Tugas Admin Proyek Beserta Skill & Besaran Gajinya 2024

Proyek perusahaan akan sukses jika project management berjalan dengan lancar. Project management ini melibatkan banyak tim proyek, termasuk manajer proyek dan admin proyek.

Tugas admin proyek adalah mengelola dan mendukung administrasi proyek, termasuk koordinasi komunikasi, pengaturan jadwal, dan pengarsipan dokumen untuk memastikan kelancaran dan efisiensi pelaksanaan proyek.

Oleh sebab itu, admin proyek ini berperan penting dalam kesuksesan sebuah proyek, terutama dalam hal administrasi.

Tertarik menjadi admin proyek? Apa saja tugas admin proyek? Apa saja skill yang dibutuhkan untuk menjadi admin proyek? Simak penjelasan lengkapnya berikut ini.

Apa yang dimaksud Admin Proyek?

Tunggu dulu Sobat MinDi, sebelum kita membahas lebih lanjut mengenai tugas admin proyek, pertama-tama yuk pahami dulu siapa itu admin proyek melalui penjelasan berikut ini.

Dikutip dari workable, Project admin atau admin proyek adalah seorang profesional yang bertanggung jawab untuk mengkoordinasikan aktivitas proyek, mengelola jadwal, dan memastikan bahwa deliverable proyek selesai tepat waktu dan sesuai anggaran. 

Admin proyek memecah proyek menjadi tugas-tugas yang dapat dikelola, membuat alur kerja, dan menyediakan dokumentasi untuk tim internal dan stakeholder. Admin proyek juga bertanggung jawab untuk menjadwalkan pertemuan, mencatat keputusan, dan mengelola risiko. 

Admin proyek memonitor kemajuan proyek, menangani masalah, dan mengkoordinasikan kontrol kualitas. Selain itu, admin proyek menjadi titik kontak untuk semua tim proyek dalam melacak kinerja proyek secara keseluruhan.

Apa saja Tugas Admin Proyek?

Sobat MinDi penasaran mengenai apa saja tugas admin proyek? Yuk langsung saja simak beberapa tugas dan tanggung jawab mereka berikut ini.

1. Menjadwalkan Pertemuan    

Admin proyek bertanggung jawab untuk mengatur dan menjadwalkan pertemuan yang diperlukan selama proyek berlangsung. Ini mencakup rapat tim internal, pertemuan dengan stakeholder, dan pembaruan status proyek. 

Mereka harus memastikan bahwa semua peserta yang relevan diundang, waktu dan tempat pertemuan ditentukan dengan jelas, dan agenda pertemuan didistribusikan sebelumnya. 

Selain itu, admin proyek sering kali juga mencatat notulen rapat, mendokumentasikan keputusan yang diambil, dan mendistribusikan hasil rapat kepada semua peserta.

2. Memecah Proyek Menjadi Tugas-Tugas   

Admin proyek memecah proyek besar menjadi tugas-tugas yang lebih kecil dan dapat dikelola. Hal ini membantu dalam pengalokasian sumber daya yang tepat, penetapan tanggung jawab, dan pembuatan jadwal yang realistis untuk setiap bagian dari proyek. 

Dengan memecah proyek menjadi tugas-tugas kecil, admin proyek dapat lebih mudah mengidentifikasi langkah-langkah yang diperlukan, mengurangi kompleksitas, dan memastikan bahwa semua aspek proyek diperhatikan.

3. Membuat Alur Kerja   

Admin proyek bertanggung jawab untuk membuat alur kerja yang efisien dan efektif. Hal ini melibatkan penetapan urutan tugas, menentukan proses yang harus diikuti, dan memastikan bahwa semua anggota tim memahami langkah-langkah yang perlu diambil untuk menyelesaikan proyek. 

Alur kerja yang baik membantu memastikan bahwa proyek berjalan dengan lancar, mengurangi risiko penundaan, dan meningkatkan koordinasi antar anggota tim. 

Admin proyek juga harus selalu siap untuk memperbarui dan menyesuaikan alur kerja sesuai kebutuhan proyek.

4. Menganalisis Risiko 

Salah satu tugas penting admin proyek adalah mengidentifikasi dan menganalisis risiko yang mungkin timbul selama proyek berlangsung. 

Mereka menilai potensi dampak dari risiko tersebut terhadap proyek dan mengembangkan strategi mitigasi untuk meminimalkan dampak negatif. 

Hal ini melibatkan pembuatan daftar risiko potensial, menilai kemungkinan terjadinya dan dampaknya, serta merencanakan tindakan pencegahan atau respons. Admin proyek juga memonitor risiko secara terus-menerus sepanjang siklus proyek dan menyesuaikan rencana mitigasi sesuai kebutuhan.

5. Memantau Kemajuan Proyek    

Admin proyek terus memantau kemajuan proyek untuk memastikan bahwa semua tugas diselesaikan sesuai jadwal dan anggaran. 

Mereka menggunakan berbagai alat dan teknik, seperti diagram Gantt, laporan kemajuan, dan perangkat lunak manajemen proyek, untuk melacak kinerja dan mengidentifikasi hambatan atau masalah yang muncul. 

Dengan pemantauan yang efektif, admin proyek dapat segera mengatasi isu-isu yang muncul, mengajukan solusi, dan memastikan bahwa proyek tetap berada di jalurnya. Mereka juga bertanggung jawab untuk melaporkan kemajuan proyek kepada manajemen senior dan stakeholder secara berkala.

Dengan menjalankan tugas-tugas ini secara efektif, admin proyek dapat memastikan bahwa proyek berjalan lancar, sesuai rencana, dan mencapai hasil yang diharapkan. 

Baca Juga: 8 Job Desk Project Manager yang Harus Kamu Ketahui

Job Deskripsi Admin Proyek

Sebenarnya apa saja kerja admin proyek? Yuk simak beberapa job deskripsi seorang admin proyek secara detail berikut ini.

1. Memantau dan melaporkan kemajuan proyek.
2. Mengkoordinasikan komunikasi dengan stakeholder.
3. Mengelola anggaran dan sumber daya proyek.
4. Mengatur logistik dan persiapan proyek.
5. Menyediakan dukungan administratif untuk tim proyek.
6. Berikut adalah sepuluh job deskripsi lainnya untuk admin proyek:
7.  Menyiapkan dan mengelola jadwal proyek.
8. Melakukan analisis data proyek dan membuat laporan.
9. Berkoordinasi dengan tim teknis untuk kebutuhan proyek.
10. Memastikan kepatuhan terhadap standar keselamatan dan peraturan.
11. Menyusun dan mengelola kontrak dan perjanjian.
12. Mengatur dan mengawasi kegiatan procurement dan pengadaan.
13. Mengelola inventaris dan logistik proyek.
14. Memantau kinerja tim proyek dan memberikan umpan balik.
15. Menyusun dan mengelola rencana kerja mingguan dan bulanan.
16. Mengembangkan dan menerapkan prosedur operasional standar.

Skill yang Harus dimiliki Admin Proyek

Sobat MinDi berminat menjadi admin proyek? Kamu harus melakukan persiapan yang matang, untuk menjadi seorang admin proyek profesional, setidaknya Sobat MinDi harus menguasai beberapa skill penting.

Lantas apa saja skill yang harus dimiliki seorang admin proyek? Yuk simak penjelasan lengkapnya berikut ini.

Seorang admin proyek harus memiliki berbagai keterampilan untuk memastikan kelancaran dan kesuksesan proyek. Berikut adalah penjelasan mengenai keterampilan yang harus dimiliki:

1. Keterampilan Organisasi 

Admin proyek harus mampu mengatur dan mengelola berbagai elemen proyek secara efisien. Ini mencakup pengaturan dokumen, penjadwalan tugas, dan pengelolaan sumber daya. 

Keterampilan organisasi yang baik membantu admin proyek dalam menjaga keteraturan dan memastikan bahwa semua aspek proyek terdokumentasi dengan baik dan mudah diakses.

2. Manajemen Waktu

Admin proyek harus memiliki kemampuan untuk mengelola waktu mereka dengan efektif, termasuk kemampuan untuk menetapkan prioritas, membuat jadwal, dan memastikan bahwa tugas-tugas diselesaikan sesuai tenggat waktu. 

Kemampuan untuk mengatur waktu dengan baik sangat penting untuk memastikan bahwa proyek tetap berada di jalur yang benar dan tidak mengalami penundaan.

3. Pengetahuan tentang Tools Manajemen Proyek    

Admin proyek harus memiliki pengetahuan yang kuat tentang perangkat lunak manajemen proyek seperti Microsoft Project, Trello, Asana, atau Jira. 

Penguasaan tools ini memungkinkan mereka untuk membuat jadwal, melacak kemajuan, mengelola sumber daya, dan berkomunikasi dengan tim secara lebih efektif.

Kemampuan untuk menggunakan tools manajemen proyek membantu admin proyek dalam mengotomatisasi banyak tugas rutin, mempermudah pengawasan proyek, dan meningkatkan efisiensi operasional secara keseluruhan.

4. Kemampuan Bekerja dalam Tim    

Admin proyek harus mampu bekerja sama dengan baik dalam tim, karena mereka sering berinteraksi dengan berbagai anggota tim, stakeholder, dan pihak lainnya yang terlibat dalam proyek. 

Kemampuan untuk berkomunikasi dengan efektif, mendengarkan dengan baik, dan berkolaborasi dengan anggota tim lainnya sangat penting untuk memastikan bahwa proyek berjalan lancar.

Selain itu, kemampuan untuk mengatasi konflik dan menghargai perbedaan pendapat dalam tim adalah keterampilan yang penting. Admin proyek harus mampu menciptakan lingkungan kerja yang positif dan produktif, serta mendorong kerjasama dan sinergi di antara anggota tim.

Dengan menguasai beberapa skill tersebut, seorang admin proyek dapat menjalankan tugas-tugas mereka dengan lebih efektif, sehingga proyek berjalan sesuai rencana, dan mencapai hasil yang diharapkan.

Berapa Gaji Admin Proyek di Indonesia?

Sobat MinDi ingin jadi admin proyek perusahaan? Penasaran mengenai besaran gaji admin proyek di Indonesia? Yuk simak nominal lengkapnya berikut ini.

Besaran gaji seorang admin proyek di Indonesia bervariasi tergantung pada tingkat pengalaman, lokasi geografis, ukuran perusahaan, dan industri. 

Dikutip dari jobstreet, besaran gaji Admin proyek di Indonesia berkisar antara Rp 4.000.000 hingga Rp 8.000.000 per bulan. 

Besaran ini berlaku untuk mereka yang baru memulai karir di bidang administrasi proyek dan belum memiliki banyak pengalaman kerja. Bagi admin proyek berpengalaman, gaji bulanan dapat mencapai Rp 8.000.000 hingga Rp 15.000.000.    

Secara keseluruhan, besaran gaji admin proyek di Indonesia cukup bervariasi dan dipengaruhi oleh berbagai faktor termasuk pengalaman, keterampilan, dan lokasi kerja.

Baca Juga: 12 Soft Skill dan Hard Skill Project Manager, Wajib Dikuasai

Ingin Jadi Admin Proyek Profesional? Yuk Ikuti Bootcamp Dibimbing

Sobat MinDi itulah beberapa pembahasan mengenai tugas admin proyek, jika Sobat MinDi berminat menjadi admin proyek, pastikan untuk memahami tugas-tugas tersebut secara lengkap dan rinci.

Kesimpulannya,Admin proyek bertugas untuk mengkoordinasikan, mengelola, dan memantau berbagai aspek administratif dan operasional proyek. Mereka juga memastikan kelancaran dan kesuksesan proyek sesuai dengan jadwal dan anggaran yang telah ditetapkan.

Ingin Jadi admin proyek profesional? Tertarik bekerja di bidang proyek perusahaan? Bingung harus mulai dari mana?

Yuk ikuti bootcamp product and project management dibimbing.id. Bootcamp terbaik dengan pembelajaran inovatif dan intensif. Bootcamp ini didampingi oleh para mentor profesional dan berpengalaman di bidangnya, yang bakal bantu kamu jadi project manager yang sukses.

Belum memiliki pengalaman di bidang product dan project management sama sekali?

Tenang saja, dibimbing.id siap bimbing kamu mulai dari nol, dengan kurikulum terlengkap, update serta beginner friendly. 

Sebanyak 94% alumni bootcamp dibimbing.id telah berhasil mendapatkan kerja sesuai bidang mereka. Nah, jangan khawatir nganggur setelah lulus bootcamp ya, dibimbing.id juga menyediakan job connect ke 570+ hiring partner khusus buat Sobat MinDi.

Tunggu apalagi? buruan konsultasi di sini, apapun tujuan karirmu dibimbing.id siap #BimbingSampeJadi karir impianmu.

Reference:

1. Project Administrator job description - Workable resources - Buka
2. Gaji Administrator Proyek di Indonesia- Buka