Kanban: Pengertian, Fungsi Beserta Cara Membuatnya

Kanban adalah salah satu metode manajemen proyek yang dapat Sobat MinDi gunakan untuk mempermudah pengelolaan proyek perusahaan.

Dengan menggunakan sistem kanban, operasional proyek perusahaan akan berjalan dengan lancar dan sistematis.

Kaban juga dapat membantu dalam mengatasi masalah-masalah proyek yang mungkin timbul saat proses pengerjaan.

Penasaran mengenai apa itu kanban? Yuk temukan jawabannya pada artikel ini.

Secara bahasa, kanban berasal dari bahasa jepang “kahn ban” yang berarti sebuah kartu atau sinyal.

Kanban adalah metodologi manajemen proyek dan sistem penjadwalan produksi yang berfokus pada pengiriman kerja yang efisien dan fleksibel, sambil meminimalkan beban kerja yang berlebihan. 

Konsep ini pertama kali dikembangkan oleh Toyota pada 1940-an sebagai bagian dari sistem produksi just-in-time mereka. 

Dalam konteks manajemen proyek dan pengembangan perangkat lunak, Kanban menerapkan prinsip "tarik" (pull), di mana tugas baru dimulai hanya ketika ada kapasitas untuk mengerjakannya, berbeda dengan sistem "dorong" (push) tradisional. 

Kanban diwujudkan dalam bentuk papan Kanban, yang memvisualisasikan alur kerja (workflow) proyek atau proses produksi dari awal hingga akhir. 

Papan ini biasanya dibagi menjadi kolom yang mewakili berbagai tahap proses, seperti "Akan Dilakukan" (To Do), "Sedang Dikerjakan" (In Progress), dan "Selesai" (Done). 

Tugas-tugas atau pekerjaan direpresentasikan dalam kartu atau sticky notes yang dipindahkan dari satu kolom ke kolom berikutnya sesuai dengan kemajuan mereka. 

Pendekatan ini membantu tim dalam memvisualisasikan pekerjaan, mengoptimalkan alur kerja, dan secara proaktif mengidentifikasi hambatan, memungkinkan penyesuaian yang cepat dan responsif terhadap perubahan kebutuhan atau prioritas.

Berikut adalah lima fungsi utama dari Kanban:

Dengan memetakan setiap tahap proses dari awal hingga akhir, tim dapat melihat status saat ini dari setiap tugas, memudahkan identifikasi kemacetan, dan memonitor kemajuan secara real-time. 

Visualisasi dalam kanban memfasilitasi pemahaman bersama tentang alur kerja dan meningkatkan transparansi dalam tim.

Kanban dapat mencegah pekerjaan berlebihan pada tim dan membantu memastikan bahwa tugas diprioritaskan dan diselesaikan sebelum tugas baru dimulai. Mengelola beban kerja dapat meningkatkan fokus dan efisiensi, serta mengurangi waktu penyelesaian.

Fleksibilitas ini penting dalam lingkungan yang dinamis dan cepat berubah.

Dengan memantau kinerja dan menerapkan umpan balik, tim dapat secara sistematis mengidentifikasi area untuk perbaikan, mengoptimalkan alur kerja, dan meningkatkan produktivitas secara keseluruhan. 

Pendekatan ini mendukung filosofi kaizen, atau perbaikan berkelanjutan, yang merupakan inti dari praktik Kanban.

Fungsi Kanban sangat efektif dalam manajemen proyek, terutama dalam lingkungan yang memerlukan fleksibilitas tinggi dan adaptasi cepat terhadap perubahan.

Baca Juga: Project Management: Definisi, Manfaat, Aspek Penting, dan Tahapan

Berikut adalah beberapa manfaat Kanban:

• Kanban membantu mengidentifikasi hambatan dan memprioritaskan tugas dengan lebih efektif.

• Kanban meningkatkan responsivitas tim terhadap perubahan kebutuhan atau kondisi.

• Papan Kanban mendorong komunikasi dan kolaborasi antara anggota tim, memastikan semua anggota tim berada di halaman yang sama dan bekerja menuju tujuan yang sama.

• Dengan memfokuskan pada penyelesaian tugas dan mengurangi work in progress (WIP), Kanban membantu mengurangi pemborosan waktu dan sumber daya.

• Kanban memfasilitasi aliran kerja yang lebih lancar, mengurangi waktu tunggu antar tugas dan meningkatkan kecepatan pengiriman secara keseluruhan.

• Melalui siklus umpan balik dan review reguler, Kanban mendorong perbaikan berkelanjutan dalam proses dan kinerja tim.

Berikut adalah lima cara untuk membuat Kanban:

Tahap ini melibatkan pemetaan tahapan berbeda yang dilalui tugas dari awal hingga akhir. Misalnya, tahapan bisa mencakup "Akan Dilakukan" (To Do), "Sedang Dikerjakan" (In Progress), "Dalam Review" (In Review), dan "Selesai" (Done). 

Pastikan untuk menyesuaikan kolom ini dengan proses spesifik tim proyek.

Papan harus memiliki kolom yang mencerminkan tahapan alur kerja yang telah Anda tentukan.

Setiap kartu harus memiliki deskripsi tugas yang cukup detail agar anggota tim dapat memahami apa yang harus dilakukan tanpa perlu banyak klarifikasi tambahan.

Ini membatasi jumlah tugas yang bisa berada dalam setiap tahap pada satu waktu, mendorong penyelesaian tugas sebelum tugas baru dimulai.

Gunakan papan Kanban untuk memonitor kemajuan tugas secara terus menerus. Secara berkala, tinjau papan dengan tim untuk mengidentifikasi hambatan, memprioritaskan ulang tugas jika diperlukan, dan membuat penyesuaian pada alur (work in progress) WIP berdasarkan pengalaman. 

Fase review ini penting untuk perbaikan berkelanjutan dan optimalisasi proses.

Membuat Kanban memerlukan komitmen terhadap pemeliharaan dan adaptasi berkelanjutan. 

Dengan menyesuaikan sistem secara rutin berdasarkan umpan balik dan perubahan dalam proyek atau tim, Kanban bisa menjadi alat yang sangat efektif untuk meningkatkan transparansi, kolaborasi, dan produktivitas.

Berikut adalah beberapa keuntungan utama dari penerapan Kanban untuk manajemen proyek:

• Kanban meningkatkan transparansi dengan memvisualisasikan pekerjaan dan alur kerja, memungkinkan semua anggota tim untuk melihat status tugas saat ini dan prioritas secara real-time.

• Dengan memprioritaskan fleksibilitas, Kanban memudahkan penyesuaian cepat terhadap perubahan prioritas atau tuntutan proyek tanpa mengganggu alur kerja secara keseluruhan.

• Kanban membantu mengidentifikasi hambatan dan inefisiensi dalam alur kerja, memungkinkan tim untuk membuat perbaikan berkelanjutan dan mengoptimalkan proses kerja.

• Fokus pada penyelesaian tugas dan pembatasan jumlah kerja dalam proses mengurangi pemborosan waktu dan sumber daya, meningkatkan produktivitas tim.

• Dengan mengurangi waktu tunggu dan mengoptimalkan alur kerja, Kanban dapat meningkatkan kecepatan pengiriman proyek atau produk kepada klien atau pasar.

• Papan Kanban mendorong diskusi dan kerja sama antar anggota tim, memfasilitasi pemecahan masalah kolektif dan meningkatkan kohesi tim.

• Siklus evaluasi dan adaptasi yang terus-menerus mendorong perbaikan berkelanjutan dalam praktik kerja dan kinerja tim.

Baca Juga: Tugas Project Manager, Skill & Prospek Kerjanya

Kesimpulannya, kanban adalah alat manajemen proyek yang efektif digunakan untuk mengelola proyek, dengan visualisasi yang efektif, kanban dapat membantu mengatur proyek secara tepat, sesuai dengan tujuan awal.

Gimana nih? Sobat MinDi tertarik mempelajari kanban dalam manajemen proyek? atau tertarik switch career sebagai product manager?

MinDi ada rekomendasi nih, yuk ikut bootcamp product and project management dibimbing.id. Dengan pembelajaran inovatif disertai silabus terbaik, dibimbing.id siap wujudkan mimpimu sebagai project manager sukses.

Tunggu apalagi? Yuk segera daftarkan diri di sini! lalu nikmati layanan job connect dengan ratusan perusahaan ternama setelah lulus bootcamp. Jangan khawatir, apapun tujuan karirmu, dibimbing.id siap #BimbingSampeJadi karir terbaikmu.