Eisenhower Matrix: Pengertian, Kegunaan & Cara Membuatnya

Namun seiring berjalannya waktu, banyak tugas yang menumpuk, kita seringkali keteteran dan bingung cara menyelesaikan tumpukan task tersebut. Alhasil, produktivitas menurun, dan tekanan menjadi semakin tinggi karena banyak deadline yang menghantui. Lantas bagaimana cara mengatasinya?

Sobat MinDi hanya perlu menggunakan eisenhower matrix dalam menjalankan proyek atau tugas perusahaan. Apa itu? eisenhower matrix adalah alat manajemen yang membantu mengatur dan memprioritaskan tugas, sehingga tugas akan selesai dengan tepat waktu sesuai dengan skala prioritas yang telah ditetapkan.

Eisenhower matrix ini penting dalam setiap bidang perusahaan, jika Sobat MinDi seorang project manager, alat ini cocok buat mengatur strategi dan tugas proyek.

Penasaran lebih lanjut mengenai eisenhower matrix? Apa saja kegunaannya? Bagaimana cara membuatnya? Yuk pelajari pembahasan lengkapnya pada artikel ini.

Sebelum melangkah lebih jauh, sebagai langkah awal, yuk simak mengenai apa itu eisenhower matrix pada beberapa pengertian berikut ini.

Dilansir dari ProductPlan, Eisenhower Matrix adalah kerangka kerja produktivitas, prioritas, dan manajemen waktu yang dirancang untuk membantu memprioritaskan daftar tugas atau agenda dengan mengkategorikan item-item tersebut berdasarkan urgensi dan kepentingannya.

Eisenhower Matrix merupakan pendekatan yang  melibatkan pembuatan empat kotak dalam sebuah kuadran dengan sumbu x yang dilabeli sebagai "Urgent" (Mendesak) dan "Not Urgent" (Tidak Mendesak), serta sumbu y yang dilabeli sebagai "Important" (Penting) dan "Not Important" (Tidak Penting). 

Kemudian, Sobat MinDi bisa mengelompokkan tugas ke salah satu dari empat kotak tersebut, urutannya kotak "Urgent-and-Important" (Mendesak dan Penting) di kiri atas, merupakan tugas paling prioritas. 

Eisenhower matrix membantu mengalokasikan waktu dan sumber daya secara efisien dengan memfokuskan perhatian pada tugas-tugas yang benar-benar penting dan mendesak terlebih dahulu.

Eisenhower matrix merupakan kerangka kerja yang membantu produktivitas individu, Sobat MinDi penasaran mengenai awal terciptanya eisenhower matrix? Simak penjelasannya berikut ini.

Untuk pertama kalinya, Eisenhower Matrix dikembangkan oleh Jenderal Angkatan Darat AS bernama Dwight Eisenhower, yang digunakan untuk membantu memprioritaskan dan menangani banyak isu berisiko tinggi yang dihadapinya.

Kemudian Eisenhower diangkat sebagai Panglima Tertinggi Pasukan NATO, dan akhirnya diangkat sebagai Presiden Amerika Serikat. Eisenhower dikenal karena keahliannya dalam mengelola waktu dan keputusannya yang efektif, hal ini penting dalam peran-perannya tersebut yang membutuhkan pengambilan keputusan yang cepat dan tepat.

Beberapa dekade kemudian, konsep Eisenhower Matrix populer melalui buku Stephen Covey yang berjudul "The 7 Habits of Highly Effective People". Penulis mengadaptasi dan memperkenalkan kerangka kerja Eisenhower ke dalam konteks yang lebih luas sehingga lebih mudah diakses bagi publik. 

Sejak itu, Eisenhower Matrix  menjadi kerangka kerja manajemen waktu dan pengambilan keputusan yang banyak digunakan dalam bisnis dan pengembangan pribadi. 

Hingga saat ini, konsep Eisenhower Matrix masih digunakan untuk membantu individu dan perusahaan dalam memfokuskan upaya pada tugas-tugas yang penting dan mendesak, sehingga waktu yang digunakan berjalan secara efisien.

Setelah memahami apa itu eisenhower matrix, Sobat MinDi pasti bertanya-tanya, bagaimana cara kerja eisenhower matrix? 

Eisenhower Matrix bekerja dengan membagi tugas atau kegiatan ke dalam empat kuadran berdasarkan dua kriteria: mendesak dan penting.Cara ini akan membantu Sobat MinDi memprioritaskan tugas dan mengelola waktu dengan lebih efektif. 

Bagaimana cara kerjanya? Yuk simak penjelasan kuadran eisenhower matrix beserta contohnya berikut ini.

Tugas dalam kuadran ini memiliki deadline yang dekat atau konsekuensi yang besar jika tidak diselesaikan segera. Ini adalah tugas-tugas yang memerlukan perhatian langsung dan perlu segera dikerjakan.

Contoh: Krisis yang mendesak, deadline proyek yang mendekat, atau masalah yang harus segera diselesaikan untuk menghindari kerugian lebih besar.

Tugas di kuadran ini adalah tugas yang penting untuk pencapaian tujuan jangka panjang, tetapi tidak memiliki deadline yang mendesak. Ini adalah kegiatan yang harus direncanakan secara proaktif untuk mencegahnya menjadi mendesak.

Contoh: Perencanaan strategis, pengembangan keterampilan, menjalin hubungan yang berarti, dan kegiatan perawatan kesehatan preventif.

Tugas dalam kuadran ini mendesak tetapi tidak benar-benar penting untuk tujuan pribadi atau profesional. Tugas-tugas ini baik untuk didelegasikan kepada orang lain.

Contoh: Beberapa email dan panggilan telepon, pertemuan yang tidak penting, atau tugas administratif yang bisa dilakukan orang lain.

Tugas dalam kuadran ini tidak penting dan tidak mendesak. Tugas-tugas ini harus diminimalkan atau dieliminasi sepenuhnya karena tidak menambah nilai dan bisa menghabiskan waktu.

Contoh: Kegiatan menghabiskan waktu di media sosial tanpa tujuan, menonton televisi secara berlebihan, atau melakukan kegiatan rutin yang tidak lagi relevan dengan tujuan.

Kuadran-kuadran ini membuat Sobat MinDi jadi lebih mudah menentukan prioritas tugas demi meningkatkan produktivitas dan efektivitas. 

Eisenhower Matrix membantu Sobat MinDi tetap fokus pada apa yang benar-benar penting, sehingga waktu yang dihabiskan berjalan secara efisien. Yuk maksimalkan waktu yang kamu dimiliki dengan eisenhower matrix!

Tenang saja, MinDi telah rangkumkan cara membuat prioritas tugas menggunakan eisenhower matrix berikut ini, simak dengan seksama ya!

Langkah pertama adalah menuliskan semua tugas yang harus Sobat MinDi lakukan. Hal ini bisa mencakup tugas profesional maupun pribadi. Misalnya:

• Membuat laporan bulanan

• Menjawab email

• Membeli bahan makanan

• Mempersiapkan presentasi

• Berolahraga

• Fokus pada Kuadran 1: Selesaikan ini terlebih dahulu.

• Jadwalkan Kuadran 2: Buat waktu di agenda untuk mengerjakan tugas-tugas ini tanpa terburu-buru.

• Delegasikan Kuadran 3: Cari orang yang tepat untuk menangani tugas-tugas ini jika memungkinkan.

• Eliminasi atau Kurangi Kuadran 4: Kurangi kegiatan-kegiatan yang tidak menghasilkan nilai tambah dalam hidup.

Eisenhower Matrix membantu membedakan antara tugas yang penting dan mendesak, sehingga Sobat MinDi bisa fokus pada apa yang benar-benar perlu dikerjakan terlebih dahulu. 

Dengan mengklasifikasikan tugas ke dalam empat kuadran, kamu dapat dengan jelas mengidentifikasi tugas mana yang harus segera diselesaikan, mana yang perlu dijadwalkan untuk kemudian, tugas mana yang bisa didelegasikan, dan apa yang harus dieliminasi. 

Pembagian tugas ini membantu mengurangi waktu yang terbuang pada aktivitas yang kurang penting, sehingga meningkatkan produktivitas secara keseluruhan.

Menggunakan Eisenhower Matrix dapat mengurangi stres dengan meminimalisir kekacauan dan kebingungan seputar tugas yang harus dilakukan. 

Jika Sobat MinDi dapat mengorganisir tugas berdasarkan prioritas, kamu dapat mengurangi kecemasan mengenai beban kerja yang berat dan tenggat waktu yang ketat. Jika tugas-tugas diorganisir secara sistematis, Sobat MinDi bisa lebih tenang dan terkontrol dalam menyelesaikan pekerjaan.

Eisenhower Matrix membantu Sobat MinDi untuk menganalisis dan membuat keputusan tentang pentingnya setiap tugas yang dimiliki. 

Hal ini membantu pengambilan keputusan yang lebih baik, karena Sobat MinDi dapat mengevaluasi opsi dan memprioritaskan tindakan berdasarkan dampak jangka panjang. 

Proses pengambilan keputusan ini, merupakan bukti bahwa Sobat MinDi dapat mengalokasikan sumber daya dan waktu untuk tugas-tugas secara efektif.

Sobat MinDi seorang project manager? Bagaimana sih cara memanfaatkan eisenhower matrix dalam siklus proyek perusahaan?

Tenang saja, Yuk simak penjelasan MinDi mengenai cara memanfaatkan eisenhower matrix dalam project management berikut ini.

Eisenhower Matrix membantu manajer proyek dalam merencanakan dan menjadwalkan kegiatan proyek dengan lebih efektif. 

Dengan mengklasifikasikan tugas-tugas proyek ke dalam kuadran "penting dan mendesak" atau "penting tetapi tidak mendesak", manajer proyek dapat menentukan prioritas dan alokasi sumber daya yang tepat untuk setiap kegiatan. 

Hal ini membantu dalam memastikan bahwa tenggat waktu penting terpenuhi tanpa mengorbankan kualitas pekerjaan atau mengabaikan perencanaan strategis jangka panjang.

Dalam manajemen proyek, penting untuk mendelegasikan tugas secara efektif untuk memastikan efisiensi dan memanfaatkan keahlian tim. 

Eisenhower Matrix menyediakan kerangka kerja yang jelas untuk mengidentifikasi tugas mana yang harus didelegasikan (kuadran "mendesak tetapi tidak penting"). 

Manajer proyek dapat menggunakan ini untuk menugaskan tugas-tugas rutin atau administratif kepada asisten atau anggota tim lain, sehingga mereka dapat fokus pada tugas-tugas yang bersifat prioritas.

Penggunaan Eisenhower Matrix dalam manajemen proyek membantu dalam pengalokasian sumber daya yang lebih strategis, baik itu waktu, tenaga kerja, atau bahan. 

Dengan menilai setiap tugas berdasarkan urgensi dan pentingnya, manajer proyek dapat mengalokasikan sumber daya lebih banyak ke tugas-tugas yang berada di kuadran "penting dan mendesak" dan mengoptimalkan penggunaan sumber daya untuk tugas-tugas di kuadran "penting tetapi tidak mendesak". 

Baca Juga: 5 Case Study Project Management Untuk di Pelajari, Yuk Baca!

Sobat MinDi, itulah beberapa pembahasan mengenai eisenhower matrix mulai dari pengertian hingga cara membuatnya. Eisenhower matrix ini penting dalam setiap bidang pekerjaan, terutama bagi Sobat MinDi yang bekerja sebagai project manager.

Menerapkan Eisenhower Matrix dalam manajemen proyek membantu mengatur tugas dan mengelola waktu yang berperan penting dalam pengambilan keputusan strategis dan operasional proyek perusahaan.

Tertarik mempelajari eisenhower matrix lebih lanjut? Ingin switch career sebagai project manager yang sukses?

Yuk ikuti bootcamp product and project management dibimbing.id. Bootcamp terbaik dengan pembelajaran inovatif dan intensif. Bootcamp ini didampingi oleh para mentor profesional dan berpengalaman di bidangnya, yang bakal bantu kamu jadi project manager yang sukses.

Belum memiliki pengalaman di bidang product dan project management sama sekali?

Tenang saja, dibimbing.id siap bimbing kamu mulai dari nol, dengan kurikulum terlengkap, update serta beginner friendly. 

Sebanyak 94% alumni bootcamp dibimbing.id telah berhasil mendapatkan kerja sesuai bidang mereka. Nah, jangan khawatir nganggur setelah lulus bootcamp ya, dibimbing.id juga menyediakan job connect ke 570+ hiring partner khusus buat Sobat MinDi.

Tunggu apalagi? buruan konsultasi di sini, apapun tujuan karirmu dibimbing.id siap #BimbingSampeJadi karir impianmu.

• Apa itu Eisenhower Matrix?

Eisenhower Matrix, juga dikenal sebagai Urgent-Important Matrix, adalah alat pengelolaan waktu yang membantu mengidentifikasi dan memprioritaskan tugas berdasarkan urgensi dan pentingnya. Matrix ini dibagi menjadi empat kuadran: penting dan mendesak, penting tapi tidak mendesak, tidak penting tapi mendesak, serta tidak penting dan tidak mendesak.

• Bagaimana Eisenhower Matrix dapat membantu mengurangi stres?

Eisenhower Matrix membantu mengurangi kecemasan yang datang dari rasa kewalahan dan tidak yakin harus mulai dari mana. Mengetahui tugas mana yang harus diberi prioritas membantu seseorang untuk mengurangi tekanan dan fokus pada tugas yang benar-benar penting.

• Bisakah Eisenhower Matrix digunakan dalam tim atau proyek kelompok?

Ya, Eisenhower Matrix bisa efektif dalam pengaturan tim atau proyek. Manajer dan tim dapat menggunakan Matrix untuk menilai dan memprioritaskan tugas bersama, membuat keputusan terinformasi tentang delegasi, dan memastikan bahwa sumber daya dialokasikan dengan cara efisien. 

• Apa tantangan dalam menggunakan Eisenhower Matrix?

Salah satu tantangan utama dalam menggunakan Eisenhower Matrix adalah menentukan dengan benar apa yang penting versus apa yang mendesak.

Terkadang, tugas yang terlihat mendesak dapat mengaburkan pentingnya tugas lain yang mungkin tidak memiliki batas waktu yang mendesak tetapi penting untuk pencapaian jangka panjang. Ini memerlukan latihan dan kejujuran dalam menilai tugas secara objektif.

Reference:

• Eisenhower Matrix | Prioritization Framework - ProductPlan - Buka