Analisis Beban Kerja: Definisi, Cara Menghitung & Manfaatnya

Analisis beban kerja adalah proses evaluasi jumlah dan jenis pekerjaan yang harus diselesaikan oleh karyawan atau tim perusahaan dalam jangka waktu tertentu. Metode ini efektif dalam memastikan bisnis berjalan dengan lancar.

SDM merupakan komponen penting bagi perusahaan, oleh sebab itu memastikan tugas dan posisi karyawan melalui analisis beban kerja sangat diperlukan. 

Ingin menggunakan analisis beban kerja pada perusahaan Sobat MinDi? Yuk simak penjelasan lengkap mengenai metode analisis beban kerja hanya di artikel ini.

Tunggu dulu Sobat MinDi, sebelum kita melangkah lebih jauh, yuk simak apa itu analisis beban kerja melalui beberapa pengertian berikut ini.

Dilansir dari Linkedin, analisis beban kerja adalah metode yang digunakan oleh perusahaan untuk menghitung dan mengevaluasi bagian serta jumlah pekerjaan yang harus dilakukan oleh setiap karyawan secara terstruktur. 

Apa saja yang termasuk analisis beban kerja? Metode ini  mencakup identifikasi, pengukuran, dan evaluasi ukuran tugas, tanggung jawab, dan volume pekerjaan yang harus dilaksanakan oleh individu, tim, atau departemen dalam suatu perusahaan. 

Analisis beban kerja bertujuan untuk memahami dan mengelola efisiensi serta efektivitas distribusi kerja dalam perusahaan. 

Analisis ini merupakan metode yang tepat untuk menghindari beban kerja yang berlebihan atau kurang yang dapat mempengaruhi produktivitas dan kesejahteraan karyawan.

Melalui analisis beban kerja, perusahaan dapat mengalokasikan sumber daya manusia dengan lebih efektif. 

Dengan memahami distribusi beban kerja, perusahaan dapat menugaskan tugas kepada karyawan yang tepat berdasarkan keahlian dan kemampuan mereka, yang pada akhirnya dapat meningkatkan produktivitas dan kinerja.

Analisis beban kerja membantu mengidentifikasi kinerja yang tidak efektif dan hambatan selama bekerja, sehingga perusahaan dapat menyederhanakan alur kerja dan meningkatkan produktivitas secara keseluruhan. 

Dengan fokus pada tugas prioritas tinggi, tim perusahaan atau karyawan dapat mencapai lebih banyak pekerjaan dalam waktu yang lebih singkat.

Dengan analisis beban kerja yang dioptimalkan, biaya lembur dapat dikurangi karena karyawan dapat menyelesaikan tugas mereka secara tepat waktu sesuai dengan jam kerja perusahaan.

Analisis ini juga dapat meminimalkan kebutuhan untuk mempekerjakan staf tambahan, sebab karyawan yang ada telah dikelola kinerjanya secara maksimal sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Wah, makin hemat biaya banget!

Dengan mengelola beban kerja secara efektif, perusahaan dapat mengurangi risiko kesalahan dan mempertahankan standar kualitas yang lebih tinggi.

Karyawan yang memiliki beban kerja berat akan mudah kelelahan dan menyebabkan kesalahan kerja, sehingga perusahaan harus mengulang proses kerja dan membuang banyak waktu.

Dengan demikian, analisis beban kerja tidak hanya membantu dalam alokasi SDM yang baik untuk meningkatkan produktivitas, efisiensi biaya, dan manajemen risiko perusahaan.

Sobat MinDi melakukan analisis beban kerja merupakan hal yang penting bagi perusahaan, lantas apa saja alasannya?

Perusahaan membutuhkan analisis beban kerja karena beberapa alasan penting yang dapat meningkatkan efektivitas dan efisiensi operasional, serta kesejahteraan karyawan.

Alokasi sumber daya yang tepat juga mempengaruhi produktivitas, kepuasan karyawan, dan kinerja keseluruhan.

Analisis beban kerja bermanfaat dalam penyeimbangan beban kerja karyawan. Metode ini memberikan gambaran yang jelas tentang tingkat pemanfaatan karyawan dan mengidentifikasi departemen atau tim yang memerlukan lebih banyak dukungan. 

Informasi ini digunakan untuk membuat keputusan berbasis data yang dapat mengurangi lembur karyawan, meningkatkan efisiensi, dan mempengaruhi keterlibatan, kepuasan, dan loyalitas karyawan.

Analisis beban kerja adalah komponen penting dari perencanaan tenaga kerja strategis, yang memberikan informasi penting untuk mengantisipasi kebutuhan staf perusahaan di masa depan. 

Informasi ini digunakan untuk menyesuaikan tujuan bisnis yang terus yang berkembang, permintaan pelanggan, dan kesejahteraan karyawan, sehingga beban kerja seimbang dan operasi yang tidak terganggu.

Beban kerja yang tidak seimbang pasti berdampak buruk bagi kesehatan fisik dan mental karyawan, yang pastikan mengganggu produktivitas mereka.

Analisis beban kerja dapat membantu perusahaan mengidentifikasi jadwal yang bermasalah dan mengimplementasikan perubahan untuk melindungi kesejahteraan karyawan. 

Beban kerja yang seimbang akan meningkatkan moral dan kepuasan karyawan, ini akan berdampak baik pada retensi karyawan.

Beban kerja yang berlebih atau kekurangan karyawan dapat menyebabkan berbagai masalah anggaran pada perusahaan.

Analisis beban kerja yang akurat dapat menganalisis alokasi sumber daya yang tidak tepat, karyawan yang kelebihan beban kerja, dan proses kerja yang terlewat atau terlambat. 

Perusahaan dapat menganalisis dan memperbaiki masalah tersebut dengan baik, sehingga work flow perusahaan berjalan normal dan bisa menghemat anggaran perusahaan.

Sobat MinDi pasti penasaran, apa saja indikator dalam analisis beban kerja? Apa saja cakupannya?

Indikator analisis beban kerja digunakan untuk mengukur dan memahami seberapa besar dan berat tugas yang dihadapi oleh karyawan atau tim dalam perusahaan.

Yuk simak penjelasan MinDi mengenai beberapa indikator analisis beban kerja yang perlu diperhatikan berikut ini.

Beban kerja merujuk pada jumlah dan kompleksnya tugas yang diberikan kepada karyawan atau tim perusahaan. Hal ini termasuk jumlah tugas, tingkat kesulitan, dan tanggung jawab yang terkait dengan tugas tersebut. 

Beban kerja dapat berupa komponen fisik dan mental, beban kerja fisik memerlukan tenaga fisik yang besar, sedangkan beban kerja mental menuntut konsentrasi tinggi dan kemampuan pengambilan keputusan. 

Indikator workload pekerjaan membantu dalam mengidentifikasi seberapa berat tugas yang diberikan dan apakah sumber daya yang ada sudah cukup atau tidak.

Waktu kerja mencakup durasi yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas-tugas tertentu. Hal ini melibatkan pengukuran waktu yang digunakan untuk melaksanakan pekerjaan, serta waktu yang dibutuhkan untuk persiapan, pemeliharaan, dan kegiatan administratif lainnya.

Indikator waktu pekerjaan sangat penting untuk menilai efisiensi operasional, sehingga dapat merencanakan kebutuhan SDM dengan lebih akurat. 

Mengukur waktu yang tepat juga membantu dalam identifikasi kelebihan beban kerja karyawan atau waktu luang yang bisa dialokasikan ke tugas lain, sehingga kinerja mereka lebih efektif.

Volume Pekerjaan mengacu pada jumlah total pekerjaan atau output yang dihasilkan dalam periode waktu tertentu. Hal ini bisa diukur dalam unit produksi, jumlah transaksi yang diproses, atau volume data yang ditangani. 

Indikator ini penting untuk mengukur kapasitas kerja aktual serta mengevaluasi apakah target produksi atau hasil kerja sesuai dengan yang diharapkan. 

Sebab Volume pekerjaan yang tinggi dengan sumber daya yang tidak memadai dapat menyebabkan penurunan kualitas kerja dan kelelahan karyawan.

Baca Juga: Bonding Karyawan: Definisi, Tujuan, Cara, & Contoh Kegiatan

Dalam mengukur dan menganalisis beban kerja, terdapat berbagai metode yang bisa digunakan untuk mendapatkan data yang akurat dan relevan, sebagai berikut.

Metode kuesioner adalah pendekatan yang efisien untuk mengumpulkan data dari sejumlah besar karyawan dengan cepat. 

Kuesioner dapat dirancang untuk menilai persepsi karyawan tentang beban kerja mereka, termasuk intensitas tugas, durasi kerja, dan tingkat stres yang dialami. 

Kuesioner dapat berupa pertanyaan tertutup atau terbuka, yang memberikan data kuantitatif untuk analisis statistik serta wawasan kualitatif tentang tantangan yang dihadapi karyawan. Kuesioner ini biasanya mudah diadministrasikan baik secara cetak maupun elektronik dan efektif dalam menjangkau karyawan di berbagai lokasi.

Wawancara memberikan kedalaman analisis yang lebih besar dibandingkan kuesioner. Melalui wawancara, perusahaan bisa mendapatkan pemahaman yang lebih detail dan nuansa tentang beban kerja individu. 

Wawancara bisa dilakukan secara tatap muka atau daring, yang melibatkan pertanyaan terbuka sehingga karyawan dapat berbagi pengalaman mereka secara mendalam.

Metode ini berguna untuk mengidentifikasi masalah spesifik, tantangan yang tidak terduga, dan mendapatkan saran tentang perbaikan dari karyawan itu sendiri.

Observasi langsung adalah metode yang sangat efektif untuk mengumpulkan data objektif tentang cara kerja karyawan. Dalam metode ini, perusahaan akan mengamati karyawan selama mereka menjalankan tugas-tugasnya, mencatat waktu yang dihabiskan untuk berbagai aktivitas, hingga interaksi dengan rekan kerja. 

Observasi langsung membantu mengidentifikasi kelebihan dan kekurangan dalam alur kerja, masalah ergonomis, atau hal lain  yang  memerlukan pengelolaan SDM secara optimal.

Baca Juga: Penilaian Kinerja Karyawan: Pengertian, Indikator & Caranya

Nah, sekarang saatnya Sobat MinDi menghitung analisis beban kerja, bagaimana caranya? Tenang saja, MinDi telah persiapkan cara menghitung analisis beban kerja secara efektif disertai contoh lengkapnya. Yuk simak terus!

Berikut adalah enam cara menghitung analisis beban kerja yang bisa Anda terapkan, berdasarkan proses yang dijelaskan:

Langkah pertama dalam menghitung beban kerja adalah mengidentifikasi dan mengurutkan semua tugas dalam proyek atau pekerjaan. 

Hal ini melibatkan penciptaan lingkup proyek untuk memahami tugas-tugas yang diperlukan. Setiap tugas kemudian dikategorikan berdasarkan sifat, kompleksitas, dan prioritasnya. 

Contoh: Seorang manajer proyek dapat membuat daftar tugas untuk pengembangan software, memilah-milah tugas berdasarkan keahlian yang dibutuhkan seperti coding, desain, atau pengujian dan menetapkan prioritas untuk masing-masing.

Langkah selanjutnya adalah mengukur beban kerja untuk setiap tugas. Hal ini termasuk menilai volume kerja yang dihasilkan dan mengevaluasi kompleksitas  serta dampaknya terhadap waktu dan usaha yang diperlukan untuk menyelesaikannya. 

Contoh: Dalam pengembangan software, mengukur waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan modul tertentu dan tingkat kesulitan yang terkait dengan modul tersebut.

Contohnya adalah menilai ketersediaan dan keahlian anggota tim untuk memastikan mereka dapat menangani tugas yang diberikan tanpa mengalami kelebihan beban kerja.

Sobat MinDi bisa mengecek apakah ada proyek tumpang tindih yang dapat mengganggu operasi dan mengkoordinasi dengan manajer lain untuk menghindari konflik jadwal. Seperti contoh berikut ini.

Gunakan diagram Gantt untuk merencanakan dan memantau tugas-tugas yang telah dijadwalkan, sehingga memastikan tidak ada kesalahan dalam penilaian beban kerja. Seperti contoh berikut:

Sobat MinDi bisa memantau kinerja karyawan dan status tugas menggunakan tools efektif untuk mengembangkan solusi atas masalah yang ada.

Sobat MinDi, itulah beberapa pembahasan mengenai analisis beban kerja, mulai dari pengertian, manfaat dan pentingnya, indikator, metode hingga cara menghitung analisis beban kerja.

Penjelasan tersebut sangat penting untuk mengukur efektifitas dan operasi SDM sebuah perusahaan agar berjalan secara optimal.

Dalam perusahaan, analisis beban kerja biasanya merupakan tanggung jawab divisi Human Resources selaku pengelola SDM perusahaan. Jika SObat MinDi seorang HR, memahami dan mempelajari analisis beban kerja merupakan hal yang wajib.

Ingin mempelajari analisis beban kerja lebih lanjut? Tertarik switch career di bidang Human Resources? Bingung harus mulai dari mana?

Yuk ikuti bootcamp Human Resources dibimbing.id, sebuah bootcamp terbaik dengan pembelajaran inovatif dan intensif. Kuasai tools HRIS dan seluruh aspek Human Resources yang akan diajarkan pada bootcamp ini.

Bootcamp HR dibimbing.id didampingi oleh mentor profesional dan terbaik yang bakal bantu kamu jadi Human Resources sukses.

Belum memiliki pengalaman di bidang human resources sama sekali?

Tenang saja, dibimbing.id siap bimbing kamu mulai dari nol, dengan kurikulum terlengkap, update serta beginner friendly. 

Sebanyak 94% alumni bootcamp dibimbing.id telah berhasil mendapatkan kerja sesuai bidang mereka. Nah, jangan khawatir nganggur setelah lulus bootcamp ya, dibimbing.id juga menyediakan job connect ke 570+ hiring partner khusus buat Sobat MinDi.

Tunggu apalagi? buruan konsultasi di sini, apapun tujuan karirmu dibimbing.id siap #BimbingSampeJadi karir impianmu.

• Bagaimana cara mengukur beban kerja?

Beban kerja dapat diukur melalui berbagai metrik seperti jumlah tugas, waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas, tingkat kesulitan tugas, dan dampak tugas terhadap karyawan. Pengukuran ini dapat dilakukan secara manual atau dengan menggunakan alat pengelolaan sumber daya yang otomatis.

• Apa dampak dari tidak melakukan analisis beban kerja yang efektif?

Tanpa analisis beban kerja yang efektif, organisasi mungkin mengalami alokasi sumber daya yang tidak efisien, peningkatan biaya operasional, penurunan produktivitas, dan kelelahan karyawan. Hal ini juga dapat berdampak negatif pada moral karyawan dan tingkat retensi.

• Apakah hasil dari analisis beban kerja dapat mempengaruhi keputusan manajemen?

Hasil dari analisis beban kerja dapat memberikan wawasan tentang kebutuhan pelatihan, kebutuhan penyesuaian jumlah tenaga kerja, realokasi tugas, dan peningkatan alat atau teknologi. Keputusan yang diinformasikan oleh data ini dapat meningkatkan efisiensi operasional dan kepuasan karyawan.

• Apakah ada alat khusus yang direkomendasikan untuk analisis beban kerja?

Ada banyak alat yang tersedia untuk membantu dalam analisis beban kerja, termasuk perangkat lunak manajemen proyek seperti Microsoft Project, Primetric, dan Asana. Alat-alat ini menyediakan fitur untuk memantau dan menganalisis beban kerja serta membantu dalam perencanaan sumber daya.

• Bagaimana cara memulai analisis beban kerja di perusahaan?  

Langkah pertama adalah menentukan tujuan dari analisis. Kemudian, kumpulkan data yang relevan melalui survei, wawancara, atau observasi. Analisis data untuk mengidentifikasi pola beban kerja dan masalah potensial. Akhirnya, kembangkan dan implementasikan rencana untuk mengoptimalkan beban kerja berdasarkan hasil analisis.

Reference:

• Work Load Analysis - LinkedIn - Buka

• Workload Analysis Means Improved Productivity: A Complete Process for Professionals - Buka

• Workload analysis: Definition + step-by-step process - Buka