Memahami Metode Kanban dalam Project Management

Muthiatur Rohmah

•

21 February 2024

•

838

Kanban adalah salah satu metode project management yang digunakan memecahkan masalah dalam pengelolaan proyek secara efisien.

Metode kanban merupakan salah satu metode manajemen proyek yang dinilai fleksibel dan cocok untuk proyek perusahaan yang memerlukan adaptasi tinggi.

Tidak seperti metode manajemen proyek lain, seperti agile atau scrum, metode kanban awalnya hanya digunakan untuk industri manufaktur.

Namun seiring berjalannya waktu, banyak perusahaan yang menggunakan metode ini sebagai alat bantu manajemen proyek.

Apa sih yang dimaksud metode kanban? Yuk temukan jawabannya pada artikel ini.

Pengertian Metode Kanban

Metode Kanban adalah sistem manajemen proyek dan proses kerja yang berfokus pada peningkatan efisiensi melalui visualisasi alur kerja dan optimasi aliran pekerjaan.

Berasal dari sistem produksi Toyota di Jepang, Kanban secara bahasa berarti"tanda" atau "papan" dalam bahasa Jepang, merujuk pada kartu atau tanda visual yang digunakan untuk melacak produksi dan inventaris.

Dalam konteks manajemen proyek, Kanban mengadopsi prinsip lean dan just-in-time untuk mengurangi pemborosan dan meningkatkan produktivitas.

Metode ini menggunakan papan Kanban, yang dibagi menjadi beberapa kolom yang merepresentasikan tahapan berbeda dari alur kerja, dari tugas yang perlu dilakukan hingga tugas yang telah selesai.

Setiap tugas diwakili oleh kartu yang dipindahkan dari satu kolom ke kolom berikutnya, memvisualisasikan kemajuan pekerjaan dan memfasilitasi identifikasi kemacetan dalam proses.

Prinsip utama Kanban meliputi pembatasan jumlah pekerjaan dalam proses, fokus pada penyelesaian tugas, dan peningkatan berkelanjutan.

Metode ini sangat fleksibel dan dapat disesuaikan dengan berbagai jenis tim dan proyek, menjadikannya alat yang populer di banyak industri, khususnya dalam pengembangan perangkat lunak dan manajemen proyek agile.

Tahapan Menjalankan Kanban

Penerapan metode Kanban dalam manajemen proyek dan pengembangan produk melibatkan beberapa tahapan utama untuk memaksimalkan efisiensi dan produktivitas.

Berikut adalah enam tahapan menggunakan metode Kanban:

1. Visualisasi Alur Kerja

Tahap pertama adalah memvisualisasikan seluruh alur kerja proyek atau proses kerja tim pada papan Kanban.

Hal ini melibatkan pembuatan kolom untuk setiap tahapan proses, mulai dari "Akan Dilakukan" (To Do), "Sedang Dikerjakan" (In Progress), hingga "Selesai" (Done), dan mungkin tahapan khusus lainnya sesuai kebutuhan proyek.

2. Limit Work in Progress

Setelah alur kerja divisualisasikan, langkah selanjutnya adalah menetapkan batas untuk Work In Progress (WIP) pada setiap tahapan.

Batasan ini dimaksudkan untuk mencegah penumpukan tugas di satu tahapan dan memastikan aliran kerja yang lancar dan berkelanjutan.

3. Manage Flow

Dengan alur kerja yang divisualisasikan dan batasan WIP yang ditetapkan, fokus berikutnya adalah pada pengelolaan dan optimasi aliran kerja.

Hal ini melibatkan pemantauan dan penyesuaian alur kerja untuk memastikan tugas bergerak melalui papan Kanban dengan efisien, mengidentifikasi dan mengatasi hambatan atau kemacetan.

4. Membuat Aturan

Menetapkan aturan eksplisit untuk operasi papan Kanban membantu memastikan bahwa semua anggota tim memahami bagaimana tugas harus diproses.

Hal ini termasuk kriteria untuk memindahkan tugas antar kolom, bagaimana dan kapan mengadakan pertemuan stand-up, serta aturan lain yang mendukung kerjasama tim dan efisiensi.

5. Menerapkan Umpan Balik Loop

Kanban mendorong siklus umpan balik berkelanjutan melalui pertemuan reguler untuk meninjau papan, alur kerja, dan kinerja tim.

Tahapan ini memungkinkan tim untuk berkolaborasi, berbagi wawasan, dan membuat penyesuaian strategis berdasarkan umpan balik untuk peningkatan berkelanjutan.

6. Perbaikan Berkelanjutan

Akhirnya, prinsip inti dari Kanban adalah kaizen, atau perbaikan berkelanjutan.

Dengan menerapkan pembelajaran dari umpan balik loop dan analisis alur kerja, tim secara terus-menerus mencari cara untuk meningkatkan efisiensi, produktivitas, dan kualitas hasil kerja mereka.

Menerapkan metode Kanban membutuhkan komitmen terhadap transparansi, kolaborasi, dan adaptasi berkelanjutan, dengan tujuan utama untuk menciptakan alur kerja yang lebih lancar dan responsif terhadap kebutuhan proyek dan tim.

Baca Juga: Metode Agile: Definisi, Kelebihan & Kekurangan

Tujuan Kanban

Kanban, sebagai metodologi manajemen proyek dan aliran kerja, ditujukan untuk mencapai beberapa tujuan utama yang meningkatkan efisiensi dan produktivitas tim.

Berikut adalah beberapa tujuan Kanban:

memastikan semua anggota tim memiliki pemahaman yang jelas tentang tugas yang sedang dikerjakan, yang akan datang, dan yang telah selesai.
Mengidentifikasi kemacetan dalam proses dan membuat penyesuaian yang diperlukan untuk memastikan aliran kerja yang lancar dan efisien, meminimalkan waktu henti dan meningkatkan kecepatan pengiriman.
Mengeliminasi pemborosan waktu, sumber daya, dan upaya melalui pengelolaan yang lebih baik dari jumlah Work In Progress (WIP) dan fokus pada penyelesaian tugas.
Memungkinkan tim untuk merespons dengan cepat terhadap perubahan prioritas atau kebutuhan tanpa mengganggu alur kerja yang telah ada.
memastikan semua anggota tim berada pada halaman yang sama dan bekerja menuju tujuan yang sama.
Mengadopsi siklus umpan balik dan penilaian reguler terhadap alur kerja dan kinerja tim untuk mengidentifikasi area perbaikan dan menerapkan strategi peningkatan berkelanjutan.

Tujuan kanban pada intinya adalah membantu tim proyek mencapai hasil yang lebih efektif dan efisien.

Baca Juga:
Tahapan Metode Agile: Panduan Lengkap untuk Keberhasilan Proyek

Kesimpulannya, metode kanban merupakan metode yang efektif untuk membantu dalam manajemen proyek perusahaan.

Sebagai seorang project manager, kamu dapat menerapkan metode kanban ini untuk memudahkan mengelola proyek perusahaan secara sistematis.

Ingin mempelajari lebih lanjut tentang metode kanban dalam manajemen proyek? atau tertarik switch career sebagai seorang project manager?

MinDi ada rekomendasi nih, Yuk ikut bootcamp product and project management dibimbing.id. Dengan pembelajaran inovatif disertai silabus terbaik, dibimbing.id bantu wujudin mimpimu sebagai project manager sukses.

Tunggu apalagi? Yuk segera daftarkan diri di sini! lalu nikmati layanan job connect dengan ratusan perusahaan ternama setelah lulus bootcamp. Jangan khawatir, apapun tujuan karirmu, dibimbing.id siap #BimbingSampeJadi karir terbaikmu.