Mengenal Tugas Project Leader dalam Pengelolaan Proyek

Apa yang dimaksud dengan Project Leader?

Project leader adalah seseorang yang bertanggung jawab untuk memimpin tim dalam suatu proyek, memastikan bahwa seluruh aspek proyek berjalan dengan lancar, dan bertujuan untuk mencapai hasil yang diinginkan. 

Ia bukan hanya sekedar pemimpin, namun juga sebagai motivator, pengarah, dan fasilitator. Tugas Project leader adalah memastikan bahwa setiap anggota tim memahami peran serta tugasnya dan bekerja sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.

Dalam banyak situasi, project leader juga bertugas sebagai penghubung antara tim proyek dengan pihak-pihak lain, seperti stakeholder atau klien. 

Dengan demikian, kemampuan komunikasi yang baik menjadi salah satu kualitas esensial yang harus dimiliki seorang project leader.

Keahlian yang Dibutuhkan untuk Menjadi Project Leader

Seorang Project Leader perlu memiliki berbagai keahlian untuk menjalankan tugasnya dengan baik. Berikut beberapa keahlian yang dibutuhkan untuk menjadi seorang Project Leader yang handal:

1. Kemampuan Komunikasi yang Baik

Sebagai Project Leader, kamu perlu memiliki keahlian menyampaikan ide, instruksi, dan feedback dengan jelas kepada anggota tim, stakeholder, dan pihak lain yang terlibat dalam proyek.

2. Kemampuan Mengelola Tim

Mengkoordinasikan anggota tim, memastikan setiap orang memahami tugasnya, serta menyelesaikan konflik yang mungkin muncul adalah bagian penting dari pekerjaan seorang Project Leader.

3. Pemahaman Teknis

Seorang project leader, tidak harus menjadi ahli di setiap aspek teknis proyek, namun wajib memiliki pemahaman dasar tentang aspek teknis dapat membantu dalam komunikasi dan pengambilan keputusan.

4. Kemampuan dalam Pengambilan Keputusan

Seorang Project Leader harus dapat membuat keputusan dengan cepat dan tepat, terutama saat menghadapi situasi yang tak terduga.

5. Kemampuan dalam Manajemen Waktu

Mengatur jadwal, memprioritaskan tugas, dan memastikan proyek berjalan sesuai timeline adalah keahlian kunci dalam memimpin proyek.

6. Kemampuan Analitis

Kemampuan untuk menganalisis data, memahami tren, dan membuat proyeksi akan sangat membantu dalam perencanaan dan evaluasi proyek.

7. Keterampilan Negosiasi

Dalam banyak situasi, Project Leader perlu bernegosiasi dengan stakeholder, pemasok, atau anggota tim lainnya untuk mencapai solusi terbaik bagi proyek.

8. Kemampuan Mengatasi Tekanan

Proyek seringkali datang dengan tekanan, baik dari deadline yang mendekat, masalah yang muncul, atau ekspektasi stakeholder. Kemampuan untuk tetap tenang dan fokus dalam situasi tekanan adalah esensial.

9. Kemampuan Interpersonal

Menjalin hubungan yang baik dengan anggota tim, stakeholder, dan pihak lain memungkinkan Project Leader untuk bekerja secara efektif dan mencapai hasil yang diinginkan.

10. Pendekatan Proaktif

Seorang Project Leader harus selalu berada satu langkah di depan, mengantisipasi masalah yang mungkin muncul dan mencari solusi sebelum masalah tersebut mempengaruhi proyek.

Itulah beberapa keahlian yang dibutuhkan untuk menjadi seorang Project Leader yang efektif. 

Jika Sobat MinDi belum memiliki keahlian di atas, tenang saja karena kamu bisa mempelajarinya dengan mengikuti Bootcamp Product & Project Management yang diadakan oleh Dibimbing.id

Baca Juga: 8 Job Desk Project Manager yang Harus Kamu Ketahui

Apa Saja Tanggung Jawab dan Tugas Project Leader

Jika kelak kamu berperan sebagai project leader, kamu memiliki tanggung jawab besar dalam memastikan proyek berjalan dengan lancar dan mencapai tujuan yang diharapkan. 

Untuk bisa melakukan hal tersebut, ada beberapa tugas project leader yang harus dilaksanakan:

1. Membuat dan Mengatur Jadwal Proyek

Sebagai project leader, kamu bertanggung jawab untuk merencanakan, membuat, dan mengatur jadwal proyek agar seluruh tim dapat bekerja sesuai dengan timeline yang telah ditetapkan.

Kamu perlu memastikan bahwa setiap tahapan proyek dikerjakan tepat waktu dan sesuai dengan prioritas.

2. Mengkoordinasikan Tim Proyek

Project leader bertanggung jawab untuk memastikan semua anggota tim bekerja secara harmonis dan efektif.

Mengatur pertemuan reguler dengan tim untuk mendiskusikan manajemen proyek, mengidentifikasi masalah, dan mencari solusi bersama.

3. Melakukan Monitoring dan Evaluasi

Project manager perlu memantau perkembangan proyek secara berkala, memeriksa apakah semuanya berjalan sesuai rencana.

Melakukan evaluasi terhadap hasil kerja tim, memberikan feedback, dan melakukan penyesuaian jika diperlukan.

4. Mengatasi Hambatan dan Risiko Proyek

Setiap proyek pasti memiliki hambatan dan risiko. Sebagai project leader, memiliki tanggung jawab untuk selalu proaktif dalam mengidentifikasi, menganalisis, dan menemukan solusi untuk setiap hambatan yang mungkin muncul.

Selain itu juga bertanggung jawab untuk mempersiapkan strategi mitigasi risiko agar proyek tetap berjalan dengan lancar.

5. Komunikasi dengan Stakeholder

Project leader berfungsi sebagai penghubung antara tim proyek dan stakeholder.

Ia harus memastikan bahwa semua pihak terkait mendapatkan informasi yang relevan dan tepat waktu mengenai perkembangan proyek. Hal ini termasuk menjawab pertanyaan, memberikan update, dan mengelola ekspektasi stakeholder.

Perbedaan Project Leader dan Project Manager

Terkadang ada yang mengira bahwa project manager dan project leader memiliki peran yang sama dalam proyek. 

Namun, sebenarnya keduanya memiliki fokus dan tanggung jawab yang berbeda. Yuk pahami perbedaan keduanya di bawah ini:

1. Fokus Kerja

Project Manager fokus pada proses, jadwal, dan pengelolaan sumber daya untuk memastikan proyek berjalan sesuai rencana dan selesai tepat waktu. Mereka lebih terkait dengan aspek teknis dan administratif proyek.

Semantara project leader lebih fokus pada tim dan orang-orang yang terlibat dalam proyek. Mereka memotivasi, menginspirasi, dan memandu tim untuk mencapai visi proyek. Project leader lebih terkait dengan aspek manusiawi dan visi proyek.

2. Pengambilan Keputusan

Biasanya project manager mengambil keputusan berdasarkan data, analisis, dan informasi yang telah direncanakan. Keputusan seringkali bersifat logis dan berdasarkan fakta.

Adapun project leader seringkali mempertimbangkan intuisi, pendapat tim, dan faktor manusiawi lainnya dalam pengambilan keputusan.

3. Hubungan dengan Tim

Project Manager memiliki hubungan yang bersifat hierarkis dengan tim. Mereka memberikan instruksi dan memastikan tim mengikuti prosedur yang telah ditetapkan.

Hubungan project leader lebih egaliter dengan timnya. Mereka bekerja bersama-sama dengan tim dan seringkali dianggap sebagai bagian dari tim tersebut.

4. Pendekatan

Project Manager lebih reaktif, berfokus pada pemecahan masalah yang muncul dan memastikan proyek tetap berada di jalurnya.

Sedangkan Project Leader lebih proaktif, mencari peluang untuk meningkatkan proyek dan mendorong inovasi dalam tim.

5. Hasil Akhir

Project Manager menginginkan proyek selesai sesuai rencana, tepat waktu, dan sesuai anggaran.

Project Leader menginginkan tim merasa termotivasi, terinspirasi, dan berkomitmen untuk mencapai hasil terbaik, tidak hanya menyelesaikan proyek sesuai rencana.