20 Skill Virtual Assistant yang Paling Dibutuhkan 2024

Virtual assistant adalah pekerjaan yang populer dan sangat dibutuhkan oleh banyak industri saat ini. Namun sebenarnya siapa itu virtual assistant?

Seorang virtual assistant adalah profesional yang bertugas memberi layanan dukungan administratif, teknis, atau kreatif kepada klien dari jarak jauh atau remote. Oleh sebab itu banyak klien yang memilih pekerjaan ini karena fleksibilitas waktu dan tempat kerja.

Namun perlu Sobat MinDi ketahui, seorang virtual assistant harus memiliki beberapa skill penting agar dapat memberikan layanan profesional kepada klien. Lantas apa saja skill virtual assistant yang paling dibutuhkan?

Ingin jadi virtual assistant? Yuk pahami dan pelajari dulu 20 skill virtual assistant yang harus mereka miliki secara profesional, berikut ini.

Apa itu Virtual Assistant?

Dilansir dari coursera, Virtual assistant adalah seseorang yang menawarkan layanan administratif kepada bisnis dan profesional  menggunakan teknologi untuk melakukan tugas dari jarak jauh, bukan dengan datang ke lokasi fisik. 

Lantas apa saja tugas dan tanggung jawab virtual assistant? Virtual assistant bertanggung jawab untuk membuat operasi bisnis berjalan lebih lancar, mendukung pertumbuhan bisnis, dan memastikan tugas-tugas bisnis dapat diselesaikan. 

Beberapa contoh tugas virtual assistant yang dapat dilakukan termasuk entri data, manajemen email, dan penjadwalan janji.

Dengan mempekerjakan seorang virtual assistant, pemilik bisnis atau klien dapat fokus pada layanan pelanggan, pengembangan produk, dan perencanaan pertumbuhan. 

20 Skill Virtual Assistant yang Wajib Dimiliki

Agar dapat mengerjakan tugas dan tanggung jawab virtual assistant dengan baik, mereka memerlukan beberapa skill penting. Lantas apa saja skill virtual assistant yang wajib dimiliki?

Yuk simak beberapa skill virtual assistant yang wajib dipahami dan dipelajari sebelum Sobat MinDi melamar pekerjaan di bidang ini.

1. Komunikasi

Skill komunikasi sangat penting bagi virtual assistant, sebab mereka harus berinteraksi secara efektif dengan klien dan kolega melalui berbagai saluran seperti email, telepon, dan pesan instan. 

Kemampuan untuk menulis email yang jelas dan profesional, mengadakan panggilan telepon yang efisien, dan menggunakan alat komunikasi digital dengan percaya diri juga penting untuk memastikan instruksi dipahami dengan benar dan hubungan kerja berjalan lancar.

2. Manajemen Waktu

Manajemen waktu yang efektif membuat virtual assistant dapat menyelesaikan berbagai tugas tepat waktu dan menghindari penundaan. 

Seorang virtual assistant harus bisa membuat jadwal yang efisien, mengatur prioritas tugas, dan menggunakan alat manajemen waktu seperti kalender digital dan aplikasi to-do list untuk menjaga produktivitas tinggi. 

Skill manajemen waktu ini juga mencakup pengaturan tenggat waktu yang realistis dan kemampuan untuk mengatakan "tidak" ketika beban kerja terlalu banyak.

3. Pembukuan

Pengetahuan dasar tentang pembukuan dan akuntansi berguna bagi virtual assistant yang bekerja dengan klien yang memerlukan bantuan dalam mengelola keuangan. 

Skill ini termasuk mencatat transaksi, mengelola laporan keuangan, dan memahami dasar-dasar pelaporan pajak. Skill ini memastikan bahwa keuangan klien teratur dan akurat, serta mematuhi peraturan dan kebijakan keuangan.

4. Email Management

Virtual assistant harus dapat mengelola email dengan efisien untuk menjaga komunikasi tetap teratur. Hal ini mencakup menyaring email spam, merespons pesan yang penting dengan cepat, dan mengatur email dalam folder yang tepat. 

Gunakan  alat manajemen email seperti filter dan pengingat juga dapat membantu dalam menjaga kotak masuk tetap teratur dan memastikan tidak ada pesan penting yang terlewat.

5. Organisasi

Skill organisasi yang kuat membantu virtual assistant untuk mengelola dokumen, file, dan informasi dengan baik. Seorang virtual assistant harus bisa menyusun dokumen dengan rapi, menjaga file digital tetap teratur, dan memastikan bahwa informasi penting mudah diakses saat dibutuhkan. 

Skill ini juga mencakup pengelolaan tugas dan proyek dengan efisien untuk memastikan semuanya berjalan lancar dan sesuai jadwal.

6. Menulis dan Mengetik

Menulis dan mengetik adalah skill dasar yang sangat penting bagi virtual assistant. Kemampuan untuk menulis dengan jelas dan tepat dalam berbagai format seperti email, laporan, dan konten web sangat penting. 

Kecepatan dan akurasi mengetik juga merupakan aspek penting yang membantu dalam menyelesaikan tugas administratif dengan efisien dan tepat waktu.

7. Pengetahuan Dasar IT

Virtual assistant perlu memiliki pemahaman dasar tentang teknologi informasi untuk menggunakan perangkat lunak dan alat digital yang umum digunakan dalam pekerjaan remote. 

Skill ini termasuk kemampuan untuk memecahkan masalah teknis dasar, menggunakan perangkat lunak manajemen proyek, dan memahami dasar-dasar keamanan siber untuk melindungi data klien.

8. Motivasi Diri dan Konsentrasi

Bekerja dari jarak jauh memerlukan tingkat motivasi diri yang tinggi dan kemampuan untuk tetap fokus pada tugas tanpa pengawasan langsung. 

Virtual assistant harus mampu mengatur lingkungan kerja yang kondusif, menghindari gangguan, dan tetap termotivasi untuk menyelesaikan tugas dengan baik.

9. Orientasi pada Detail

Ketelitian dan perhatian terhadap detail sangat penting untuk memastikan akurasi dalam semua pekerjaan yang dilakukan. 

Virtual assistant harus mampu memeriksa pekerjaan mereka sendiri dan menemukan kesalahan kecil yang mungkin terlewatkan oleh orang lain, memastikan hasil kerja yang berkualitas tinggi dan bebas dari kesalahan.

10. Dapat diandalkan

Keandalan adalah skill penting yang dicari oleh klien. Virtual assistant harus dapat diandalkan untuk memenuhi deadline, memberikan hasil yang konsisten, dan menjaga komunikasi yang baik. 

Kepercayaan antara virtual assistant dan klien sangat penting untuk hubungan kerja yang sukses, dan keandalan adalah dasar dari kepercayaan tersebut.

Baca Juga: 9 Hard Skill yang dibutuhkan di Masa Depan, Wajib Dipelajari

11. Manajemen Media Sosial

Virtual assistant harus mampu mengelola berbagai platform media sosial seperti Facebook, Twitter, Instagram, dan LinkedIn. Skill ini mencakup pembuatan konten, penjadwalan postingan, interaksi dengan pengikut, dan analisis performa kampanye. 

Seorang virtual assistant harus mengetahui strategi media sosial untuk meningkatkan engagement dan memperluas jangkauan audiens klien.

12. Customer Service yang Unggul 

Kemampuan memberikan layanan pelanggan merupakan skill penting, hal ini melibatkan menangani pertanyaan dan keluhan dengan cepat dan sopan, serta memastikan pelanggan merasa dihargai dan didengarkan. 

Virtual assistant harus memiliki keterampilan komunikasi yang kuat dan kemampuan untuk mengatasi situasi yang menegangkan.

13. Marketing Skill