Panduan Membuat Project Management Template Excel yang Efektif

Bagaimana Template Excel Bisa Membantu Pekerjaan Project Manager?

Sebagai project manager, memiliki tools yang tepat mampu meningkatkan efisiensi, menghemat waktu, dan membantu dalam pelacakan serta analisis data dengan lebih akurat. 

Salah satu tools yang paling sering digunakan adalah Excel. Mengapa? Berikut beberapa alasan mengapa Excel menjadi pilihan favorit:

1. Kemudahan Penggunaan dan Aksesibilitas

Kebanyakan orang sudah familiar dengan Excel, bahkan terkadang perusahaan mewajibkan penguasaan excel sebagai syarat wajib untuk melamar pekerjaan. 

Sehingga project manager dan anggota tim bisa langsung menggunakannya tanpa harus menghabiskan banyak waktu untuk memahami dasar-dasarnya.

Selain itu, tools Excel tersedia di hampir semua komputer kantor dan laptop. Sehingga seluruh anggota tim mudah untuk mengaksesnya. 

2. Fleksibilitas untuk Disesuaikan

Excel memungkinkan pengguna untuk membuat template sesuai dengan kebutuhan spesifik proyek mereka. Mulai dari template untuk pelacakan anggaran, jadwal, atau sumber daya, semuanya bisa disesuaikan di Excel.

Selain itu, Excel memiliki banyak fungsi dan rumus yang memungkinkan project manager dan tim bisa melakukan perhitungan yang kompleks sekalipun, mulai dari perencanaan sumber daya hingga analisis risiko.

3. Berbagai Fitur Canggih untuk Analisis dan Visualisasi

Excel menyediakan berbagai pilihan grafik dan diagram yang dapat membantu manajer proyek untuk memvisualisasikan data dengan lebih jelas. Contohnya seperti Gantt Chart untuk pelacakan kemajuan tugas.

Salah satu fitur canggih lainnya adalah Tabel Pivot. Dengan tabel ini, project manager dapat menggabungkan, membandingkan, dan menganalisis data dari berbagai sumber dengan mudah.

4. Integrasi dengan Software Lain

Excel dapat terintegrasi dengan berbagai software lain dalam paket Microsoft Office dengan mudah. Misalnya Word untuk pelaporan dan PowerPoint untuk presentasi. 

Dengan kombinasi kemudahan penggunaan, fleksibilitas, fitur canggih, dan integrasi dengan alat lain, tidaklah mengherankan jika Excel tetap menjadi salah satu pilihan utama bagi banyak project manager. 

Komponen Dasar dari Project Management Template Excel

Untuk menjalankan pengelolaan proyek yang efektif, dibutuhkan template Excel yang mencakup beberapa komponen kunci untuk memastikan semua aspek proyek dapat terlacak dan dikelola dengan baik. 

Berikut ini adalah beberapa komponen dasar yang umumnya digunakan dalam sebuah template Excel untuk manajemen proyek:

1. Daftar Tugas (Task List)

Menyediakan gambaran umum mengenai semua pekerjaan yang perlu diselesaikan. Daftar ini harus mencakup nama tugas, pelaksana, prioritas, status, tanggal mulai, dan hingga tenggat waktu.

2. Timeline dan Gantt Chart

Timeline ini membantu dalam perencanaan dan pelacakan kemajuan proyek secara visual. Sementara Gantt Chart biasanya mencakup daftar tugas, durasi, tanggal mulai, tanggal selesai, dan kemajuan.

3. Anggaran dan Pengeluaran

Project manager bisa melacak anggaran proyek dan pengeluaran aktual dari template ini. Isinya mencakup kategori pengeluaran, anggaran yang dialokasikan, pengeluaran aktual, dan selisih.

4. Sumber Daya (Resources)

Mencakup informasi detail mengenai sumber daya yang akan digunakan. Informasi ini biasanya mencakup: nama sumber daya, peran, ketersediaan, dan biaya per jam/unit.

5. Tracking dan Status Update

Template ini digunakan untuk mengupdate dan melacak status serta kemajuan tugas dan proyek. Isinya berupa persentase kemajuan, status tugas (misalnya, belum dimulai, sedang berjalan, selesai), dan catatan.

Kelima komponen ini disusun dalam Project Management Template Excel untuk membantu project manager menjaga semua elemen proyek tetap terorganisir dan terlacak dengan baik. 

Selain kelima komponen dasar yang telah MinDi sebutkan di atas, kamu juga bisa menambahkan template lain sesuai dengan kebutuhan proyek yang sedang berjalan.

Namun jika masih bingung template seperti apa yang cocok untuk proyek yang sedang kamu tangani, kamu bisa mengikuti Bootcamp Product & Project Management dari Dibimbing.

Dengan mengikuti bootcamp ini, kamu bisa mendapatkan insight dan masukan mengenai template project management dari para praktisi berpengalaman yang cocok untukmu. 

Selain itu, kamu juga akan bergabung dengan komunitas project management sehingga bisa bertukar pikiran seputar pekerjaan dengan sesama project manager dari seluruh Indonesia!

3 Cara Membuat Project Management Template Excel

Setelah memahami apa saja komponen dasar yang wajib ada dalam project management template excel, bagaimana cara membuat template tersebut? 

Ada tiga cara yang bisa kamu lakukan:

1. Mengunduh Template yang Sudah Ada

Ada banyak sumber yang menyediakan project management template dan bisa diunduh baik secara gratis maupun berbayar di bawah ini:

a. Microsoft Office Templates: Microsoft sendiri menawarkan berbagai template Excel yang bisa kamu gunakan untuk project management.

b. Vertex42: Situs web ini menyediakan berbagai template Excel, termasuk beberapa yang dirancang khusus untuk manajemen proyek seperti penjadwalan Gantt, pelacakan tugas, dan pengelolaan anggaran.

c. Template.net: Menyediakan berbagai template yang dapat digunakan di berbagai platform, termasuk Excel. Kamu akan menemukan berbagai opsi template untuk penjadwalan, anggaran, dan pengelolaan proyek secara umum.

2. Membuat Template dari Awal

Meski banyak situs yang menyediakan berbagai template, bisa jadi kamu membutuhkan template yang lebih spesifik. Untuk itu, kamu bisa menyusun template sendiri dengan mempertimbangkan hal-hal di bawah ini: 

a. Identifikasi Kebutuhan: Tentukan komponen-komponen apa saja yang paling esensial dalam pengelolaan proyek, misalnya daftar tugas, Gantt chart, dan lainnya.

b. Menggunakan Fungsi dan Formula: Excel menyediakan berbagai fungsi dan formula yang memudahkan pengelolaan data dan perhitungan.

c. Visualisasi Data: Manfaatkan fitur grafik dan chart yang tersedia di Excel untuk membantu visualisasi data proyek.

3. Kustomisasi Template Yang Sudah Ada

Selain membuat dari awal, kamu bisa kustomisasi template yang kurang lengkap menjadi lebih sesuai dengan kebutuhan. Berikut ini yang bisa dilakukan:

a. Modifikasi Struktur: Sesuaikan struktur data seperti kolom dan baris sesuai dengan kebutuhan.

b. Penyesuaian Visual: Ubah warna, font, dan elemen visual lainnya agar sesuai dengan preferensi atau identitas brand perusahaan.

c. Adaptasi Fungsi: Tambahkan atau modifikasi fungsi dan formula yang digunakan agar sesuai dengan kebutuhan proyek.

Tips Membuat Template Excel yang Efektif untuk Manajemen Proyek

Membuat template Excel yang efektif untuk manajemen proyek bukan hanya tentang menyusun data, tapi juga memastikan bahwa data tersebut dapat diakses, dipahami, dan digunakan oleh semua pihak yang terlibat dalam proyek. 

Berikut ini adalah beberapa tips dari MinDi yang bisa kamu terapkan sebagai seorang project manager supaya efektif:

1. Memanfaatkan Pivot Tabel untuk Laporan

Gunakan tabel dinamis  atau Pivot Tables untuk menghasilkan laporan yang informatif dan mudah diubah sesuai kebutuhan, tanpa merubah data asli.

Kamu bisa menyederhanakan data dengan mengkategorisasi dan menyaring menggunakan fitur sortir dan filter.

2. Menggunakan Fitur 'Conditional Formatting' untuk Pelacakan Status

Contoh Gantt Chart dengan Format Spesifik

Sebaiknya berikan warna atau format spesifik untuk berbagai status atau nilai data, seperti mengubah warna sel yang berisi tanggal lewat dari deadline seperti contoh gantt chart di atas

Format warna yang spesifik Ini membantu visualisasi data dan membuat perubahan status atau masalah menjadi lebih mencolok dan mudah diidentifikasi.

3. Integrasi dengan Alat Lain

Jika tim menggunakan alat komunikasi atau manajemen proyek lain, pertimbangkan bagaimana cara untuk mengintegrasikan atau mengimpor data antara Excel dan alat tersebut.

Kamu bisa memanfaatkan fitur Power Query sehingga bisa mengambil data dari berbagai sumber untuk kemudian diolah dan dianalisis dalam Excel.

4. Menjaga Desain yang Sederhana dan Mudah Dipahami

Sebaiknya hindari desain yang terlalu rumit atau penuh dengan informasi yang mungkin tidak diperlukan oleh semua pengguna. Buatlah sheet yang terstruktur, rapikan data dan pastikan menggunakan label dan judul yang jelas.

5. Regular Backup dan Proteksi Data

Pastikan data aman dengan melakukan backup reguler dan menyimpannya di lokasi yang aman dan terlindung. Manfaatkan juga fitur proteksi lembar kerja dan buku kerja untuk mencegah pengeditan atau penghapusan data yang tidak disengaja.

Dengan mengaplikasikan tips-tips di atas, template Excel yang kamu buat bisa menjadi alat yang lebih efektif dalam manajemen proyek. Template tersebut juga dapat digunakan oleh semua anggota tim dengan mudah dan aman.