Mengenal Apa Itu Proses Onboarding Karyawan & 8 Tahapannya

Penasaran tahapan proses onboarding karyawan? Baca artikel ini sampai habis ya!

Apa Itu Proses Onboarding Karyawan?

Proses onboarding karyawan adalah serangkaian aktivitas yang dirancang untuk menyambut dan mengintegrasikan karyawan baru ke dalam lingkungan kerja perusahaan. 

Tujuan utama dari proses ini adalah untuk memastikan transisi yang mulus dan efektif bagi karyawan baru. Kegiatannya meliputi pengenalan lingkungan kerja, peran dan tanggung jawab, hingga budaya serta nilai-nilai organisasi.

Proses ini penting karena dapat mempengaruhi kesuksesan karyawan dalam jangka panjang di perusahaan. Sebab, onboarding yang efektif bisa mengurangi waktu yang diperlukan bagi karyawan baru untuk menjadi produktif dan meningkatkan retensi pekerja.

Berapa Lama Proses Onboarding?

Proses onboarding karyawan biasanya berlangsung antara beberapa minggu hingga satu tahun. Durasinya tergantung pada kompleksitas pekerjaan dan kebijakan perusahaan. 

Fase awal yang berlangsung di minggu pertama cenderung berfokus pada orientasi dasar dan perkenalan dengan lingkungan kerja. 

Berikutnya, onboarding menengah dapat memakan waktu hingga tiga bulan. Di fase ini, karyawan baru mulai terlibat lebih dalam dengan tugas-tugas spesifik dan pelatihan lanjutan. 

Untuk posisi yang lebih kompleks atau strategis, onboarding lanjutan bisa berlanjut hingga satu tahun. Hal ini bertujuan untuk sepenuhnya mengintegrasikan karyawan ke dalam budaya dan operasional perusahaan.

Apa Saja Tahapan dari Proses Onboarding Karyawan?

Proses onboarding karyawan yang efektif dan terstruktur meliputi beberapa tahapan utama. Masing-masing tahapan bertujuan untuk memastikan integrasi yang sukses dan produktif bagi karyawan baru. 

1. Persiapan Pra-Onboarding

Sebelum karyawan baru memulai hari pertamanya, perusahaan harus mempersiapkan segala sesuatu yang diperlukan. Ini termasuk akses sistem, alat kerja, dan dokumen-dokumen relevan. 

2. Sambutan Hari Pertama

Pada hari pertama, karyawan baru diberikan sambutan hangat dan perkenalan dengan timnya serta lingkungan kerja. Hari ini biasanya meliputi sesi orientasi yang menjelaskan sejarah perusahaan, nilai-nilai inti, dan struktur organisasi.

3. Orientasi Perusahaan dan Budaya

Melibatkan pengenalan lebih lanjut kepada budaya perusahaan, visi, misi, dan etika kerja. Tujuannya adalah untuk memastikan karyawan baru memahami dan merasa terhubung dengan nilai-nilai perusahaan.

4. Pelatihan Spesifik Pekerjaan

Karyawan baru menerima pelatihan yang berkaitan langsung dengan peran dan tanggung jawab mereka. Pelatihan ini bisa bersifat teknis atau non-teknis, tergantung pada posisi yang diisi.

5. Penetapan Tujuan dan Ekspektasi

Karyawan baru dan atasan mereka menetapkan tujuan kinerja dan ekspektasi jangka pendek serta jangka panjang. Langkah ini membantu memberikan arah dan fokus bagi karyawan baru dalam pekerjaannya.

6. Mentoring dan Pendampingan

Perusahaan sering kali menugaskan mentor atau "buddy" kepada karyawan baru untuk membantu mereka beradaptasi dengan lingkungan kerja baru. Mentor ini bisa menjadi sumber informasi dan dukungan yang berharga.

7. Evaluasi dan Feedback

Karyawan baru menerima evaluasi kinerja awal dan feedback reguler dari atasan atau mentor mereka. Ini memberikan kesempatan untuk mengidentifikasi area yang membutuhkan peningkatan dan untuk merayakan keberhasilan awal.

8. Integrasi Jangka Panjang

Tahap akhir dari onboarding fokus pada integrasi jangka panjang karyawan baru ke dalam tim dan perusahaan secara keseluruhan. Ini bisa mencakup partisipasi dalam proyek khusus, program pengembangan karir, dan kegiatan tim untuk memperkuat hubungan kerja.

Baca Juga: Cara Memilih Corporate Training yang Tepat Bagi Perusahaan