Handling Complaint: Pengertian, Tujuan & Caranya

Dalam dunia bisnis, perusahaan pasti pernah mendapatkan komplain pelanggan terhadap produk atau jasa yang telah diberikan.

Isi komplain dapat berupa keluhan atau komentar tentang produk atau layanan yang diberikan diberikan dinilai kurang baik. 

Tenang saja, perusahaan dapat menanganinya dengan handling complaint.

Handling complaint adalah tanggapan atau respon perusahaan terhadap produk atau jasa yang diberikan, tanggapan ini berupa solusi yang dapat ditawarkan kepada perusahaan.

Penasaran mengenai handling complaint? Yuk simak penjelasannya pada artikel ini.

Handling complaint merupakan proses yang penting dalam bisnis, sebab merupakan kesempatan untuk memperbaiki kesalahan, memulihkan kepercayaan pelanggan, dan meningkatkan kualitas layanan atau produk. 

Penanganan keluhan yang efektif memerlukan solusi yang baik seperti, menerima keluhan dengan sikap terbuka dan tanpa prasangka, investigasi menyeluruh untuk memahami akar masalah, komunikasi yang jelas dan empatik dengan pelanggan.

Tujuan handling complaint yang utama adalah  menyelesaikan masalah spesifik yang dihadapi pelanggan untuk memperkuat hubungan dengan pelanggan.

Handling complaint yang baik  menunjukkan komitmen perusahaan terhadap kepuasan pelanggan, dan belajar dari masukan untuk mencegah kejadian serupa di masa depan. 

Penanganan keluhan yang tepat dapat mengubah pengalaman negatif pelanggan menjadi loyalitas jangka panjang terhadap produk atau layanan.

Berikut adalah manfaat handling complaint yang dapat kita pelajari:

Dengan handling  complaint yang baik, pelanggan yang merasa didengar dan dihargai, hal ini memberikan rasa percaya pelanggan terhadap perusahaan.

Menganalisis keluhan pelanggan dapat mengungkapkan kelemahan dalam produk, layanan, atau proses internal yang mungkin tidak diketahui oleh manajemen. 

Dengan memberikan handling complaint yang baik, perusahaan telah membuat perbaikan yang diperlukan, mengadopsi inovasi, dan meningkatkan kualitas secara keseluruhan.

Kepuasan pelanggan dapat membantu membangun dan mempertahankan citra positif produk atau layanan di mata publik. 

Ketika pelanggan melihat perusahaan serius dalam menanggapi dan menyelesaikan masalah,rasa percaya terhadap layanan atau produk akan meningkat.

Baca Juga: Bisakah Penerapan CRM Pada Perusahaan Meningkatkan Kepuasan Pelanggan?

Berikut adalah cara handling complaint yang dapat diterapkan oleh perusahaan:

Berikan perhatian penuh kepada apa yang disampaikan, tunjukkan bahwa kita  memahami kekhawatiran dan memahami perasaan mereka. 

Handling complaint dengan empati dapat menenangkan pelanggan dan membuat mereka merasa dihargai.

Menunda-nunda respons dapat meningkatkan rasa frustrasi pelanggan dan merusak citra perusahaan.

Memahami penyebab masalah adalah kunci untuk menawarkan solusi yang efektif bagi pelanggan dan mencegah masalah serupa terjadi di masa depan.

Solusi bisa berupa penggantian produk, pengembalian uang, atau layanan tambahan. Penting untuk bersikap fleksibel dan bersedia menyelesaikan solusi dengan kebutuhan pelanggan.

Tindak lanjut yang efektif menunjukkan bahwa perusahaan peduli pada kepuasan pelanggan jangka panjang dan berkomitmen untuk memberikan layanan berkualitas.

Baca Juga: Mendapat Kritikan dari Pelanggan, Berikut 5 Cara Anti-Baperan yang Bisa Dilakukan oleh Es Teh!

Tujuan utama handling complaint adalah sebagai berikut:

• Handling complaint yang baik membuat pelanggan merasa didengarkan, dihargai, dan puas dengan solusi yang diberikan.

• Mempertahankan loyalitas pelanggan, handling complaint dapat menjaga hubungan positif dengan pelanggan.

• Meningkatkan kualitas produk atau layanan, handling complaint yang baik dapat mengidentifikasi kelemahan dalam produk atau layanan untuk meningkatkan kualitas.

• Handling complaint dapat memperkuat citra dan reputasi positif dimata pelanggan dan publik.

Handling complaint adalah sebuah proses menyelesaikan masalah keluhan pelanggan, yang memberikan manfaat jangka panjang bagi perusahaan dalam hal kepuasan pelanggan, loyalitas, dan keberlanjutan bisnis.

Setiap keluhan yang diterima perusahaan adalah salah satu wujud perbaikan dan pengembangan perusahaan agar menjadi lebih baik secara konsisten.

Handling complaint merupakan hal yang wajib dipelajari karyawan atau anggota tim dalam perusahaan. Untuk mengenalkan cara handling complaint yang baik, perusahaan dapat memfasilitasi karyawan dengan pelatihan atau training khusus.

MinDi ada rekomendasi, Ikuti corporate training dibimbing.id. Dengan metode pembelajaran efektif dan dapat di custom, dibimbing siap wujudkan SDM yang berkualitas dan tepat bagi perusahaan Anda.

Ayo segera konsultasikan perusahaan Anda di sini! lalu nikmati peningkatan kinerja karyawan yang pesat setelah lulus training. Apapun tujuan bisnismu dibimbing.id siap #BimbingSampeJadi skill dan potensi karyawan Anda.