Project Scope: Definisi, Manfaat & Langkahnya

Saat memimpin project management perusahaan, ada beberapa tahapan yang harus dilalui dan diperhatikan, salah satunya adalah project scope.

Project scope adalah seluruh proses yang mengacu pada semua hal yang berkaitan dengan ruang lingkup yang harus dilakukan saat membangun sebuah produk. 

Tertarik menjadi project manager? project scope ini dapat membantu seorang project manager untuk menentukan kebutuhan proyek.

Ingin tahu lebih lanjut mengenai project scope? Yuk pelajari selengkapnya sebelum kamu memimpin project management perusahaan.

Ini mencakup semua elemen yang diperlukan untuk menentukan apa yang akan dilakukan dalam proyek tersebut dan apa yang tidak akan dilakukan. 

Definisi project scope yang tepat sangat penting dalam manajemen proyek karena membantu tim proyek dan stakeholder memahami batasan, tujuan, dan harapan proyek dengan jelas.

Project scope management adalah gambaran komprehensif tentang apa yang harus dicapai dalam suatu proyek. Ini mencakup identifikasi tugas-tugas yang harus diselesaikan, fitur dan fungsi yang harus dimiliki oleh produk atau hasil akhir proyek, serta kriteria kesuksesan yang akan digunakan untuk menilai pencapaian tujuan. 

Selain itu, ruang lingkup proyek dapat mencakup deliverables yang diharapkan dari proyek dan batasan-batasan yang mengindikasikan apa yang tidak termasuk dalam cakupan proyek. 

Dengan project scope management yang jelas, seorang project manager dapat mengatur proyek sesuai dengan tujuannya,  agar pelaksanaan proyek sukses. 

Selain itu, project scope juga membantu dalam menghindari perubahan jadwal tidak terencana selama proyek berlangsung, yang dapat berdampak buruk pada perencanaan dan hasil akhir proyek.

Sobat MinDi sudah memahami project scope dengan baik? selanjutnya yuk tingkatkan pemahamanmu dengan mengetahui manfaat project scope berikut ini.

Berikut adalah manfaat project scope saat melaksanakan project manager. Yuk simak selengkapnya.

Dengan menentukan dengan jelas ruang lingkup dalam proyek, tim dapat bekerja secara terstruktur dan efisien. Hal ini akan lebih menghemat waktu dan sumber daya yang dikeluarkan saat mengerjakan proyek.

Ini mengurangi risiko munculnya perbedaan interpretasi atau ekspektasi yang tidak sesuai antara pihak yang terlibat. Pemahaman bersama ini merupakan dasar kesepakatan untuk mencapai kerjasama yang efektif.

Ini membantu dalam menghindari scope creep,yaitu penambahan pekerjaan atau fitur yang tidak direncanakan yang dapat mengganggu jadwal atau project timeline dan anggaran proyek.

Dengan kata lain, project scope adalah alat penting dalam manajemen proyek yang membantu mencapai keteraturan, pemahaman yang bersama, dan pengendalian yang efektif selama pelaksanaan proyek.

Baca Juga: Definisi dan Contoh Project Overview untuk Project Management

Berikut adalah tahapan dalam mengatur ruang lingkup sebuah proyek perusahaan.

Pada tahap ini juga dilakukan penentuan pendekatan dalam mengelola ruang lingkup, serta pembentukan tim proyek yang akan terlibat dalam manajemen ruang lingkup.Output dari tahap ini adalah Scope Management Plan yang akan menjadi panduan dalam seluruh tim proyek.

Hal ini melibatkan validasi oleh stakeholder proyek dan perbandingan dengan kriteria kesuksesan yang telah ditetapkan. Jika ada yang tidak sesuai, maka perlu dilakukan tindakan perbaikan atau perubahan.

Ini mencakup identifikasi perubahan potensial, mengevaluasi dampaknya terhadap proyek, dan mengambil keputusan apakah perubahan tersebut harus diterima atau ditolak.

Selama scope control, perlu adanya proses perubahan formal yang harus diikuti, serta pemantauan terus-menerus terhadap ruang lingkup agar tetap sesuai dengan rencana awal.

Melalui tahapan ini, manajemen proyek dapat berjalan sesuai rencana, menghindari perubahan yang tidak terkendali, dan mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Hal ini mencakup identifikasi aktivitas, deliverables, batasan-batasan, serta kriteria kesuksesan proyek. Semakin jelas dokumen ruang lingkup, semakin mudah bagi seluruh tim proyek dan pemangku kepentingan untuk memahami apa yang diharapkan dari proyek.

Selalu berkomunikasi secara terbuka tentang perubahan atau perubahan yang mungkin terjadi dalam ruang lingkup proyek. Berikan pemahaman yang jelas tentang dampak perubahan tersebut terhadap jadwal dan anggaran proyek.

Tetapkan proses yang jelas untuk mengidentifikasi, mengevaluasi, dan menyetujui perubahan ruang lingkup. Pastikan bahwa setiap perubahan didokumentasikan dengan baik dan bahwa dampaknya terhadap proyek dipertimbangkan dengan matang sebelum diterima.

Jangan membiarkan perubahan yang tidak terkendali mengubah ruang lingkup proyek tanpa persetujuan yang tepat.

Dengan mengklarifikasi, berkomunikasi secara efektif, dan mengendalikan perubahan dengan ketat, manajemen ruang lingkup proyek dapat dijalankan secara efektif dan membantu memastikan bahwa proyek berjalan sesuai rencana dan mencapai tujuan yang diinginkan.

Dengan penjelasan mengenai project scope, diharapkan Sobat MinDi dapat memahami dengan jelas ruang lingkup yang harus disiapkan dan direncanakan sebelum mengatur sebuah proyek perusahaan.

Sobat MinDi tertarik mempelajari project management perusahaan?  Ingin switch career menjadi seorang project dan product manager?

Sebagai langkah awal, yuk ikutan bootcamp product and project management dibimbing.id. Dengan pembelajaran real case study yang up to date serta silabus terbaik, dibimbing.id siap mewujudkan karirmu sebagai project manager yang sukses dan profesional.

Tunggu apalagi? Yuk segera daftarkan diri di sini! Nikmati potongan harga terbaik, khusus hari ini. Apapun tujuan karirmu, dibimbing.id siap #BimbingSampeJadi impian karirmu.