Kelebihan & Kekurangan Kanban dalam Manajemen Proyek Anda

Metode kanban adalah kerangka visual untuk mengelola pekerjaan yang menekankan pemantauan alur kerja dan kapasitas produksi secara real-time untuk meningkatkan efisiensi. Gimana? tertarik menggunakan kanban dalam manajemen proyek Sobat MinDi?

Eitss jangan terburu-buru, jika Sobat MinDi tertarik menggunakan metode kanban, alangkah baiknya ketahui dulu mengenai kelebihan dan kekurangan metode kanban dalam menghandle proyek perusahaan.

Yuk langsung saja simak kelebihan dan kekurangan metode kanban dalam manajemen proyek perusahaan berikut ini. Stay tune dalam memilih metode yang tepat untuk manajemen proyek Sobat MinDi.

Sebelum kita membahas lebih lanjut mengenai kelebihan dan kekurangan metode kanban, terlebih dahulu yuk simak apa itu metode kanban melalui beberapa pengertian berikut ini.

Dilansir dari ProjectManager, Metode Kanban adalah metodologi dalam manajemen proyek yang digunakan untuk memvisualisasikan pekerjaan tim secara efektif dan mudah.

Metode kanban menggunakan papan yang mudah digunakan, yang mendukung perencanaan, penjadwalan, dan pelacakan pekerjaan, serta menawarkan transparansi penuh dalam proses manajemen tugas. 

Kanban melibatkan penggunaan papan Kanban, kartu Kanban, prinsip, dan praktik, yang umumnya digunakan di berbagai industri termasuk manufaktur dan pengembangan perangkat lunak.

Dengan kemampuan yang dapat disesuaikan dengan mudah, Metode Kanban cocok dengan kebutuhan spesifik industri atau manajemen proyek.

Singkatnya, Kanban merupakan alat visualisasi tugas dan manajemen perusahaan yang efektif dan efisien.

Setelah kita memahami tentang pengertian kanban, saatnya kita mempelajari apa saja kelebihan kanban dalam manajemen proyek perusahaan.

Tidak usah berlama lagi, yuk simak beberapa kelebihan metode kanban dalam manajemen proyek perusahaan berikut ini.

Kemudahan penggunaan kanban ini, membuat anggota tim cepat beradaptasi dan memahami alur pekerjaan yang sedang berlangsung.

Kanban juga cocok digunakan dalam tim kecil hingga individual untuk mengatur dan manajemen tugas atau proyek dalam lingkup kecil.

Dengan memvisualisasikan seluruh alur kerja pada papan Kanban, semua orang dalam tim dapat dengan jelas melihat tahapan yang berbeda dari tugas dan progres masing-masing item. 

Hal ini membantu mengidentifikasi masalah yang terjadi pada tahapan tertentu, dan membutuhkan penyesuaian cepat untuk memperlancar alur kerja proyek.

Beberapa kelebihan tersebut membuat Kanban menjadi metode yang adaptif dan efisien dalam berbagai setting dan industri, yang dapat digunakan untuk meningkatkan produktivitas dan efektivitas pengelolaan proyek.

Seperti halnya metode pada umumnya, kanban juga memiliki kekurangan saat menghandle suatu proyek. Lantas apa saja kekurangan metode kanban?

Yuk langsung saja simak beberapa kekurangan metode kanban yang dapat Sobat MinDi jadikan bahan pertimbangan dalam memilih metode manajemen proyek perusahaan.

Kanban adalah alat yang berguna untuk visualisasi alur kerja dan manajemen tugas, tetapi tidak menyediakan fitur untuk analisis mendalam, manajemen sumber daya, atau perencanaan strategis jangka panjang. 

Fokus utama Kanban adalah pada efisiensi alur kerja saat ini, bukan pada perencanaan atau evaluasi strategis.

Untuk proyek yang memiliki banyak elemen yang sangat kompleks, Kanban mungkin kurang efektif. Hal ini sebab kanban belum mendukung pengelolaan antar tugas atau integrasi detail proyek yang kompleks.

Penggunaan kanban pada proyek yang kompleks  bisa menyulitkan tim untuk mengelola proyek dengan banyak variabel sehingga memerlukan koordinasi lintas fungsi agak rumit dan memerlukan banyak waktu.

Salah satu kekurangan Kanban adalah tidak memiliki fitur untuk menampilkan jadwal atau batasan waktu untuk tugas individu dalam visualisasi standarnya. 

Papan Kanban hanya menunjukkan apa yang sedang dikerjakan dan apa yang sudah selesai, Kanban tidak menunjukkan kapan tugas harus selesai atau berapa lama tugas harus diselesaikan.

Tidak adanya time frame atau deadline dalam pengerjaan tugas bisa menjadi masalah penting, jika proyek harus diselesaikan dalam jangka waktu tertentu.

Beberapa Kelemahan ini, membuat Kanban kurang cocok pada beberapa jenis proyek, terutama yang membutuhkan manajemen yang detail atau proyek yang kompleks dengan banyak tugas.

Setelah memahami kelebihan dan kekurangan kanban, selanjutnya yuk simak perbandingan metode kanban vs scrum, manakah yang lebih ideal untuk manajemen proyek?

Langsung saja, yuk simak perbandingan kanban vs scrum berikut ini.

Scrum memiliki struktur yang lebih terdefinisi dengan aturan yang spesifik untuk tim yang mengikutinya. Scrum melibatkan peran, peristiwa, dan artefak yang jelas, seperti Scrum Master, Product Owner, Sprint, Sprint Planning, Daily Scrum, Sprint Review, dan Sprint Retrospective.

Sedangkan Kanban lebih fleksibel dan tidak memiliki aturan yang ketat. Kanban merupakan cara untuk memvisualisasikan pekerjaan bukan sebuah metodologi dengan aturan yang tetap. 

Kanban menggunakan papan dengan kolom untuk menggambarkan berbagai tahapan pekerjaan, yang dapat disesuaikan sesuai dengan kebutuhan tim.

Scrum dijalankan dalam siklus yang disebut sprint, yang biasanya berlangsung selama dua minggu. Setiap sprint berfokus pada pengiriman sejumlah pekerjaan yang telah selesai, yang diukur dan dievaluasi pada akhir sprint.

Kanban tidak terikat waktu. Tidak ada siklus waktu tetap seperti sprint, papan Kanban dapat digunakan untuk proses yang berkelanjutan tanpa tanggal mulai atau akhir yang jelas. Hal ini membuat Kanban sangat fleksibel dan sesuai untuk prioritas pekerjaan sering berubah.

Dalam Scrum, papan biasanya diorganisir untuk mencerminkan tahapan pekerjaan yang sangat spesifik dan  memiliki definisi dan batasan yang jelas.

Kolom dalam papan Kanban dapat disesuaikan untuk berbagai kebutuhan dan tidak hanya terbatas pada status pekerjaan. Misalnya, kolom dapat mewakili pekerjaan yang akan dilakukan setiap bulan, atau pekerjaan yang telah selesai sebelumnya.

Pemilihan antara Kanban dan Scrum tergantung pada kebutuhan spesifik proyek dan tim. 

Scrum cocok untuk proyek yang membutuhkan hasil yang dapat diukur dan memiliki struktur yang jelas. Sementara itu, Kanban lebih cocok untuk pekerjaan berulang dengan prioritas yang berubah-ubah, kanban juga ideal untuk tim yang membutuhkan fleksibilitas dalam penyesuaian proses kerja.

Yuk simak perbandingan antara kanban dan scrum secara jelas melalui tabel berikut ini.

Langsung saja, yuk simak perbedaan kanban vs agile secara lengkap berikut ini.

Metodologi Agile sering melibatkan struktur dan aturan yang lebih ketat, terutama dalam implementasi seperti Scrum. Ini meliputi sprint, peran tertentu seperti Scrum Master dan Product Owner, serta acara tetap seperti sprint planning, daily stand-ups, sprint reviews, dan retrospectives.

Kanban lebih fleksibel dan minim aturan, Kanban tidak secara spesifik memerlukan perubahan dalam struktur tim atau peran. Pendekatan ini lebih menekankan pada visualisasi pekerjaan dan peningkatan aliran kerja secara berkesinambungan.

Metode Agile mengakomodasi perubahan, dalam praktiknya seperti Scrum, perubahan sering kali ditangani di antara sprint. Hal ini dapat membatasi kemampuan untuk menanggapi perubahan secara cepat.

Metode Kanban didesain untuk fleksibilitas maksimum dalam menghadapi perubahan. Kanban dapat menangani perubahan diterapkan setiap saat, sehingga ideal untuk lingkungan yang sangat dinamis dan yang sering berubah.

Metode agile fokus pada pengiriman produk yang berfungsi melalui siklus pengembangan reguler dan memprioritaskan kepuasan pelanggan melalui pengiriman awal. Metrik kinerja agile melibatkan penyelesaian fitur dan fungsi dalam kerangka waktu sprint.

Sementara Kanban, fokus pada efisiensi aliran kerja dan peningkatan proses berkelanjutan. Metrik utamanya adalah lead time, throughput, dan beban kerja dalam proses (WIP).

Untuk lebih jelasnya, yuk simak perbandingan Agile vs Kanban melalui tabel berikut ini.

Inilah beberapa perbandingan antara kanban vs waterfall yang perlu Sobat MinDi pahami dan perhatikan dengan baik.

Kanban sangat fleksibel dan mampu menyesuaikan prioritas secara real-time berdasarkan kebutuhan dan hambatan yang muncul. Kanban mendukung peningkatan dan perubahan berkelanjutan tanpa harus revisi atau mengulang tugas dari awal.

Sedangkan waterfall bersifat kaku dan mengikuti pendekatan linear yang sekali proyek dimulai, sulit untuk kembali dan mengubah elemen yang sudah selesai. 

Setiap fase dalam metode waterfall harus lengkap sebelum fase berikutnya bisa dimulai, dan revisi tidak diperkenankan kecuali proyek telah mencapai tahapan pengujian atau implementasi.

Kanban memanfaatkan papan Kanban untuk visualisasi semua pekerjaan dalam berbagai tahapan proses. Hal ini memudahkan semua anggota tim untuk melihat status tugas-tugas dan memahami alur kerja secara keseluruhan.

Metode waterfall tidak memiliki komponen visualisasi kerja yang kuat sebagai bagian dari metodologi inti. Waterfall lebih bergantung pada dokumen dan laporan status untuk komunikasi kemajuan proyek.

Kanban dapat dengan cepat menanggapi masalah dan mengubah prioritas pekerjaan. Kanban dapat menghadapi penyesuaian berkelanjutan terhadap alur kerja dan tugas, sehingga cocok untuk lingkungan yang dinamis dan tidak terduga.

Karena sifat sekuensialnya, Waterfall tidak menangani perubahan dengan baik. Permasalahan yang muncul di satu fase sering tidak ditangani sampai proyek mencapai fase pengujian atau penyelesaian, yang dapat menyebabkan keterlambatan dan peningkatan biaya.

Metode kanban fokus pada aliran kerja dan penyelesaian bertahap tugas sepanjang waktu. Tidak ada pembagian jelas proyek dalam fase-fase yang terpisah, sehingga penyelesaian tugas lebih fleksibel.

Waterfall merupakan pendekatan bertahap yang sangat terstruktur, di mana proyek dibagi menjadi fase berurutan seperti persiapan, desain, implementasi, verifikasi, dan pemeliharaan. Setiap fase harus selesai sepenuhnya sebelum fase berikutnya dimulai.

Perbandingan ini menunjukkan bahwa Kanban cocok untuk proyek-proyek yang memerlukan adaptasi tinggi dan kecepatan tanggap, sedangkan Waterfall lebih sesuai untuk proyek-proyek yang memiliki persyaratan yang jelas dan tidak berubah dari awal proyek.

Untuk lebih jelasnya, yuk simak perbandingan metode kanban vs waterfall melalui tabel berikut ini.

Sebagai seorang project manager yang profesional, Sobat MinDi harus dapat memiliki metode manajemen proyek yang cocok dan sesuai dengan kebutuhan proyek perusahaan.

Tertarik mempelajari metode kanban lebih lanjut? Ingin switch career sebagai project manager? Bingung harus mulai dari mana?

Yuk ikuti bootcamp product and project management dibimbing.id. Bootcamp terbaik dengan pembelajaran inovatif dan intensif. Bootcamp ini didampingi oleh para mentor profesional dan berpengalaman di bidangnya, yang bakal bantu kamu jadi project manager yang sukses.

Belum memiliki pengalaman di bidang product dan project management sama sekali?

Tenang saja, dibimbing.id siap bimbing kamu mulai dari nol, dengan kurikulum terlengkap, update serta beginner friendly. 

Sebanyak 94% alumni bootcamp dibimbing.id telah berhasil mendapatkan kerja sesuai bidang mereka. Nah, jangan khawatir nganggur setelah lulus bootcamp ya, dibimbing.id juga menyediakan job connect ke 570+ hiring partner khusus buat Sobat MinDi.

Tunggu apalagi? buruan konsultasi di sini, apapun tujuan karirmu dibimbing.id siap #BimbingSampeJadi karir impianmu.

• Siapa yang bisa menggunakan Kanban?

Kanban dapat digunakan oleh hampir semua tim dalam berbagai industri, termasuk pengembangan perangkat lunak, manufaktur, layanan kesehatan, pendidikan, dan banyak lagi. Keunggulan utamanya adalah fleksibilitas dan kemudahan penggunaan.

• Apa itu papan Kanban?

Papan Kanban adalah alat visualisasi yang digunakan untuk melacak pekerjaan saat berlangsung. Papan ini biasanya dibagi menjadi kolom yang mewakili tahapan berbeda dari proses pekerjaan, dari "To Do" hingga "Done."

• Apa manfaat utama dari menggunakan Kanban?

Manfaat utama menggunakan Kanban termasuk peningkatan visibilitas pekerjaan, efisiensi aliran kerja yang lebih baik, kemampuan adaptasi yang tinggi terhadap perubahan, dan peningkatan kolaborasi tim.

• Bagaimana cara menggunakan dengan Kanban?

Langkah awal buat papan Kanban dengan kolom yang mencerminkan tahapan pekerjaan tim. Mulailah dengan menempatkan semua tugas dalam kolom "To Do" dan pindahkan mereka melalui kolom saat mereka berkembang. Sesuaikan papan dan proses seiring waktu untuk memenuhi kebutuhan tim.

• Bisakah Kanban menangani perubahan proyek?

Kanban sangat adaptif terhadap perubahan. Tim dapat menyesuaikan atau memprioritaskan ulang tugas di papan Kanban kapan saja, yang memungkinkan respon cepat terhadap perubahan kebutuhan atau masalah yang muncul.

• Apa itu WIP Limits dan mengapa itu penting dalam Kanban?

WIP (Work in Progress) Limits adalah batasan pada jumlah tugas yang dapat berada dalam satu tahap proses pada waktu tertentu. Pembatasan ini membantu mencegah penumpukan pekerjaan di satu tahap dan memastikan aliran kerja yang lancar dan berkelanjutan.

• Dapatkah Kanban digabungkan dengan metodologi lain?

Ya, Kanban sering digabungkan dengan metodologi lain seperti Scrum dalam pendekatan yang dikenal sebagai Scrumban. Pendekatan ini menggabungkan struktur dan peran dari Scrum dengan fleksibilitas dan visualisasi dari Kanban.

Reference:

• Waterfall vs. Agile vs. Kanban vs. Scrum: What’s the difference? - Buka

• What Is Kanban? The Kanban Methodology Explained - Buka