Apa itu Scope of Work? Pengertian, Manfaat & Cara Membuatnya

Dalam menjalankan proyek perusahaan atau bisnis, seorang manajer proyek pasti memerlukan dokumen yang berisi penjelasan tentang proyek tersebut. Dokumen ini merupakan kunci kesuksesan suatu proyek.

Dokumen penting itu biasa disebut dengan scope of work. Lantas apa itu? Scope of work adalah dokumen yang menjelaskan secara rinci tugas, deliverables, dan batasan dari suatu proyek.

Dengan scope of work, proyek perusahaan akan berjalan dengan lancar, sebab memiliki panduan tertulis yang dapat dijadikan pedoman oleh setiap anggota proyek.

Penasaran lebih lanjut mengenai scope of work? Bagaimana cara membuat scope of work yang efektif? Yuk simak penjelasan lengkapnya pada artikel ini.

Apa itu Scope of Work?

Tunggu dulu Sobat MinDi, sebelum kita membahas lebih lanjut mengenai scope of work, pertama-tama yuk pahami dulu apa itu scope of work melalui beberapa pengertian berikut ini.

Dikutip dari Project Manager, Scope of work adalah dokumen kesepakatan yang menjelaskan pekerjaan yang akan dilakukan dalam suatu proyek. 

Dokumen ini mencakup deskripsi lengkap tentang pekerjaan yang harus diselesaikan, metode yang akan digunakan, kriteria keberhasilan, serta jadwal dan sumber daya yang dibutuhkan. 

Scope of work membantu memastikan bahwa semua pihak yang terlibat dalam proyek memiliki pemahaman yang sama tentang tujuan proyek.

Penggunaan scope of work yang tepat akan mengurangi risiko kesalahpahaman, dan meningkatkan efisiensi serta koordinasi selama pelaksanaan proyek. 

Dengan mendefinisikan scope of work secara jelas, proyek dapat dijalankan sesuai dengan harapan dan anggaran yang telah ditetapkan.

Apa saja Manfaat Scope of Work?

Penasaran mengenai apa saja manfaat scope of work dalam manajemen proyek? Yuk simak berikut ini.

1. Pemahaman dan Kejelasan yang Sama  

Scope of work memberikan definisi yang jelas tentang tugas, tanggung jawab, deliverables, dan batasan proyek. Dengan dokumen ini, semua pihak yang terlibat dalam proyek memiliki pemahaman yang sama mengenai apa yang diharapkan dari proyek tersebut. 

Hal ini membantu mengurangi kebingungan dan kesalahpahaman yang dapat mengganggu alur kerja proyek. Kejelasan ini juga memastikan anggota tim bekerja pada tujuan yang sama dan tahu persis apa yang harus dicapai.

2. Perencanaan dan Pengelolaan yang Lebih Baik

Scope of work adalah alat penting untuk perencanaan proyek. Dengan scope of work, manajer proyek dapat membuat rencana kerja yang lebih efektif dan sesuai dengan tujuan yang harus dicapai. 

Hal ini membantu dalam mengatur jadwal proyek, mengelola anggaran, dan mengidentifikasi risiko potensial yang mungkin muncul selama pelaksanaan proyek. Dengan perencanaan yang baik, proyek dapat dijalankan lebih efisien dan dengan lebih sedikit hambatan.

3. Pengendalian dan Pemantauan Proyek

Scope of work menyediakan dasar untuk pengendalian dan pemantauan proyek yang efektif. Dengan menetapkan deliverables dan milestones yang jelas, manajer proyek dapat melacak kemajuan proyek terhadap jadwal dan rencana yang telah ditetapkan. 

Pemantauan yang terus-menerus terhadap ruang lingkup pekerjaan memastikan bahwa proyek tetap berada di jalur yang benar dan sesuai dengan rencana awal.

4. Mengelola Perubahan secara Efektif

Dalam banyak proyek, perubahan ruang lingkup tidak bisa dihindari. Namun, dengan scope of work yang jelas, perubahan tersebut dapat dikelola dengan lebih baik. 

Dokumen ini menyediakan dasar untuk mengevaluasi dampak dari setiap perubahan yang diusulkan terhadap jadwal, anggaran, dan kualitas proyek. 

Dengan demikian, manajer proyek dapat membuat keputusan yang lebih informatif mengenai apakah perubahan tersebut harus diimplementasikan atau tidak. 

Dengan manfaat-manfaat tersebut, scope of work menjadi elemen penting dalam manajemen proyek perusahaan, untuk membantu memastikan proyek berjalan lancar dan mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Baca Juga: Scope Creep Adalah: Arti, Penyebab, Dampak & Cara Mengatasi

Apa saja yang Harus Ada dalam Scope of Work?

Saat membuat scope of work, Sobat MinDi harus mencantumkan beberapa indikator agar dokumen lengkap, dan rinci. Lantas apa saja yang harus ada dalam scope of work?

Yuk simak penjelasan mengenai indikator scope of work berikut ini.

1. Daftar Istilah (Glossary)

Bagian ini menyediakan definisi dan penjelasan mengenai istilah-istilah khusus yang digunakan dalam dokumen scope of work. 

Glossary sangat penting untuk memastikan bahwa semua pihak yang terlibat dalam proyek memiliki pemahaman yang sama terhadap terminologi yang digunakan. 

Istilah-istilah teknis, singkatan, dan jargon industri yang sering muncul dalam proyek harus dijelaskan dengan jelas dan rinci dalam bagian ini.

2. Pernyataan Masalah  

Bagian ini menjelaskan secara rinci masalah atau tantangan yang ingin diatasi oleh proyek. Indikator ini memberikan konteks yang lebih luas tentang mengapa proyek ini diperlukan dan latar belakang yang memicu pelaksanaan proyek tersebut. 

Pernyataan masalah membantu semua pihak yang terlibat memahami akar penyebab masalah dan dampak negatifnya jika tidak diatasi. 

Dengan memiliki pernyataan masalah yang jelas, tim proyek dapat lebih fokus dalam merancang solusi yang tepat dan memastikan bahwa tujuan proyek sesuai dengan kebutuhan nyata dari situasi yang ada.

3. Tujuan Kesepakatan 

Bagian ini merinci tujuan utama dari kesepakatan atau proyek. Ini menggambarkan hasil akhir yang diharapkan dan alasan mengapa proyek ini penting bagi semua pihak yang terlibat. 

Tujuan kesepakatan biasanya mencakup pencapaian strategis jangka panjang yang ingin diraih melalui pelaksanaan proyek. Tujuan juga memberikan dasar untuk mengukur keberhasilan proyek setelah selesai.

4. Objektif Kesepakatan atau Deliverables 

Bagian ini menguraikan tujuan spesifik yang harus dicapai dan hasil-hasil yang harus diserahkan selama proyek berlangsung. 

Objektif adalah target yang lebih terperinci yang harus dicapai untuk memenuhi tujuan keseluruhan proyek, sedangkan deliverables adalah produk atau layanan yang dihasilkan sebagai hasil dari proyek. 

Deliverables bisa berupa dokumen, laporan, sistem, layanan, atau output lain yang nyata dan terukur. Bagian ini harus menjelaskan secara rinci setiap deliverable, termasuk deskripsi, kualitas yang diharapkan, dan kriteria penerimaan. 

5. Administrasi  

Bagian ini menjelaskan proses pengerjaan proyek akan dikelola secara administratif. Hal ini mencakup peran dan tanggung jawab anggota tim proyek, struktur organisasi proyek, prosedur komunikasi, dan mekanisme pengawasan serta pelaporan. 

Administrasi yang baik sangat penting untuk memastikan koordinasi yang efektif antara semua pihak yang terlibat, mencegah konflik, dan memastikan bahwa proyek berjalan sesuai rencana. 

6. Timeline

Timeline memberikan jadwal waktu yang rinci untuk pelaksanaan proyek. Hal ini mencakup tanggal mulai dan selesai proyek, serta milestones penting yang harus dicapai sepanjang proyek. 

Timeline membantu mengatur urutan aktivitas proyek, mengidentifikasi dependensi antar tugas, dan memastikan bahwa proyek tetap berada di jalur yang benar. 

Timeline dalam scope of work juga harus mencakup buffer time untuk mengatasi potensi penundaan dan rencana kontingensi jika terjadi perubahan mendadak dalam jadwal.

Beberapa indikator scope of work tersebut, akan membantu memastikan proyek berjalan lancar, efektif, dan berhasil mencapai tujuannya.

Cara Membuat Scope of Work yang Mudah & Efektif

Hendak membuat scope of work untuk proyek perusahaan? Bingung harus mulai dari mana? Yuk simak beberapa cara membuat scope of work yang mudah dan efisien berikut ini.

Berikut adalah lima cara membuat scope of work dengan mudah dan efektif:

1. Libatkan Semua Pihak yang Terlibat

Dalam proses pembuatan scope of work, penting untuk melibatkan semua pihak yang terkait dengan proyek, termasuk tim proyek, pemangku kepentingan, dan klien. 

Melibatkan semua pihak memastikan bahwa semua perspektif dan kebutuhan diperhitungkan, sehingga dokumen yang dihasilkan komprehensif dan mencerminkan harapan semua pihak. 

Diskusi dan brainstorming bersama dapat membantu mengidentifikasi semua aspek penting dari proyek dan mengurangi risiko ketidaksepakatan di kemudian hari.

2. Jelaskan Tujuan dan Sasaran Proyek Secara Rinci

Mulailah dengan menjelaskan tujuan utama proyek dan sasaran spesifik yang ingin dicapai. Ini memberikan konteks yang jelas tentang mengapa proyek dilakukan dan hasil akhir yang diharapkan. 

Dengan menetapkan tujuan dan sasaran yang jelas, semua anggota tim memiliki panduan yang sama tentang apa yang harus dicapai dan mengapa hal tersebut penting. Tujuan dan sasaran ini akan menjadi dasar untuk mendefinisikan deliverables dan tugas yang perlu diselesaikan.

3. Rinci Deliverables dan Kriteria Keberhasilan

 Definisikan secara rinci deliverables atau hasil akhir yang harus diserahkan pada akhir proyek. Setiap deliverable harus dijelaskan dengan jelas, termasuk spesifikasi teknis, kualitas yang diharapkan, dan kriteria keberhasilan. 

Dengan mendefinisikan deliverables secara rinci, semua pihak tahu persis apa yang harus dihasilkan. Kriteria keberhasilan membantu memastikan bahwa hasil yang dihasilkan sesuai dengan standar yang telah ditetapkan.

4. Tentukan Batasan dan Asumsi Proyek

Identifikasi batasan yang mungkin mempengaruhi proyek, seperti anggaran, jadwal waktu, sumber daya, dan faktor eksternal lainnya. Selain itu, jelaskan asumsi yang digunakan dalam perencanaan proyek. 

Mengetahui batasan, membantu mengelola ekspektasi dan membuat rencana yang realistis. Asumsi memberikan gambaran tentang kondisi yang diharapkan selama proyek berlangsung dan membantu dalam pengambilan keputusan jika ada perubahan yang terjadi.

5. Buat Jadwal dan Milestones yang Terperinci

Susun jadwal waktu yang mencakup semua tugas dan aktivitas yang harus diselesaikan selama proyek. Tentukan milestones atau tonggak penting yang harus dicapai pada titik-titik tertentu dalam proyek. 

Jadwal dan milestones yang terperinci membantu dalam pemantauan kemajuan proyek dan memastikan bahwa semua tugas diselesaikan tepat waktu. 

Dengan mengikuti lima cara ini, Sobat MinDi dapat membuat scope of work yang mudah dan efektif, memastikan proyek berjalan sesuai rencana, dan mencapai hasil yang diharapkan.

Contoh Scope of Work yang Tepat & Efektif

Tunggu dulu Sobat MinDi, sebelum mulai membuat scope of work, kamu harus melihat gambaran scope of work yang tepat dan efektif. Yuk langsung saja simak contoh scope of work yang tepat berikut ini.

Scope of work untuk proyek pengembangan website perusahaan mencakup beberapa elemen penting yang memastikan proyek berjalan sesuai rencana dan mencapai hasil yang diinginkan. 

1. Tujuan Proyek:

Pertama, proyek ini bertujuan untuk membangun website yang modern, responsif, dan user-friendly untuk meningkatkan pengalaman pengguna dan memperkuat branding perusahaan. 

1. Deliverables Project:

Deliverables utama meliputi desain UI/UX baru, pengembangan dan implementasi CMS, integrasi fitur e-commerce, optimasi SEO dasar, dan pelatihan penggunaan CMS untuk staf. 

1. Peran dan Tanggung Jawab:

Manajer proyek akan bertanggung jawab atas koordinasi tim, yang terdiri dari tim pengembangan dan tim desain, dengan pertemuan mingguan untuk pembaruan status dan penyelesaian masalah. 

1. Milestone dan Timeline:

Jadwal waktu yang ditetapkan mencakup penyelesaian desain UI/UX pada akhir September, pengembangan CMS pada bulan Oktober, integrasi e-commerce pada awal November, optimasi SEO pada akhir November, pelatihan staf pada awal Desember, dan peluncuran website pada 10 Desember. 

Dengan scope of work ini, semua pihak yang terlibat memiliki panduan yang jelas tentang apa yang harus dicapai dan kapan harus diselesaikan dalam proyek.

Baca Juga: Project Scope: Definisi, Manfaat & Langkahnya

Ingin Belajar Scope of Work Lebih Lanjut? Yuk Ikuti Bootcamp Dibimbing! 

Sobat MinDi, itulah beberapa penjelasan mengenai scope of work, mulai dari pengertian, manfaat, indikator hingga cara membuat scope of work yang efektif. Jika kamu seorang manajer proyek memahami scope of work merupakan hal yang penting.

Kesimpulannya, Scope of work adalah dokumen yang menjelaskan secara rinci tugas, deliverables, batasan, dan jadwal waktu untuk memastikan proyek berjalan sesuai rencana dan mencapai tujuan yang diinginkan.

Ingin belajar lebih lanjut tentang scope of work? Tertarik switch career sebagai project manager profesional?

Yuk ikuti bootcamp product and project management dibimbing.id. Bootcamp terbaik dengan pembelajaran inovatif dan intensif. Bootcamp ini didampingi oleh para mentor profesional dan berpengalaman di bidangnya, yang bakal bantu kamu jadi project manager yang sukses.

Belum memiliki pengalaman di bidang product dan project management sama sekali?

Tenang saja, dibimbing.id siap bimbing kamu mulai dari nol, dengan kurikulum terlengkap, update serta beginner friendly. 

Sebanyak 94% alumni bootcamp dibimbing.id telah berhasil mendapatkan kerja sesuai bidang mereka. Nah, jangan khawatir nganggur setelah lulus bootcamp ya, dibimbing.id juga menyediakan job connect ke 570+ hiring partner khusus buat Sobat MinDi.

Tunggu apalagi? buruan konsultasi di sini, apapun tujuan karirmu dibimbing.id siap #BimbingSampeJadi karir impianmu.

Reference:

1. How to Write a Scope of Work (Examples & Templates Included) - Buka
2. Guidelines for Writing a Scope of Work - Buka