MoM (Minutes of Meeting): Apa itu? dan Penjelasan Lengkapnya

Sobat MinDi, setiap perusahaan pasti sering mengadakan pertemuan atau meeting untuk membahas strategi atau perencanaan bisnis tertentu.

Dalam meeting ini, pasti terdapat notes atau catatan penting yang mencakup isi rapat. Notes ini harus tertulis dengan jelas dan dapat dipahami seluruh anggota rapat.

Dalam bahasa profesional, notes ini dikenal dengan MoM meeting. Lantas apa itu?

MOM Meeting, atau Minutes of Meeting, adalah catatan tertulis yang merangkum poin-poin penting yang dibahas dan keputusan yang diambil selama suatu pertemuan.

Penasaran mengenai MoM meeting lebih lanjut? apa saja isi MoM meeting? bagaimana cara membuatnya? yuk simak penjelasan lengkapnya pada artikel ini.

Apa itu MoM Meeting?

Tunggu dulu Sobat MinDi, sebelum kita membahas lebih lanjut mengenai MoM meeting, pertama-tama yuk pahami dulu apa itu MoM (Minutes of Meeting) melalui beberapa pengertian berikut ini.

Dikutip dari Bada Business, Minutes of Meetings (MOM) adalah catatan detail dan penting seperti keputusan spesifik, hal-hal yang dibahas, dan tujuan yang diutarakan dalam pertemuan atau meeting. 

Poin-poin ini kemudian dikirim melalui email kepada semua peserta rapat untuk memudahkan pemahaman dan pengingatan terhadap poin-poin utama yang dibahas. 

MoM Meeting membantu untuk mengambil keputusan di masa depan, terkait strategi atau perkembangan bisnis perusahaan kedepannya.

Apa Saja Tujuan Pembuatan MoM Meeting?

Seperti yang sudah kita pahami, MoM meeting penting dan harus dibuat secara jelas sehingga dapat dipahami oleh seluruh anggota meeting. Lantas apa saja tujuan MoM Meeting? Yuk simak penjelasan lengkapnya berikut ini.

1. Mendokumentasikan Keputusan dan Tindakan

MoM meeting mencatat semua keputusan yang diambil dan tindakan yang disepakati selama pertemuan. 

Hal ini memastikan semua peserta memiliki referensi yang jelas mengenai apa yang telah diputuskan dan tindakan apa yang perlu diambil selanjutnya, sehingga tidak ada kebingungan atau kesalahpahaman kedepannya.

2. Menginformasikan Peserta dan Pihak Terkait

MoM meeting dikirimkan kepada semua peserta pertemuan serta pihak terkait lainnya yang perlu mengetahui isi diskusi. 

Hal ini membantu memastikan semua orang yang terlibat memiliki pemahaman yang sama tentang hasil pertemuan dan tanggung jawab, serta memudahkan mereka dalam merujuk kembali pada poin-poin penting yang telah dibahas.

3. Menyediakan Referensi untuk Pengambilan Keputusan di Masa Depan

MoM meeting berfungsi sebagai dokumen referensi yang dapat digunakan untuk pengambilan keputusan di masa depan. 

Dengan mendokumentasikan semua detail penting dari pertemuan, MoM membantu tim tetap konsisten dan terorganisir, serta memastikan semua tindakan yang diambil selaras dengan keputusan sebelumnya.

Apa Saja Isi MoM Meeting?

Sobat MinDi pasti penasaran mengenai apa saja sih isi MoM meeting itu? Yuk simak beberapa hal yang harus ada dalam MoM Meeting berikut ini.

Minutes of Meeting (MoM) biasanya mencakup beberapa elemen penting untuk mendokumentasikan hasil pertemuan secara lengkap dan jelas. Berikut adalah komponen utama yang biasanya terdapat dalam MoM:

Judul dan Informasi Pertemuan:

1.  Nama pertemuan, tanggal, waktu, dan lokasi pertemuan.
2. Nama penyelenggara atau pemimpin pertemuan.

Daftar Hadir:

1. Nama-nama peserta yang hadir.
2. Nama-nama peserta yang tidak hadir, jika relevan.

Agenda Pertemuan:

1. Daftar topik atau isu yang akan dibahas dalam pertemuan.
2. Urutan pembahasan yang telah direncanakan.

Ringkasan Diskusi:

1. Catatan singkat mengenai setiap topik yang dibahas.
2. Detail tentang argumen atau pandangan yang diutarakan oleh peserta.

Keputusan yang Diambil:

1. Keputusan atau kesimpulan yang dicapai selama pertemuan.
2. Siapa yang bertanggung jawab atas implementasi keputusan tersebut.

Tindakan yang Harus Dilakukan (Action Items):

1. Daftar tugas atau tindakan yang harus dilakukan, siapa yang bertanggung jawab, dan tenggat waktunya

Isu atau Masalah yang Tertunda:

1. Masalah yang belum terselesaikan dan membutuhkan diskusi atau keputusan lebih lanjut.

Tanggal dan Waktu Pertemuan Berikutnya:

1.  Informasi mengenai kapan dan di mana pertemuan selanjutnya akan diadakan.

Penutup:

1. Ringkasan singkat dari keseluruhan pertemuan.
2. Ucapan terima kasih kepada peserta atas partisipasi mereka.

Dengan mencakup elemen-elemen ini, MoM meeting membuat semua peserta rapat memiliki catatan yang jelas dan terperinci mengenai apa yang telah dibahas, diputuskan, dan tindakan apa yang perlu diambil selanjutnya.

Baca Juga: Aspek Perbedaan Human Capital dan Human Resource

Bagaimana Cara Membuat MoM Meeting?

Sobat MinDi ingin mulai membuat MoM meeting yang efektif? Bingung harus mulai dari mana? Yuk simak cara membuat MoM meeting praktis dan efektif berikut ini.

Berikut adalah cara membuat Minutes of Meeting (MoM) yang mencakup lima tahapan utama:

1. Persiapan Sebelum Pertemuan

Langkah awal dalam membuat MoM meeting adalah membuat daftar topik yang akan dibahas dalam pertemuan. Pastikan semua topik yang penting tercakup dan urutkan berdasarkan prioritas.

Tentukan siapa saja yang perlu hadir dalam pertemuan dan kirimkan undangan serta agenda kepada mereka.

Buat atau siapkan template untuk MoM meeting yang mencakup judul pertemuan, tanggal, waktu, tempat, daftar hadir, agenda, ringkasan diskusi, keputusan, dan tindakan yang perlu diambil.

2. Catat Isi Rapat atau Meeting

Saat rapat, bawa alat tulis, laptop, atau perangkat lain yang diperlukan untuk mencatat. Tuliskan semua hal penting yang dibahas, termasuk keputusan, pandangan yang diutarakan, dan tindakan yang disepakati. Pastikan untuk mencatat siapa yang mengatakan apa.

Tandai dalam catatan MoM, tindakan yang harus dilakukan dan siapa yang bertanggung jawab atas tindakan tersebut beserta tenggat waktunya.

3. Mulailah Menulis MoM Meeting

Setelah pertemuan atau rapat selesai, tulis ringkasan dari diskusi berdasarkan catatan yang telah diambil. Gunakan bahasa yang jelas dan ringkas.

Pastikan semua keputusan dan tindakan yang diambil tercatat dengan jelas, termasuk siapa yang bertanggung jawab dan tenggat waktu pelaksanaannya. Periksa kembali MoM untuk memastikan tidak ada detail penting yang terlewat atau salah catat.

4. Distribusikan MoM Meeting kepada Seluruh Anggota Rapat

Kirimkan MoM melalui email atau platform komunikasi lain kepada semua peserta pertemuan dan pihak terkait lainnya.

Pastikan bahwa MoM meeting mudah diakses oleh semua orang yang membutuhkannya, baik melalui email, sistem manajemen dokumen, atau platform kolaborasi.

5. Simpan MoM Meeting untuk Referensi di Masa Depan

Simpan MoM meeting dalam format yang terorganisir, baik dalam folder digital maupun fisik, sesuai dengan tanggal dan topik pertemuan.

Pastikan MoM disimpan di tempat yang aman dan mudah diakses untuk referensi di masa depan. Hal ini bisa berupa penyimpanan cloud, sistem manajemen dokumen, atau arsip fisik. Arsipkan MoM untuk memudahkan pencarian jika diperlukan di kemudian hari, misalnya saat evaluasi atau audit.

Dengan mengikuti tahapan ini, MoM meeting perusahaan akan tersusun dengan baik dan bisa digunakan sebagai referensi yang berguna untuk pengambilan keputusan dan tindakan di masa depan.

Perbedaan MoM Meeting & Notes

Setelah Sobat MinDi memahami tentang MoM meeting, pasti bertanya-tanya mengenai apa perbedaannya dengan notes rapat? Yuk langsung saja simak perbedaan keduanya berikut ini.

Minutes of Meeting (MoM) 

Minutes of Meeting (MoM) adalah dokumen resmi yang mencatat seluruh rincian penting dari sebuah pertemuan. MoM mencakup informasi seperti agenda pertemuan, daftar hadir, ringkasan diskusi, keputusan yang diambil, dan tindakan yang perlu dilakukan. 

Tujuan utama dari MoM adalah untuk menyediakan rekaman lengkap dan akurat dari apa yang dibahas dan disepakati selama pertemuan, yang dapat digunakan sebagai referensi untuk tindakan di masa depan.

MoM biasanya disusun dengan struktur formal dan didistribusikan kepada semua peserta pertemuan serta pihak terkait lainnya.

Notes

Sedangkan notes adalah catatan informal yang diambil selama pertemuan atau diskusi. Notes lebih bersifat pribadi dan digunakan oleh individu untuk membantu mereka mengingat poin-poin penting yang dibahas. 

Notes tidak memiliki struktur formal dan tidak selalu mencakup semua detail yang ada di MoM. Notes hanya mencatat poin-poin utama atau ide-ide yang dianggap penting oleh pencatat. 

Notes biasanya tidak didistribusikan secara resmi kepada peserta pertemuan dan lebih sering digunakan untuk keperluan pribadi atau internal.

Kesimpulannya, MoM meeting adalah dokumen resmi yang merinci seluruh diskusi dan keputusan dalam pertemuan, digunakan untuk referensi bersama dan tindakan di masa depan. 

Sebaliknya, Notes adalah catatan informal yang digunakan individu untuk membantu mengingat poin-poin penting tanpa perlu distribusi resmi. 

Keduanya penting dalam konteksnya masing-masing, dengan MoM lebih cocok untuk dokumentasi formal dan Notes untuk keperluan pribadi.

Baca Juga: 5 Syarat Menjadi HR Manager & Tips Ampuh untuk Mencapainya

Template Minutes of Meeting (MoM) yang Baik dan Benar

Sobat MinDi penasaran mengenai contoh atau template MoM meeting yang baik dan benar? Yuk simak contohnya berikut ini, dan gunakan sebagai referensi Sobat MinDi.

Buat MoM Meeting yang Efisien untuk Strategi Perusahaan di Masa Depan

Sobat MinDi, itulah beberapa pembahasan mengenai MoM meeting, mulai dari pengertian, isi MoM meeting hingga cara membuat MoM yang efektif.

Kesimpulannya, Minutes of Meeting (MoM) adalah dokumen resmi yang mencatat rincian penting dari pertemuan, termasuk keputusan dan tindakan yang disepakati, untuk referensi dan tindak lanjut di masa depan.

MoM meeting ini sangat penting dan berguna dalam berbagai profesi perusahaan, salah satunya adalah HR perusahaan. Jika ingin jadi HR professional, mempelajari MoM meeting merupakan hal yang penting.

Sobat MinDi ingin jadi master di bidang HR? Atau tertarik switch career sebagai HRD perusahaan? Bingung harus mulai dari mana?

Yuk ikuti bootcamp Human Resources dibimbing.id, sebuah bootcamp terbaik dengan pembelajaran inovatif dan intensif. Kuasai tools HRIS dan seluruh aspek Human Resources yang akan diajarkan pada bootcamp ini.

Bootcamp HR dibimbing.id didampingi oleh mentor profesional dan terbaik yang bakal bantu kamu jadi Human Resources sukses.

Belum memiliki pengalaman di bidang human resources sama sekali?

Tenang saja, dibimbing.id siap bimbing kamu mulai dari nol, dengan kurikulum terlengkap, update serta beginner friendly. 

Sebanyak 94% alumni bootcamp dibimbing.id telah berhasil mendapatkan kerja sesuai bidang mereka. Nah, jangan khawatir nganggur setelah lulus bootcamp ya, dibimbing.id juga menyediakan job connect ke 570+ hiring partner khusus buat Sobat MinDi.

Tunggu apalagi? buruan konsultasi di sini, apapun tujuan karirmu dibimbing.id siap #BimbingSampeJadi karir impianmu.

Reference:

1. What is Minutes of Meeting (MOM), its Importance & Purpose - Buka
2. How To Write Effective Meeting Minutes (with Templates and Samples) - Buka