Definisi dan Contoh Project Overview untuk Project Management

Jika kamu seorang project manager atau memiliki tanggung jawab memimpin suatu tim dalam proyek tertentu, kamu bisa membuat project overview untuk membantu pekerjaanmu.

Bagaimana contoh project overview dan manfaatnya untuk project management? Simak bahasannya dalam artikel ini ya!

Definisi Project Overview

Project overview adalah merupakan ringkasan atau gambaran umum mengenai suatu proyek. Gambaran umum ini disusun oleh project manager sebelum proyek dimulai sebagai bagian dari proposal atau dokumentasi awal. 

Project overview berisi informasi penting seperti latar belakang proyek, tujuan, lingkup kerja, sasaran, stakeholders, anggaran, waktu pelaksanaan, hingga risiko dan kendala yang mungkin dihadapi selama pelaksanaan proyek. 

Tujuan dibuatnya project overview adalah untuk memberikan pemahaman yang jelas dan menyeluruh kepada semua pihak yang terlibat mengenai apa yang ingin dicapai oleh proyek tersebut, bagaimana cara mencapainya, siapa saja yang terlibat, dan faktor-faktor apa saja yang perlu diperhatikan. 

Project overview sering dijadikan sebagai referensi dalam pengambilan keputusan dan evaluasi kemajuan proyek oleh tim proyek dan stakeholder terkait. 

Dokumen ini membantu memastikan bahwa seluruh tim memiliki visi yang sama mengenai tujuan dan ekspektasi dari proyek, sehingga dapat mengurangi potensi kesalahpahaman dan konflik di kemudian hari.

Template Project Overview

Untuk membuat project overview, kamu bisa menggunakan template seperti di bawah ini:

1. Project Name (nama atau judul proyek yang akan dilakukan)

2. Project Manager (nama leader atau project manager yang bertanggung jawab)

3. Project Sponsor (nama sponsor atau eksekutif yang menjadi bagian dari proyek ini)

4. Business Case (latar belakang dari proyek yang akan dilakukan dan bagaimana hasil akhir yang diharapkan)

5. Problem (penjelasan tentang apa saja masalah yang bisa diselesaikan dengan adanya proyek ini

6. Goals (Tujuan mendetail mengenai apa yang ingin dicapai dari proyek ini

7. Deliverables (daftar seluruh aktifitas yang akan dilakukan selama proyek berlangsung dan hasil akhir yang akan diserahkan para pemilik proyek setelah proyek selesai

8. Risk or Obstacles (daftar resiko atau rintangan yang mungkin akan muncul selama proyek berlangsung)

Contoh Project Overview untuk Proyek Digital

Dari template di atas, MinDi mencoba membuat contoh project overview di bawah ini:

Project Manager : Dian Sastro

Project Sponsor : Nicholas Saputra, CEO Perusahaan XYZ

Business Case : Website Perusahaan XYZ saat ini sudah outdate dan tidak optimal dalam menarik pelanggan atau memberikan informasi yang dibutuhkan oleh pengguna. Desain ulang website akan memberikan tampilan yang lebih modern, meningkatkan user experience, dan secara potensial meningkatkan konversi pelanggan dan penjualan online.

Problem

Kesalahan Umum dalam Penyusunan Project Overview dan Solusinya

Agar project overview yang dibuat bisa efektif, pastikan kamu menghindari beberapa kesalahan umum yang sering terjadi saat menyusun project overview di bawah ini ya!

A. Kesalahan dalam Menentukan Lingkup Proyek

Seringkali tim proyek gagal mencakup semua aspek penting proyek atau malah menyertakan terlalu banyak detail yang tidak esensial dalam lingkup proyek.

Solusinya adalah melakukan sesi brainstorming yang melibatkan semua stakeholder untuk menetapkan lingkup proyek yang jelas dan realistis. 

Usahakan untuk menyeimbangkan antara spesifikasi detail dan ringkasan umum agar project overview tetap informatif namun tidak terlalu rumit.

B. Kesalahan dalam Pengalokasian Sumber Daya

Project manager harus melakukan riset mendalam mengenai biaya yang akan dikeluarkan dan kebutuhan sumber daya manusia dengan mempertimbangkan kemampuan dan keterampilan yang dibutuhkan. 

Pertimbangkan juga untuk menyediakan alokasi anggaran tambahan sebagai antisipasi risiko yang mungkin terjadi.

C. Kesalahan dalam Komunikasi dan Koordinasi

Ketidakjelasan dalam menjelaskan peran dan tanggung jawab masing-masing individu atau departemen bisa berakibat pada tumpang tindih tugas atau adanya tugas yang terlewatkan.

Solusinya, tuliskan secara rinci mengenai struktur tim proyek, tanggung jawab masing-masing individu, dan mekanisme komunikasi yang akan digunakan dalam project overview. 

Pastikan juga semua stakeholder memiliki pemahaman yang sama mengenai hal ini untuk meminimalisir kesalahpahaman dan mengoptimalkan koordinasi tim.

D. Kesalahan dalam Menyusun Jadwal Waktu Proyek

Jangan membuat jadwal yang terlalu optimistis atau tidak realistis. Jadwal yang terlalu optimis biasanya dibuat tanpa mempertimbangkan tantangan dan risiko yang mungkin muncul.

Rencanakan jadwal dengan mempertimbangkan waktu yang cukup untuk setiap fase proyek dan sertakan buffer time sebagai cadangan waktu jika terdapat kendala yang tak terduga. 

Selalu update timeline dan komunikasikan perubahan kepada semua pihak yang terlibat secara periodik dan konsisten.

E. Kurangnya Keterlibatan Stakeholder

Pastikan bahwa semua stakeholder, dari sponsor proyek, pengguna akhir, hingga tim eksekusi, terlibat dalam proses perencanaan dan review project overview untuk memastikan semua kebutuhan dan ekspektasi dapat terpenuhi.

Dengan menghindari kesalahan-kesalahan di atas, penyusunan project overview bisa lebih akurat dan mencerminkan kondisi proyek yang sebenarnya, yang pada gilirannya akan meningkatkan peluang sukses pelaksanaan proyek.

Nah, itulah pengertian, template hingga contoh project overview yang bisa dijadikan referensi. Pastikan kamu membuat project overview terlebih dahulu sebelum menjalankan proyekmu ya!

Jika kamu masih bingung atau ingin belajar lebih mendalam mengenai project overview atau project management secara mendalam, yuk belajar di Bootcamp Product & Project Management dari Dibimbing. 

Seluruh mentor Dibimbing merupakan profesional yang telah berpengalaman, baik dari perusahaan nasional hingga multinasional. Selain belajar teori, kamu juga akan mempelajari studi kasus serta praktek langsung yang semakin menambah wawasan.

Segera daftar sebelum kehabisan kuota untuk batch ini ya!