Cara Membuat SOP Onboarding Karyawan Baru, Panduan Lengkap!

Cara Membuat SOP Onboarding Karyawan Baru

Sumber: Freepik

Standard Operating Procedure atau SOP onboarding adalah kunci untuk memastikan bahwa setiap anggota tim baru menerima pengalaman yang baik saat bergabung ke perusahaan. Untuk membuat SOP yang baik, ini adalah panduan yang bisa Anda buat:

1. Tentukan SOP Onboarding

Langkah pertama untuk membuat SOP onboarding karyawan baru adalah dengan menetapkan tujuan. 

Tujuan ini bisa berupa untuk mempercepat masa transisi karyawan, memperkenalkan budaya perusahaan, atau memastikan tim baru memahami tanggung jawabnya.

Setelah menetapkan SOP onboarding, kamu bisa mulai tentukan lingkup prosesnya. Lingkup prosesnya bisa mencakup beberapa hal yakni:

• Siapa yang bertanggung jawab untuk berbagai tugas.

• Berapa lama proses onboarding akan berlangsung.

2. Tetapkan Alur Pra-Onboarding

Langkah berikutnya adalah menentukan alur pra-onboarding. Beberapa hal dalam pra-onboarding yang bisa kamu tulis dalam SOP antara lain:

• Tawaran Pekerjaan dan Dokumen: Pastikan semua dokumen terkait tawaran pekerjaan, kontrak, dan administrasi lainnya dikirimkan dan diisi oleh karyawan baru sebelum mereka mulai.

• Persiapan Tempat Kerja: Siapkan tempat kerja karyawan baru, termasuk peralatan dan akses sistem yang diperlukan.

• Komunikasi Pra-Kedatangan: Kirim email atau paket sambutan yang menyertakan informasi tentang hari pertama, agenda orientasi, dress code, dan lain-lain.

4. Rencanakan Kegiatan di Minggu Pertama

Berikutnya adalah membuat rencana kegiatan di minggu pertama. Beberapa hal yang bisa dicantumkan di SOP onboarding karyawan baru antara lain:

• Rencana Onboarding: Sajikan rencana onboarding yang rinci, termasuk jadwal pelatihan, pertemuan dengan tim, dan milestones penting.

• Pelatihan Khusus: Berikan pelatihan tentang perangkat lunak, alat, atau proses kerja yang akan digunakan karyawan dalam tugasnya.

• Integrasi Tim: Fasilitasi pertemuan dengan anggota tim lain untuk memulai proses integrasi sosial dan profesional.

5. Buat Rencana 30 Hari Pertama

Langkah selanjutnya dalam menetapkan SOP onboarding karyawan adalah membuat rencana untuk 30 hari pertama. Berikut adalah beberapa hal yang bisa menjadi kegiatan di 30 hari pertama:

• Evaluasi dan Feedback: Lakukan evaluasi awal dan mintalah feedback dari karyawan baru tentang pengalaman onboarding mereka.

• Pengembangan Rencana Kerja: Bantu karyawan baru mengembangkan rencana kerja dan tujuan jangka pendek.

• Check-in Berkala: Atur check-in berkala untuk mengevaluasi kemajuan dan menangani pertanyaan atau kekhawatiran.

6. Tetapkan Rencana untuk 90 Hari Pertama

Cara berikutnya untuk membuat SOP onboarding karyawan adalah menetapkan rencana kegiatan 90 hari pertama. Berikut adalah daftar kegiatan 90 hari pertama:

• Evaluasi Kinerja: Lakukan evaluasi kinerja formal pertama bagi karyawan baru untuk memberikan feedback dan menetapkan tujuan berikutnya.

• Integrasi Lanjutan: Lanjutkan dengan menyediakan peluang untuk pengembangan profesional dan integrasi lebih lanjut dalam tim.

Baca Juga: Pelatihan Perusahaan: Investasi Strategis Bagi Pertumbuhan Perusahaan

7. Lakukan Evaluasi dan Penyesuaian SOP

Cara selanjutnya adalah melakukan evaluasi dan penyesuaian SOP. Evaluasi SOP harus dilakukan secara berkala. Hal ini bisa dilakukan berdasarkan feedback dari karyawan dan perubahan dalam kebutuhan organisasi.

8. Dokumentasi Kegiatan Onboarding

Apabila SOP onboarding karyawan baru sudah diterapkan, kamu bisa menyimpan semua domumentasi dengan lengkap. 

Pastikan juga untuk menyediakan akses mudah ke sumber daya dan dokumen penting yang mungkin dibutuhkan karyawan baru selama proses onboarding.