Apa itu HR Compliance? Pengertian, Aspek Penting & Perannya

Departemen Human Resources dalam perusahaan, tidak hanya mengurusi soal SDM saja, namun mereka juga bertanggung jawab mengelola HR compliance. Lantas apa itu?

HR compliance adalah kepatuhan perusahaan terhadap hukum dan peraturan ketenagakerjaan yang berlaku untuk memastikan lingkungan kerja yang adil dan aman.

Dengan HR compliance yang efektif, perusahaan dapat mematuhi hukum yang berlaku sehingga menciptakan lingkungan yang positif bagi seluruh aspek perusahaan.

Penasaran mengenai HR compliance lebih lanjut? Apa saja aspek penting HR compliance? Apa saja peran HR compliance staff? Yuk simak penjelasan lengkapnya pada artikel ini.

Apa itu HR Compliance?

Tunggu dulu Sobat MinDi, sebelum kita membahas lebih lanjut mengenai HR compliance, pertama-tama yuk pahami dulu apa yang dimaksud HR compliance pada beberapa pengertian berikut ini.

Dilansir dari spiceworks, HR compliance adalah upaya perusahaan untuk memastikan bahwa kebijakan dan aturan di tempat kerja sesuai dengan hukum ketenagakerjaan yang berlaku, baik di tingkat lokal, nasional, maupun internasional, serta mengikuti aturan khusus industri. 

HR compliance bukan hanya mencakup pembuatan kebijakan saja, tetapi juga memastikan kebijakan tersebut diterapkan sehari-hari.

HR compliance merupakan bagian dari tugas utama departemen HR yaitu memastikan semua aspek seperti proses perekrutan, aturan kerja, dan perlakuan terhadap karyawan sesuai dengan hukum yang berlaku. 

HR compliance ini juga termasuk kepatuhan terhadap kebijakan perusahaan mereka sendiri untuk dijalankan di dalam perusahaan.

Apa saja Manfaat HR Compliance?

HR compliance berperan penting dalam kesuksesan perusahaan, oleh sebab itu penting untuk diperhatikan semua pihak. lantas apa saja manfaat HR compliance?

Dikutip dari charles newman, berikut adalah beberapa manfaat HR compliance yang perlu Sobat MinDi pahami, yuk simak!

1. Meningkatkan Produktivitas dan Moral

Ketika perusahaan mematuhi hukum ketenagakerjaan dan memiliki kebijakan yang adil, karyawan merasa dihargai dan diperlakukan dengan baik. Hal ini akan meningkatkan kepuasan kerja dan motivasi, yang dapat mendorong karyawan untuk bekerja lebih efisien dan berkontribusi lebih banyak.

HR compliance yang baik membantu menciptakan lingkungan kerja yang positif dan inklusif, yang dapat mengurangi tingkat stres dan konflik di tempat kerja. Karyawan yang merasa aman dan dihargai cenderung lebih loyal dan produktif.

Ketika karyawan merasa puas dan dihargai, mereka lebih cenderung bertahan di perusahaan lebih lama, yang mengurangi biaya perekrutan dan pelatihan karyawan baru.

2. Kepatuhan terhadap Regulasi

Kepatuhan terhadap regulasi membantu perusahaan menghindari sanksi, denda, dan tindakan hukum yang mahal. 

Dengan memastikan bahwa kebijakan dan praktik perusahaan sesuai dengan hukum yang berlaku, perusahaan dapat menjaga reputasi yang baik di mata otoritas, karyawan, dan publik. 

Kepatuhan ini juga menciptakan stabilitas operasional, menghindari gangguan yang bisa terjadi akibat pelanggaran hukum.

3. Mencegah Tanggung Jawab Hukum

HR compliance dapat mencegah tanggung jawab hukum. Dengan memiliki kebijakan yang jelas dan mematuhi semua regulasi ketenagakerjaan, perusahaan dapat mengurangi risiko tuntutan hukum dari karyawan atau pihak lain terkait isu seperti diskriminasi, pelecehan, atau pemutusan hubungan kerja yang tidak adil. 

Dokumentasi dan proses yang jelas dalam kebijakan HR compliance juga membantu perusahaan mempertahankan posisinya dalam perselisihan hukum dan memudahkan penegakan kebijakan serta pelatihan karyawan.

Secara keseluruhan, dengan memprioritaskan HR compliance, perusahaan dapat melindungi diri dari masalah hukum dan menciptakan lingkungan kerja yang produktif dan harmonis, yang mendukung pertumbuhan dan kesuksesan jangka panjang.

10 Aspek Penting HR Compliance

Apa saja aspek penting terkait HR compliance perusahaan? Yuk simak penjelasan lengkapnya berikut ini.

1. Statutory Compliance

Statutory compliance mengacu pada kepatuhan terhadap hukum dan peraturan ketenagakerjaan yang ditetapkan oleh pemerintah. Ini mencakup berbagai aspek seperti upah minimum, jam kerja, cuti, keselamatan kerja, dan manfaat karyawan. 

Memastikan kepatuhan terhadap persyaratan hukum ini adalah dasar untuk menghindari sanksi hukum dan menjaga hubungan kerja yang adil dan sah.

2. Regulatory Compliance

Regulatory compliance mencakup pemenuhan standar dan pedoman yang ditetapkan oleh badan pengatur di industri tertentu. Ini bisa meliputi peraturan kesehatan dan keselamatan, standar lingkungan, dan aturan khusus industri lainnya. 

Kepatuhan terhadap regulasi ini penting untuk menghindari denda dan menjaga reputasi perusahaan di mata regulator dan publik.

3. Contractual Compliance

Contractual compliance berarti mematuhi ketentuan dan kondisi yang tercantum dalam kontrak kerja antara perusahaan dan karyawan. Ini mencakup persyaratan kontrak yang telah disepakati seperti gaji, tunjangan, jam kerja, dan kebijakan cuti. 

Memastikan bahwa semua kontrak diikuti dengan tepat membantu menghindari sengketa hukum dan memastikan hubungan kerja yang transparan dan adil.

4. Union Law Compliance

Union law compliance adalah kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang mengatur hubungan antara perusahaan dan serikat pekerja. Ini mencakup hak karyawan untuk membentuk atau bergabung dengan serikat pekerja, perundingan bersama, dan penyelesaian perselisihan. 

Mematuhi hukum serikat pekerja membantu menjaga hubungan yang harmonis dengan serikat pekerja dan mencegah konflik yang bisa mengganggu operasional perusahaan.

5. HR Technology Compliance

HR technology compliance mencakup penggunaan teknologi dan sistem informasi sumber daya manusia yang mematuhi peraturan privasi dan keamanan data. 

Ini melibatkan perlindungan data pribadi karyawan, kepatuhan terhadap undang-undang perlindungan data, dan memastikan bahwa sistem HRIS (Human Resource Information System) dioperasikan sesuai dengan standar yang ditetapkan. 

Kepatuhan ini penting untuk mencegah pelanggaran data dan menjaga kepercayaan karyawan terhadap pengelolaan informasi pribadi mereka.

6. Internal Compliance

Internal compliance mengacu pada kepatuhan terhadap kebijakan dan prosedur internal yang ditetapkan oleh perusahaan. Ini mencakup kode etik, kebijakan disipliner, dan prosedur operasional standar. 

Kepatuhan internal memastikan bahwa semua karyawan dan departemen bekerja sesuai dengan pedoman yang telah ditetapkan, sehingga mendukung tata kelola perusahaan yang baik dan operasi yang efisien.

7. Training Compliance

Training compliance mencakup kewajiban perusahaan untuk memberikan pelatihan yang diperlukan kepada karyawan sesuai dengan peraturan ketenagakerjaan dan kebutuhan operasional. 

Ini termasuk pelatihan tentang keselamatan kerja, anti-diskriminasi, dan keterampilan khusus pekerjaan. Memastikan kepatuhan dalam pelatihan membantu karyawan tetap terinformasi, kompeten, dan patuh terhadap kebijakan perusahaan dan peraturan hukum.

8. International Labor Law

International labor law compliance mengacu pada kepatuhan terhadap hukum ketenagakerjaan internasional, terutama bagi perusahaan yang beroperasi di berbagai negara. 

Ini mencakup standar yang ditetapkan oleh organisasi internasional seperti ILO (International Labour Organization) yang mencakup hak-hak dasar pekerja, kondisi kerja yang layak, dan praktik ketenagakerjaan yang adil. Kepatuhan ini penting untuk memastikan perlakuan yang adil dan konsisten terhadap karyawan di seluruh lokasi operasional global.

9. Country specific HR Compliance

Country specific HR compliance mencakup kepatuhan terhadap hukum dan peraturan ketenagakerjaan yang spesifik di setiap negara tempat perusahaan beroperasi. 

Setiap negara memiliki undang-undang ketenagakerjaan yang unik, dan perusahaan harus menyesuaikan kebijakan dan praktik mereka untuk memenuhi persyaratan lokal. 

Ini termasuk aspek seperti persyaratan kontrak, hak cuti, pembayaran gaji, dan pemberhentian karyawan. Kepatuhan terhadap peraturan negara spesifik membantu menghindari masalah hukum dan memastikan operasi yang lancar di berbagai wilayah.

10. Workplace Compliance

Workplace compliance mencakup kepatuhan terhadap standar dan peraturan yang berkaitan dengan lingkungan kerja. Ini termasuk keselamatan dan kesehatan kerja, pencegahan diskriminasi dan pelecehan, serta perlindungan hak-hak karyawan. 

Memastikan kepatuhan di tempat kerja membantu menciptakan lingkungan yang aman, sehat, dan inklusif bagi semua karyawan, yang pada akhirnya meningkatkan produktivitas dan kepuasan kerja.

Dengan memastikan HR compliance terhadap semua aspek ini, perusahaan dapat menghindari masalah hukum, menciptakan lingkungan kerja yang adil dan aman, serta menjaga reputasi yang baik di industri.

Baca Juga: Apa itu People Analytics? Definisi, Manfaat & Peran bagi HR

Peran HR Compliance Staff

Seperti yang telah MinDi jelaskan sebelumnya, bahwa HR compliance adalah bagian dari tanggung jawab departemen HR perusahaan. Mereka akan membentuk tim yang bertugas mengenai kepatuhan hukum yang dikenal dengan HR Compliance staff.

Lantas apa saja peran HR compliance staff? Yuk pelajari selengkapnya berikut ini.

1. Memastikan Kepatuhan Terhadap Regulasi

Staff HR compliance bertanggung jawab untuk memastikan bahwa perusahaan mematuhi semua hukum dan peraturan ketenagakerjaan yang berlaku, baik di tingkat lokal, nasional, maupun internasional. 

Mereka memantau perubahan dalam undang-undang dan memastikan bahwa kebijakan perusahaan diperbarui sesuai dengan peraturan terbaru. Hal ini termasuk memastikan kepatuhan dalam hal upah minimum, jam kerja, hak cuti, keselamatan kerja, dan lainnya.

2. Mengembangkan dan Mengimplementasikan Kebijakan

Staff HR compliance membantu dalam merancang, mengembangkan, dan mengimplementasikan kebijakan dan prosedur internal perusahaan yang sesuai dengan regulasi ketenagakerjaan. 

Mereka memastikan bahwa kebijakan tersebut jelas, mudah dipahami, dan diterapkan secara konsisten di seluruh perusahaan. Ini mencakup kebijakan terkait perekrutan, pelatihan, penilaian kinerja, dan tindakan disipliner.

3. Penyuluhan dan Pelatihan Karyawan

Salah satu peran penting staf HR compliance adalah memberikan penyuluhan dan pelatihan kepada karyawan mengenai kebijakan perusahaan dan hukum ketenagakerjaan yang relevan. 

Mereka memastikan bahwa karyawan memahami hak dan kewajiban mereka serta pentingnya mematuhi peraturan yang ada. Pelatihan ini mencakup topik-topik seperti anti-diskriminasi, keselamatan kerja, etika bisnis, dan perlindungan data.

4. Audit dan Investigasi Internal

Staff HR compliance melakukan audit rutin untuk menilai kepatuhan perusahaan terhadap kebijakan internal dan regulasi eksternal. Mereka juga bertanggung jawab untuk menangani dan menyelidiki keluhan atau insiden yang berkaitan dengan pelanggaran kebijakan atau hukum ketenagakerjaan. 

Jika ditemukan pelanggaran, mereka mengambil tindakan korektif dan memastikan bahwa masalah tersebut diselesaikan dengan tepat untuk mencegah kejadian serupa di masa depan.

Dengan menjalankan peran-peran ini, staff HR compliance memastikan bahwa perusahaan beroperasi sesuai dengan hukum dan peraturan yang berlaku, sehingga menciptakan lingkungan kerja yang adil dan aman.

Tantangan Menerapkan HR Compliance

Dalam prosesnya, menerapkan HR compliance tidaklah mudah, ada beberapa tantangan yang harus dipahami perusahaan. Lantas apa saja tantangan menerapkan HR compliance? Yuk simak selengkapnya!

1. Memastikan Kepatuhan terhadap Semua Persyaratan Hukum

Salah satu tantangan utama HR compliance adalah memastikan bahwa organisasi mematuhi semua persyaratan hukum yang relevan dengan aktivitasnya. Ini termasuk mengimplementasikan kebijakan yang melarang pelecehan dan diskriminasi dengan mematuhi semua hukum terkait. 

Memastikan bahwa kebijakan diterapkan secara konsisten dan sesuai dengan peraturan hukum bisa menjadi kompleks, terutama jika peraturan tersebut sering berubah atau berbeda di berbagai yurisdiksi.

2. Mencegah Potensi Pelanggaran Kebijakan dan Regulasi

Tantangan lainnya adalah mengidentifikasi dan mencegah potensi pelanggaran kebijakan dan regulasi di tempat kerja. 

Misalnya, jika ada karyawan yang mulai sering melanggar aturan perusahaan, HR harus mampu mendeteksi ini lebih awal dan mengambil tindakan yang sesuai, seperti penangguhan karyawan. 

Hal ini memerlukan sistem pengawasan dan pelaporan yang efektif serta kemampuan untuk menangani masalah dengan cepat dan tepat.

3. Meningkatkan Komunikasi antara Karyawan dan Manajemen

HR compliance juga menghadapi tantangan dalam meningkatkan komunikasi antara karyawan dan manajemen. Dengan melacak perilaku dan keluhan karyawan, HR dapat lebih baik menilai kebutuhan karyawan dan bekerja untuk menyelesaikan masalah yang ada. 

Namun, mengumpulkan dan menganalisis data ini serta menyampaikan informasi yang relevan kepada pengawas untuk pengambilan keputusan yang bijaksana tentang penugasan tugas atau promosi bisa menjadi tugas yang menantang dan membutuhkan keterampilan komunikasi yang baik.

4. Meningkatkan Moral melalui Akuntabilitas dan Transparansi

Meningkatkan moral perusahaan melalui promosi budaya akuntabilitas dan transparansi juga merupakan tantangan signifikan. Karyawan lebih cenderung mematuhi peraturan jika mereka tahu bahwa tindakan mereka dipantau dan dievaluasi secara rutin. 

Namun, menciptakan lingkungan di mana karyawan merasa dipantau tanpa merasa diawasi berlebihan bisa menjadi keseimbangan yang sulit dicapai. 

Selain itu, memastikan bahwa seluruh proses penegakan kebijakan dilakukan dengan adil dan transparan juga membutuhkan usaha yang konsisten dan pendekatan yang terstruktur.

Mengatasi tantangan-tantangan HR compliance memerlukan perencanaan yang matang, sistem pengawasan yang efektif, dan komunikasi yang baik antara HR, manajemen, dan karyawan. 

Baca Juga: 7 Tugas & Fungsi HRBP di Perusahaan, serta Skill & Gajinya 

Ingin Menerapkan HR Compliance? Yuk Ikuti Bootcamp Dibimbing.id

Sobat MinDi itulah beberapa pembahasan mengenai HR compliance, perusahaan khususnya departemen HR harus memahami dan memperhatikan aspek ini.

Kesimpulannya, HR compliance adalah upaya yang memastikan perusahaan mematuhi semua hukum ketenagakerjaan dan kebijakan internal untuk menciptakan lingkungan kerja yang adil, aman, dan produktif.

HR compliance merupakan bagian dari tugas HR perusahaan, jika ingin menerapkan HR compliance secara efektif, Sobat MinDi harus mempelajari tentang profesi HR terlebih dahulu.

Ingin jadi master di bidang HR? Atau tertarik switch career menjadi Human Resources perusahaan?

Yuk ikuti bootcamp Human Resources dibimbing.id, sebuah bootcamp terbaik dengan pembelajaran inovatif dan intensif. Kuasai tools HRIS dan seluruh aspek Human Resources yang akan diajarkan pada bootcamp ini.

Bootcamp HR dibimbing.id didampingi oleh mentor profesional dan terbaik yang bakal bantu kamu jadi Human Resources sukses.

Belum memiliki pengalaman di bidang human resources sama sekali?

Tenang saja, dibimbing.id siap bimbing kamu mulai dari nol, dengan kurikulum terlengkap, update serta beginner friendly. 

Sebanyak 94% alumni bootcamp dibimbing.id telah berhasil mendapatkan kerja sesuai bidang mereka. Nah, jangan khawatir nganggur setelah lulus bootcamp ya, dibimbing.id juga menyediakan job connect ke 570+ hiring partner khusus buat Sobat MinDi.

Tunggu apalagi? buruan konsultasi di sini, apapun tujuan karirmu dibimbing.id siap #BimbingSampeJadi karir impianmu.

Reference:

1. Why is HR Compliance Important? - Charles Newman Co - Buka
2. What Is HR Compliance? Definition, Checklist, Best Practices, and Key Issues - Buka