertimbangan tentang bagaimana risiko dapat berubah seiring waktu, yang bisa sangat penting tergantung pada durasi dan sifat proyek.

Kompleksitas dan volatilitas dari risiko dapat disederhanakan berlebihan oleh matriks risiko. Beberapa risiko mungkin tetap sama dari waktu ke waktu, sementara risiko lainnya dapat berubah secara drastis dalam waktu singkat. 

Matriks risiko yang terlalu sederhana mungkin tidak dapat menangkap dinamika ini dengan baik, yang bisa mengurangi efektivitas alat dalam menilai dan mengelola risiko yang sebenarnya.

Karena itu, penting bagi manajer proyek dan tim untuk menyadari keterbatasan ini dan menggunakan matriks risiko sambil tetap memperhatikan informasi tambahan dan pendekatan lain untuk menilai dan mengelola risiko secara efektif.

Baca Juga: Apa itu Raci Matrix? Arti, Manfaat & Cara Membuatnya

Jika Sobat MinDi seorang project manager, pahami apa itu matriks risiko secara efektif sehingga perencanaan proyek berjalan efektif dan menjamin keselamatan dan keamanan tim.

Tertarik mempelajari matriks risiko secara lebih lanjut? Ingin switch career di bidang project management? Bingung harus mulai dari mana?

Yuk ikuti bootcamp product and project management dibimbing.id. Bootcamp terbaik dengan pembelajaran inovatif dan intensif. Bootcamp ini didampingi oleh para mentor profesional dan berpengalaman di bidangnya, yang bakal bantu kamu jadi project manager yang sukses.

Belum memiliki pengalaman di bidang product dan project management sama sekali?

Tenang saja, dibimbing.id siap bimbing kamu mulai dari nol, dengan kurikulum terlengkap, update serta beginner friendly. 

Sebanyak 94% alumni bootcamp dibimbing.id telah berhasil mendapatkan kerja sesuai bidang mereka. Nah, jangan khawatir nganggur setelah lulus bootcamp ya, dibimbing.id juga menyediakan job connect ke 570+ hiring partner khusus buat Sobat MinDi.

Tunggu apalagi? buruan konsultasi di sini, apapun tujuan karirmu dibimbing.id siap #BimbingSampeJadi karir impianmu.

• Mengapa matriks risiko penting?

Matriks risiko penting karena membantu perusahaan dalam:

• Memahami risiko yang dihadapi.

• Menetapkan prioritas tindakan berdasarkan tingkat urgensi dan pentingnya risiko.

• Mengalokasikan sumber daya secara efisien untuk mengelola risiko.

• Memudahkan komunikasi risiko di antara pemangku kepentingan.

• Bagaimana cara mengatasi keterbatasan matriks risiko?

Untuk mengatasi keterbatasan matriks risiko:

• Gunakan pendekatan kombinasi dengan alat analisis risiko lainnya.

• Lakukan evaluasi dan pembaruan matriks risiko secara berkala.

• Terapkan pengukuran objektif bila mungkin dan konsultasi dengan ahli.

• Ajak berbagai pemangku kepentingan untuk mendapatkan berbagai perspektif dalam penilaian risiko.

• Berapa sering sebaiknya matriks risiko diperbarui?

Matriks risiko sebaiknya diperbarui secara berkala, tergantung pada dinamika proyek dan perubahan dalam lingkungan eksternal. Idealnya, matriks harus diperiksa dan diperbarui setidaknya sekali setahun atau setiap kali ada perubahan signifikan dalam proyek atau lingkungan operasional.

Reference:

• What Is a Risk Matrix? - Buka

• Risk Assessment Matrix: Overview and Guide - Buka

• 3 Jenis Matriks Risiko (dalam Sistem Manajemen Risiko) - Buka