Apa itu HRIS? Definisi, Fungsi, Fitur & Sistem Kerjanya

Dalam era digital saat ini, perusahaan semakin bergantung pada teknologi untuk mengelola berbagai aspek operasional, termasuk manajemen Human Resources. Salah satu teknologi yang populer digunakan adalah HRIS. 

Human Resources Information System (HRIS) adalah sistem berbasis teknologi yang dirancang untuk mengelola dan mengotomatisasi berbagai fungsi HR seperti penggajian, rekrutmen, pelacakan kinerja, dan administrasi karyawan. 

Dengan HRIS, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi operasional, mengurangi kesalahan manusia, dan memastikan data karyawan dikelola dengan aman dan tepat waktu. 

Penasaran mengenai apa itu HRIS lebih lanjut? Bagaimana fitur dan sistem kerjanya? Yuk simak penjelasan lengkapnya pada artikel ini.

Apa itu HRIS (Human Resources Information System)?

Tunggu dulu Sobat MinDi, sebelum kita melangkah lebih jauh mengenai HRIS, pertama-tama yuk pahami dulu apa itu HRIS secara lengkap, melalui beberapa pengertian berikut ini.

Dikutip dari Oracle, Human Resources Information System (HRIS) adalah perangkat lunak yang dirancang untuk mengelola informasi karyawan dan kebijakan SDM perusahaan. 

HRIS membantu perusahaan menyimpan, mengelola, dan memproses data karyawan dengan cara yang efisien dan terstandarisasi. Sistem HRIS membantu perusahaan menyimpan informasi secara elektronik, sehingga lebih mudah dikelola daripada dokumen fisik yang diproses manual.

HRIS berfungsi sebagai jalan dua arah, hal ini berarti, informasi tentang karyawan dikumpulkan oleh perusahaan dan kemudian bisa diakses kembali oleh karyawan. 

HRIS membuat proses seperti penggajian, rekrutmen, dan pelacakan kinerja menjadi lebih cepat dan akurat. Secara keseluruhan, HRIS membuat interaksi antara karyawan dan perusahaan menjadi lebih lancar dan efisien, sehingga menciptakan lingkungan kerja yang lebih terorganisir dan responsif.

Apa saja Fungsi HRIS bagi Perusahaan?

Penasaran mengenai apa saja fungsi HRIS bagi perusahaan? Yuk simak penjelasan lengkapnya berikut ini.

1. Pengelolaan Data Karyawan

HRIS menyimpan semua informasi penting mengenai karyawan dalam satu sistem yang terpusat. Data ini mencakup informasi pribadi, riwayat pekerjaan, informasi kontak darurat, catatan pelatihan, dan lain-lain. 

Dengan memiliki semua data ini di satu tempat, perusahaan dapat mengakses informasi dengan cepat dan mudah, serta memastikan bahwa data selalu up-to-date dan akurat.

2. Penggajian dan Manajemen Manfaat

HRIS membantu dalam proses penggajian dengan mengotomatisasi payroll, pemotongan pajak, dan pengelolaan tunjangan karyawan. Sistem ini juga dapat mengelola berbagai program manfaat seperti asuransi kesehatan, pensiun, dan cuti. 

Dengan mengotomatisasi tugas-tugas ini, HRIS mengurangi kemungkinan kesalahan dan memastikan bahwa karyawan menerima gaji dan manfaat mereka dengan tepat waktu.

3. Rekrutmen dan Onboarding

HRIS mendukung proses rekrutmen dengan mengelola lowongan pekerjaan, pelamar, dan jadwal wawancara. Sistem ini juga dapat mengotomatiskan tugas-tugas administratif seperti pemeriksaan latar belakang dan penawaran kerja. 

Setelah karyawan baru bergabung, HRIS membantu dalam proses onboarding dengan memastikan bahwa semua dokumen yang diperlukan telah lengkap dan karyawan baru mendapatkan pelatihan yang diperlukan.

4. Pelacakan Kinerja dan Pengembangan

HRIS membantu perusahaan melacak kinerja karyawan melalui evaluasi rutin dan umpan balik. Sistem ini juga dapat mengelola program pelatihan dan pengembangan, memastikan bahwa karyawan mendapatkan kesempatan untuk meningkatkan keterampilan mereka. 

Dengan cara ini, HRIS membantu perusahaan dalam mengidentifikasi karyawan berpotensi tinggi dan merencanakan jalur karir mereka.

5. Kepatuhan dan Pelaporan

HRIS membantu perusahaan mematuhi berbagai regulasi ketenagakerjaan dengan memastikan bahwa semua catatan dan laporan disimpan dengan benar dan dapat diakses dengan mudah. 

Sistem ini dapat menghasilkan laporan yang diperlukan untuk audit, serta menyediakan data yang diperlukan untuk analisis dan pengambilan keputusan. Dengan memastikan kepatuhan dan pelaporan yang tepat, HRIS membantu perusahaan menghindari denda dan masalah hukum.

Fungsi-fungsi HRIS ini, dapat meningkatkan efisiensi operasional, mengurangi beban administratif, dan mendukung strategi pengembangan sumber daya manusia di perusahaan.

Apa saja Fitur yang Ada dalam HRIS?

Dikutip dari LinkedIn Community, terdapat 6 fitur HRIS yang wajib dipelajari dan dipahami oleh Human Resources perusahaan. Apa saja fitur HRIS tersebut?

1. Data Integration

Data integration dalam HRIS berfungsi menggabungkan berbagai sumber data ke dalam satu sistem terpusat. 

Hal ini berarti informasi dari berbagai departemen, seperti penggajian, manajemen manfaat, rekrutmen, dan pelatihan, dapat diakses dan dikelola dari satu platform. 

Integrasi data yang baik memastikan bahwa informasi selalu konsisten dan dapat diandalkan, yang membantu dalam pengambilan keputusan yang lebih baik.

2. Data Quality

Kualitas data adalah elemen kunci dalam HRIS yang memastikan bahwa data yang dimasukkan dan dikelola dalam sistem adalah akurat, lengkap, dan terbaru. 

Fitur ini mencakup validasi data, pembersihan data, dan pembaruan otomatis untuk menghindari duplikasi atau ketidakkonsistenan. Kualitas data yang baik sangat penting untuk mendukung operasional HR dan strategi bisnis yang efektif.

3. Data Security

Keamanan data dalam HRIS sangat penting untuk melindungi informasi sensitif karyawan dan perusahaan. Fitur keamanan data mencakup enkripsi, kontrol akses, autentikasi multi-faktor, dan pencatatan aktivitas pengguna. 

HRIS harus memenuhi standar keamanan yang ketat untuk memastikan bahwa data pribadi karyawan dan informasi perusahaan tidak jatuh ke tangan yang salah.

4. Data Analysis

Analisis data dalam HRIS memungkinkan perusahaan untuk mengevaluasi dan memahami berbagai tren dan pola dalam data karyawan. 

Fitur ini menyediakan alat analitik dan laporan yang dapat digunakan untuk mengukur kinerja, mengidentifikasi kebutuhan pelatihan, dan merencanakan strategi pengembangan tenaga kerja.

5. Data Accessibility

Aksesibilitas data berarti bahwa informasi yang diperlukan dapat diakses dengan mudah oleh mereka yang membutuhkan, kapan saja dan dari mana saja. 

HRIS menyediakan antarmuka yang ramah pengguna dan akses berbasis peran untuk memastikan bahwa hanya pengguna yang berwenang yang dapat melihat atau mengubah data tertentu. 

6. Data Compliance

Kepatuhan data adalah fitur yang memastikan bahwa HRIS memenuhi semua regulasi dan standar yang berlaku terkait pengelolaan data karyawan. Ini termasuk undang-undang perlindungan data, peraturan ketenagakerjaan, dan standar industri. 

HRIS harus memiliki mekanisme untuk audit, pelaporan, dan penyimpanan data yang mematuhi peraturan ini, menghindari risiko hukum dan denda bagi perusahaan.

Fitur-fitur HRIS tersebut sangat penting untuk memastikan fungsi HRIS berjalan secara optimal, mendukung manajemen sumber daya manusia yang efektif, dan membantu perusahaan.

Baca Juga: 8 Jenjang Karir HRD yang Menjanjikan Masa Depan, Yuk Simak!

Bagaimana Sistem Kerja HRIS pada Perusahaan?

Human Resources Information System (HRIS) mengintegrasikan berbagai fungsi manajemen sumber daya manusia ke dalam satu platform teknologi, yang memungkinkan perusahaan untuk mengelola data karyawan secara efisien. 

Kemudian HRIS mengumpulkan dan menyimpan informasi karyawan dalam basis data terpusat, memvalidasi dan memperbarui data untuk memastikan akurasi, serta menyediakan fitur keamanan seperti enkripsi dan kontrol akses untuk melindungi informasi sensitif.

Sistem HRIS juga mendukung analisis data dengan menyediakan alat dan laporan analitik, memastikan aksesibilitas data bagi pengguna yang berwenang, dan memenuhi regulasi terkait pengelolaan data karyawan. 

Dengan demikian, HRIS meningkatkan efisiensi operasional dan mendukung strategi HR yang lebih efektif dan strategis.

Rekomendasi Software HRIS yang Akurat & Terbaik

Sobat MinDi hendak mulai menggunakan HRIS untuk management SDM perusahaan? Bingung memilih software HRIS yang tepat? Yuk simak rekomendasi MinDi berikut ini.

1. Mekari Talenta

Yang pertama ada Mekari Talenta. Mekari Talenta menyediakan fitur-fitur seperti penggajian otomatis, absensi online, manajemen cuti, pelacakan kinerja karyawan, payroll, task & project management, dan document template.

Dengan antarmuka yang user-friendly, Talenta memudahkan HR dalam mengelola data karyawan dan mengotomatisasi berbagai proses HR, sehingga meningkatkan efisiensi dan akurasi operasional.

2. LinovHR

LinovHR adalah solusi HRIS lokal yang menawarkan berbagai fitur untuk mendukung manajemen HR di perusahaan. LinovHR menyediakan modul-modul seperti rekrutmen, onboarding, penggajian, manajemen waktu dan absensi, serta evaluasi kinerja. 

Selain itu, LinovHR juga memiliki fitur untuk manajemen pelatihan dan pengembangan karyawan, serta analisis data HR yang membantu dalam pengambilan keputusan strategis. 

Dengan layanan yang fleksibel dan dapat disesuaikan, LinovHR cocok untuk berbagai jenis perusahaan di Indonesia.

Selain Mekari Talenta, Sleekr HR, dan LinovHR, berikut satu rekomendasi software HRIS lainnya:

3. Gadjian

Gadjian adalah software HRIS yang fokus pada kemudahan penggunaan dan efisiensi dalam manajemen sumber daya manusia. Gadjian menyediakan berbagai fitur seperti penggajian otomatis, manajemen cuti, absensi online, dan pelaporan HR. 

Software ini dirancang untuk membantu perusahaan kecil dan menengah dalam mengelola HR dengan lebih efektif dan akurat. 

Dengan antarmuka yang intuitif dan layanan pelanggan yang responsif, Gadjian menjadi pilihan yang solid bagi perusahaan yang ingin mengotomatiskan proses HR mereka.

Tips Memilih Software HRIS yang Tepat & Sesuai

Tunggu dulu, sebelum Sobat MinDi menentukan HRIS yang tepat untuk perusahaan kamu, pertama-tama yuk simak tips memilih software HRIS versi MinDi berikut ini.

1. Sesuaikan dengan Kebutuhan Bisnis

Pilih software HRIS yang sesuai dengan kebutuhan spesifik bisnis perusahaan. Pertimbangkan fitur-fitur yang diperlukan seperti penggajian, manajemen cuti, rekrutmen, dan pelacakan kinerja. Pastikan software tersebut dapat diintegrasikan dengan sistem yang sudah ada di perusahaan.

2. Kemudahan Penggunaan

Pastikan software HRIS memiliki antarmuka yang user-friendly dan mudah digunakan oleh tim HR dan karyawan. Software yang intuitif akan mempercepat proses implementasi dan mengurangi waktu pelatihan.

3. Dukungan dan Keamanan yang Baik

Periksa tingkat dukungan pelanggan yang ditawarkan oleh penyedia software. Dukungan yang responsif sangat penting untuk mengatasi masalah teknis dengan cepat. 

Selain itu, pastikan software memiliki fitur keamanan yang kuat untuk melindungi data sensitif karyawan.

Memilih software HRIS yang tepat dapat membantu meningkatkan efisiensi dan efektivitas manajemen sumber daya manusia di perusahaan Sobat MinDi.

Baca Juga: Apa itu HRBP? Definisi, Peran, Gaji & Skill yang Dibutuhkan

Ingin Mempelajari Sistem HRIS Lebih Lanjut? Yuk Ikuti Bootcamp Dibimbing.id

Sobat MinDi, itulah beberapa pembahasan mengenai HRIS, yang dapat Sobat MinDi pahami dan praktikkan dalam manajemen SDM perusahaan yang lebih mudah dan efisien.

Kesimpulannya, HRIS (Human Resources Information System) adalah software yang mengintegrasikan dan mengotomatisasi berbagai fungsi HR untuk meningkatkan efisiensi, akurasi, dan manajemen data karyawan.

Ingin jadi master di bidang Human Resources? Tertarik mempelajari sistem HRIS lebih lanjut? Bingung harus mulai dari mana?

Yuk ikuti bootcamp Human Resources dibimbing.id, sebuah bootcamp terbaik dengan pembelajaran inovatif dan intensif. Kuasai tools HRIS dan seluruh aspek Human Resources yang akan diajarkan pada bootcamp ini.

Bootcamp HR dibimbing.id didampingi oleh mentor profesional dan terbaik yang bakal bantu kamu jadi Human Resources sukses.

Belum memiliki pengalaman di bidang human resources sama sekali?

Tenang saja, dibimbing.id siap bimbing kamu mulai dari nol, dengan kurikulum terlengkap, update serta beginner friendly. 

Sebanyak 94% alumni bootcamp dibimbing.id telah berhasil mendapatkan kerja sesuai bidang mereka. Nah, jangan khawatir nganggur setelah lulus bootcamp ya, dibimbing.id juga menyediakan job connect ke 570+ hiring partner khusus buat Sobat MinDi.

Tunggu apalagi? buruan konsultasi di sini, apapun tujuan karirmu dibimbing.id siap #BimbingSampeJadi karir impianmu.

Reference:

1. What Is HRIS? - Buka
2. What are the most important features of an HRIS database management system? - Buka