Payroll Adalah: Pengertian, Manfaat & Mekanismenya

Muthiatur Rohmah

•

27 April 2024

•

303

Sistem pengelolaan Human Resource di sebuah perusahaan, pasti tidak pernah luput dari sistem penggajian.

Gaji merupakan komisi atau upah bagi karyawan yang telah disepakati jumlahnya pada awal bekerja. Biasanya perusahaan menggunakan sistem payroll dalam urusan gaji karyawan.

Lalu apa itu payroll?
Payroll adalah proses administratif yang melibatkan penghitungan dan distribusi gaji kepada karyawan suatu perusahaan.

Sistem payroll ini penting untuk meningkatkan kepuasan karyawan hingga kepatuhan terhadap hukum (distribusi pajak, dll.).

Penasaran mengenai payroll lebih lanjut? Yuk simak pengertian, manfaat hingga mekanisme sistem payroll berikut ini.

Apa itu Payroll?

Payroll adalah proses yang digunakan oleh perusahaan atau organisasi untuk mengatur pembayaran gaji dan upah kepada karyawan mereka.

Proses payroll meliputi berbagai tugas administratif yang penting, termasuk penghitungan jumlah gaji yang harus dibayarkan kepada karyawan berdasarkan jam kerja dan tingkat gaji mereka, pengurangan pajak dan potongan lainnya seperti kontribusi asuransi dan dana pensiun.

Sistem payroll juga bertanggung jawab untuk memastikan bahwa semua pembayaran dilakukan tepat waktu dan sesuai dengan hukum perpajakan dan ketenagakerjaan yang berlaku.

Selain itu, payroll juga melibatkan pencatatan rinci mengenai gaji karyawan, pajak yang dibayar, dan informasi terkait lainnya yang penting untuk audit dan pengelolaan sumber daya manusia.

Proses payroll yang efisien dan akurat adalah hal yang penting bagi operasional perusahaan serta kepuasan dan moral karyawan.

Manfaat Sistem Payroll

Sistem payroll yang efisien dan otomatis dapat memberikan berbagai manfaat bagi perusahaan. Lantas apa saja manfaat payroll bagi perusahaan?

Berikut adalah manfaat payroll yang membantu administratif perusahaan.

1. Efisiensi Waktu

Sistem payroll yang otomatis meminimalkan tugas administrasi yang berulang dan mengurangi kesalahan manusia. Hal ini akan membantu tim HR dan keuangan dalam menghitungnya, sehingga dapat untuk tugas-tugas strategis lainnya.

Automasi payroll memastikan bahwa perhitungan gaji, potongan, dan tambahan dilakukan dengan cepat dan akurat.

2. Kepatuhan Terhadap Peraturan

Mematuhi peraturan pajak dan ketenagakerjaan adalah suatu keharusan bagi setiap perusahaan. Sistem payroll yang baik akan diperbarui dengan perubahan terbaru dalam peraturan untuk memastikan bahwa perusahaan selalu mematuhi.

Payroll juga membantu dalam menghitung pajak dan kontribusi asuransi yang benar serta memastikan bahwa semua pelaporan pajak kepada pemerintah dilakukan tepat waktu.

3. Akses dan Pengelolaan Data yang Mudah

Payroll memungkinkan penyimpanan semua data terkait gaji, seperti slip gaji dan laporan tahunan dalam satu sistem terpusat, hal ini membuat pencarian dan pengelolaan data menjadi lebih mudah.

Sistem Payroll yang terintegrasi dapat diakses oleh karyawan dan manajemen, akan meningkatkan transparansi dan kepercayaan.

4. Mengurangi Biaya Operasional

Dengan mengotomatisasi proses payroll, perusahaan dapat mengurangi biaya yang terkait dengan pengelolaan payroll secara manual.

Penggunaan kertas berkurang, kebutuhan akan intervensi manusia berkurang, dan potensi biaya dari kesalahan penghitungan atau denda kepatuhan juga diminimalkan.

5. Keamanan Data yang Ditingkatkan

Sistem payroll modern dilengkapi dengan fitur keamanan data canggih untuk melindungi informasi sensitif karyawan dari akses tidak sah dan kehilangan data.

Enkripsi data, autentikasi pengguna berlapis, dan backup data rutin adalah beberapa fitur keamanan yang biasa ditawarkan oleh penyedia sistem payroll.

Dengan menggunakan sistem payroll, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi operasional terutama dalam hal pembiayaan.

Baca Juga: Cara Membuat SOP Onboarding Karyawan Baru, Panduan Lengkap!

Bagaimana Mekanisme Kerja Sistem Payroll?

Mekanisme kerja payroll melibatkan serangkaian langkah yang terorganisir untuk mengelola pembayaran gaji karyawan secara efisien dan akurat.

Berikut adalah gambaran umum tentang mekanisme kerja payroll yang perlu dipahami:

1. Pengumpulan Data Karyawan

Langkah pertama dalam proses payroll adalah mengumpulkan dan memverifikasi data karyawan yang relevan.

Hal ini termasuk informasi pribadi (seperti nama, alamat, nomor identifikasi), detail pekerjaan (seperti jabatan, departemen, lokasi), dan data finansial (seperti informasi rekening bank, gaji pokok). Data ini juga mencakup variabel seperti jam kerja, lembur, bonus, dan potongan lainnya.

2. Perhitungan Gaji

Setelah semua data dikumpulkan, sistem payroll menghitung jumlah gaji yang harus dibayarkan kepada setiap karyawan. Perhitungan ini termasuk:
Menghitung gaji kotor dengan mempertimbangkan jam kerja reguler, lembur, komisi, dan bonus.
Mengurangi pajak dan potongan lainnya seperti iuran asuransi kesehatan, kontribusi pensiun, dan pinjaman karyawan, jika ada.
Menyesuaikan untuk cuti yang dibayar atau tidak dibayar, serta tunjangan lain yang mungkin berlaku.

3. Penerapan Peraturan Pajak dan Kepatuhan

Payroll memastikan kepatuhan terhadap peraturan pajak lokal dan nasional. Ini termasuk penghitungan dan pemotongan pajak penghasilan, pajak gaji, dan kontribusi ke program pemerintah seperti Jaminan Sosial dan Medicare.

Sistem juga bertanggung jawab untuk menghasilkan laporan dan formulir yang diperlukan untuk kepatuhan, seperti W-2 dan 1099.

4. Pembayaran Gaji

Setelah semua perhitungan selesai, sistem payroll memproses pembayaran. Pembayaran bisa dilakukan melalui berbagai cara seperti transfer bank, cek, atau pembayaran langsung ke kartu gaji prabayar.

Payroll akan memastikan bahwa semua karyawan menerima pembayaran tepat waktu sesuai dengan jadwal gaji yang ditetapkan oleh perusahaan.

5. Pembuatan Laporan

Sistem payroll menghasilkan berbagai laporan yang membantu manajemen dalam analisis biaya tenaga kerja dan perencanaan sumber daya manusia. Laporan ini dapat mencakup rincian pengeluaran gaji per departemen, laporan kehadiran, dan analisis tren gaji.

6. Manajemen Data dan Integrasi

Payroll sering terintegrasi dengan sistem HR dan akuntansi lainnya, yang memungkinkan data mengalir secara seamless antara sistem untuk memaksimalkan efisiensi dan mengurangi kesalahan.

Sistem payroll juga bertanggung jawab untuk menjaga keamanan data dan memastikan bahwa semua informasi tetap rahasia dan aman dari akses yang tidak sah.

Proses ini secara keseluruhan otomatis dan ditangani oleh software payroll canggih, yang memastikan bahwa proses berjalan lancar, meminimalkan kesalahan, dan memenuhi semua kebutuhan regulasi dan keuangan dari perusahaan.

Contoh Payroll Gaji Karyawan & Cara Menghitungnya

Penasaran mengenai contoh payroll gaji karyawan dan cara menghitungnya? Yuk simak berikut ini!

Mari kita buat contoh sederhana mengenai penghitungan payroll gaji karyawan.
Misalkan ada seorang karyawan yang bernama Andi. Berikut adalah detail gaji Andi dan cara menghitung gaji bersih yang diterimanya:

Detail Gaji:
Gaji Pokok per Bulan: Rp 5.000.000
Tunjangan Transportasi: Rp 500.000
Tunjangan Makan: Rp 300.000
Jam Lembur: 10 jam
Tarif Lembur per Jam: Rp 20.000
Potongan BPJS Kesehatan (3% dari Gaji Pokok): Rp 150.000
Potongan BPJS Ketenagakerjaan (2% dari Gaji Pokok): Rp 100.000

Langkah Menghitung Gaji Bersih:
Menghitung Gaji Kotor:

Gaji kotor adalah total dari gaji pokok ditambah semua tunjangan dan lembur.

Gaji Kotor = Gaji Pokok + Tunjangan Transportasi + Tunjangan Makan + (Jam Lembur × Tarif Lembur)
              = Rp 5.000.000 + Rp 500.000 + Rp 300.000 + (10 × Rp 20.000)
              = Rp 5.000.000 + Rp 500.000 + Rp 300.000 + Rp 200.000
              = Rp 6.000.000

Menghitung Potongan:
   Potongan mencakup kontribusi BPJS Kesehatan dan Ketenagakerjaan.

  Total Potongan = Potongan BPJS Kesehatan + Potongan BPJS Ketenagakerjaan
                  = Rp 150.000 + Rp 100.000
                  = Rp 250.000

Menghitung Gaji Bersih:
   Gaji bersih adalah gaji kotor dikurangi total potongan.

Gaji Bersih = Gaji Kotor - Total Potongan
               = Rp 6.000.000 - Rp 250.000
               = Rp 5.750.000

Andi akan menerima gaji bersih sebesar Rp 5.750.000 untuk bulan tersebut.

Nah, Sobat MinDi, itulah beberapa pembahasan mengenai payroll, mulai dari pengertian hingga contoh perhitungannya. Jika kamu seorang HR, pastikan untuk memahami dengan detail sistem payroll ini.

Baca Juga: Memulai Langkah Pertama Dalam Karir Seorang Fresh Graduate

Memiliki minat di bidang Human Resources? Ingin jadi master di bidang HR perusahaan?
Yuk ikuti bootcamp Human Resources dibimbing.id, sebuah bootcamp terbaik dengan pembelajaran inovatif dan intensif. Kuasai tools HRIS dan seluruh aspek Human Resources yang akan diajarkan pada bootcamp ini.

Bootcamp HR dibimbing.id didampingi oleh mentor profesional dan terbaik yang bakal bantu kamu jadi Human Resources sukses.

Belum memiliki pengalaman di bidang human resources sama sekali?
Tenang saja, dibimbing.id siap bimbing kamu mulai dari nol, dengan kurikulum terlengkap, update serta beginner friendly.

Sebanyak 94% alumni bootcamp dibimbing.id telah berhasil mendapatkan kerja sesuai bidang mereka. Nah, jangan khawatir nganggur setelah lulus bootcamp ya, dibimbing.id juga menyediakan job connect ke 570+ hiring partner khusus buat Sobat MinDi.

Tunggu apalagi? buruan konsultasi di sini, apapun tujuan karirmu dibimbing.id siap #BimbingSampeJadi karir impianmu.