Blog

English for Business

Contoh Email Formal & Informal Bahasa Inggris Plus Formatnya

Siti Khadijah Azzukhruf Firdausi

•

07 May 2024

•

6356

Menulis email dalam Bahasa Inggris bisa jadi lebih menantang dibanding berbicara langsung. Well, di email kamu harus lebih mindful dengan grammar yang dipakai karena menyampaikan pesan secara tertulis.

Salah satu cara supaya tulisanmu bisa dimengerti oleh penerima surelnya adalah dengan latihan dan memperbanyak eksplorasi contoh email dalam Bahasa Inggris. Jangan khawatir, kali ini MinDi udah siapkan 6 contoh email dalam Bahasa Inggris di artikel ini.

Penasaran kayak gimana surelnya? Yuk, baca artikel ini sampai habis!

Format Email dalam Bahasa Inggris Paling Umum

Sumber: Freepik

Menulis surat elektronik yang bagus selalu berkaitan dengan konteks. Jadi, ada baiknya untuk pikirkan hubunganmu dengan penerima sebelum menulis email. Dengan memahami hubunganmu bersama penerima, kamu jadi bisa menentukan gaya penulisan paling sesuai.

Kalau Sobat MinDi kirim email untuk lingkungan profesional, tips paling aman dari MinDi adalah menulis dengan gaya formal. Supaya lebih jelas lagi, Sobat MinDi bisa ikutin format umum yang paling sering dipakai saat menulis email.

Berikut adalah formatnya:

1. Berikan Subject Email

Bagian pertama yang harus ada dalam email adalah subject line. Komponen ini berperan penting untuk memberi tahu penerima tentang isi pesan. Dengan subjek, penerima bisa menentukan apakah mereka harus membacanya atau tidak.

Oleh karena itu, memakai subjek yang jelas, spesifik, dan singkat adaalh tips paling ideal dari MinDi. Berikut adalah beberapa contoh subject email dalam Bahasa Inggris:

Urgent: Need Your Feedback on Project Proposal by EOD
Invitation: Join Us for the Annual Networking Event
Action Required: Approve Budget Proposal by Friday
Thank You for Your Application – Next Steps

2. Mulai dengan Greeting

Berikutnya kamu bisa mulai pesannya dengan sapaan atau greeting. Komponen ini berperan penting untuk menentukan nada keseluruhan pesannya. Selain itu, ini juga bisa menunjukkan tingkat kesopanan dan profesionalisme kamu.

Berikut adalah beberapa contoh sapaan standar yang bisa dipakai:

Hi [Name],
Hello [Name],
Dear [Name],
Dear Mr./Ms./Dr./Professor [Last name],

3. Buat Isi Email yang To-The-Point

Berikutnya format email yang baik adalah isinya tidak bertele-tele dan to-the-point. Supaya isinya jelas dan padat, kamu bisa sampaikan tujuan langsung di awal. Lalu, hindari detail yang tidak perlu dan bisa mengaburkan pesan utama.

Selanjutnya, pastikan setiap permintaan atau pertanyaan mudah ditemukan pembaca. Terakhir, buat isi seringkas mungkin. Berikut contohnya:

“I am writing to request additional details regarding the Marketing Innovations 2024 Conference mentioned in your recent newsletter.

My team at XYZ Corporation is highly interested in participating and potentially sponsoring the event, but we need further information to proceed.

Specifically, we are looking for details about the attendee demographics, sponsorship packages, and any opportunities for speaking sessions.

We would appreciate it if you could send us the relevant documentation or direct us to someone who can provide these details.”

4. Tutup Email dengan Sopan

Selanjutnya, tutup email dengan sopan. Apabila meminta penerima melakukan sesuatu, buat simpulan yang mengulang permintaan dan ucapan terima kasih.

Jika email bertujuan untuk mengakhiri diskusi sebelumnya tanpa memerlukan tindakan segera, kamu bisa langsung tutup dengan ucapan terima kasih. Berikut beberapa contohnya:

Looking forward to your reply.
Thank you for your attention to this matter.
Please feel free to contact me if you need any further information.
I appreciate your help with this.

5. Tambahkan Signature

Terakhir, kamu bisa tambahkan signature yang dilengkapi nama panjang atau panggilanmu. Berikut adalah contoh ekspresi yang bisa kamu pakai di signature:

Sincerely,
Best regards,
Kind regards,
Thanks again,

Contoh Email Formal dalam Bahasa Inggris

Setelah Sobat MinDi belajar formatnya, MinDi akan berikan gambar kepenulisannya lewat contoh email dalam Bahasa Inggris untuk situasi formal di bawah ini:

Contoh 1: Membalas Undangan Interview

Contoh pertama bertujuan untuk mengonfirmasi wawancara kerja dan menunjukkan profesionalisme dan antusiasme atas kesempatan yang diberikan. Berikut adalah contoh email dalam Bahasa Inggris untuk membalas undangan interview:

Subject: Confirmation of Interview Attendance

Dear Ms. Abbott,

Thank you for the invitation to interview for the Sales Marketing position at ABC Enterprise. I am pleased to confirm my attendance at the scheduled interview on 3rd May 2024 at 10.00 A.M. I look forward to discussing how I can contribute to your team and share my experiences.

Please let me know if there is anything specific you would like me to prepare or bring to the interview.

Thank you for considering my application. I am looking forward to meeting you.

Best regards,

Jennifer Cortez

Contoh 2: Menerima Tawaran Pekerjaan

Contoh berikutnya bertujuan untuk menerima tawaran kerja secara formal serta mengonfirmasi persyaratan kerja dan menyatakan keinginan bergabung di perusahaan. Berikut contoh email dalam Bahasa Inggris untuk menerima tawaran pekerjaan.

Subject: Acceptance of Job Offer – Abigail Lambert – Business Specialist

Dear Mr Jackman,

I am writing to formally accept the offer for the Business Specialist position at AY Ltd. I am grateful for the opportunity to join your team and am eager to contribute to the success of your organization.

As discussed, my start date will be 6th May 2024, with the agreed upon salary of $2500 and other benefits as outlined in the offer.

Please let me know if there are any documents or further information you need from me prior to my start date.

Thank you once again for this opportunity. I am excited to begin this new chapter with AY Ltd.

Warm regards,

Abigail Lambert

Contoh 3 : Menolak Tawaran Pekerjaan

Berikutnya, MinDi juga akan kasih contoh untuk menolak pekerjaan dengan baik dan mempertahankan koneksi bersama perusahaan. Berikut contohnya:

Subject: Declination of Job Offer – Eloise Bridgerton

Dear Ms. Danbury,

I appreciate the offer for the Social Media Specialist position at AYZ Enterprise and the time you have taken to discuss the opportunities with me. After careful consideration, I have decided to decline the offer as I believe other opportunities align more closely with my career goals at this time.

I hope to have the chance to work with AYZ Enterprise in the future and appreciate your understanding.

Thank you again for your consideration and the opportunity.

Best regards,

Eloise Bridgerton

Contoh 4 : Merespon Undangan Rapat

Contoh terakhir bertujuan untuk mengonfirmasi kehadiran dalam pertemuan. Ini bertujuan untuk menunjukkan kesiapan terlibat dan berkontribusi pada diskusi yang dijadwalkan. Berikut contohnya:

Subject: Confirmation of Attendance – SCRUM meeting

Dear Mr. Elordi,

Thank you for inviting me to the SCRUM meeting on 6th May 2024 at 10.00 A.M. I appreciate the opportunity to participate and am looking forward to contributing to the discussion.

Please let me know if there are any specific topics or materials you would like me to prepare ahead of the meeting.

Thank you for including me. I am looking forward to the meeting.

Best regards,

Penelope Featherington

Contoh Email Informal dalam Bahasa Inggris

Selain yang formal, MinDi juga akan kasih contoh email informal dalam Bahasa Inggris. Berikut contohnya

Mengirim Email Kepada Teman

Kalau Sobat MinDi lagi LDR sama bestie-nya, email ini bisa banget kamu jadikan referensi:

Subject: Long Time No See!

Hey Caca,

Hope this email finds you well! It feels like forever since we last caught up. How have you been? How’s everything going with your new job?

I’ve been meaning to tell you about this awesome cafe I found downtown. It totally reminds me of that place we used to hang out at during college. We should definitely go check it out sometime soon!

Also, are you free next weekend? Maybe we could meet up and spend some time together. It would be great to catch up in person.

Looking forward to hearing from you soon!

Cheers,

Aldyth

Mengirim Email Kepada Keluarga

Contoh berikutnya pas banget buat Sobat MinDi yang lagi berpisah dengan keluarga. Lihat detailnya, di bawah ini:

Subject: Update from Australia

Hi All,

Just wanted to drop you a quick email to say hello and share some updates from my end. How is everyone doing back home?

Things are going great here! I’ve finally settled into the new apartment and started exploring the neighborhood. There’s a lot to see and do, and I can’t wait for you all to come visit and see it for yourself!

In other news, I started taking a cooking class last week—so get ready for some homemade gourmet dishes next time you visit. I might even impress you with my culinary skills!

Miss you all and hope to see you soon.

Love,

Denise

FAQ

Supaya Sobat MinDi lebih paham lagi dengan cara menulis email pakai Bahasa Inggris, MinDi udah pilihkan beberapa pertanyaan umum terkait ini. Penasaran apa aja pertanyaannya? Baca di bawah ini!

Berapa Panjang Email yang Ideal?

Idealnya, email harus singkat dan langsung ke poin utama. Jadi, usahakan email yang kamu tulis tidak lebih dari tiga paragraf. Selain itu, setiap paragraf juga akan terlihat bagus apabila hanya terdiri dari tiga hingga empat kalimat.

Hal tersebut membantu penerima paham isi email dan membuat keseluruhan konten mudah dibaca.

Apa yang Harus Disertakan dalam Signature Email?

Signature email pada umumnya hanya perlu mencantumkan nama lengkap, jabatan, dan nama perusahaan. Tapi, kamu juga boleh mencantumkan nomor telepon dan alamat email jika perlu.

Bukan cuma itu, kamu juga bisa menyertakan URL situs web perusahaan atau tautan media sosial profesionalmu.

Kesimpulan

Itulah beberapa contoh email dalam Bahasa Inggris yang bisa Sobat MinDi tiru. Dengan mengikuti contoh di atas, kamu bisa memastikan pesan diterima dan ditanggapi baik-baik.

Kalau kamu mau lebih mahir lagi menuliskan surel berbahasa Inggris, MinDi rekomendasikanmu untuk ikut English for Professionals dari Dibimbing.id.

Dalam kursus ini, Sobat MinDi akan belajar Bahasa Inggris dari dasar hingga mahir. Mulai dari menulis hingga berbicara. Setelah mengikuti kelas ini, kamu dijamin mampu berbahasa Inggris dengan fasih.

Tertarik untuk bergabung? Daftarkan dirimu di sini. Yuk, tingkatkan kemampuan Bahasa Inggrismu bersama Dibimbing.id!

Referensi

How to Write a Formal Email [Buka]
Mastering the Art of Effective Email Writing Format: Comprehensive Guide [Buka]