Blog

Product Management

Apa itu Project Brief? Pengertian, Cara Membuat & Contohnya

Product Management

Apa itu Project Brief? Pengertian, Cara Membuat & Contohnya

Muthiatur Rohmah

•

08 May 2024

•

107

Dalam manajemen proyek, banyak hal yang perlu disiapkan seorang project manager maupun project officer agar proyek berjalan dengan sukses. Salah satunya adalah menyiapkan project brief.

Sebenarnya apa itu project brief? Project brief adalah deskripsi singkat atau rangkuman mengenai elemen utama suatu proyek, biasanya diberikan oleh project manager kepada pemangku kepentingan proyek.

Lantas apa fungsi project brief? Project brief digunakan untuk menjelaskan secara singkat mengenai ruang lingkup dan isi proyek kepada stakeholder yang membutuhkan. Project brief membantu stakeholder memahami proyek dengan cara mudah dan praktis.

Penasaran lebih lanjut mengenai apa itu project brief? Apa saja kegunaan project brief dalam manajemen proyek? Bagaimana contoh project brief yang baik?

Yuk temukan jawaban secara lengkap dan rinci dari pertanyaan-pertanyaan tersebut hanya di artikel ini.

Apa itu Project Brief?

Tunggu dulu Sobat MinDi, sebelum kita belajar lebih lanjut mengenai project brief, pertama-tama yuk pahami apa itu project brief melalui pengertian berikut ini.

Menurut Asana, Project brief adalah dokumen yang memberikan deskripsi singkat tentang elemen utama proyek.

Project brief berfungsi sebagai rangkuman penting untuk pemangku kepentingan proyek dan kolaborator lintas fungsi, dokumen ini juga menyediakan gambaran umum tentang persyaratan proyek secara singkat dan jelas.

Project brief digunakan untuk memberi informasi singkat dan jelas bagi semua anggota tim, sehingga setiap orang memiliki pemahaman yang jelas dan konsisten tentang tujuan dan lingkup proyek. Nggak bakal ada lagi salah paham antara anggota tim proyek!

Biasanya project brief dibuat pada awal siklus hidup proyek sebagai titik awal untuk pengembangan rencana proyek yang lebih rinci, project brief dibuat untuk memastikan keberhasilan pelaksanaan proyek.

Berapa panjang project brief dibuat? hal ini bisa bervariasi tergantung pada kompleksitas dan ruang lingkup proyek, bisa hanya satu paragraf hingga satu halaman penuh. Setiap project brief disesuaikan dengan kebutuhan spesifik proyek dan tidak ada format atau template yang sama untuk semua jenis proyek.

Apa Kegunaan Project Brief?

Setelah menyimak pengertian project brief, Sobat MinDi mungkin bertanya-tanya mengenai apa kegunaan project brief dalam proyek perusahaan?

Tenang saja, MinDi sudah rangkuman beberapa fungsi project brief yang penting dan perlu Sobat MinDi pahami, berikut ini.

1. Menyediakan Rangkuman Proyek yang Jelas

Project brief memberikan informasi penting tentang proyek dalam format yang ringkas dan mudah dipahami. Project brief membantu semua pihak tetap berada pada tujuan yang sama sejak awal hingga proyek berakhir.

Fungsi ini memastikan bahwa semua pemangku kepentingan, termasuk tim proyek, sponsor, dan pihak lain yang terlibat, memiliki pemahaman yang jelas dan seragam tentang apa proyek tersebut, tujuannya, dan hasil yang diharapkan.

2. Mendefinisikan Tujuan dan Lingkup Proyek

Project brief berisi tujuan dan lingkup proyek secara spesifik, yang membantu dalam menghindari kesalahpahaman dan membatasi perluasan lingkup yang tidak terkontrol (scope creep).

Dengan definisi tujuan dan lingkup yang jelas, project brief membantu memfokuskan sumber daya dan upaya tim pada hal yang penting (prioritas) dalam proyek.

3. Membantu Perencanaan dan Penjadwalan

Project brief memberikan dasar yang cukup untuk memulai perencanaan lebih rinci, seperti estimasi durasi proyek, sumber daya utama yang dibutuhkan, dan tahapan utama proyek.

Perencanaan ini memudahkan manajer proyek dan tim dalam merancang jadwal kerja dan mengalokasikan sumber daya yang tepat.

4.Alat Komunikasi Efektif

Project brief berfungsi sebagai alat komunikasi yang efektif untuk memperkenalkan proyek kepada pemangku kepentingan baru yang membutuhkan.

Project brief berguna saat memerlukan pengambilan keputusan secara cepat, biasanya pemimpin hanya memerlukan gambaran besar dari proyek.

Secara keseluruhan, project brief berfungsi sebagai pemberi informasi yang jelas dan cepat mengenai rencana proyek kepada pemimpin dan seluruh stakeholder terkait.

Siapa yang Harus Membuat Project Brief?

Siapa sih yang bertanggung jawab dalam pembuatan project brief?

Dalam konteks manajemen proyek, pembuatan project brief umumnya adalah tanggung jawab project manager.

Manajer proyek bertanggung jawab untuk mengumpulkan dan merangkum informasi penting yang berkaitan dengan proyek untuk memastikan bahwa semua pihak yang terlibat memiliki pemahaman yang jelas dan seragam mengenai tujuan, lingkup, dan sasaran proyek.

Proses pembuatan project brief selalu melibatkan kolaborasi dengan berbagai stakeholder untuk mengumpulkan pendapat dan informasi yang relevan terkait suatu proyek.

Baca Juga: Project Management: Definisi, Manfaat, Aspek Penting, dan Tahapan

Apa yang Harus ada dalam Project Brief?

Sebenarnya apa saja yang harus ada dalam project brief? Apakah ada elemen-elemen penting yang mendasari project brief?

Tentu, project brief memiliki beberapa elemen penting yang harus ada di dalamnya. Apa saja elemen-elemen project brief? Yuk simak pembahasannya berikut ini.

Judul dan Latar Belakang Proyek:
Project brief harus judul yang deskriptif serta latar belakang yang memberikan konteks tentang mengapa proyek ini diperlukan. Hal ini mencakup informasi tentang masalah atau peluang yang menyebabkan inisiasi proyek.

Tujuan Proyek:
Project brief menjelaskan apa tujuan utama dari proyek ini. Tujuan harus spesifik dan jelas, memberikan arah yang akan diikuti oleh semua aktivitas proyek.

Sasaran atau Objektif Proyek:
Project brief mendefinisikan sasaran yang lebih spesifik yang mendukung pencapaian tujuan utama. Sasaran ini harus terukur dan dapat dicapai, sering kali dirumuskan dengan kriteria SMART (Spesifik, Terukur, Dapat Dicapai, Relevan, Terikat Waktu).

Lingkup Proyek:
Project brief menjelaskan apa yang akan dan tidak akan dicakup oleh proyek. Ini termasuk tugas utama yang perlu dilakukan, serta batasan-batasan yang telah ditetapkan untuk mencegah perluasan lingkup yang tidak terkontrol.

Stakeholders Proyek:
Project brief harus mengidentifikasi semua pihak yang terlibat atau terpengaruh oleh proyek. Ini termasuk sponsor proyek, pelanggan, anggota tim, dan pihak eksternal lainnya. Untuk setiap stakeholder, jelaskan peran dan tanggung jawab mereka dalam proyek.

Estimasi Anggaran dan Sumber Daya
Project brief biasanya membahas estimasi awal mengenai anggaran yang diperlukan serta sumber daya lainnya seperti tenaga kerja, peralatan, dan teknologi.

Timeline atau Jadwal Proyek:
Dalam project brief biasanya berisi timeline kasar proyek, termasuk tanggal mulai, milestone penting, dan tanggal berakhir yang diharapkan.

Risiko Potensial:
Project brief membantu mengidentifikasi risiko utama yang dapat mempengaruhi proyek dan usulan strategi mitigasi untuk mengatasi risiko tersebut.

Metrik Keberhasilan
Project brief harus berisi kriteria keberhasilan untuk menilai apakah proyek berhasil atau tidak pada akhirnya. Ini bisa termasuk capaian spesifik dalam timeline, anggaran, atau kualitas output.

Elemen-elemen project brief ini membentuk pondasi untuk dokumentasi lebih rinci yang akan dibuat selama perencanaan proyek. Jika Sobat MinDi hendak membuat project brief pastikan untuk mencantumkan elemen-elemen tersebut.

5 Cara Membuat Project Brief dengan Jelas

Setelah memahami secara lengkap mengenai project brief, saatnya Sobat MinDi membuat project brief sendiri dengan jelas dan efisien. Bagaimana langkahnya? Yuk simak cara membuat project brief berikut ini.

1. Tambahkan Konteks yang Relevan

Langkah pertama dalam membuat project brief adalah menyertakan konteks atau informasi latar belakang yang relevan. Konteks ini membantu semua pihak memulai proyek dari dasar yang sama dan memahami kebutuhan proyek.

Contoh:
Sobat MinDi bekerja di perusahaan yang mengembangkan aplikasi game. Project brief bisa dimulai dengan, "Dalam upaya meningkatkan interaksi pengguna, perusahaan kami ingin menambahkan fitur chat video ke aplikasi game kami, yang saat ini hanya mendukung chat teks."

2. Sertakan Tujuan Proyek dan Metrik Keberhasilan

Langkah selanjutnya, setiap project brief harus jelas menguraikan tujuan proyek dan bagaimana keberhasilan akan diukur. Tujuan harus spesifik, terukur, dapat dicapai, relevan, dan terikat waktu (SMART).

Contoh:
"Tujuan dari proyek ini adalah untuk meluncurkan fitur chat video dalam aplikasi game sebelum Q2 berakhir, dengan harapan meningkatkan durasi sesi rata-rata pengguna sebesar 30%. Keberhasilan akan diukur berdasarkan peningkatan engagement pengguna dan feedback positif dalam survei pengguna post-launch."

3. Perjelas Linimasa Proyek

Langkah berikutnya adalah menyertakan timeline spesifik dengan tanggal penting, seperti milestone dan deadline. Timeline ini membantu menjaga semua pihak tetap dalam jalur dan menyadari kapan elemen tertentu dari proyek perlu diselesaikan.

Contoh:
"Proyek ini akan berlangsung dari Januari hingga Mei. Milestones utama termasuk penyelesaian prototipe oleh Maret, fase pengujian pengguna di April, dan peluncuran resmi pada 25 Mei."

4. Soroti Audiens Target

Proses selanjutnya adalah mengidentifikasi dan mendeskripsikan audiens target atau persona pembeli sangat penting untuk memastikan bahwa hasil proyek akan memenuhi kebutuhan dan ekspektasi mereka.

Contoh:
"Audiens target untuk fitur chat video adalah para pemain berusia 18-25 tahun, yang aktif dalam komunitas gaming online dan menghargai komunikasi real-time selama bermain."

5. Hubungkan Pemangku Kepentingan Proyek dengan Sumber Daya Lain

Langkah terakhir dalam pembuatan project brief adalah menyertakan referensi ke dokumen atau sumber daya lain yang terkait dengan proyek. Hal ini bisa berupa link ke dokumen rencana proyek, chart proyek, atau dokumen lain yang mendukung.

Contoh:
"Untuk informasi lebih lanjut tentang timeline rinci dan alokasi sumber daya, silakan merujuk ke rencana proyek yang terperinci, yang dapat diakses di [link]. Diskusi lebih lanjut mengenai distribusi tugas dapat ditemukan di chart yang terlampir."

Itulah beberapa cara membuat project brief yang efektif, sehingga dapat memfasilitasi komunikasi dan pemahaman di antara semua pihak yang terlibat.

Tidak hanya itu saja, project brief juga membantu memastikan bahwa proyek berjalan sesuai dengan rencana dan mencapai tujuannya.

Contoh Project Brief

Ingin mengetahui gambaran contoh project brief dengan jelas? Yuk simak pembahasan mengenai contoh project brief yang jelas dan efisien berikut ini, yang dapat Sobat MinDi jadikan inspirasi dalam proyek kamu selanjutnya!

Contoh 1: Project Brief untuk Pengembangan Aplikasi Mobile E-Commerce

Judul Proyek: Pengembangan Aplikasi Mobile E-Commerce "ShopSmart"

Latar Belakang:
Dengan pertumbuhan signifikan dalam penjualan online, perusahaan kami mengidentifikasi peluang untuk memperluas jangkauan pasar kami melalui aplikasi mobile e-commerce yang akan menyederhanakan proses pembelian bagi pelanggan dan meningkatkan retensi pengguna.

Tujuan Proyek:
Mengembangkan dan meluncurkan aplikasi e-commerce yang responsif dan user-friendly untuk platform iOS dan Android, yang mendukung transaksi yang aman dan menyediakan pengalaman berbelanja yang personal.

Metrik Keberhasilan:
50.000 unduhan dalam tiga bulan pertama setelah peluncuran.
Peningkatan 30% dalam penjualan online dibandingkan dengan kuartal sebelumnya.
Skor kepuasan pelanggan minimal 4.5 di app stores.

Timeline:
Januari 2024: Kick-off dan fase perencanaan.
Februari - April 2024: Pengembangan dan fase testing.
Mei 2024: Soft launch untuk pengguna beta.
Juni 2024: Peluncuran resmi aplikasi.

Audiens Target:
Pelanggan usia 18-40 tahun yang mengutamakan kemudahan dan kecepatan dalam berbelanja online, serta pengguna yang menghargai rekomendasi produk yang dipersonalisasi.

Sumber Daya Tambahan:
Link ke desain UI/UX, spesifikasi teknis, dan rencana pemasaran tersedia di intranet perusahaan.

Contoh 2: Project Brief untuk Kampanye Pemasaran Digital

Judul Proyek: Kampanye "Green Energy for All"

Latar Belakang:
Seiring dengan meningkatnya kesadaran akan isu lingkungan, perusahaan kami ingin memposisikan diri sebagai pemimpin dalam solusi energi hijau. Kampanye ini bertujuan untuk mempromosikan produk baru kami, Solar Panel X, yang ramah lingkungan dan efisien.

Tujuan Proyek:
Melaksanakan kampanye pemasaran digital yang akan meningkatkan kesadaran dan penjualan produk Solar Panel X, serta mendidik masyarakat tentang manfaat energi hijau.

Metrik Keberhasilan:
Mencapai 1 juta tayangan di media sosial.
Menghasilkan 10.000 leads kualifikasi tinggi.
Peningkatan penjualan produk sebesar 25% dalam enam bulan.

Timeline:
Maret 2024: Perencanaan dan pembuatan konten.
April 2024: Peluncuran kampanye di berbagai platform digital.
Mei - Juli 2024: Monitoring dan optimasi kampanye.
Agustus 2024: Evaluasi kampanye dan laporan final.

Audiens Target:
Rumah tangga dan bisnis kecil di area perkotaan yang tertarik untuk mengurangi jejak karbon dan menghemat biaya energi.

Sumber Daya Tambahan:
Dokumen terkait seperti brief kreatif, strategi konten, dan jadwal publikasi tersedia pada request dari tim pemasaran.

Baca Juga: 11 Pelatihan & Sertifikasi Project Management Gratis

FAQ Project Brief

Mengapa project brief penting?

Project brief penting karena menyediakan kerangka dasar yang membantu semua pemangku kepentingan memahami visi dan tujuan proyek. Project brief juga membantu dalam mengidentifikasi sumber daya yang diperlukan, mengelola ekspektasi, dan memastikan semua tim dan departemen berada di halaman yang sama sejak awal proyek.

Apa perbedaan project brief dengan project plan?

Project brief adalah dokumen singkat yang memberikan gambaran umum dan fokus dari proyek, sementara project proposal adalah dokumen yang lebih komprehensif yang digunakan untuk memperoleh persetujuan dan pendanaan.

Project plan adalah panduan rinci yang menguraikan setiap aspek pelaksanaan proyek, termasuk jadwal, sumber daya, dan langkah-langkah untuk mencapai tujuan proyek.

Kapan project brief dibuat?

Project brief biasanya dibuat di awal siklus hidup proyek, sebelum pengembangan rencana proyek yang lebih rinci. Ini membantu menetapkan dasar dan arah sebelum masuk ke dalam perencanaan yang lebih mendalam.

Siapa yang perlu menyetujui project brief?

Project brief harus disetujui oleh sponsor proyek dan pemangku kepentingan utama. Persetujuan ini memastikan bahwa semua pihak memiliki pemahaman yang sama tentang proyek dan setuju dengan cara pendekatannya.

Dapatkah project brief diubah?

Meskipun project brief adalah pernyataan awal dari proyek, ia bisa diubah jika terjadi perubahan signifikan dalam lingkup atau sasaran proyek. Setiap perubahan harus dikomunikasikan dan disetujui oleh semua pemangku kepentingan utama.

Pelajari Project Management secara Lengkap melalui Bootcamp Dibimbing.id

Sobat MinDi, itulah beberapa pembahasan mengenai project brief, mulai dari pengertian hingga contohnya, pemahaman ini penting bagi kamu yang sedang mengelola suatu proyek atau menjadi seorang project manager.

Tertarik mempelajari project brief lebih lanjut? Ingin switch career sebagai project manager? Sebagai langkah awal kamu dapat mengikuti bootcamp atau pelatihan intensif.

Yuk ikuti bootcamp product and project management dibimbing.id. Bootcamp terbaik dengan pembelajaran inovatif dan intensif. Bootcamp ini didampingi oleh para mentor profesional dan berpengalaman di bidangnya, yang bakal bantu kamu jadi project manager yang sukses.

Belum memiliki pengalaman di bidang product dan project management sama sekali?
Tenang saja, dibimbing.id siap bimbing kamu mulai dari nol, dengan kurikulum terlengkap, update serta beginner friendly.

Sebanyak 94% alumni bootcamp dibimbing.id telah berhasil mendapatkan kerja sesuai bidang mereka. Nah, jangan khawatir nganggur setelah lulus bootcamp ya, dibimbing.id juga menyediakan job connect ke 570+ hiring partner khusus buat Sobat MinDi.

Tunggu apalagi? buruan konsultasi di sini, apapun tujuan karirmu dibimbing.id siap #BimbingSampeJadi karir impianmu.

Reference:
How to Create a Project Brief (Example Included) - Buka
5 langkah menulis brief proyek yang jelas - Buka