Apa itu Microsoft Project? Pengertian, Kegunaan & Fiturnya

Dalam mengatur manajemen proyek perusahaan yang efisien, diperlukan beberapa alat bantu atau tools yang memudahkan tugas proyek. Salah satu tools management project yang efektif adalah Microsoft Project.

Microsoft Project adalah perangkat lunak manajemen proyek yang membantu pengguna merencanakan, menjadwalkan, dan mengelola proyek secara efisien.

Microsoft Project memiliki berbagai fitur yang dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas tim proyek perusahaan. 

Ingin mencoba menggunakan Microsoft Project untuk manajemen proyek perusahaan? Apa saja fitur dan keunggulannya? Yuk simak ulasan lengkap mengenai Microsoft Project pada artikel ini.

Apa itu Microsoft Project?

Tunggu dulu, sebelum kita membahas lebih lanjut mengenai Microsoft Project, pertama-tama yuk pahami dulu apa itu Microsoft Project secara lengkap melalui beberapa pengertian berikut ini.

Microsoft Project adalah perangkat lunak manajemen proyek yang digunakan untuk membuat jadwal, rencana proyek, mengelola sumber daya, dan melacak waktu.

Microsoft Project dirancang untuk membantu profesional proyek dalam mengendalikan setiap aspek dari proyek mereka. Microsoft Project memiliki fitur-fitur seperti bagan Gantt, papan kanban, dan kalender proyek yang dirancang untuk membantu manajemen proyek perusahaan.

Microsoft Project digunakan oleh berbagai industri untuk memastikan proyek perusahaan berjalan sesuai dengan waktu, anggaran, dan kualitas yang ditetapkan, menjadikannya alat yang esensial dalam manajemen proyek modern.

Apa saja Kegunaan Microsoft Project?

Microsoft Project merupakan software manajemen proyek yang berperan penting dalam memudahkan proses manajemen proyek perusahaan.

1. Membuat Jadwal Proyek

Microsoft Project membantu membuat jadwal proyek dengan menentukan apa saja tugas-tugas yang perlu dilakukan, berapa lama setiap tugas akan berlangsung, dan bagaimana tugas-tugas tersebut saling berkaitan. 

Dengan fitur seperti bagan Gantt, kamu dapat melihat keseluruhan jadwal proyek dalam bentuk visual, sehingga mudah untuk melihat alur kerja dan memastikan semuanya berjalan sesuai rencana.

2. Mengelola Sumber Daya

Microsoft project membantu mengelola sumber daya proyek seperti tenaga kerja, material, dan peralatan. 

Sobat MinDi dapat menetapkan sumber daya tertentu untuk tugas-tugas spesifik, melacak penggunaan sumber daya tersebut, dan mengidentifikasi jika ada kekurangan atau konflik dalam penggunaan sumber daya. 

Fungsi ini memastikan bahwa semua sumber daya digunakan dengan efisien dan sesuai kebutuhan proyek.

3. Melacak Kemajuan Proyek

 Microsoft Project menyediakan alat untuk memantau sejauh mana proyek telah berjalan. Sobat MinDi bisa memperbarui status tugas, mencatat tugas yang sudah selesai, dan membandingkan kemajuan yang sebenarnya dengan jadwal yang direncanakan. 

Fitur pelaporan membantu membuat laporan tentang status proyek, sehingga memudahkan dalam mengidentifikasi masalah dan mengambil keputusan berdasarkan data yang akurat.

4. Kolaborasi Tim

Dengan kemudahan integrasi ke aplikasi Microsoft lainnya seperti SharePoint dan Teams, Microsoft Project membantu tim untuk bekerja sama. 

Anggota tim bisa berbagi informasi, mengakses dokumen proyek, dan berkomunikasi secara efektif melalui platform yang terintegrasi. Fungsi ini memastikan semua anggota tim mendapatkan informasi terbaru dan bekerja bersama dengan efisien.

Dengan fungsi-fungsi ini, Microsoft Project dapat membantu Sobat MinDi merencanakan, mengelola, dan melaksanakan proyek dengan lebih mudah dan efisien, memastikan bahwa proyek selesai tepat waktu, sesuai anggaran, dan dengan kualitas yang diharapkan.

Fitur Microsoft Project

Sumber: Microsoft

Microsoft Project memiliki beberapa fitur dalam mengelola proyek perusahaan, yuk langsung saja simak fitur Microsoft Project secara lengkap berikut ini.

Berikut adalah beberapa fitur utama Microsoft Project yang dijelaskan dengan singkat namun mendetail:

1. Project Planning

Microsoft Project membantu perencanaan proyek menggunakan bagan Gantt dan papan kanban. 

Bagan Gantt memvisualisasikan timeline proyek, durasi tugas, dan ketergantungan, sementara papan kanban mempermudah manajemen tugas dengan cara yang intuitif dan visual. Fitur perencanaan ini lebih kuat dibandingkan Microsoft Planner.

1. Communication & Collaboration

Fitur ini digunakan tim untuk bekerja bersama dalam proyek, berbagi informasi, dan memperbarui status tugas secara real-time. Integrasi dengan Microsoft Teams menyediakan platform komunikasi yang efisien dan hemat biaya untuk diskusi dan kolaborasi.

1. Co Authoring

Fitur co authoring membantu pemangku kepentingan dan anggota tim mengedit dan memperbarui daftar tugas dan jadwal bersama-sama. Perubahan terlihat secara real-time, memastikan semua orang memiliki informasi terbaru.

1. Reporting

Microsoft Project menawarkan laporan pra-bangun untuk melacak kemajuan proyek, penggunaan sumber daya, program, dan portofolio proyek. Laporan ini memberikan wawasan mendalam yang membantu dalam pengambilan keputusan yang lebih informasi.

1. Roadmap

Fitur roadmap memberikan pandangan menyeluruh tentang program dan portofolio proyek, membantu manajer proyek melacak berbagai proyek yang sedang berlangsung dan memastikan keselarasan dengan tujuan strategis organisasi.

1. Timesheets

Fitur ini berfungsi sebagai pengumpulan waktu yang dihabiskan untuk tugas proyek dan non-proyek, berguna untuk penggajian dan penagihan. Ini memastikan akurasi dalam pemantauan waktu dan proses penggajian serta penagihan yang lebih mudah.

1. Resource Management

Manajemen sumber daya membantu penetapan dan pemantauan sumber daya untuk tugas-tugas proyek. Fitur ini membantu memastikan sumber daya digunakan secara optimal dan efisien.

Dengan fitur-fitur ini, Microsoft Project memfasilitasi perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan proyek secara lebih efektif, memastikan proyek selesai tepat waktu dan sesuai anggaran.

Baca Juga: Microsoft Azure untuk Cloud Computing Dasar : Pelatihan Intensif

Kelebihan Microsoft Project

Sobat MinDi ingin menggunakan Microsoft Project dalam manajemen proyek perusahaan? Yuk simak beberapa kelebihan Microsoft Project yang penting diketahui berikut ini.

1. Integrasi dengan Produk Microsoft Lainnya

Microsoft Project dapat bekerja dengan baik bersama produk Microsoft lainnya seperti Office 365, Skype, dan SharePoint. Ini membuatnya lebih mudah untuk berbagi data dan bekerja sama dengan tim menggunakan alat-alat yang sudah dikenal.

2. Antarmuka yang Familiar

Microsoft Project memiliki tampilan dan cara penggunaan yang mirip dengan aplikasi Microsoft lainnya seperti Word dan Excel. Jika Sobat MinDi sudah terbiasa dengan produk Microsoft, kamu akan lebih mudah belajar menggunakan Microsoft Project.

3. Keandalan dan Dukungan dari Microsoft

Sebagai produk dari perusahaan besar dan mapan seperti Microsoft, Microsoft Project dapat diandalkan dan pengguna bisa mendapatkan dukungan yang kuat jika ada masalah. Microsoft terus mengembangkan dan memperbarui fitur-fitur aplikasi ini.

4. Alat Manajemen Keuangan

Microsoft Project memiliki fitur untuk membantu mengelola anggaran proyek. Pengguna bisa memperkirakan biaya, mengatur pengeluaran, dan memastikan proyek tetap sesuai anggaran yang sudah direncanakan.

5. Template dan Lisensi Desktop

Microsoft Project menyediakan berbagai template untuk memulai proyek dengan cepat dan mudah, menghemat waktu. 

Selain itu, aplikasi ini bisa digunakan sebagai software desktop yang dapat diinstal di komputer, cocok bagi organisasi yang lebih suka menggunakan aplikasi lokal daripada berbasis cloud.

Dengan kelebihan-kelebihan ini, Microsoft Project menjadi alat yang sangat berguna untuk merencanakan, mengelola, dan melacak proyek secara efektif.

Kekurangan Microsoft Project

Seperti layaknya aplikasi pada umumnya, Microsoft Project memiliki beberapa kekurangan dalam proses kerjanya. Yuk simak beberapa kekurangan Microsoft Project yang dapat Sobat MinDi gunakan sebagai bahan pertimbangan berikut ini.

1. Terbatas di Cloud

Meskipun Microsoft Project Online adalah solusi berbasis cloud, aplikasi ini memiliki beberapa keterbatasan dalam penggunaannya di cloud. Hal ini dapat membatasi fleksibilitas dan kemudahan akses bagi pengguna yang mengandalkan layanan cloud.

2. Biaya Mahal

Microsoft Project memiliki harga yang cukup tinggi, terutama karena biaya lisensi dihitung per pengguna per bulan. 

Biaya ini dapat cepat bertambah seiring dengan bertambahnya jumlah anggota tim yang memerlukan akses ke perangkat lunak untuk memanfaatkan fitur kolaboratifnya. 

Jika tidak semua anggota tim memiliki akses, perangkat lunak ini menjadi alat yang mahal hanya untuk digunakan oleh manajer proyek.

3. Sulit untuk Dibagikan

 File proyek disimpan dalam format MPP yang merupakan format khusus Microsoft Project. Jika seseorang tidak menggunakan Microsoft Project, mereka tidak dapat membuka file tersebut. 

Masalah ini akan lebih terasa jika perangkat lunak ini tidak mahal, tetapi karena harus memiliki lisensi Microsoft Project untuk melihat file MPP, biaya ini menjadi beban tambahan. Hal ini menciptakan banyak rintangan yang tidak perlu saat berbagi file proyek.

Dengan kekurangan-kekurangan ini, penting untuk mempertimbangkan apakah Microsoft Project adalah alat yang tepat untuk kebutuhan spesifik proyek perusahaan atau bukan.

Baca Juga: Ciptakan Kolaborasi Tim melalui Microsoft Teams: Pelatihan Intensif

Yuk Gunakan Microsoft Project untuk Manajemen Proyek Perusahaan!

Sobat MinDi, itulah beberapa pembahasan mengenai Microsoft Project, mulai dari pengertian, fitur, hingga kelebihan dan kekurangan Microsoft project.

Kesimpulannya, Microsoft Project adalah alat manajemen proyek yang kuat dan komprehensif, namun memiliki kekurangan dalam hal biaya, kemudahan penggunaan, dan fleksibilitas berbagi data.

Ingin menggunakan Microsoft Project lebih lanjut? Tertarik switch career sebagai project manager profesional? Bingung harus mulai dari mana?

Yuk ikuti bootcamp product and project management dibimbing.id. Bootcamp terbaik dengan pembelajaran inovatif dan intensif. Bootcamp ini didampingi oleh para mentor profesional dan berpengalaman di bidangnya, yang bakal bantu kamu jadi project manager yang sukses.

Belum memiliki pengalaman di bidang product dan project management sama sekali?

Tenang saja, dibimbing.id siap bimbing kamu mulai dari nol, dengan kurikulum terlengkap, update serta beginner friendly. 

Sebanyak 94% alumni bootcamp dibimbing.id telah berhasil mendapatkan kerja sesuai bidang mereka. Nah, jangan khawatir nganggur setelah lulus bootcamp ya, dibimbing.id juga menyediakan job connect ke 570+ hiring partner khusus buat Sobat MinDi.

Tunggu apalagi? buruan konsultasi di sini, apapun tujuan karirmu dibimbing.id siap #BimbingSampeJadi karir impianmu.

FAQ Microsoft Project

1. Berapa biaya menggunakan Microsoft Project?

Biaya Microsoft Project bervariasi tergantung pada paket yang dipilih dan biasanya dihitung per pengguna per bulan. Ini bisa cepat bertambah jika banyak anggota tim memerlukan akses ke perangkat lunak.

1. Siapa yang harus menggunakan Microsoft Project?

Microsoft Project cocok untuk manajer proyek dan tim yang mengelola proyek kompleks dan besar yang membutuhkan perencanaan rinci, manajemen sumber daya, dan pelaporan yang komprehensif.

1. Apakah Microsoft Project sulit digunakan? 

Microsoft Project memiliki kurva belajar yang cukup tinggi dan mungkin memerlukan pelatihan intensif sebelum pengguna merasa nyaman menggunakannya. Antarmuka yang mirip dengan produk Microsoft lainnya dapat membantu mengurangi kurva belajar bagi pengguna yang sudah familiar dengan alat-alat tersebut.

Reference:

1. What Is Microsoft Project? Uses, Features and Pricing - Buka