Strategic Workforce Planning: Manfaat, Contoh, & Panduan Lengkap

Strategic workforce planning sering bikin bingung banyak HR pemula, apalagi buat Warga Bimbingan yang baru mau terjun ke bidang human resource.

Masalahnya, tanpa rencana tenaga kerja yang jelas, perusahaan bisa kewalahan. Mulai dari karyawan kurang, skill gap makin lebar, dan produktivitas ikut drop. Kebayang kan repotnya kalau tim nggak seimbang sama kebutuhan bisnis?

Nah, kabar baiknya ada solusinya! Strategic workforce planning bisa bantu perusahaan menyusun strategi tenaga kerja biar lebih efisien dan siap hadapi perubahan. 

Kalau kamu pengen lebih dalam belajar cara praktisnya, ikut Bootcamp Human Resource di dibimbing.id bisa menjadi langkah awal solutif.

Biar kamu makin paham apa itu strategic workforce planning, yuk simak penjelasan MinDi di artikel ini sekarang!

Baca Juga: Panduan Memilih Bootcamp Human Resource Terbaik

Apa Itu Strategic Workforce Planning?

Strategic workforce planning adalah proses menyelaraskan kebutuhan tenaga kerja dengan tujuan bisnis jangka panjang perusahaan. 

Fokusnya ada pada memetakan skill yang dibutuhkan, menganalisis kesenjangan kompetensi, hingga merencanakan rekrutmen atau pengembangan karyawan agar perusahaan tetap kompetitif. 

Lewat pendekatan ini, HR bisa memastikan jumlah, kualitas, dan posisi karyawan selalu sesuai strategi bisnis, sekaligus meminimalisir risiko kekurangan atau kelebihan tenaga kerja. 

Mengapa Strategic Workforce Planning Penting HR Terapkan di Perusahaan?

Setelah tahu definisinya, sekarang MinDi akan bahas kenapa strategic workforce planning jadi hal yang nggak boleh dilewatkan HR di perusahaan.

1. Mendukung Pencapaian Tujuan Bisnis

Pertama, perencanaan tenaga kerja yang tepat bikin perusahaan lebih siap mencapai target jangka panjang. Karyawan yang ditempatkan sesuai kebutuhan akan mempercepat tercapainya tujuan strategis.

2. Meningkatkan Efisiensi Operasional

Selain itu, perencanaan tenaga kerja yang matang membantu perusahaan mengurangi biaya akibat kelebihan atau kekurangan SDM. Alhasil, operasional berjalan lebih efektif tanpa banyak pemborosan.

3. Menyesuaikan Kebutuhan Skill di Era Digital

Strategic workforce planning membantu perusahaan mengidentifikasi skill gap di tengah perkembangan teknologi. Langkah ini bikin HR lebih sigap dalam menyiapkan pelatihan atau rekrutmen baru.

4. Mengurangi Risiko Pergantian Karyawan

Selanjutnya, HR bisa lebih proaktif mengantisipasi turnover karyawan lewat rencana pengembangan karier yang jelas. Karyawan yang merasa dihargai cenderung lebih loyal dan bertahan lebih lama.

5. Meningkatkan Daya Saing Perusahaan

Pada akhirnya, perusahaan yang punya tim solid akan lebih unggul di pasar yang kompetitif. Perencanaan tenaga kerja yang strategis menjadikan perusahaan lebih adaptif terhadap perubahan.

Baca Juga: 11 Tools AI untuk HRD yang Bantu Kerjaan Makin Cepat & Tepat

Contoh Strategic Workforce Planning

Sumber: Freepik

Supaya lebih jelas, berikut 5 contoh penerapan strategic workforce planning yang sering dipakai perusahaan.

1. Capacity Planning

Salah satu kunci sukses perusahaan ada pada manajemen kapasitas tenaga kerja yang tepat. Kapasitas dianalisis untuk memastikan perusahaan mampu memenuhi target proyek. Pertanyaan utamanya adalah:

1. Apakah kita punya sumber daya yang cukup untuk menyelesaikan pekerjaan?
2. Kapan perusahaan punya kapasitas untuk ambil pekerjaan tambahan?

Dari sini, HR bisa tahu apakah perlu rekrut karyawan baru, atau justru melakukan retraining dan redeployment kalau jumlah atau jenis tenaga kerjanya tidak sesuai.

2. Succession Planning

Setiap perusahaan pasti ingin punya regenerasi kepemimpinan yang mulus tanpa gangguan bisnis. 

Fokusnya ada pada menyiapkan kandidat internal agar siap menggantikan posisi penting yang kosong, misalnya Head of Department yang pensiun digantikan manajer berbakat dari divisinya. 

Keuntungannya antara lain:

1. Menjamin keberlangsungan bisnis karena ada pipeline talenta internal.
2. Memberi peluang karier pada karyawan potensial sehingga mereka lebih betah.
3. Lebih hemat biaya dibanding rekrut talent senior dari luar.

3. Skills Mapping

Di tengah perubahan teknologi yang cepat, pemetaan skill jadi strategi vital untuk menutup gap kompetensi. Prosesnya meliputi:

1. Mengidentifikasi, mendokumentasikan, dan menilai skill yang sudah ada.
2. Membuat overview kemampuan agar bisa dialokasikan lebih efektif.
3. Menggunakan software manajemen skill untuk hasil yang lebih akurat.

Karena sulit mengandalkan rekrutmen eksternal, banyak perusahaan memilih mengembangkan skill internal lewat training, mentoring, atau program magang.

4. Pipeline Development

Perusahaan juga perlu menyiapkan talenta eksternal agar bisa direkrut lebih cepat saat ada kebutuhan mendesak. Pipeline development membantu menjaga hubungan dengan kandidat potensial lewat cara seperti:

1. Bekerja sama dengan kampus untuk menjaring fresh graduate.
2. Membuka program magang dan pelatihan.
3. Aktif di event industri untuk memperkuat employer branding.
4. Membangun citra perusahaan sebagai employer of choice.

5. People-Centric Policies

Budaya kerja yang sehat nggak bisa lepas dari kebijakan yang berfokus pada manusia sebagai inti perusahaan. Contohnya:

1. Fleksibilitas kerja, seperti jam kerja asinkron.
2. Inisiatif DEI (diversity, equality, inclusion).
3. Program kesejahteraan dan work-life balance.
4. Cuti khusus untuk pengembangan profesional atau career break.

Apa Saja 7R dalam Strategic Workforce Planning?

Setelah memahami contoh penerapan sebelumnya, ada kerangka penting yang membantu HR menyusun perencanaan tenaga kerja lebih terarah. 

Konsep ini dikenal sebagai 7R dalam strategic workforce planning yang memastikan setiap perekrutan atau pengembangan karyawan benar-benar sesuai kebutuhan bisnis jangka panjang.

1. Right People: Langkah pertama adalah memastikan karyawan baru selaras dengan budaya, nilai, dan tujuan perusahaan.
2. Right Skills: Fokus utama ada pada kecocokan pengalaman kerja serta keterampilan teknis maupun soft skills yang dimiliki karyawan.
3. Right Shape: Penerapan strategic workforce planning juga menekankan pentingnya konfigurasi tim yang sesuai.
4. Right Size: Evaluasi jumlah karyawan dan posisi yang ada penting untuk menghindari kekurangan maupun kelebihan tenaga kerja.
5. Right Time: Proses rekrutmen atau promosi harus mempertimbangkan kecepatan kontribusi karyawan baru.
6. Right Place: Penempatan karyawan di area yang relevan memperkuat operasi sekaligus mendukung rencana ekspansi perusahaan.
7. Right Cost: Aspek terakhir adalah memastikan kompensasi yang adil, kompetitif, dan tetap sesuai anggaran.

Baca Juga: Metode Rekrutmen Internal dan Eksternal, Mana Lebih Efektif?

Panduan Membuat Strategic Workforce Planning

Setelah memahami 7R, langkah selanjutnya tahu cara menyusun perencanaan tenaga kerja secara sistematis. 

Panduan berikut bisa membantu HR membuat strategic workforce planning yang lebih terarah.

1. Analisis Kondisi Perusahaan

Tahap awal adalah memahami tujuan bisnis, struktur organisasi, dan tantangan yang sedang dihadapi. Hasil analisis ini akan menjadi dasar penyusunan strategi tenaga kerja.

2. Evaluasi Kondisi Tenaga Kerja Saat Ini

Pemetaan jumlah, keterampilan, dan performa karyawan perlu dilakukan untuk mengetahui kapasitas yang tersedia. Informasi tersebut membantu perusahaan melihat kesenjangan antara kebutuhan dan kondisi nyata.

3. Identifikasi Kebutuhan Masa Depan

Penerapan strategic workforce planning membutuhkan proyeksi atas peran, keterampilan, dan jumlah karyawan yang akan dibutuhkan. Perusahaan bisa memanfaatkan data tren industri maupun rencana ekspansi sebagai pertimbangan.

4. Susun Strategi untuk Menutup Gap

Hasil analisis gap perlu diterjemahkan menjadi langkah konkret, seperti rekrutmen, pelatihan, hingga redeployment karyawan. Pendekatan yang tepat memastikan kebutuhan tenaga kerja dapat dipenuhi secara efektif.

5. Monitoring dan Evaluasi Berkala

Perencanaan tenaga kerja bukanlah sesuatu yang statis, melainkan harus terus disesuaikan dengan kondisi bisnis. Evaluasi rutin membantu perusahaan tetap adaptif terhadap perubahan pasar dan teknologi.

Baca Juga: 12 Platform Rekrutmen Terbaik untuk HRD, Sudah Coba?

Siap Terapkan Strategic Workforce Planning?

Kalau Warga Bimbingan tertarik memperdalam strategic workforce planning dan dunia HR lebih dalam, yuk ikutan Bootcamp Human Resource dibimbing.id.

Bareng mentor berpengalaman, kamu bakal dapet silabus terlengkap, 20+ Assignment & Real Case Project untuk bangun portfolio, gratis mengulang kelas, sampai 12 Minggu Praktik Magang langsung sebagai HR di Perusahaan Nyata. 

Plus, ada 840+ hiring partner buat penyaluran kerja, dan faktanya 96% alumni berhasil dapet kerja!

Punya pertanyaan, “Kalau aku belum punya background HR, bisa ikut nggak?” atau “Gimana sistem penyaluran kerja setelah lulus bootcamp?” Konsultasi gratis di sini karena dibimbing.id selalu siap #BimbingSampeJadi HR professional! 

Referensi

1. Strategic Workforce Planning: How-To & Best Practices [Buka]
2. What Is Strategic Workforce Planning? Examples + Best Practices [Buka]
3. Strategic Workforce Planning [Buka]