Cara Menggunakan Asana: Memudahkan Manajemen Proyek

Muthiatur Rohmah

•

01 February 2024

•

798

Umumnya, seorang project manager ataupun project officer pasti memerlukan koordinasi tim dalam menjalankan proyek perusahaan.

Koordinasi ini dapat dilaksanakan secara langsung secara tatap muka maupun dalam daring atau dalam bentuk software alat bantu manajemen.

Salah satu alat bantu manajemen proyek yang efektif membantu merencanakan dan mendiskusikan proyek perusahaan dengan baik adalah Asana.

Bagaimana cara menggunakan asana? Yuk simak pembahasannya berikut ini.

Apa itu Asana?

Asana adalah sebuah alat manajemen proyek dan kerjasama tim yang berbasis cloud. Asana dirancang untuk membantu tim mengatur, melacak, dan mengelola pekerjaan mereka secara efisien.

Asana dapat digunakan untuk membuat proyek, menetapkan tugas, menetapkan tenggat waktu, dan berkomunikasi tentang detail pekerjaan dalam satu platform terpusat.

Asana membantu memperjelas rencana kerja, memprioritaskan tugas, dan memantau kemajuan proyek, sehingga meningkatkan produktivitas dan transparansi dalam tim.

Asana juga memiliki berbagai fitur yang dapat disesuaikan, termasuk kalender, laporan, dan gabungan dengan berbagai aplikasi lain, sehingga memudahkan pengguna dalam mengelola alur kerja dan kolaborasi tim perusahaan.

Cara Mudah Menggunakan Asana

Asana adalah sebuah alat manajemen proyek yang dirancang untuk membantu tim mengorganisir, melacak, dan mengelola pekerjaan.

Berikut adalah cara mudah menggunakan Asana versi MinDi:

Buat Akun dan Masuk
Buat atau Gabung dalam Workspace atau Organisasi
(Workspace adalah ruang kerja virtual untuk mengelola proyek. Jika bekerja dalam sebuah organisasi, mulailah bergabung dengan workspace yang sudah ada.)
Buat Proyek

Di dalam workspace, buat proyek. Proyek ini bisa berupa apa saja, dari rencana pemasaran hingga daftar tugas.Sobat MinDi bisa memilih antara tampilan daftar atau kanban board untuk proyek.
Tambahkan Tugas
Tugas adalah item pekerjaan yang perlu diselesaikan. Tambahkan detail pada tugas, seperti deskripsi, tanggal jatuh tempo, dan penanggung jawab tugas.

Atur tugas berdasarkan prioritas atau tenggat waktu. Dengan Asana, Sobat MinDi bisa menggunakan fitur drag-and-drop untuk mengubah urutan tugas atau memindahkannya antar bagian dalam proyek.

Undang anggota tim lain untuk bergabung dalam proyek, kamu bisa berkolaborasi pada tugas, memberikan komentar, dan berbagi file.

Gunakan fitur pelaporan dan dashboard untuk memantau kemajuan proyek. Ini dapat melihat apakah tugas sedang dalam proses, tertunda, atau sudah selesai.

Asana dapat diintegrasikan dengan berbagai alat lain seperti email, kalender, file sharing tools, dan lainnya untuk memperlancar alur kerja.

Manfaatkan pula fitur-fitur seperti tag, custom fields, dan template untuk menyesuaikan Asana sesuai dengan kebutuhan spesifik proyek atau organisasi.

Baca Juga: Contoh CV Project Manager serta Tips Membuatnya

Fungsi Asana dalam Manajemen Proyek Perusahaan

Asana adalah alat manajemen proyek yang fleksibel dan efisien. Berikut adalah fungsi Asana sebagai alat efektif dalam manajemen proyek dan kolaborasi tim.

1. Mengatur dan Membagi Proyek

Dalam Asana, proyek dapat dibuat untuk setiap inisiatif, departemen, atau tim utama. Setiap proyek dapat dikustomisasi dengan tampilan yang berbeda, seperti daftar, papan (kanban), kalender, atau timeline.

Setelah membuat proyek, Sobat MinDi bisa mengundang anggota tim untuk berkolaborasi. Dalam proyek, kamu dapat membagi pekerjaan ke dalam berbagai tugas dan sub-tugas, memastikan bahwa setiap detail pekerjaan tercatat dan terorganisir.

2. Mengelola Tugas dan Deadline

Asana dapat membuat tugas dalam proyek, memberi judul, deskripsi, deadline, dan menugaskannya kepada anggota tim.

Gunakan fitur deadline, untuk memastikan bahwa tim sadar akan batas waktu dan dapat merencanakan pekerjaannya sesuai dengan itu. Tetapkan pula prioritas untuk memantau kemajuan tugas.

3. Kolaborasi Tim

Asana memudahkan komunikasi dan kolaborasi tim, dengan menambahkan komentar pada tugas, melampirkan file, atau membuat sub-tugas.

Hal ini bertujuan agar diskusi terpusat, jadi tidak perlu menulis email atau mengadakan rapat terus menerus. Manfaatkan fitur mentions (@nama) untuk menarik perhatian anggota tim tertentu.

4. Melacak Progress Proyek

Asana menyediakan berbagai cara untuk melacak kemajuan proyek. Dashboard dan laporan berfungsi untuk melihat gambaran umum tentang status pekerjaan, termasuk tugas yang telah selesai, tenggat waktu yang mendekat, dan area yang memerlukan perhatian lebih.

Gunakan fitur Timeline untuk visualisasi rencana proyek dan menyesuaikan jadwal sesuai kebutuhan.

Gunakan Asana secara efektif, dan selalu eksplor fitur-fiturnya secara konsisten. Mulailah dengan proyek dan tugas sederhana, dan secara bertahap eksplorasi fitur yang lebih lanjut untuk memaksimalkan manfaat Asana dalam kebutuhan manajemen proyek perusahaan.

Sobat MinDi, itulah penjelasan mengenai Asana, cara menggunakan asana dan fungsi asana. Saat mengerjakan proyek perusahaan, kita harus melakukan pengelolaan yang baik dan terencana.

Salah satu cara untuk mengatur kelola dan rencana proyek perusahaan adalah dengan menggunakan tools bantu Asana. Dengan asana, manajemen proyek akan lebih mudah dan efisien.

Tertarik ingin belajar tentang project management? Ingin beralih karir sebagai seorang project officer atau project manager?

Sebagai langkah awal, Sobat MinDi boleh mengikuti bootcamp atau pelatihan khusus tentang project management. Dengan pelatihan ini, pemahaman dan skill untuk menjadi seorang project officer akan meningkat dan tentunya kredibel.

MinDi ada rekomendasi nih, Yuk ikutan bootcamp product and project management dibimbing.id. Dengan pembelajaran yang inovatif disertai silabus terbaik, dibimbing.id siap membantumu wujudkan karir sebagai project officer yang sukses.