Apa itu Project Charter? Definisi, Fungsi & Cara Membuatnya

Sebenarnya apa itu project charter? Project charter adalah sebuah dokumen yang berisi landasan serta visi misi sebuah proyek yang akan atau sedang berjalan. Dokumen ini penting dan perlu dipahami oleh project manager.

Mengapa project charter begitu penting? Karena dokumen ini berisi langkah-langkah penting terkait pelaksanaan suatu proyek. Singkatnya, project charter merupakan salah satu penentu keberhasilan suatu proyek.

Penasaran lebih lanjut mengenai project charter? Yuk simak penjelasan MinDi mengenai pengertian project charter hingga cara membuatnya berikut ini. Stay tune terus ya!

Eitss tunggu dulu Sobat MinDi, sebelum kita melangkah lebih jauh, langkah pertama yang harus dilakukan adalah memahami apa itu project charter melalui beberapa pengertian berikut ini.

Dilansir dari TechTarget, Project charter adalah dokumen formal, yang menyatakan keberadaan suatu proyek dan memberikan wewenang tertulis kepada project manager untuk memulai pekerjaan. 

Project charter berisi pemahaman bersama tentang tujuan, sasaran, dan kebutuhan sumber daya proyek sebelum proyek tersebut dirinci lebih lanjut.

Project charter merupakan bagian penting dalam manajemen proyek karena membantu merencanakan dasar-dasar proyek dan dapat dijadikan referensi sepanjang pelaksanaan proyek tersebut. Project charter ini juga menunjukkan kelayakan proyek dan kemungkinan pengembalian investasi, membantu dalam mendapatkan persetujuan kerja.

Project charter digunakan manajer proyek untuk menjelaskan kepada stakeholder tentang lingkup proyek, tujuan proyek, siapa saja yang akan berpartisipasi dalam proyek, serta detail lainnya seperti risiko yang mungkin terjadi. 

Dalam beberapa perusahaan, project charter dapat berfungsi sama seperti kasus bisnis. Dalam perusahaan besar, project charter merupakan dokumen yang memiliki banyak banyak, sedangkan dalam perusahaan yang lebih kecil, project charter bisa hanya mencakup beberapa paragraf dengan item-item berbulet.

Setelah mempelajari tentang pengertian project charter, Sobat MinDi pasti bertanya-tanya mengenai kegunaan project charter dalam manajemen proyek. Lantas apa saja kegunaannya?

Project charter ini mirip dengan elevator pitch, sehingga project charter harus meyakinkan dan menggambarkan nilai dan kebutuhan proyek secara efektif.

Project charter memberikan ringkasan yang dapat dipresentasikan ketika mendiskusikan proyek ini dengan pihak lain. 

Project charter membantu stakeholder untuk terus fokus pada sumber daya yang paling dibutuhkan dengan memberikan informasi penting tentang proyek dalam format yang ringkas.

Selama proyek masih berjalan, project charter tetap menjadi dokumen referensi utama.  Dokumen ini digunakan secara berulang dalam rapat, pengelolaan lingkup, dan saat membuat keputusan selama proyek berlangsung. 

Fungsi project charter adalah sebagai peta jalan yang menyediakan panduan strategis yang digunakan project manager dan timnya untuk tetap fokus pada tujuan utama proyek.

Secara keseluruhan, project charter adalah alat yang sangat penting dalam menetapkan dasar, arah, dan batasan untuk proyek. 

Project charter juga digunakan untuk memastikan semua pemangku kepentingan memiliki pemahaman yang sama tentang tujuan dan manfaat proyek. Oleh sebab itu, pastikan Sobat MinDi memahami project charter sebelum mulai melaksanakan proyek perusahaan.

Setelah memahami berbagai hal tentang project charter, pasti Sobat MinDi bertanya-tanya mengenai perbedaannya dengan project plan. Apakah Project charter dan project plan sama? Jika berbeda, apa saja perbedaanya?

Project charter dan project planner merupakan dokumen penting yang ada dalam proses manajemen proyek. Lantas apa saja perbedaan antara project charter dan project plan? Yuk pahami pada penjelasan berikut ini.

Project charter merupakan dokumen pengesahan yang digunakan untuk menginisiasi proyek. Project charter merupakan dokumen tingkat tinggi yang memberikan otorisasi formal untuk memulai proyek.

Dokumen ini mencakup visi, tujuan, lingkup proyek, peran dan tanggung jawab tim, serta identifikasi stakeholder yang terlibat. 

Tujuan project charter adalah untuk mendefinisikan parameter utama proyek dan mendapatkan persetujuan dari stakeholder. Ini mencakup gambaran besar tentang apa yang diharapkan dari proyek dan mengapa proyek itu penting.

Project charter digunakan pada awal proses manajemen proyek, sebelum perencanaan rinci dimulai. Namun saat proyek berlangsung, project charter tetap digunakan sebagai dokumen pedoman.

Project plan adalah panduan praktis untuk menjalankan proyek, digunakan setelah project charter disetujui. 

Project planner mencakup detail komprehensif tentang cara eksekusi proyek, termasuk timeline proyek, tugas-tugas, durasi, dan milestones. Dokumen ini juga mendetailkan struktur tim, alokasi sumber daya, struktur pemecahan kerja, dan estimasi biaya.

Tujuan project plan adalah untuk merencanakan secara detail langkah-langkah yang diperlukan untuk mencapai tujuan yang diuraikan dalam project charter. Dokumen ini merupakan peta jalan yang menggambarkan "bagaimana" semua aspek proyek akan dikelola dan dilaksanakan.

Project plan digunakan setelah project charter disetujui, yang dapat digunakan selama fase perencanaan proyek hingga penyelesaiannya.

Secara umum perbedaanya terletak pada, project charter mengatur arah dan kerangka kerja proyek, sementara project plan menguraikan secara detail bagaimana arah tersebut akan diikuti. 

Project plan dan project charter adalah komponen kunci dalam manajemen proyek dan saling melengkapi, project charter akan memberikan dasar untuk pembuatan project plan yang lebih rinci.

Baca Juga: 5 Case Study Project Management Untuk di Pelajari, Yuk Baca!

Tenang saja, Berikut akan MinDi jelaskan mengenai cara membuat project charter yang efektif dan efisien, simak terus ya!

Langkah awal membuat project charter dapat dimulai dengan menjelaskan tujuan proyek. Deskripsikan secara lengkap mengenai gambaran umum tentang apa yang akan dihasilkan dan mengapa proyek ini dilakukan.

Sertakan informasi tentang latar belakang proyek, kebutuhan yang akan dipenuhi, dan hasil yang diharapkan. Deskripsi ini harus cukup informatif untuk memberi semua pihak yang terlibat pemahaman yang baik tentang proyek.

Langkah berikutnya adalah identifikasi stakeholder, mencakup daftar semua pihak yang terlibat atau yang terpengaruh oleh proyek, termasuk tim internal, sponsor, klien, atau pemasok.

Tentukan peran spesifik stakeholder dalam proyek, jelaskan tanggung jawab mereka dalam mendukung pencapaian tujuan proyek.

Langkah selanjutnya adalah menentukan tujuan proyek yang lebih besar, hal ini berkaitan dengan visi atau misi perusahaan.

Kemudian tetapkan sasaran yang konkret dan terukur yang mendukung pencapaian tujuan proyek. Gunakan prinsip SMART (Spesifik, Terukur, Dapat Dicapai, Relevan, Terikat Waktu) untuk memastikan sasaran proyek jelas dan dapat dievaluasi.

Jelaskan secara rinci tentang project scope (apa yang akan dicakup dalam proyek), hal ini termasuk deliverables utama dan fungsi atau fitur yang akan dikembangkan.

Jangan lupa untuk menentukan apa yang tidak termasuk dalam lingkup proyek untuk menghindari perluasan ruang lingkup tanpa pengawasan.

Langkah selanjutnya adalah menentukan estimasi biaya total yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek. Sertakan biaya untuk sumber daya manusia, material, perangkat lunak, dan biaya operasional lainnya.

Tentukan jadwal waktu keseluruhan proyek, termasuk fase-fase utama, milestones penting, dan tanggal penyelesaian yang diharapkan. Timeline harus realistis dan mencerminkan sumber daya dan keterbatasan lainnya.

Selalu ikuti langkah-langkah tersebut, jika Sobat MinDi ingin membuat project charter yang efektif dan efisien demi kesuksesan proyek perusahaan.

Sobat MinDi ingin mengetahui gambaran contoh project charter dalam suatu proyek? Yuk simak penjelasannya berikut ini, jangan sampai kelewatan ya!

Berikut adalah beberapa contoh project charter yang perlu dipahami dan dipelajari.

Proyek ini bertujuan untuk mengimplementasikan sistem CRM (Customer Relationship Management) baru untuk meningkatkan efisiensi penjualan dan layanan pelanggan. Sistem ini akan terintegrasi dengan platform IT yang ada dan dirancang untuk meningkatkan pengalaman pelanggan dan memaksimalkan retensi pelanggan.

Peran dan Tanggung Jawab Stakeholder:

• Sponsor Proyek: Direktur Penjualan - Menyetujui anggaran dan timeline, memberikan dukungan strategis.

• Manajer Proyek: Bertanggung jawab untuk pengelolaan keseluruhan proyek, koordinasi tim, dan laporan kemajuan.

• Tim IT: Mengimplementasikan dan menguji perangkat lunak, memastikan integrasi sistem.

• Tim Penjualan: Memberikan masukan pada fitur dan fungsionalitas, menggunakan sistem setelah implementasi.

Tujuan dan Sasaran:

• Tujuan: Meningkatkan efisiensi tim penjualan dan layanan pelanggan.

• Sasaran: Mengurangi waktu respons pelanggan sebesar 30%, meningkatkan retensi pelanggan sebesar 20% dalam satu tahun setelah implementasi.

Lingkup Proyek:

• Termasuk: Seleksi perangkat lunak, pembelian lisensi, personalisasi sistem, pelatihan pengguna, integrasi dengan database pelanggan.

• Tidak Termasuk: Upgrade infrastruktur IT yang ada, pengembangan fitur khusus yang tidak termasuk dalam paket perangkat lunak standar.

Anggaran dan Timeline:

• Anggaran: Rp. 250.000.000

• Timeline: 12 bulan, dengan peluncuran sistem yang direncanakan untuk Q4 2023.

Peran dan Tanggung Jawab Stakeholder:

• Sponsor Proyek: Direktur Operasional - Memberikan arahan strategis dan menyetujui keputusan desain utama.

• Manajer Proyek: Koordinasi semua aktivitas konstruksi, komunikasi dengan vendor, dan pemantauan anggaran.

• Tim Desain Interior: Desain layout dan pilihan material, bekerja sesuai dengan preferensi stakeholder.

• Kontraktor: Melaksanakan pekerjaan konstruksi sesuai spesifikasi dan timeline proyek.

Tujuan dan Sasaran:

• Tujuan: Menciptakan lingkungan kerja yang lebih efisien dan menyenangkan.

• Sasaran: Menyelesaikan renovasi tepat waktu dan dalam anggaran, meningkatkan kepuasan karyawan sebesar 25% berdasarkan survei.

Lingkup Proyek:

• Termasuk: Pembongkaran dan pembangunan ulang area yang ditentukan, pemasangan furnitur baru, dan dekorasi.

• Tidak Termasuk: Renovasi gedung lain atau perubahan pada sistem HVAC gedung.

Anggaran dan Timeline:

• Anggaran: Rp.500.000.000

• Timeline: 6 bulan, dengan completion target di Q2 2023.

Peran dan Tanggung Jawab Stakeholder:

• Sponsor Proyek: Chief Marketing Officer - Memberikan panduan dan dukungan pemasaran.

• Manajer Proyek: Mengelola timeline, anggaran, dan tim proyek lintas fungsi.

• Tim R&D: Pengembangan dan pengujian produk.

• Tim Pemasaran: Mengembangkan dan melaksanakan strategi peluncuran produk.

Tujuan dan Sasaran:

• Tujuan: Berhasil memasuki pasar dengan produk inovatif.

• Sasaran: Mencapai penjualan awal 10.000 unit dalam tiga bulan pertama setelah peluncuran.

Lingkup Proyek:

• Termasuk: Desain produk, produksi pilot, pengembangan kampanye pemasaran, distribusi.

• Tidak Termasuk: Pengembangan produk tambahan yang tidak termasuk dalam ruang lingkup awal.

Anggaran dan Timeline:

• Anggaran: Rp.1.000.000.000

• Timeline: 18 bulan, dengan peluncuran produk direncanakan untuk Q3 2024.

Baca Juga: 8 Job Desk Project Manager yang Harus Kamu Ketahui

• Siapa yang harus menyetujui project charter?

Project charter biasanya disetujui oleh sponsor proyek, yang mungkin merupakan eksekutif atau pihak manajemen senior dalam perusahaan. Persetujuan ini menandakan bahwa perusahaan mendukung sumber daya yang dialokasikan untuk proyek dan setuju dengan tujuan serta batasan yang ditetapkan dalam charter.

• Apa yang harus dimasukkan dalam project charter?

Sebuah project charter harus mencakup deskripsi proyek, tujuan dan sasaran proyek, lingkup proyek, peran dan tanggung jawab stakeholder, anggaran, timeline, dan risiko utama. Detail ini memberikan kerangka kerja yang jelas untuk implementasi dan manajemen proyek.

• Dapatkah project charter diubah?

Project charter bisa diubah jika terjadi perubahan signifikan dalam lingkup atau sumber daya proyek. Perubahan tersebut harus disetujui oleh sponsor proyek dan dikomunikasikan kepada semua stakeholder terkait.

• Siapa yang bertanggung jawab untuk membuat project charter?

Pembuatan project charter biasanya adalah tanggung jawab manajer proyek dengan masukan dari tim proyek dan stakeholder. Manajer proyek akan bekerja sama dengan sponsor proyek untuk memastikan bahwa semua aspek penting proyek tercakup dan sesuai dengan kebutuhan organisasi.

Sobat MinDi, itulah beberapa pembahasan mengenai project charter yang penting dan berguna dalam pelaksanaan proyek perusahaan. Jika Sobat MinDi seorang project manager, pastikan paham tentang project charter terlebih dahulu sebelum menjalankan proyek.

Ingin membuat project charter yang baik dan efisien? Atau tertarik menjadi project manager yang sukses? Sebagai langkah awal, Sobat MinDi bisa mengikuti bootcamp atau pelatihan intensif.

Yuk ikuti bootcamp product and project management dibimbing.id. Bootcamp terbaik dengan pembelajaran inovatif dan intensif. Bootcamp ini didampingi oleh para mentor profesional dan berpengalaman di bidangnya, yang bakal bantu kamu jadi project manager yang sukses.

Belum memiliki pengalaman di bidang product dan project management sama sekali?

Tenang saja, dibimbing.id siap bimbing kamu mulai dari nol, dengan kurikulum terlengkap, update serta beginner friendly. 

Sebanyak 94% alumni bootcamp dibimbing.id telah berhasil mendapatkan kerja sesuai bidang mereka. Nah, jangan khawatir nganggur setelah lulus bootcamp ya, dibimbing.id juga menyediakan job connect ke 570+ hiring partner khusus buat Sobat MinDi.

Tunggu apalagi? buruan konsultasi di sini, apapun tujuan karirmu dibimbing.id siap #BimbingSampeJadi karir impianmu.

Reference:

• How to Write a Project Charter: Examples & Template Included - Buka

• What is a project charter?- TechTarget - Buka