Jenis Pengadaan Barang dan Jasa, serta Strategi Terbaik

Bingung bedain pengadaan langsung, lelang, atau e-purchasing? Buat Warga Bimbingan yang baru nyemplung ke dunia procurement, istilah-istilah itu bisa terdengar rumit.

Apalagi kalau kamu lagi pengen switch karier ke bidang supply chain atau administrasi proyek, tahu jenis pengadaan barang dan jasa itu krusial biar kerjaan lebih efisien dan gak bikin budget jebol. 

Tenang, lewat artikel ini kamu bakal dapet panduan lengkap tentang jenis-jenis pengadaan, dan strategi terbaik yang bisa langsung kamu praktikkan di dunia kerja.

Apa Itu Pengadaan Barang dan Jasa?

Pengadaan barang dan jasa adalah proses untuk memperoleh kebutuhan organisasi, baik berupa produk fisik maupun layanan, melalui metode yang efisien, transparan, dan sesuai regulasi. 

Proses ini mencakup perencanaan, pemilihan penyedia, kontrak, hingga pengawasan pelaksanaan. Tujuannya adalah memastikan organisasi mendapatkan barang dan jasa dengan kualitas terbaik, harga yang kompetitif, serta tepat waktu.

Pengadaan bisa dilakukan oleh instansi pemerintah maupun swasta, tergantung kebutuhan operasional mereka.

Baca Juga: Materi Business Development: Panduan Sukses Kembangkan Bisnis

Mengapa Pengadaan Barang dan Jasa Penting?

Pengadaan barang dan jasa punya peran penting dalam menjaga kelangsungan operasional organisasi.

Dengan proses pengadaan yang tepat, perusahaan bisa mengelola anggaran secara efisien, meminimalkan risiko pemborosan, dan memastikan kualitas barang atau layanan sesuai standar.

Selain itu, pengadaan yang transparan dan terstruktur juga membangun kepercayaan, baik secara internal maupun dengan mitra eksternal.

Jenis Pengadaan Barang dan Jasa

Sumber: Freepik

Berbagai kebutuhan bisnis membutuhkan pendekatan pengadaan yang berbeda tergantung jenis dan tujuannya. Supaya kamu makin paham, yuk bahas 4 jenis pengadaan barang dan jasa yang umum digunakan oleh perusahaan maupun instansi.

1. Direct Procurement

Direct procurement merujuk pada pengadaan barang atau jasa yang secara langsung digunakan untuk memproduksi barang akhir. Fokusnya pada hal-hal yang dibutuhkan agar produk bisa sampai ke tangan konsumen.

Contohnya seperti bahan baku, produk grosir, atau software esensial yang mendukung operasional utama. 

Tanpa pengadaan jenis ini, perusahaan nggak bisa menjalankan proses produksi. Misalnya, perusahaan retail membutuhkan kain sebagai bahan baku baju yang akan dijual.

2. Indirect Procurement

Berbeda dengan direct procurement, indirect procurement berkaitan dengan barang atau jasa yang tidak secara langsung masuk ke dalam produk akhir, tapi tetap vital dalam mendukung operasional.

Contoh dari jenis pengadaan barang dan jasa ini bisa berupa jasa pemasaran, perangkat kantor, atau software penunjang keuangan. Meskipun nggak tampak secara langsung di produk yang dijual, keberadaannya penting untuk menjaga kelancaran bisnis. 

Contohnya, perusahaan retail perlu menyewa jasa agensi iklan agar produknya dikenal luas. Selain itu, pengeluaran seperti biaya listrik dan perawatan gedung juga masuk kategori ini.

3. Goods Procurement

Goods procurement adalah jenis pengadaan yang fokus pada barang fisik dan tangible yang dibutuhkan perusahaan.

Proses ini mencakup pembelian seperti alat tulis kantor, bahan baku, atau produk grosir yang akan dijual kembali. Barang-barang tersebut bisa masuk ke dalam kategori direct atau indirect procurement tergantung fungsinya.

Pengadaan tipe ini membantu perusahaan memiliki stok barang sesuai kebutuhan tanpa kekurangan atau kelebihan. Misalnya, meja kantor bisa termasuk dalam goods procurement sekaligus indirect procurement.

4. Services Procurement

Services procurement mengacu pada pengadaan jasa yang dibutuhkan untuk menjalankan kegiatan operasional dan pertumbuhan bisnis. Contohnya seperti jasa kebersihan, konsultan bisnis, atau freelancer desain grafis untuk kampanye pemasaran.

Jenis pengadaan barang dan jasa ini mencakup layanan dari pihak ketiga, baik yang sifatnya rutin maupun berbasis proyek.

Sama seperti goods procurement, jasa yang dibeli bisa masuk kategori direct maupun indirect tergantung perannya. Misalnya, menggunakan jasa konsultan teknologi untuk membantu implementasi sistem baru di perusahaan.

Baca Juga: Perbedaan Logistik dan Supply Chain dalam Bisnis, Apa Saja?

7 Strategi Terbaik dalam Pengadaan Barang dan Jasa

Berikut strategi MinDi ala dibimbing.id yang bisa kamu terapkan untuk memaksimalkan proses pengadaan. Yuk, simak sekarang!

1. Buat Perencanaan yang Detail

Langkah pertama sebelum melakukan pengadaan adalah menyusun perencanaan yang rinci dan terstruktur. Dengan rencana yang matang, perusahaan bisa memprediksi kebutuhan, menyiapkan anggaran, serta menghindari pengadaan dadakan.

Perencanaan juga membantu dalam membuat jadwal pembelian dan mengelola prioritas. Alhasil, proses jadi lebih tertata dan minim potensi pemborosan.

2. Pahami Jenis Pengadaan Barang dan Jasa

Pemahaman tentang jenis pengadaan barang dan jasa sangat penting sebelum menentukan strategi pengadaan. Setiap jenis pengadaan, baik barang fisik maupun jasa punya pendekatan dan risiko yang berbeda.

Menyamaratakan strategi bisa bikin proses jadi nggak efisien atau bahkan merugikan perusahaan. Dengan memahami karakteristik tiap jenis, kamu bisa mengambil keputusan yang lebih tepat sasaran.

3. Pilih Vendor Berdasarkan Nilai, Bukan Harga Saja

Harga memang penting, tapi kualitas, reputasi, dan layanan purna jual juga nggak boleh diabaikan. Vendor yang terlihat murah di awal bisa menimbulkan biaya tak terduga di kemudian hari jika produknya tidak memenuhi standar.

Perlu pertimbangan menyeluruh untuk memastikan vendor mampu memenuhi ekspektasi secara konsisten. Membangun hubungan jangka panjang juga jauh lebih menguntungkan.

4. Gunakan Sistem Pengadaan Digital

Mengadopsi sistem digital dapat menyederhanakan proses pengadaan, mulai dari pencatatan, pelacakan, hingga evaluasi. Teknologi bisa meminimalisir human error dan mempercepat proses persetujuan serta pelaporan.

Dengan sistem yang terintegrasi, data pengadaan bisa diakses kapan saja dan membantu pengambilan keputusan berbasis data. Keamanan dokumen pun lebih terjamin dibanding cara manual.

5. Bedakan Strategi Berdasarkan Jenis Pengadaan Barang dan Jasa

Menerapkan satu strategi untuk semua jenis pengadaan tidaklah efektif. Misalnya, pengadaan jasa konsultan tentu berbeda pendekatannya dibanding pengadaan barang cetak massal.

Melalui menyesuaikan strategi berdasarkan jenis pengadaan barang dan jasa, Warga Bimbingan bisa mengelola risiko, waktu, dan anggaran dengan lebih akurat. Pendekatan yang tepat meningkatkan efisiensi dan kualitas hasil pengadaan.

6. Bangun Hubungan Baik dengan Vendor

Vendor bukan cuma penyedia barang atau jasa, tapi juga mitra strategis yang bisa bantu bisnis berkembang. Komunikasi yang lancar, kepercayaan, dan transparansi akan menciptakan kerja sama yang saling menguntungkan.

Ketika hubungan baik terjalin, proses negosiasi, pengiriman, dan penyelesaian masalah pun menjadi lebih mudah. Vendor pun akan lebih kooperatif jika kamu menjadi klien yang profesional.

7. Lakukan Evaluasi Secara Berkala

Evaluasi berkala membantu mengetahui apakah strategi yang dijalankan masih efektif atau perlu penyesuaian. Melalui analisis performa vendor, kepatuhan terhadap anggaran, dan hasil akhir, kamu bisa menentukan langkah selanjutnya.

Evaluasi juga mencegah kesalahan berulang dan membuka peluang perbaikan sistem. Semakin rutin dilakukan, pengadaan makin optimal dan minim risiko kedepannya.

Baca Juga: 12 Strategi Business Plan untuk Kesuksesan Bisnismu

​​Sudah Paham Jenis Pengadaan Barang dan Jasa?

Memahami jenis pengadaan barang dan jasa bukan cuma penting buat yang kerja di procurement, tapi juga buat kamu yang pengen masuk dunia bisnis dan manajemen. Yuk, bekali diri lewat Program Bootcamp dibimbing.id bareng 338+ mentor berpengalaman.

Kamu bisa pilih materi bootcamp yang super lengkap. Mulai dari data science/data analyst, UI/UX design, human resources, AI & machine learning, digital marketing, sampai English class.

Ada silabus praktikal, proyek nyata buat portofolio, gratis mengulang kelas, dan sudah 3400+ career shifter merasa terbantu. Penyaluran kerja? Tenang, ada 840+ hiring partner yang siap tampung talent sepertimu. 

Penasaran, "Apakah bisa ikut tanpa background sesuai?" atau "Berapa lama sampai siap apply kerja?", konsultasi gratis aja di sini. dibimbing.id siap #BimbingSampeJadi.

Referensi

1. The 4 types of procurement explained [Buka]
2. What is procurement? [Buka]