Procurement Adalah: Fungsi, Proses, Jenis & Contohnya

Pernah kepikiran bagaimana perusahaan memastikan bahan atau jasa tersedia tepat waktu tanpa bikin biaya membengkak? Procurement adalah proses pengadaan yang membantu perusahaan memilih supplier, melakukan negosiasi, hingga memastikan kebutuhan terpenuhi.

Buat Warga Bimbingan yang tertarik dengan dunia operasional, topik ini penting karena procurement berkaitan langsung dengan biaya dan kelancaran supply chain. Karena itu, pemahaman dasarnya perlu kamu kuasai.

Kalau ingin belajar lebih lengkap, kamu bisa mulai lewat Bootcamp Supply Chain Management Dibimbing. Di artikel ini, MinDi bakal bahas fungsi, proses, jenis, dan contoh procurement, yuk simak!

Baca Juga: Jenis Pengadaan Barang dan Jasa, serta Strategi Terbaik 

Apa Itu Procurement?

Procurement adalah rangkaian proses untuk memperoleh barang atau jasa yang dibutuhkan perusahaan dari pihak eksternal. Proses tersebut dilakukan dengan mempertimbangkan kualitas, harga, jumlah, waktu pengiriman, serta kesesuaian dengan kebutuhan bisnis.

Sederhananya, procurement membantu perusahaan memastikan kebutuhan operasional tersedia pada waktu yang tepat. Barang yang dibeli bisa berupa bahan baku, perangkat kerja, mesin, perangkat lunak, hingga jasa profesional.

Namun, procurement nggak berhenti ketika barang berhasil dibeli. Tim juga perlu memilih supplier, melakukan negosiasi, membuat kontrak, memantau pengiriman, hingga mengevaluasi performa pemasok.

Karena cakupannya cukup luas, procurement menjadi salah satu bagian penting dalam supply chain management. Keputusan yang dibuat pada tahap ini dapat memengaruhi biaya, kualitas produk, stok, hingga kelancaran proses produksi.

Apa Fungsi Procurement dalam Perusahaan?

Fungsi procurement bukan sekadar melakukan pembelian. Tim pengadaan juga membantu perusahaan memperoleh barang atau jasa dengan kondisi yang sesuai kebutuhan bisnis.

1. Memenuhi Kebutuhan Operasional

Procurement memastikan barang dan jasa yang dibutuhkan perusahaan tersedia sesuai jumlah serta waktu yang telah direncanakan. Kebutuhan tersebut bisa berupa bahan baku, peralatan kantor, mesin produksi, atau layanan pihak ketiga.

Ketersediaan yang tepat membantu aktivitas perusahaan tetap berjalan. Kekurangan barang tertentu bahkan dapat menghambat produksi atau pelayanan kepada pelanggan.

2. Mengendalikan Biaya Pengadaan

Tim procurement perlu mempertimbangkan harga ketika memilih supplier dan melakukan pembelian. Namun, perusahaan biasanya nggak hanya mencari pilihan termurah karena kualitas, waktu pengiriman, dan risiko juga perlu diperhitungkan.

Negosiasi harga, kontrak jangka panjang, dan evaluasi supplier dapat membantu mengendalikan biaya. Dengan begitu, perusahaan memperoleh nilai yang lebih optimal dari proses pengadaan.

3. Menjaga Kualitas Barang dan Jasa

Barang dengan harga murah belum tentu sesuai dengan standar perusahaan. Karena itu, proses procurement perlu mempertimbangkan spesifikasi, kualitas, sertifikasi, hingga kemampuan supplier.

Tim juga dapat melakukan evaluasi setelah barang diterima. Jika kualitas nggak sesuai, perusahaan dapat mempertimbangkan perbaikan kontrak atau mengganti pemasok.

4. Mengelola Hubungan dengan Supplier

Supplier merupakan bagian penting dalam rantai pasok perusahaan. Hubungan yang baik dapat membantu proses negosiasi, pengiriman, penyelesaian masalah, dan perencanaan kebutuhan menjadi lebih lancar.

Tim procurement biasanya berkomunikasi secara berkala dengan pemasok. Hubungan tersebut juga membantu perusahaan memahami kapasitas serta risiko dari masing-masing supplier.

5. Mengurangi Risiko Supply Chain

Keterlambatan supplier, perubahan harga, masalah kualitas, atau gangguan logistik dapat memengaruhi operasional perusahaan. Procurement membantu mengidentifikasi dan mengelola risiko tersebut sejak proses pemilihan pemasok.

Perusahaan juga dapat menggunakan lebih dari satu supplier untuk barang tertentu. Strategi ini membantu mengurangi ketergantungan pada satu sumber.

Baca Juga: Demand Planning vs Supply Planning: Apa Bedanya?

Bagaimana Proses Procurement?

Proses procurement dapat berbeda tergantung jenis perusahaan dan barang yang dibutuhkan. Namun, secara umum terdapat beberapa tahapan yang sering digunakan dalam kegiatan pengadaan.

1. Identifikasi Kebutuhan

Proses dimulai dengan menentukan barang atau jasa yang benar-benar dibutuhkan perusahaan. Tim perlu mengetahui jumlah, spesifikasi, anggaran, dan kapan kebutuhan tersebut harus tersedia.

Informasi ini biasanya berasal dari departemen pengguna. Semakin jelas kebutuhannya, semakin mudah tim procurement mencari supplier yang sesuai.

2. Menentukan Spesifikasi

Setelah kebutuhan diketahui, perusahaan perlu menentukan standar barang atau jasa. Spesifikasi dapat mencakup ukuran, kualitas, bahan, fitur, jumlah, hingga ketentuan pengiriman.

Detail yang jelas membantu mengurangi kesalahan saat proses pengadaan. Supplier juga lebih mudah memberikan penawaran sesuai kebutuhan perusahaan.

3. Mencari Supplier

Tim kemudian mencari supplier yang mampu memenuhi kebutuhan tersebut. Prosesnya bisa menggunakan database pemasok lama, rekomendasi, tender, maupun pencarian supplier baru.

Beberapa kandidat biasanya dibandingkan terlebih dahulu. Perusahaan dapat melihat harga, kualitas, kapasitas, reputasi, dan pengalaman pemasok.

4. Meminta dan Membandingkan Penawaran

Supplier dapat diminta memberikan penawaran melalui Request for Quotation (RFQ) atau mekanisme lainnya. Penawaran tersebut kemudian dibandingkan berdasarkan kriteria yang sudah ditentukan.

Harga menjadi salah satu faktor, tetapi bukan satu-satunya. Tim juga perlu menilai kualitas, waktu pengiriman, layanan, hingga ketentuan pembayaran.

5. Negosiasi

Setelah kandidat supplier dipilih, perusahaan dapat melakukan negosiasi. Pembahasannya bisa mencakup harga, volume pembelian, waktu pengiriman, garansi, hingga syarat pembayaran.

Negosiasi yang baik bertujuan mendapatkan kesepakatan yang menguntungkan kedua pihak. Hubungan jangka panjang juga perlu dipertimbangkan agar kerja sama tetap berkelanjutan.

6. Membuat Purchase Order atau Kontrak

Setelah kesepakatan tercapai, perusahaan dapat membuat purchase order atau kontrak pembelian. Dokumen tersebut menjadi acuan mengenai barang, jumlah, harga, waktu pengiriman, serta ketentuan lainnya.

Dokumen yang jelas membantu menghindari perbedaan pemahaman. Tim juga dapat menggunakannya untuk memantau pelaksanaan pengadaan.

7. Penerimaan dan Evaluasi

Barang atau jasa kemudian diperiksa setelah diterima. Tim memastikan jumlah, kondisi, dan kualitasnya sesuai dengan kesepakatan.

Performa supplier juga dapat dievaluasi berdasarkan kualitas, harga, ketepatan pengiriman, serta layanan. Hasilnya dapat digunakan untuk menentukan apakah supplier tetap digunakan pada pengadaan berikutnya.

Baca Juga: Procurement vs Supply Chain Management: Peran & Perbedaannya 

Apa Saja Jenis Procurement?

Sumber: Desain oleh Dibimbing

Jenis procurement dapat dibedakan berdasarkan kebutuhan yang dibeli perusahaan. Pembagian ini membantu tim menentukan pendekatan pengadaan yang paling sesuai.

1. Direct Procurement

Direct procurement berkaitan dengan pembelian barang yang secara langsung digunakan untuk menghasilkan produk utama perusahaan. Contohnya adalah bahan baku kayu pada perusahaan furnitur atau kain pada perusahaan pakaian.

Jenis pengadaan ini sangat berkaitan dengan proses produksi. Gangguan pasokan dapat langsung memengaruhi jumlah produk yang mampu dihasilkan perusahaan.

2. Indirect Procurement

Indirect procurement digunakan untuk kebutuhan yang mendukung operasional perusahaan tetapi nggak menjadi bagian langsung dari produk akhir. Contohnya meliputi laptop, alat tulis, perangkat lunak, dan perlengkapan kantor.

Meskipun nggak masuk ke dalam produk, pengadaan ini tetap penting. Tanpa peralatan kerja yang memadai, aktivitas karyawan dapat ikut terganggu.

3. Service Procurement

Service procurement berkaitan dengan pengadaan layanan dari pihak eksternal. Contohnya adalah jasa konsultasi, keamanan, kebersihan, logistik, atau layanan teknologi.

Pemilihannya dapat mempertimbangkan pengalaman, kompetensi, harga, dan kualitas layanan. Perusahaan juga perlu menetapkan ruang lingkup pekerjaan dengan jelas dalam kontrak.

4. Strategic Procurement

Strategic procurement menggunakan pendekatan jangka panjang dalam pengelolaan pengadaan dan supplier. Tujuannya bukan sekadar menyelesaikan kebutuhan pembelian saat ini, tetapi juga meningkatkan efisiensi serta mengurangi risiko.

Tim dapat menganalisis pola pengeluaran, performa supplier, dan peluang negosiasi. Data tersebut kemudian digunakan untuk membuat strategi pengadaan yang lebih baik.

Apa Perbedaan Procurement dan Purchasing?

Procurement dan purchasing sering dianggap sama karena keduanya berhubungan dengan pembelian barang atau jasa. Padahal, purchasing hanya menjadi salah satu bagian dari proses procurement yang cakupannya lebih luas.

Sederhananya, procurement dimulai bahkan sebelum perusahaan menentukan supplier. Sementara itu, purchasing lebih fokus pada proses transaksi setelah kebutuhan serta pemasok sudah diketahui.

Baca Juga: Company Visit Supply Chain Management Dibimbing ke Suzuki Cikarang 

Apa Saja Skill yang Dibutuhkan dalam Procurement?

Bekerja di bidang procurement membutuhkan kemampuan bisnis sekaligus analisis. Pasalnya, keputusan pengadaan dapat memengaruhi biaya dan kelancaran operasional perusahaan.

Beberapa skill yang penting antara lain:

1. Negotiation: membantu mendapatkan harga dan ketentuan kerja sama yang lebih optimal.
2. Analytical Skill: digunakan untuk membandingkan penawaran, biaya, dan performa supplier.
3. Communication: membantu koordinasi dengan supplier serta tim internal.
4. Supplier Management: diperlukan untuk menjaga hubungan dan mengevaluasi pemasok.
5. Financial Understanding: membantu memahami anggaran, harga, serta biaya pengadaan.
6. Risk Management: digunakan untuk mengantisipasi risiko keterlambatan atau gangguan pemasok.
7. Problem Solving: membantu menyelesaikan masalah pengadaan secara cepat dan efektif.

Kemampuan menggunakan data juga semakin penting dalam proses pengadaan modern. Analisis pengeluaran dan performa supplier dapat membantu perusahaan membuat keputusan yang lebih terukur.

Baca Juga: Lulusan IT Sukses Tembus Supply Chain, Ini Cerita Kak Hadi 

Bagaimana Contoh Procurement di Perusahaan?

Bayangkan perusahaan makanan membutuhkan 10 ton bahan baku setiap bulan. Tim produksi terlebih dahulu menentukan jenis, kualitas, serta jumlah bahan yang dibutuhkan.

Tim procurement kemudian mencari beberapa supplier dan meminta penawaran harga. Setelah membandingkan kualitas, kapasitas produksi, waktu pengiriman, dan harga, perusahaan memilih pemasok yang paling sesuai.

Selanjutnya, tim melakukan negosiasi dan menyusun kontrak. Ketika barang datang, perusahaan memeriksa jumlah serta kualitasnya sebelum melakukan pembayaran.

Supplier juga dievaluasi setelah beberapa periode. Jika pengiriman sering terlambat atau kualitas menurun, perusahaan dapat melakukan negosiasi ulang atau mencari alternatif pemasok.

Baca Juga: Dari Bootcamp ke MT Logistik, Ini Cerita Kak Dwiki 

Apa Hubungan Procurement dengan Supply Chain Management?

Procurement merupakan salah satu bagian penting dalam supply chain management. Pengadaan memastikan bahan, barang, atau jasa tersedia sebelum masuk ke tahap produksi, penyimpanan, distribusi, hingga akhirnya sampai kepada pelanggan.

Keputusan procurement dapat memengaruhi seluruh rantai pasok. Supplier yang terlambat, misalnya, dapat membuat produksi berhenti dan pengiriman kepada pelanggan ikut tertunda.

Karena itu, tim procurement sering bekerja sama dengan bagian inventory, produksi, logistik, keuangan, dan supply chain. Kolaborasi tersebut membantu perusahaan menjaga ketersediaan barang sekaligus mengendalikan biaya.

Baca Juga: Mahasiswa Teknik Industri Ini Sukses Magang Supply Chain di GMF AeroAsia 

Kesimpulan

Procurement adalah proses pengadaan barang atau jasa mulai dari identifikasi kebutuhan, pemilihan supplier, negosiasi, hingga evaluasi. Proses ini membantu perusahaan menjaga biaya, kualitas, dan ketersediaan kebutuhan operasional.

Dalam supply chain, procurement juga berpengaruh pada produksi, stok, dan distribusi. Pengelolaan yang tepat membantu operasional berjalan lebih efisien dan minim risiko.

Bootcamp Supply Chain Management Terbaik untuk Karier Supply Chain

Memahami procurement akan lebih maksimal kalau kamu juga menguasai proses supply chain secara menyeluruh, mulai dari pengadaan, perencanaan persediaan, logistik, hingga distribusi. Kemampuan tersebut membantu kamu melihat hubungan antarproses dan membuat keputusan operasional yang lebih tepat.

Kamu bisa mempelajarinya melalui Bootcamp Supply Chain Management Dibimbing dengan pembelajaran berbasis praktik, proyek, dan pendampingan mentor.

Program Bootcamp Supply Chain Management Dibimbing Menawarkan:

1. 40+ Live Classes: Belajar langsung bersama praktisi berpengalaman di bidang supply chain.
2. 9+ Projects & Final Project: Asah kemampuan sekaligus bangun portofolio melalui proyek dan studi kasus.
3. 24/7 Mentor Support: Dapatkan pendampingan fasilitator dan mentor selama proses belajar.
4. Unlimited 1-on-1 Session: Konsultasikan materi secara personal bersama instruktur ahli.
5. Job Placement Exam: Persiapkan diri menghadapi proses rekrutmen di bidang supply chain.
6. 2,5 Bulan Pengalaman Magang: Dapatkan kesempatan memperoleh pengalaman melalui perusahaan mitra Dibimbing.
7. Graduation & Job Placement: Akses program penyaluran kerja ke 1.100+ perusahaan.
8. Exclusive Company Visit: Pelajari perkembangan industri melalui kunjungan langsung ke perusahaan.

Siap Berkarier di Bidang Supply Chain?

Memahami procurement adalah salah satu fondasi penting, tetapi dunia supply chain juga mencakup perencanaan, persediaan, logistik, hingga analisis operasional. Praktik dan proyek dapat membantu kamu memahami bagaimana proses tersebut diterapkan dalam kebutuhan bisnis nyata.

Yuk, cek Bootcamp Supply Chain Management Dibimbing dan mulai persiapkan skill, portofolio, serta kariermu di bidang supply chain.

FAQ

1. Procurement Adalah Apa?

Procurement adalah proses pengadaan barang atau jasa yang dibutuhkan perusahaan. Prosesnya mencakup identifikasi kebutuhan, pencarian supplier, negosiasi, pembelian, hingga evaluasi pemasok.

2. Apa Fungsi Procurement?

Fungsi procurement adalah memastikan kebutuhan perusahaan tersedia dengan kualitas, harga, dan waktu yang sesuai. Selain itu, procurement juga membantu mengelola supplier dan mengurangi risiko pasokan.

3. Bagaimana Proses Procurement?

Proses procurement biasanya dimulai dari identifikasi kebutuhan, penentuan spesifikasi, pencarian supplier, permintaan penawaran, negosiasi, hingga pembuatan purchase order. Setelah barang atau jasa diterima, perusahaan juga dapat melakukan evaluasi supplier.

4. Apa Saja Jenis Procurement?

Jenis procurement dapat meliputi direct procurement, indirect procurement, service procurement, dan strategic procurement. Setiap jenis digunakan sesuai kebutuhan barang atau jasa yang akan diperoleh perusahaan.

5. Apa Contoh Procurement di Perusahaan?

Contoh procurement adalah perusahaan manufaktur mencari supplier bahan baku, membandingkan penawaran, melakukan negosiasi, lalu membuat kontrak pembelian. Setelah bahan diterima, perusahaan juga mengevaluasi kualitas dan ketepatan pengiriman supplier.