Pelajari Elemen Penting dalam Gantt Chart & Cara Membuatnya
Muthiatur Rohmah
•
20 February 2024
•
899
Gantt Chart adalah bagan atau diagram yang digunakan untuk mengawasi atau mengelola proyek sebuah perusahaan.
Gantt Chart merupakan alat yang penting untuk manajemen produk agar berjalan secara efektif dan sistematis.
Sebelum membuat gantt chart, kita harus memahami elemen penting dalam gantt chart terlebih dahulu.
Yuk simak penjelasan detail dan cara membuat gantt chart pada artikel ini.
Pengertian Gantt Chart
Gantt chart merupakan alat manajemen proyek yang visual dan efektif, dirancang untuk menampilkan jadwal proyek secara grafis.
Gantt chart dikembangkan pada awal abad ke-20 oleh Henry Gantt, Gantt chart memetakan tugas-tugas proyek terhadap sumbu waktu, dengan setiap tugas diwakili sebagai bar horizontal yang panjangnya mencerminkan durasi tugas tersebut.
Posisi horizontal bar menunjukkan waktu mulai dan selesai tugas, memungkinkan pengguna untuk dengan mudah memahami urutan tugas, durasi, dan tumpang tindih antar aktivitas.
Gantt chart juga dapat menunjukkan ketergantungan antar tugas, dengan garis atau panah yang menghubungkan tugas-tugas yang harus diselesaikan dalam urutan tertentu.
Dengan menyediakan visualisasi yang jelas dari seluruh jadwal proyek, Gantt chart membantu manajer proyek dalam merencanakan, mengkoordinasikan, dan melacak kemajuan proyek.
Elemen Penting dalam Gantt Chart
Elemen penting dalam Gantt chart adalah beberapa komponen kunci yang bersama-sama menyediakan gambaran komprehensif tentang jadwal dan progres proyek.
Berikut adalah beberapa elemen penting gantt chart:
Timeline: Sumbu horizontal Gantt chart menampilkan baris waktu proyek, biasanya dibagi dalam satuan waktu seperti hari, minggu, atau bulan.
Task List: Sisi vertikal Gantt chart menampilkan daftar semua tugas atau aktivitas yang perlu dilakukan untuk menyelesaikan proyek.
Taskbars: Setiap tugas dalam daftar tugas diwakili oleh bar horizontal yang panjangnya mencerminkan durasi tugas tersebut, dengan posisi bar menunjukkan waktu mulai dan selesai.
Milestone: Tanda atau ikon khusus yang menunjukkan pencapaian penting atau batu penjuru dalam proyek.
Task Dependencies: Garis atau panah yang menghubungkan dua tugas atau lebih untuk menunjukkan hubungan sebab-akibat atau urutan yang harus diikuti.
Resources: Identifikasi sumber daya yang dialokasikan untuk setiap tugas, termasuk tim, individu, atau peralatan.
Progress Tracking: Indikator atau pembaruan visual yang menunjukkan seberapa jauh tugas telah selesai.
Beberapa Gantt chart mungkin memiliki kolom tambahan yang menyediakan detail lebih lanjut tentang tugas, seperti orang yang bertanggung jawab, prioritas, atau catatan khusus terkait dengan tugas tersebut.
Elemen penting dalam gantt chart membantu manajer proyek dan tim dalam merencanakan, mengelola, dan melacak kemajuan proyek dengan lebih efektif, memastikan bahwa semua aspek proyek terkoordinasi dan terlaksana sesuai jadwal.
Manfaat Gantt Chart
Gantt chart menawarkan berbagai manfaat dalam manajemen proyek, memudahkan perencanaan, koordinasi, dan pelacakan progres proyek.
Berikut adalah empat manfaat utama dari menggunakan Gantt chart:
1. Visualisasi Jadwal Proyek
Gantt chart menyediakan gambaran visual yang jelas dan terorganisir tentang seluruh jadwal proyek, termasuk durasi, waktu mulai, dan waktu selesai untuk setiap tugas.
Visualisasi ini memungkinkan tim untuk dengan mudah memahami alur kerja proyek, mengidentifikasi ketergantungan antar tugas, dan merencanakan sumber daya dengan lebih efektif.
2. Meningkatkan Koordinasi Tim
Dengan memetakan semua tugas dan jadwal mereka dalam satu tampilan, Gantt chart memfasilitasi koordinasi yang lebih baik antara anggota tim.
Hal ini memastikan bahwa semua orang memahami peran dan tanggung jawab mereka, serta bagaimana pekerjaan mereka berkontribusi terhadap tujuan proyek keseluruhan.
Gantt Chart juga membantu mengidentifikasi area mana yang memerlukan kolaborasi tim untuk menyelesaikan tugas.
3. Memantau Kemajuan Proyek
Gantt chart memudahkan pemantauan keberhasilan proyek terhadap rencana awal. Manajer proyek dapat dengan cepat mengidentifikasi tugas yang tertunda atau berjalan sesuai jadwal dan mengambil tindakan korektif jika diperlukan.
Oleh sebab itu, Gantt Chart dapat membantu dalam menjaga proyek tetap di jalur dan meminimalkan risiko keterlambatan.
4. Manajemen Sumber Daya yang Efisien
Dengan memberikan wawasan tentang jadwal dan durasi tugas, Gantt chart memungkinkan manajer proyek untuk mengalokasikan sumber daya dengan lebih efisien. Ini termasuk pengelolaan waktu tim, peralatan, dan anggaran.
Alat ini juga memudahkan untuk menyesuaikan sumber daya sesuai dengan perubahan dalam skala atau prioritas proyek, memastikan bahwa sumber daya digunakan secara optimal untuk mencapai hasil yang diinginkan.
Manfaat Gantt chart penting dalam manajemen proyek, membantu tim untuk merencanakan, menjalankan, dan menyelesaikan proyek dengan lebih sukses.
Baca Juga: Cara Menggunakan Asana: Memudahkan Manajemen Proyek
Cara Membuat Gantt Chart
Membuat Gantt chart yang efektif dapat dilakukan melalui beberapa metode berbeda, tergantung pada preferensi, sumber daya, dan kompleksitas proyek.
Berikut adalah empat cara membuat Gantt chart:
1. Gunakan Perangkat Lunak Manajemen Proyek
Banyak perangkat lunak manajemen proyek modern, seperti Microsoft Project, Asana, atau Trello yang memiliki fitur Gantt chart, memungkinkan pengguna untuk dengan mudah membuat dan mengelola Gantt chart secara digital.
Software ini menyediakan template, drag-and-drop interface, dan alat-alat otomatis untuk menambahkan tugas, menetapkan durasi, dan menentukan ketergantungan.
Keuntungan menggunakan perangkat lunak adalah kemudahan pembaruan, kolaborasi tim secara real-time, dan integrasi dengan alat manajemen proyek lainnya.
2. Spreadsheet
Untuk proyek yang lebih kecil atau jika sumber daya terbatas, Gantt chart dapat dibuat menggunakan spreadsheet seperti Microsoft Excel atau Google Sheets.
Pengguna dapat menetapkan kolom untuk tanggal, tugas, dan durasi, lalu menggunakan baris untuk mewakili tugas individu.
Bar dapat dibuat dengan menggunakan fitur conditional formatting atau bar chart untuk merepresentasikan durasi tugas. Ini membutuhkan lebih banyak pekerjaan manual tetapi memberikan fleksibilitas dalam penyesuaian.
3. Gunakan Template Gantt Chart yang Sudah Jadi
Banyak sumber online menawarkan template Gantt chart yang dapat diunduh dan disesuaikan sesuai kebutuhan proyek.
Template ini seringkali tersedia untuk berbagai platform, termasuk perangkat lunak manajemen proyek dan spreadsheet.
Menggunakan template menghemat waktu dalam pembuatan chart dari awal dan membantu memastikan bahwa semua elemen penting Gantt chart tercakup.
4. Membuat Gantt Chart Manual
Untuk penggambaran awal atau perencanaan skala kecil, Gantt chart dapat dibuat secara manual dengan menggunakan kertas dan pensil atau papan tulis.
Membuat Gantt chart secara manual bisa dilakukan dengan langkah-langkah sederhana berikut, menggunakan kertas dan pensil atau papan tulis untuk visualisasi awal proyek:
Mulailah dengan membuat daftar semua tugas atau aktivitas yang perlu dilakukan dalam proyek. Sertakan estimasi durasi untuk masing-masing tugas.
Di bagian atas halaman atau papan, buat skala waktu yang mencerminkan durasi proyek. Skala ini bisa dalam satuan hari, minggu, atau bulan, tergantung pada panjang proyek.
Alokasikan satu baris untuk setiap tugas di sisi kiri halaman, mencantumkan nama tugas tersebut. Pastikan untuk memberikan ruang yang cukup antar baris untuk kemudahan visualisasi.
Untuk setiap tugas, gambarkan bar horizontal di sepanjang baris waktu yang sesuai dengan tanggal mulai dan selesai tugas tersebut. Panjang bar harus mencerminkan durasi tugas.
Jika ada, tambahkan simbol khusus untuk menandai milestone penting dalam proyek. Gunakan panah atau garis untuk menunjukkan ketergantungan antar tugas, yaitu tugas mana yang harus selesai sebelum tugas lain dapat dimulai.
Karena dibuat secara manual, penting untuk memperbarui Gantt chart ini secara berkala untuk mencerminkan kemajuan atau perubahan dalam jadwal proyek.
Membuat Gantt chart secara manual seperti ini sangat berguna dalam tahap awal perencanaan proyek, terutama untuk visualisasi cepat dan diskusi tim.
Meskipun tidak seakurat atau mudah diperbarui seperti versi digital, metode manual ini dapat membantu dalam memahami struktur dan kebutuhan waktu proyek sebelum memindahkannya ke alat digital yang lebih kompleks.
Baca Juga: Memahami Jira Software: Aplikasi Manajemen Proyek
Elemen penting dalam gantt chart berkolaborasi dalam mengatur dan mengelola proyek dengan baik dan efisien. Oleh sebab itu, hal yang pertama kali dilakukan saat manajemen proyek adalah membuat gantt chart terlebih dahulu.
Melalui pembuatan gantt chart yang benar dan tepat, Sobat MinDi akan mudah mengatur jalannya proyek perusahaan.
Ingin belajar lebih lanjut mengenai manajemen proyek? Atau tertarik switch career sebagai project manager?
MinDi ada rekomendasi, yuk ikut bootcamp product and project management dibimbing.id. Dengan pembelajaran inovatif disertai silabus terbaik, dibimbing.id siap bantu wujudin mimpimu sebagai project manager sukses.
Tunggu apalagi? Yuk daftar sekarang di sini! lalu nikmati layanan job connect dengan ratusan perusahaan ternama setelah lulus bootcamp. Jangan khawatir, apapun tujuan karirmu, dibimbing.id siap #BimbingSampeJadi karir impianmu.
Tags
Muthiatur Rohmah
Muthia adalah seorang Content Writer dengan kurang lebih satu tahun pengalaman. Muthia seorang lulusan Sastra Indonesia yang hobi menonton dan menulis. Sebagai SEO Content Writer Dibimbing, Ia telah menulis berbagai konten yang berkaitan dengan Human Resources, Business Intelligence, Web Development, Product Management dan Digital Marketing.