Apa itu Offboarding Karyawan? Pengertian, Proses & Tujuannya
Muthiatur Rohmah
•
23 July 2024
•
5663
Sobat MinDi pasti sering mendengar tentang onboarding karyawan, namun pernahkah mendengar tentang proses offboarding karyawan?
Offboarding adalah proses formal untuk mengelola keluarnya karyawan dari perusahaan, mencakup langkah-langkah administrasi dan transisi tanggung jawab.
Saat seorang karyawan keluar dari perusahaan, mereka akan menempuh proses offboarding terlebih dahulu. Lantas bagaimana proses offboarding?
Yuk simak penjelasan lengkap mengenai offboarding karyawan hanya pada artikel ini.
Apa itu Offboarding?
Sebelum kita membahas lebih jauh mengenai proses offboarding karyawan, pertama-tama yuk pahami dulu apa yang dimaksud offboarding melalui beberapa pengertian berikut ini.
Dilansir dari Hi Bob, Offboarding adalah proses formal ketika seorang karyawan meninggalkan perusahaan, baik karena mengundurkan diri atau diberhentikan.
Seperti onboarding yang membantu karyawan baru beradaptasi, offboarding membantu karyawan meninggalkan pekerjaan dengan lancar.
Proses offboarding bertujuan untuk mengurangi gangguan di perusahaan, melindungi informasi rahasia, mendapatkan umpan balik dari karyawan yang keluar, dan mengucapkan selamat tinggal secara hormat.
Dengan menerapkan proses offboarding yang tepati, perusahaan dapat memastikan proses keluarnya karyawan berjalan lancar, sehingga meninggalkan kesan positif bagi semua pihak yang terlibat.
Perbedaan Onboarding dan Offboarding
Pada pembahasan sebelumnya, sudah MinDi singgung mengenai perbedaan onboarding dan offboarding karyawan. Yuk simak perbedaan lengkapnya berikut ini.
Onboarding dan offboarding adalah dua proses penting dalam siklus hidup karyawan di sebuah perusahaan, namun memiliki tujuan dan tahap yang berbeda.
Onboarding Karyawan
Onboarding adalah proses yang dimulai ketika karyawan baru diterima, bertujuan untuk membantu mereka beradaptasi dengan lingkungan kerja, memahami tugas dan tanggung jawab mereka, serta mengenal budaya perusahaan.
Proses onboarding melibatkan orientasi, pelatihan awal, dan bimbingan yang dirancang untuk memastikan karyawan baru merasa diterima dan siap untuk berkontribusi secara efektif.
Offboarding Karyawan
Sebaliknya, offboarding adalah proses yang dimulai ketika seorang karyawan memutuskan untuk meninggalkan perusahaan atau diberhentikan. Tujuannya untuk memastikan transisi keluar berjalan lancar, melindungi informasi perusahaan, dan meminimalkan gangguan operasional.
Offboarding mencakup pengembalian aset perusahaan, penyelesaian administrasi, mendapatkan umpan balik, dan memberikan dukungan untuk langkah selanjutnya bagi karyawan yang keluar.
Dengan kata lain, onboarding membantu karyawan memulai perjalanan mereka di perusahaan, sementara offboarding memastikan karyawan mengakhiri perjalanan tersebut dengan baik.
Baca Juga: Onboarding Adalah: Definisi, Manfaat, & Cara Menerapkannya
9 Tahapan Proses Offboarding Karyawan
Sebagai seorang HR, Sobat MinDi harus memperhatikan proses offboarding, agar karyawan merasa dihargai selama masa kerjanya.
Dikutip dari AIHR, berikut adalah 9 tahapan proses offboarding karyawan yang dapat Sobat MinDi pahami.
1. Ucapkan Terima Kasih kepada Karyawan
Langkah pertama adalah mengucapkan terima kasih kepada karyawan yang akan meninggalkan perusahaan.
Hal ini penting untuk menghargai kontribusi mereka selama bekerja dan menjaga hubungan baik. Ucapan terima kasih bisa dilakukan secara langsung oleh atasan atau melalui email resmi.
2. Komunikasikan Kepada Tim
Setelah karyawan memutuskan untuk keluar, informasikan hal ini kepada tim dan pihak terkait lainnya. Ini termasuk menginformasikan rekan kerja, departemen lain, dan jika perlu, pelanggan atau klien.
Komunikasi yang jelas membantu mengurangi kebingungan dan menjaga kelancaran operasional perusahaan.
3. Pastikan Transfer Pengetahuan
Pastikan bahwa pengetahuan dan informasi penting yang dimiliki karyawan yang keluar dapat ditransfer kepada karyawan yang tinggal. Ini bisa berupa dokumentasi prosedur, pelatihan rekan kerja, atau sesi berbagi pengetahuan. Tujuannya agar tidak ada informasi penting yang hilang.
4. Kembalikan Aset Perusahaan
Pastikan semua aset yang dipinjamkan kepada karyawan, seperti laptop, ponsel, kartu identitas, kunci, dan peralatan lainnya, dikembalikan sebelum mereka meninggalkan perusahaan. Memiliki daftar inventaris yang jelas membantu dalam proses ini.
5. Cabut Akses ke Sistem Perusahaan
Untuk melindungi informasi dan sistem perusahaan, akses karyawan ke jaringan, email, dan sistem lainnya harus dicabut.
Hal ini mencegah potensi penyalahgunaan data dan menjaga keamanan perusahaan. Bagian IT biasanya bertanggung jawab untuk memastikan akses dicabut tepat waktu.
6. Lakukan Exit Interview
Melakukan exit interview dengan karyawan yang akan keluar dapat memberikan wawasan berharga tentang pengalaman mereka di perusahaan.
Tahap ini adalah kesempatan untuk mendapatkan feedback jujur yang dapat membantu perusahaan meningkatkan lingkungan kerja dan proses internal. Wawancara ini biasanya dilakukan oleh HR.
7. Perbarui Struktur Organisasi
Setelah karyawan meninggalkan perusahaan, pastikan untuk memperbarui bagan organisasi untuk mencerminkan perubahan tersebut.
Hal ini membantu menjaga struktur organisasi tetap akurat dan jelas bagi semua anggota tim dan memastikan peran yang kosong dapat diisi dengan cepat.
8. Atur Kompensasi Karyawan
Pastikan semua pembayaran akhir dan tunjangan diselesaikan tepat waktu. Ini mencakup gaji terakhir, pembayaran cuti yang belum digunakan, dan penyelesaian manfaat lainnya.
Bagian keuangan dan HR harus bekerja sama untuk memastikan tidak ada pembayaran yang tertunda.
9. Tetap Jalin Hubungan dengan Karyawan
Menjaga hubungan baik dengan mantan karyawan dapat bermanfaat di masa depan. Tetap berhubungan melalui jaringan profesional atau media sosial dapat membuka peluang kolaborasi atau referensi di masa mendatang.
Hal ini juga membantu memperkuat citra perusahaan sebagai tempat kerja yang suportif dan profesional.
Dengan mengikuti sembilan langkah ini, perusahaan dapat memastikan proses offboarding berjalan lancar dan profesional, sehingga memberikan pengalaman yang positif bagi karyawan yang keluar dan menjaga stabilitas operasional.
Pentingnya Proses Offboarding Karyawan
Sobat MinDi jangan menganggap remeh proses offboarding karyawan, sebab tahap ini berperan penting dalam menjaga citra perusahaan di masa depan.
Yuk simak beberapa alasan pentingnya proses offboarding berikut ini.
1. Menjaga Reputasi Perusahaan
Proses offboarding yang direncanakan dengan baik dan berjalan lancar membantu menjaga reputasi perusahaan di mata karyawan yang pergi dan juga di luar perusahaan.
Karyawan yang meninggalkan perusahaan dengan pengalaman positif cenderung berbicara baik tentang perusahaan kepada orang lain, termasuk calon karyawan potensial dan mitra bisnis.
Reputasi yang baik ini sangat penting untuk menarik talenta terbaik di masa depan dan membangun citra positif di industri.
2. Keamanan Data
Salah satu aspek kritis dari offboarding adalah melindungi keamanan data perusahaan. Dengan memastikan bahwa semua akses karyawan ke sistem perusahaan dicabut dan semua perangkat serta informasi perusahaan dikembalikan, perusahaan dapat mencegah potensi kebocoran data dan penyalahgunaan informasi.
Proses ini membantu menjaga integritas dan kerahasiaan data perusahaan, yang merupakan aset penting dalam dunia bisnis saat ini.
3. Membangun Budaya Perusahaan yang Positif
Proses offboarding yang dilakukan dengan hormat dan profesional dapat memperkuat budaya perusahaan yang positif.
Ketika karyawan merasa dihargai dan diperlakukan dengan baik hingga hari terakhir mereka, ini menciptakan lingkungan kerja yang mendukung dan menghormati setiap individu.
Selain itu, suksesnya offboarding juga memungkinkan perusahaan dan karyawan yang keluar untuk mempertahankan hubungan saling menghormati, yang dapat bermanfaat untuk jaringan profesional dan kolaborasi di masa depan.
Proses offboarding yang efektif memastikan bahwa perusahaan tetap menjalin hubungan yang baik dengan karyawan yang keluar.
Baca Juga: Apa itu Kompensasi & Benefit? Definisi, Komponen & Perbedaan
Ingin Jadi HR Profesional? Yuk Ikuti Bootcamp Dibimbing.id
Sobat MinDi, itulah beberapa pembahasan mengenai offboarding karyawan, HR perusahaan harus memperhatikan proses ini, agar karyawan merasa dihargai, sehingga menjaga citra perusahaan dengan baik.
Kesimpulannya, Offboarding yang terstruktur dan profesional menjaga reputasi perusahaan, keamanan data, dan budaya kerja positif sambil memastikan hubungan baik dengan karyawan yang keluar.
Ingin jadi master di bidang HR? Atau tertarik switch career menjadi Human Resources perusahaan?
Yuk ikuti bootcamp Human Resources dibimbing.id, sebuah bootcamp terbaik dengan pembelajaran inovatif dan intensif. Kuasai tools HRIS dan seluruh aspek Human Resources yang akan diajarkan pada bootcamp ini.
Bootcamp HR dibimbing.id didampingi oleh mentor profesional dan terbaik yang bakal bantu kamu jadi Human Resources sukses.
Belum memiliki pengalaman di bidang human resources sama sekali?
Tenang saja, dibimbing.id siap bimbing kamu mulai dari nol, dengan kurikulum terlengkap, update serta beginner friendly.
Sebanyak 94% alumni bootcamp dibimbing.id telah berhasil mendapatkan kerja sesuai bidang mereka. Nah, jangan khawatir nganggur setelah lulus bootcamp ya, dibimbing.id juga menyediakan job connect ke 570+ hiring partner khusus buat Sobat MinDi.
Tunggu apalagi? buruan konsultasi di sini, apapun tujuan karirmu dibimbing.id siap #BimbingSampeJadi karir impianmu.
Reference:
Tags
Muthiatur Rohmah
Muthia adalah seorang Content Writer dengan kurang lebih satu tahun pengalaman. Muthia seorang lulusan Sastra Indonesia yang hobi menonton dan menulis. Sebagai SEO Content Writer Dibimbing, Ia telah menulis berbagai konten yang berkaitan dengan Human Resources, Business Intelligence, Web Development, Product Management dan Digital Marketing.
