Apa itu Stakeholder Management? Definisi, Elemen & Strategi

Halo Warga Bimbingan! Sebagai project manager, kamu pernah ngerasa pusing mengatur banyak orang yang terlibat dalam sebuah proyek? Nah, itulah pentingnya stakeholder management! 

Lantas apa itu? Stakeholder management adalah proses mengidentifikasi, menganalisis, dan berkomunikasi dengan para pemangku kepentingan untuk memastikan kebutuhan dan harapan mereka terpenuhi dalam sebuah proyek.

Stakeholder management ibarat seni mengelola semua orang yang punya kepentingan dalam proyek, dari atasan, klien, sampai tim internal. Kalau mereka nggak happy, bisa-bisa proyek kamu mandek di tengah jalan. 

Makanya, stakeholder management ini penting banget buat ngejaga semua pihak tetap puas dan proyek perusahaan bisa jalan lancar sampai selesai. 

Penasaran mengenai apa yang dimaksud dengan stakeholder management lebih lanjut? Apa saja fungsinya? Bagaimana strategi stakeholder management yang baik? Yuk simak pada artikel ini.

Apa itu Stakeholder Management?

Nah Warga Bimbingan, sebelum kita bahas lebih lanjut mengenai strategi stakeholder management, sebagai langkah awal, yuk pahami apa yang dimaksud dengan stakeholder management melalui beberapa pengertian berikut ini.

Stakeholder management adalah cara mengatur dan berinteraksi dengan semua orang yang punya kepentingan dalam proyek atau bisnis perusahaan. 

Dalam sebuah proyek, pasti ada banyak pihak yang terlibat, mulai dari bos besar, klien, tim kerja, sampai mungkin supplier atau partner eksternal. Mereka semua punya kepentingan, harapan, dan mungkin juga kekhawatiran yang beda-beda. 

Nah, tugas kamu sebagai project manager atau orang yang menghandle proyek itu, adalah memastikan semua stakeholder ini terlibat, didengerin, dan puas sama hasilnya.

Stakeholder management itu bukan cuma soal ngobrol-ngobrol santai, tapi lebih ke gimana caranya mengerti apa yang mereka butuhkan, nge-manage ekspektasi, dan menjaga komunikasi yang efektif selama proyek berjalan. 

Oleh sebab itu , kamu harus tahu siapa yang paling punya pengaruh, siapa yang perlu di-update rutin, dan siapa yang mungkin bakal nyusahin proyek kalo nggak di-handle dengan baik. 

Dengan stakeholder management yang baik, proyek perusahaan berpeluang lebih besar untuk sukses, karena semua pihak merasa didengarkan dan ikut berkontribusi sesuai peran masing-masing. 

Jadi, stakeholder management merupakan skill wajib agar proyek perusahaan lancar dan nggak ada drama di tengah jalan!

7 Elemen Penting Stakeholder Management

Stakeholder management mempunyai beberapa elemen penting yang wajib dipelajari sebelum mulai menerapkannya dalam proyek perusahaan.

Penasaran apa saja elemen penting dalam stakeholder management? Yuk simak penjelasan lengkapnya!

1. Sponsorship

Ini elemen yang paling krusial. Sponsorship di sini bukan cuma soal dana, tapi lebih ke dukungan dari orang-orang berpengaruh dalam proyek, sepert pemimpin tim. 

Mereka ini yang bisa ngasih "lampu hijau" buat proyek kamu dan mendukung penuh kalau ada kendala. Tanpa sponsorship yang kuat, proyek kamu bisa terhenti karena nggak ada yang benar-benar mendorongnya.

2. Keterlibatan

Stakeholder harus dilibatkan dari awal. Jangan sampai mereka baru diajak bicara ketika proyek sudah setengah jalan. Dengan melibatkan mereka sejak awal, kamu bisa mendapatkan wawasan berharga, mengelola ekspektasi mereka, dan tentunya membuat mereka merasa memiliki peran penting dalam proyek. 

Semakin mereka terlibat, semakin besar kemungkinan mereka akan mendukung penuh proyek perusahaan.

3. Impact

Penting banget untuk memahami seberapa besar dampak proyek ini terhadap masing-masing stakeholder. Ada yang mungkin terpengaruh banget, ada juga yang cuma sedikit. 

Dengan memahami dampak ini, kamu bisa mengatur prioritas dalam berkomunikasi dan memberikan perhatian ekstra kepada stakeholder yang terdampak besar, agar tidak ada yang merasa diabaikan.

4. Kesiapan

Kesiapan ini soal sejauh mana stakeholder kamu siap menjalani perubahan yang dibawa oleh proyek ini. Kamu harus memastikan mereka siap mental dan punya sumber daya yang cukup untuk mendukung proyek ini. 

Kalau ada yang belum siap, tugas kamu adalah membantu mereka agar siap, entah lewat pelatihan, komunikasi yang jelas, atau memberikan dukungan tambahan.

5. Tanggung Jawab

Setiap stakeholder punya peran dan tanggung jawab masing-masing dalam proyek. Kamu harus memastikan dari awal siapa yang harus melakukan apa, agar tidak ada kebingungan atau tumpang tindih tugas. 

Dengan tanggung jawab yang jelas, semua orang bisa fokus pada tugas masing-masing dan proyek bisa berjalan lebih efisien.

6. Kepatuhan 

Ini elemen yang sering dianggap sepele, tapi sangat penting. Kamu harus memastikan semua stakeholder paham dan mematuhi aturan, regulasi, atau kebijakan yang berlaku dalam proyek. 

Kepatuhan ini penting agar tidak ada masalah hukum atau administratif yang bisa mengganggu proyek kamu di kemudian hari.

7. Komunikasi 

Komunikasi yang efektif adalah kunci dari semua elemen stakeholder management. Kamu harus bisa menyampaikan informasi dengan jelas dan tepat waktu kepada semua stakeholder. 

Jangan sampai ada yang merasa tidak diupdate atau malah salah paham. Dengan komunikasi yang baik, semua pihak bisa sinkron dan proyek bisa berjalan lancar tanpa hambatan.

Jika Warga Bimbingan bisa mengelola tujuh elemen stakeholder management dengan baik, proyek bisa berjalan mulus, dan kamu bisa menghindari masalah-masalah yang nggak perlu!

Baca Juga: Apa itu Demand Management? Pengertian, Fungsi & Tahapannya

Prinsip Stakeholder Management

Dalam stakeholder management, ada beberapa prinsip yang perlu dipatuhi agar strategi ini berjalan lancar sesuai dengan tujuan awal. Apa saja prinsip stakeholder management?

Berikut ini beberapa prinsip stakeholder management yang perlu kamu kuasai biar semua stakeholder tetap happy dan proyek perusahaan bisa jalan lancar.

1. Komunikasi Secara Rutin

Komunikasi itu penting dalam bisnis. Kamu nggak cuma harus rutin ngobrol sama tim, tapi juga dengan stakeholder. 

Pastikan mereka selalu update dengan perkembangan proyek, tapi sesuaikan frekuensi dan cara komunikasinya sesuai preferensi masing-masing stakeholder. Dengan begitu, mereka merasa dilibatkan dan kontribusi mereka dihargai.

2. Pahami Kondisi Stakeholder

Ingat, stakeholder juga manusia. Mereka mungkin punya urusan lain yang lebih mendesak, jadi kalau ada yang kurang aktif, coba pahami dulu situasi mereka. 

Jangan buru-buru ambil tindakan, tapi pertimbangkan keadaan mereka sebelum mencari solusi alternatif.

3. Konsultasi Rutin

Stakeholder mungkin nggak terlibat dalam detail harian, tapi mereka perlu tahu saat ada keputusan besar. Adakan konsultasi rutin di awal proyek untuk memastikan semua setuju dengan arah yang diambil dan memahami tujuan serta risiko proyek.

4. Buat Rencana Khusus

Menjaga stakeholder tetap engaged itu butuh strategi. Buatlah rencana khusus yang mengatur bagaimana cara kamu menjaga keterlibatan mereka, mulai dari cara komunikasi hingga frekuensi update. Rencana ini membantu memastikan mereka tetap terlibat sepanjang proyek.

5. Bangun Hubungan Profesional

Untuk menjaga minat stakeholder, bangun hubungan profesional yang baik. Hubungan yang kuat dan berbasis kepercayaan memudahkan komunikasi dan kolaborasi. Pertimbangkan meeting one-on-one atau acara informal seperti makan bersama untuk memperkuat hubungan.

6. Sederhanakan Proses

Simplicity is key. Jangan membanjiri stakeholder dengan terlalu banyak informasi atau meeting. Buat proposal bisnis dan proyek yang jelas, simpel, tapi lengkap. Dengan begitu, stakeholder bisa dengan mudah memahami dan membuat keputusan yang cepat.

7. Pahami Risiko

Selain memahami risiko proyek, kamu juga harus memahami risiko yang bisa muncul dari stakeholder. Ketidaksepakatan atau keputusan yang salah bisa mengancam kesuksesan proyek. Kenali risiko ini dan siapkan strategi untuk mengelolanya.

8. Siap Berkompromi

Dalam hubungan bisnis, kompromi itu penting. Ketidaksepakatan pasti terjadi, jadi kamu harus siap mencari solusi yang bisa diterima semua pihak. Prioritaskan pendapat stakeholder yang paling berpengaruh untuk menjaga keseimbangan.

9. Delegasi Tanggung Jawab

Mengelola stakeholder adalah tanggung jawab seluruh tim, bukan cuma satu orang. Pastikan setiap anggota tim tahu peran mereka dalam menjaga keterlibatan stakeholder, mulai dari update rutin hingga menangani pertanyaan. Dengan pembagian tugas yang jelas, prinsip-prinsip ini bisa dijalankan dengan efektif.

Dengan prinsip-prinsip stakeholder management ini, kamu bisa menjaga hubungan baik dengan stakeholder, memastikan proyek berjalan lancar, dan meningkatkan peluang sukses!

Strategi Menerapkan Stakeholder Management yang Efektif

Gimana nih, sudah mulai tertarik tentang stakeholder management dalam proyek perusahaan? Nah, sekarang saatnya Warga Bimbingan simak strategi penerapan stakeholder management yang efektif.

Penasaran bagaimana strateginya? Yuk simak penjelasan step by stepnya berikut ini.

1. Identifikasi Stakeholder dan Awasi dengan Cermat

Langkah pertama yang penting banget adalah kenalin siapa aja stakeholder kamu. Mulai dari bos besar, klien, tim internal, sampai partner eksternal semuanya harus kamu identifikasi. 

Nggak cukup cuma tahu siapa mereka, kamu juga perlu terus awasi mereka secara cermat. Cari tahu siapa yang punya pengaruh paling besar, siapa yang punya harapan tinggi, dan siapa yang mungkin butuh perhatian lebih. 

Dengan begitu, kamu bisa nyiapin strategi yang tepat buat mengelola masing-masing stakeholder sesuai kebutuhan mereka.

Ada beberapa jenis stakeholder yang perlu Warga Bimbingan pahami, sebagai berikut:

1. Stakeholder Internal: Orang-orang dalam organisasi seperti karyawan dan manajer yang terlibat langsung dalam operasional proyek.
2. Stakeholder Eksternal: Pihak luar organisasi seperti pelanggan, supplier, atau pemerintah yang memiliki kepentingan terhadap proyek.
3. Primary Stakeholders: Stakeholder yang paling terpengaruh langsung oleh hasil proyek, seperti pelanggan utama atau pemegang saham besar.
4. Secondary Stakeholders: Stakeholder yang terpengaruh secara tidak langsung oleh proyek, seperti mitra bisnis atau masyarakat umum.
5. Key Stakeholders: Stakeholder yang memiliki pengaruh atau kepentingan paling besar dalam keberhasilan proyek, seperti sponsor atau eksekutif senior.

2. Dengarkan Apa yang Stakeholder Katakan

Jangan cuma ngomong, tapi juga dengerin apa yang stakeholder kamu katakan. Kadang, mereka punya insight atau concern yang bisa jadi krusial buat kesuksesan proyek kamu. 

Dengerin mereka dengan hati-hati, dan pastikan kamu nangkep apa yang sebenarnya mereka mau. Ini juga ngebantu kamu buat menghindari miskomunikasi dan bikin mereka ngerasa dihargai. Jangan lupa, komunikasi dua arah itu kuncinya!

3. Temui Stakeholder Secara Personal

Kadang, ngobrol langsung itu jauh lebih efektif daripada email atau meeting rame-rame. Ajak stakeholder kunci kamu buat ketemu one-on-one. Ini nggak cuma soal diskusi proyek, tapi juga buat bangun hubungan yang lebih kuat dan personal. 

Dengan ngobrol langsung, kamu bisa dapet pemahaman yang lebih dalam soal apa yang mereka pikirkan dan rasakan. Plus, mereka jadi lebih nyaman buat ngungkapin ide atau kekhawatiran mereka.

4. Pahami Motivasi Stakeholder

Setiap stakeholder pasti punya motivasi yang beda-beda. Ada yang fokus ke profit, ada yang peduli banget sama reputasi, atau ada juga yang cuma pengen proyek ini jalan sesuai jadwal. Nah, tugas kamu adalah ngerti apa yang bikin mereka termotivasi. 

Dengan ngerti motivasi mereka, kamu bisa lebih mudah nge-manage ekspektasi mereka dan bikin strategi yang bisa nyelarasin tujuan proyek dengan apa yang mereka inginkan.

Dengan menerapkan strategi-strategi stakeholder management, kamu akan emastikan proyek perusahaan bisa berjalan lancar tanpa hambatan. Komunikasi yang baik dan pemahaman mendalam tentang stakeholder adalah kunci dari semua ini!

Baca Juga: Apa itu TQM (Total Quality Management)? Arti, Tujuan & Prinsip

Buat Strategi Stakeholder Management yang Tepat Agar Proyek Perusahaan Lancar!

Warga Bimbingan, itulah beberapa pembahasan mengenai stakeholder management, mulai dari pengertian, elemen, prinsip hingga strategi penerapan stakeholder management yang tepat.

Setelah membaca artikel ini, kamu sebagai project manager pasti dapat memilih dan menentukan strategi stakeholder management untuk proses proyek perusahaan yang sukses.

Tertarik belajar stakeholder management hingga project management lebih lanjut? Ingin switch career sebagai project manager sukses? Bingung harus mulai dari mana?

Yuk ikuti bootcamp product and project management dibimbing.id. Bootcamp terbaik dengan pembelajaran inovatif dan intensif. Bootcamp ini didampingi oleh para mentor profesional dan berpengalaman di bidangnya, yang bakal bantu kamu jadi project manager yang sukses.

Belum memiliki pengalaman di bidang product dan project management sama sekali?

Tenang saja, dibimbing.id siap bimbing kamu mulai dari nol, dengan kurikulum terlengkap, update serta beginner friendly. 

Sebanyak 94% alumni bootcamp dibimbing.id telah berhasil mendapatkan kerja sesuai bidang mereka. Nah, jangan khawatir nganggur setelah lulus bootcamp ya, dibimbing.id juga menyediakan job connect ke 700+ hiring partner khusus buat Warga Bimbingan.

Tunggu apalagi? buruan konsultasi GRATIS  di sini, apapun tujuan karirmu dibimbing.id siap #BimbingSampeJadi karir impianmu.

Reference:

1. Stakeholder management: 4 strategies proven to work - Buka
2. Change Management: 7 Essential Elements of Stakeholder Engagement - Buka
3. What are stakeholder engagement principles? (With tips) - Buka