Apa itu Flowchart? Definisi, Fungsi, Simbol & Cara Membuatnya

Flowchart adalah alat visual yang sangat efektif dalam menggambarkan proses.Diagram ini menggunakan simbol geometris untuk mewakili setiap langkah, alur, atau keputusan. 

Lantas apa gunanya flowchart dalam manajemen proyek? flowchart membantu memetakan detail suatu proses dengan cara yang mudah dipahami dan diikuti. 

Penasaran mengenai flowchart lebih lanjut? Apa saja fungsi dan simbolnya? Bagaimana cara membuat flowchart yang efektif? Yuk pahami selengkapnya berikut ini.

Sebelum kita membahas lebih dalam mengenai flowchart, pertama-tama yuk pahami apa itu flowchart melalui beberapa pengertian berikut ini.

Dikutip dari ASQ, Flowchart adalah representasi visual yang menggambarkan langkah-langkah terpisah dalam sebuah proses secara berurutan menggunakan simbol geometris yang berbeda.

Flowchart dapat disesuaikan untuk berbagai tujuan dan digunakan untuk mendeskripsikan proses yang berbeda, termasuk proses manufaktur, proses administratif atau layanan, atau rencana proyek perusahaan. 

Flowchart tidak hanya populer sebagai alat analisis proses tapi juga tergolong dalam salah satu dari alat kualitas dasar untuk manajemen.

Lantas apa saja isi flowchart? Dalam sebuah flowchart, beberapa elemen yang sering dimasukkan antara lain adalah urutan tindakan, input dan output, keputusan yang harus diambil, orang-orang yang terlibat, waktu yang dibutuhkan pada setiap tahap, serta pengukuran proses. 

Setelah kita memahami pengertian flowchart, langkah selanjutnya yuk pahami beberapa fungsi flowchart dalam manajemen proyek atau bisnis.

Menurut visual paradigm, terdapat 4 fungsi flowchart yang memudahkan Sobat MinDi mengidentifikasi proses suatu proyek sebagai berikut:

Dengan menggambarkan setiap langkah secara visual, flowchart memudahkan pemahaman tentang bagaimana setiap elemen dalam proses berinteraksi, sehingga mempermudah identifikasi area yang memerlukan perbaikan atau modifikasi.

Flowchart berfungsi sebagai alat komunikasi yang efektif di antara anggota tim. Dengan adanya representasi visual yang jelas, semua anggota tim dapat memperoleh pemahaman yang sama tentang proses tersebut.

Pemahaman ini sangat berguna dalam mengumpulkan data, mengidentifikasi masalah, fokus dalam diskusi, dan mengidentifikasi sumber daya yang diperlukan. Pengetahuan bersama ini memperkuat kolaborasi dan efektivitas dalam pengambilan keputusan tim.

Flowchart tidak hanya berguna untuk analisis proses yang sudah ada, tetapi juga sangat berguna dalam perancangan proses baru. 

Dengan memahami flowchart dari proses yang sudah ada, project manager dapat mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan dalam proses tersebut, dan menggunakan informasi ini sebagai dasar untuk menciptakan proses baru yang lebih efisien. 

Flowchart baru dapat dirancang untuk mengeliminasi pemborosan, mengurangi kesalahan, dan meningkatkan kinerja keseluruhan. 

Secara keseluruhan, flowchart adalah alat yang berharga dalam pengelolaan dan perbaikan proses bisnis, yang membantu perusahaan lebih efisien dan efektif dalam operasi mereka.

Setelah memahami berbagai fungsi flowchart yang ternyata sangat penting dalam suatu proses. Langkah selanjutnya yuk ketahui apa saja jenis flowchart berikut ini.

Process flowchart atau diagram alir proses adalah jenis yang paling dasar, digunakan untuk menggambarkan langkah demi langkah dalam sebuah proses. Tujuannya untuk memvisualisasikan urutan operasi yang diikuti dalam sistem atau proses produksi atau bisnis.

Decision flowchart dirancang untuk memetakan keputusan yang harus dibuat di sepanjang proses. Setiap titik keputusan digambarkan dengan simbol berbentuk berlian yang menunjukkan di mana keputusan harus dibuat, dan alur berbeda yang diambil tergantung pada jawaban atau hasil dari keputusan tersebut.

Swimlane flowchart memiliki tata letak khusus yang membagi tugas menjadi 'jalur' atau 'kolam' yang berbeda untuk masing-masing individu atau departemen dalam perusahaan. Hal ini memudahkan untuk melihat interaksi dan koordinasi antar bagian dalam sebuah perusahaan.

Use case flowchart digunakan dalam pengembangan perangkat lunak untuk menggambarkan interaksi antara pengguna (atau "aktor") dan sistem untuk mencapai tujuan tertentu. 

Diagram ini membantu pengembang memahami fungsionalitas yang diperlukan dalam aplikasi dari perspektif pengguna.

Event driven Process Chain (EPC) flowchart adalah pendekatan yang digunakan untuk dokumentasi proses bisnis, yang menggambarkan acara (event), fungsi, dan konektor. 

Sangat berguna untuk analisis proses bisnis terpadu dan memungkinkan penggambaran kontrol, mekanisme keputusan, dan tanggung jawab dalam proses bisnis.

System atau program flowchart menggambarkan logika dari sistem atau program komputer. Ini digunakan oleh pengembang untuk memetakan fungsionalitas dan membuat perangkat lunak atau sistem informasi. Diagram ini menunjukkan operasi yang dilakukan oleh komputer dan urutan mereka.

Data atau document flowchart dirancang untuk menunjukkan aliran data atau dokumentasi dalam suatu proses. Flowchart ini membantu dalam mengidentifikasi data yang masuk dan keluar, dan di mana dokumen diteruskan, diubah, atau disimpan, sangat berguna untuk proses yang dokumentasi atau kepatuhannya kritis.

Berbagai jenis flowchart ini memiliki aplikasi dan kegunaan tersendiri dalam membantu perusahaan dan pengembang untuk mengorganisir, menganalisis, dan menyajikan proses proyek dengan cara yang jelas dan terstruktur.

Baca Juga: Pelajari Elemen Penting dalam Gantt Chart & Cara Membuatnya

Sobat MinDi penasaran bagaimana cara membuat flowchart yang efektif untuk proses proyek perusahaan? Yuk pahami step by stepnya berikut ini.

Membuat flowchart yang efektif memerlukan pemikiran yang cermat dan pengaturan yang jelas. Berikut adalah lima cara untuk membuat flowchart yang efektif:

Setelah tujuan jelas, tentukan ruang lingkupnya, tentukan kapan proses dimulai dan kapan harus berakhir. Hal ini akan membantu dalam memfokuskan flowchart pada aspek yang paling kritis.

Gunakan simbol-simbol yang secara luas diakui untuk membuat flowchart. Ini termasuk oval untuk awal dan akhir, persegi panjang untuk langkah proses, berlian untuk keputusan, dan panah untuk menunjukkan alur proses. 

Penggunaan simbol yang konsisten membantu pembaca untuk dengan mudah memahami flowchart tanpa kebingungan.

Rancang flowchart dengan alur yang logis dari atas ke bawah atau dari kiri ke kanan. Setiap langkah harus mengikuti secara logis dari langkah sebelumnya. 

Untuk keputusan yang memiliki lebih dari satu hasil, pastikan semua kemungkinan alur diwakili dan jelas kemanakah mereka mengarah.

Setiap keterangan dalam flowchart harus singkat namun informatif. Hindari menggunakan jargon atau istilah yang mungkin tidak dimengerti oleh semua pembaca. 

Kejelasan ini penting agar semua orang yang menggunakan flowchart dapat mengikuti dan memahami proses tanpa perlu penjelasan tambahan.

Setelah selesai, uji flowchart untuk memastikan bahwa semua langkah logis dan tidak ada yang terlewat. Tanyakan kepada orang lain yang tidak terlibat dalam pembuatan flowchart untuk mengikuti alurnya dan memberi umpan balik. 

Apakah mereka menemukan langkah-langkahnya mudah diikuti? Apakah ada kebingungan? Berdasarkan feedback ini, revisi jika diperlukan untuk meningkatkan kejelasan dan efektivitas.

Menerapkan cara tersebut akan membantu Sobat MinDi membuat flowchart yang tidak hanya efektif tapi juga mudah digunakan dan dimengerti oleh pengguna.

Kesimpulannya, Flowchart adalah diagram yang menggambarkan langkah-langkah dan keputusan dalam sebuah proses dari awal hingga akhir menggunakan simbol yang berbeda untuk merepresentasikan tipe-tipe aktivitas.

Ingin mempelajari flowchart yang efektif untuk manajemen proyek Anda? Atau tertarik menjadi project manager?

Yuk ikuti bootcamp product and project management dibimbing.id. Bootcamp terbaik dengan pembelajaran inovatif dan intensif. Bootcamp ini didampingi oleh para mentor profesional dan berpengalaman di bidangnya, yang bakal bantu kamu jadi project manager yang sukses.

Belum memiliki pengalaman di bidang product dan project management sama sekali?

Tenang saja, dibimbing.id siap bimbing kamu mulai dari nol, dengan kurikulum terlengkap, update serta beginner friendly. 

Sebanyak 94% alumni bootcamp dibimbing.id telah berhasil mendapatkan kerja sesuai bidang mereka. Nah, jangan khawatir nganggur setelah lulus bootcamp ya, dibimbing.id juga menyediakan job connect ke 570+ hiring partner khusus buat Sobat MinDi.

Tunggu apalagi? buruan konsultasi di sini, apapun tujuan karirmu dibimbing.id siap #BimbingSampeJadi karir impianmu.

• Mengapa harus menggunakan flowchart?

Flowchart digunakan untuk memvisualisasikan, mendokumentasikan, merencanakan, dan mengoptimalkan proses. Diagram ini membantu mengidentifikasi kemungkinan kekurangan atau inefisiensi dalam proses, serta menyederhanakan pemahaman tentang operasi kompleks.

• Apakah flowchart hanya digunakan dalam bisnis dan teknologi informasi? 

Tidak, flowchart bisa digunakan di berbagai bidang termasuk pendidikan, kesehatan, produksi, dan manajemen sumber daya manusia. Flowchart membantu dalam proses pembelajaran, troubleshooting, dan pengelolaan kegiatan sehari-hari di berbagai sektor.

• Dapatkah flowchart membantu dalam troubleshooting?

Ya, flowchart sangat efektif dalam troubleshooting karena menyediakan gambaran visual yang jelas dari setiap langkah dalam proses. Ini memungkinkan identifikasi cepat dari bottleneck atau titik-titik di mana error mungkin terjadi.

Reference:

• WHAT IS A FLOWCHART?- Buka

• Flowchart Tutorial (with Symbols, Guide and Examples) - Buka

• 30+ Flowchart Examples for Beginners - Buka