Scope Creep Adalah: Arti, Penyebab, Dampak & Cara Mengatasi

Dalam menangani proyek perusahaan, pasti akan banyak muncul beberapa tantangan yang perlu dihadapi, salah satunya adalah scope creep.

Scope creep adalah situasi ketika ruang lingkup proyek terus bertambah tanpa pengelolaan yang tepat, sehingga tidak terkontrol dan melebihi anggaran yang dijadwalkan.

Scope creep ini bisa disebabkan oleh beberapa hal, seperti perubahan kebutuhan klien, tujuan yang tidak jelas, atau kurangnya kesepakatan awal yang tegas.

Penasaran mengenai scope creep lebih lanjut? Bagaimana dampaknya bagi proyek perusahaan? Bagaimana cara mengatasi scope creep secara efektif? Yuk simak penjelasan lengkapnya berikut ini.

Apa itu Scope Creep?

Tunggu dulu Sobat MinDi, sebelum kita membahas lebih lanjut mengenai scope creep, pertama-tama yuk pahami apa itu scope creep melalui beberapa pengertian berikut ini.

Dikutip dari Project Manager, Scope creep adalah situasi perubahan dalam ruang lingkup proyek tanpa prosedur kontrol yang tepat, seperti permintaan perubahan (change requests). 

Perubahan ini mempengaruhi jadwal proyek, anggaran, biaya, alokasi sumber daya, dan dapat mengganggu penyelesaian tonggak dan tujuan proyek. Scope creep adalah salah satu risiko paling umum dalam manajemen proyek.

Secara umum, scope creep terjadi ketika persyaratan baru ditambahkan oleh klien proyek atau pemangku kepentingan lainnya setelah pelaksanaan proyek dimulai. 

Perubahan ini sering kali tidak ditinjau dengan baik, sehingga tim proyek diharapkan menyelesaikan lebih banyak tugas, deliverables, dan tonggak dengan sumber daya dan waktu yang sama seperti ruang lingkup awal.

Untuk mengontrol ruang lingkup proyek dan mencegah scope creep, diperlukan rencana manajemen ruang lingkup, perubahan, dan risiko.

Apa Saja Penyebab Scope Creep?

Sobat MinDi penasaran mengenai apa saja penyebab scope creep yang dapat terjadi pada manajemen proyek perusahaan? Yuk simak penjelasan lengkapnya berikut ini.

Berdasarkan Project Management Institute, berikut adalah 5 penyebab scope creep yang paling sering terjadi dalam proses manajemen proyek perusahaan.

1. Definisi Ruang Lingkup yang Ambigu atau Tidak Jelas

Ketika ruang lingkup proyek tidak didefinisikan dengan jelas atau masih ambigu, tim proyek dan pemangku kepentingan mungkin memiliki interpretasi yang berbeda tentang apa yang harus dicapai. 

Hal ini dapat menyebabkan perubahan dan tambahan yang tidak terduga selama proyek berlangsung karena persyaratan kurang jelas dan menyebabkan kesalahpahaman dari awal.

2. Kurangnya Manajemen Ruang Lingkup atau Persyaratan yang Formal

Tanpa prosedur formal untuk mengelola ruang lingkup atau persyaratan proyek, perubahan dapat dilakukan secara ad hoc tanpa evaluasi atau persetujuan yang tepat. 

Hal ini menyebabkan penambahan tugas dan deliverables yang tidak direncanakan, mempengaruhi jadwal dan anggaran proyek.

3. Proses yang Tidak Konsisten dalam Mengumpulkan Persyaratan Produk

Pengumpulan persyaratan produk yang tidak konsisten atau tidak sistematis dapat menyebabkan ketidaksepakatan dan penambahan persyaratan di tengah proyek. 

Ketika persyaratan tidak dikumpulkan dengan jelas dan lengkap di awal, akan ada kebutuhan untuk melakukan penyesuaian yang terus-menerus saat proyek berlangsung.

4. Kurangnya Dukungan dan Keterlibatan Pemangku Kepentingan

Dukungan dan keterlibatan aktif dari sponsor proyek dan pemangku kepentingan sangat penting untuk keberhasilan proyek. 

Ketika mereka tidak terlibat secara penuh, keputusan penting mengenai perubahan ruang lingkup mungkin diambil tanpa panduan atau persetujuan yang memadai, mengakibatkan penambahan yang tidak terkendali.

5. Durasi Proyek yang Panjang

Proyek yang berlangsung terlalu lama lebih rentan terhadap scope creep. Seiring berjalannya waktu, kebutuhan dan prioritas bisnis dapat berubah, dan ada tekanan untuk memasukkan persyaratan baru atau menyesuaikan ruang lingkup awal untuk mencerminkan kondisi atau peluang baru yang muncul.

Hal ini sering mengakibatkan penambahan yang tidak direncanakan dan perubahan ruang lingkup yang berkelanjutan.

Memahami penyebab-penyebab scope creep dapat membantu dalam merencanakan dan menerapkan langkah-langkah pencegahan untuk mengelola dan mengontrol scope creep dengan lebih efektif.

Baca Juga: Apa itu Project Charter? Definisi, Fungsi & Cara Membuatnya

Dampak Terjadinya Scope Creep

Jika sebuah proyek perusahaan terkena scope creep, lantas apa saja dampaknya?

Yuk bersama-sama kita simak dampak terjadinya scope creep yang mempengaruhi proses proyek perusahaan.

1. Pembengkakan Anggaran

Salah satu dampak utama scope creep adalah tekanan yang diberikan pada anggaran proyek. 

Penambahan tugas, fitur, atau perubahan persyaratan dapat menyebabkan peningkatan biaya, seperti kebutuhan sumber daya tambahan, perpanjangan waktu proyek, dan peningkatan biaya overhead. 

Scope creep yang tidak terkontrol dapat menguras anggaran proyek dan membahayakan kelayakan finansialnya.

2. Keterlambatan Penyelesaian Proyek    

Scope creep dapat menyebabkan penundaan dalam penyelesaian proyek. Saat tugas dan persyaratan baru ditambahkan tanpa menyesuaikan jadwal proyek, beban kerja meningkat, mengakibatkan ketidakcocokan antara sumber daya yang tersedia dan upaya yang diperlukan. 

Ketidaksesuaian ini dapat menyebabkan tenggat waktu terlewatkan, ketidakpuasan di antara pemangku kepentingan, dan kerusakan reputasi.

3. Kompromi Kualitas 

Perluasan ruang lingkup proyek tanpa penyesuaian yang sesuai dapat membebani sumber daya dan mengorbankan kualitas hasil. 

Ketika tim terbebani atau dipaksa untuk menyelesaikan tugas dengan terburu-buru, hasilnya mungkin mengalami penurunan dalam hal akurasi, fungsionalitas, atau kegunaan. 

Hal ini dapat menyebabkan ketidakpuasan klien, penurunan kredibilitas, dan potensi biaya untuk perbaikan ulang.

Dengan memahami dampak scope creep, manajer proyek dapat lebih waspada dalam mengelola dan mengontrol proyek perusahaan dengan efektif dan maksimal.

Cara Mengatasi Scope Creep secara Efektif

Lantas bagaimana cara mengatasi scope creep yang terjadi pada proses proyek perusahaan? Yuk simak langkah mengatasi scope creep secara efektif berikut ini.

1. Memantau Status Proyek dan Ruang Lingkup Dasar

Langkah pertama dalam mengatasi scope creep adalah secara rutin memantau status proyek dan membandingkannya dengan ruang lingkup dasar (baseline scope). 

Hal ini melibatkan pengecekan secara berkala terhadap kemajuan proyek untuk memastikan bahwa semua aktivitas masih berada dalam batasan ruang lingkup yang telah ditetapkan sejak awal. 

Monitoring yang konsisten membantu dalam mendeteksi potensi perubahan atau penyimpangan sejak dini.

2. Membandingkan Pengukuran Kinerja Menggunakan Analisis Variansi

Analisis variansi adalah teknik yang digunakan untuk membandingkan kinerja aktual proyek dengan rencana awal atau baseline scope. 

Dengan melakukan analisis ini, manajer proyek dapat mengevaluasi seberapa besar perbedaan antara kinerja aktual dan rencana awal. 

Pertanyaan seperti "Seberapa berbeda proyek saat ini dari rencana awal?" membantu dalam mengidentifikasi dan memahami penyimpangan yang terjadi.

3. Menentukan Penyebab dan Tingkat Perubahan yang Ditemukan

Setelah perbedaan atau penyimpangan diidentifikasi melalui analisis variansi, langkah selanjutnya adalah menentukan penyebab dan tingkat perubahan tersebut. 

Proses ini melibatkan penyelidikan untuk memahami mengapa perubahan terjadi dan sejauh mana perubahan tersebut mempengaruhi proyek. 

Mengetahui penyebab dan dampak perubahan membantu dalam pengambilan keputusan yang lebih tepat terkait tindakan yang perlu diambil.

4. Memutuskan Tindakan yang Tepat

Berdasarkan analisis variansi dan penyebab perubahan, manajer proyek harus memutuskan apakah diperlukan tindakan korektif atau pencegahan. 

Tindakan korektif dilakukan untuk memperbaiki penyimpangan yang sudah terjadi, sedangkan tindakan pencegahan bertujuan untuk mencegah terjadinya penyimpangan di masa mendatang. 

Keputusan ini penting untuk menjaga proyek tetap pada jalurnya dan menghindari scope creep lebih lanjut.

5. Mengelola Semua Permintaan Perubahan dan Tindakan 

Semua permintaan perubahan, baik yang memerlukan tindakan korektif maupun pencegahan, harus dikelola melalui proses Perform Integrated Change Control. 

Proses ini memastikan bahwa setiap perubahan diidentifikasi, dievaluasi, dan disetujui atau ditolak secara formal sebelum diterapkan. 

Dengan demikian, manajer proyek dapat mengontrol perubahan secara terstruktur dan terintegrasi, sehingga meminimalkan risiko scope creep dan memastikan bahwa setiap perubahan yang disetujui sejalan dengan tujuan dan ruang lingkup proyek awal.

Dengan langkah-langkah ini, manajer proyek dapat lebih efektif dalam mengelola dan mengatasi scope creep, sehingga dapat menjaga proyek tetap berada dalam jalur yang direncanakan.

Baca Juga: Apa itu Project Brief? Pengertian, Cara Membuat & Contohnya

Contoh Scope Creep dalam Proyek Perusahaan

Yuk simak contoh scope creep dalam sebuah proyek perusahaan berikut ini.

Dalam proyek pengembangan perangkat lunak di sebuah perusahaan teknologi, tim proyek pada awalnya memiliki ruang lingkup yang jelas untuk membuat aplikasi manajemen tugas dengan fitur dasar seperti pembuatan tugas, pelacakan waktu, dan pengaturan prioritas. 

Namun, setelah proyek berjalan selama beberapa bulan, beberapa pemangku kepentingan mulai meminta penambahan fitur-fitur baru tanpa melalui prosedur kontrol perubahan yang ketat. 

Permintaan ini termasuk integrasi dengan alat kolaborasi lainnya, fitur pelaporan lanjutan, dan kemampuan sinkronisasi dengan kalender eksternal. Tanpa analisis dampak yang memadai atau penyesuaian anggaran dan jadwal, tim proyek merasa terbebani oleh penambahan tugas-tugas baru ini. 

Akibatnya, proyek mengalami penundaan signifikan, anggaran membengkak, dan kualitas akhir produk menurun karena tim harus bekerja lebih cepat untuk mencoba memenuhi tenggat waktu yang tidak realistis. 

Hal ini menunjukkan bagaimana scope creep dapat mengganggu penyelesaian proyek dan mengakibatkan ketidakpuasan di antara klien dan pemangku kepentingan.

Ingin Memahami Cara Mengatasi Scope Creep Lebih Lanjut? Yuk Ikut Bootcamp Dibimbing.id

Sobat MinDi, itulah beberapa pembahasan mengenai scope creep mulai dari pengertian, faktor penyebab, dampak, cara mengatasi hingga contoh scope creep. 

Kesimpulannya, Scope creep adalah penambahan tak terkendali pada ruang lingkup proyek yang menyebabkan pembengkakan anggaran, penundaan jadwal, dan penurunan kualitas.

Ingin mempelajari scope creep lebih lanjut? Atau tertarik switch career sebagai project manager perusahaan? Bingung harus mulai dari mana?

Yuk ikuti bootcamp product and project management dibimbing.id. Bootcamp terbaik dengan pembelajaran inovatif dan intensif. Bootcamp ini didampingi oleh para mentor profesional dan berpengalaman di bidangnya, yang bakal bantu kamu jadi project manager yang sukses.

Belum memiliki pengalaman di bidang product dan project management sama sekali?

Tenang saja, dibimbing.id siap bimbing kamu mulai dari nol, dengan kurikulum terlengkap, update serta beginner friendly. 

Sebanyak 94% alumni bootcamp dibimbing.id telah berhasil mendapatkan kerja sesuai bidang mereka. Nah, jangan khawatir nganggur setelah lulus bootcamp ya, dibimbing.id juga menyediakan job connect ke 570+ hiring partner khusus buat Sobat MinDi.

Tunggu apalagi? buruan konsultasi di sini, apapun tujuan karirmu dibimbing.id siap #BimbingSampeJadi karir impianmu.

Reference:

1. What Is Scope Creep in Project Management? - Buka
2. What Is Scope Creep and How Can I Avoid It? - Buka
3. Top five causes of scope creep and what to do about them - Buka
4. The Negative Effects of Scope Creep on Projects and Effective Mitigation Strategies - Buka