Blog

English for Business

5 Contoh Surat Resign dan Tips Menulis Secara Profesional

Siti Khadijah Azzukhruf Firdausi

•

03 May 2024

•

1461

Resign memang keputusan besar yang bisa mempengaruhi karir Sobat MinDi ke depan. Karena ini keputusan besar, baiknya Sobat MinDi mengajukan pengunduran diri dengan cara profesional. Untuk melakukan itu, Sobat MinDi harus menulis surat resign terlebih dahulu.

Supaya Sobat MinDi bisa menuliskan pengajuan pengunduran diri yang profesional, MinDi udah siapin 5 contoh surat resign lengkap dengan tips-tipsnya.

Dengan ikutin tips dari MinDi, kamu dijamin bisa tinggalin kesan positif sama atasan dan rekan kerjamu. Untuk pelajari tipsnya, baca artikel ini sampai habis ya!

Apa Itu Surat Resign?

Buat Sobat MinDi yang lagi galau dan mau mengundurkan diri dari pekerjaan saat ini, menulis surat resign bisa jadi langkah pertamamu. Terus, sebenarnya apa sih yang dimaksud dengan surat resign.

Secara garis besar, surat berhenti kerja, yang juga dikenal sebagai surat resign, adalah dokumen resmii untuk menyampaikan keinginan mengakhiri masa kerja. Surat ini adalah hal penting dari proses berhenti kerja.

Alasannya adalah karena surat resign berfungsi untuk menunjukkan profesionalitas dan kesopanan dalam mengakhiri hubungan kerja.

Dilansir dari Corporate Finance Institute, surat resign adalah dokumen resmi dari karyawan untuk memberitahukan masa akhir kerja mereka ke perusahaan. Ini juga merupakan salah satu etika pengunduran diri yang wajib dipenuhi.

Di samping itu, tujuan surat ini adalah untuk memberikan detail tentang hari terakhir serta mempertahankan hubungan positif dengan perusahaan.

Maka dari itu, kamu harus menggunakan bahasa formal dan sopat saat menuliskan surat resign.

Struktur Surat Resign yang Baik dan Benar

Seperti yang sudah Sobat MinDi tahu, surat resign adalah salah satu cara mengakhiri masa kerja secara profesional. Maka dari itu, Sobat MinDi harus menuliskan suratnya dengan baik dan benar.

Salah satu cara menulis surat resign yang benar adalah dengan menggunakan struktur secara benar dan efektif. Supaya kamu tidak salah menulis, simak struktur resign di bawah ini!

1. Header

Komponen pertama adalah header. Biasanya, ini mencakup informasi pribadi dan kontak karyawan. Contohnya adalah nama lengkap, alamat, nomor telepon, dan email.

Selain itu, kamu juga harus mencantumkan tanggal penulisan surat di dalam header. Tujuannya adalah untuk memberikan referensi waktu tentang kapan pengunduran diri dilakukan. Berikut contohnya:

Header - Surat Resign (Sumber: Pinterest)

2. Salam Pembuka

Berikutnya adalah salam pembuka. Ini harus formal dan langsung ditujukan pada orang atau jabatan yang tepat. Misalnya, Yth. Bapak/Ibu [Nama Atasan] atau Kepada HRD. Atau, kamu bisa pakai Dear [Manager’s Name] jika menulisnya dalam bahasa Inggris. Lihat contohnya di bawah ini:

Salam Pembuka Bahasa Inggris - Surat Resign (Sumber: Pinterest)

3. Paragraf Pembuka

Struktur selanjutnya bisa dimulai dengan paragraf pembuka. Isi dari pembuka ini harus langsung ke poin untuk mengundurkan diri. Kalimat pembukanya bisa seperti contoh ini:

“Dengan surat ini, saya bermaksud untuk mengundurkan diri dari posisi saya sebagai [Jabatan] di [Nama Perusahaan], efektif per [Tanggal Berhenti Kerja].” Atau, kamu bisa pakai contoh di bawah ini untuk surat resign Bahasa Inggris:

Paragraf Pembuka Bahasa Inggris - Surat Resign (Sumber: Pinterest)

4. Body Surat

Berikutnya adalah body surat. Ini menjelaskan alasan pengunduran diri secara singkat dan sopan. Selain itu, kamu juga bisa mengungkapkan rasa terima kasih atas peluang yang diberikan semasa kerja.

Bukan cuma rasa terima kasih, kamu juga bisa memberikan penawaran bantuan untuk masa transisi. Misalnya, melatih pengganti atau menyelesaikan proyek tertentu. Berikut contoh body surat yang bisa kamu pakai untuk surat resign Bahasa Inggris:

Body Surat Bahasa Inggris - Surat Resign (Sumber: Pinterest)

5. Paragraf Penutup

Komponen berikutnya adalah paragraf penutup. Di bagian ini, kamu bisa ucapkan lagi rasa terima kasih dan harapan untuk menjaga hubungan baik ke depan.

Jelaskan juga bahwa kamu menghargai waktu dan pelajaran yang diperoleh saat masih menjadi bagian perusahaan. Intinya, berikan kesan positif dalam penutupan suratnya. Berikut contoh yang bisa kamu pakai untuk surat Bahasa Inggris:

Paragraf Penutup Bahasa Inggris - Surat Resign (Sumber: Pinterest)

6. Salam Penutup

Terakhir adalah salam penutup. Pastikan kamu menggunakan salam yang formal dan sopan. Contohnya adalah “Hormat Saya,” atau “Terima Kasih atas Perhatiannya.”

Kemudian, kamu bisa tambahkan tanda tangan dan nama tercetak di bawahnya. Apabila surat dikirim dalam format digital, kamu bisa tambahkan tanda tangan elektronik atau nama tercetak.

Berikut contoh salam penutup yang bisa kamu pakai untuk surat Bahasa Inggris:

Salam Penutup Bahasa Inggris - Surat Resign (Sumber: Pinterest)

5 Contoh Surat Resign Profesional dan Bagus

Sumber: Freepik

Setelah belajar struktur menulis surat resign, selanjutnya MinDi bakal kasih beberapa contohnya sesuai dengan tujuan pengunduran diri. Berikut adalah 5 contoh surat resign pengunduran diri ala MinDi:

1. Contoh Surat Resign dalam Bahasa Inggris

Pertama, MinDi bakalan kasih kamu contoh surat resign dalam Bahasa Inggris. Ini bisa kamu pakai kalau kamu bekerja di perusahaan internasional atau multi-nasional. Berikut template-nya:

Header	[Nama] [Alamat] [Kota, Negara, Kode Pos] [Email] [Tanggal] [Nama Penerima] [Nama Perusahaan] [Alamat Perusahaan] [Kota, Negara, Kode Pos]
Salam Pembuka	Dear [Nama Penerima],
Paragraf Pembuka	I am writing to formally announce my resignation from my position at [Nama Perusahaan], effective two weeks from today, [Hari Terakhir Bekerja]. This decision was not made lightly and reflects my personal goals to pursue different career opportunities.
Body Surat	I have greatly valued the experiences and opportunities I have had here and thank you for the professional support and guidance you have provided me during my time at [Nama Perusahaan],. Please let me know how I can help during the transition period. I am willing to assist in training my replacement and ensure a smooth handover of my responsibilities.
Paragraf Penutup	Thank you once again for the opportunity to be a part of [Nama Perusahaan],. I look forward to staying in touch, and I am eager to see how the company evolves in the future.
Salam Penutup	Sincerely, [Tanda Tangan (untuk surat cetak)] [Nama]

2. Contoh Surat Resign Karena Diterima di Perusahaan Lain

Berikutnya, MinDi bakal kasih contoh untuk kamu yang mau mengundurkan diri karena sudah dapatkan offering letter di perusahaan lain. Berikut adalah contoh yang bisa kamu tiru:

Header	[Yth. Nama Atasan] [Posisi] [Perusahaan] [Alamat Perusahaan] Jakarta, [Tanggal]
Salam Pembuka	Dengan hormat,
Paragraf Pembuka	Saya ingin menginformasikan pengunduran diri saya dari posisi [Posisimu] di [Nama Perusahaan], efektif sejak [Tanggal Berhenti]. Hal ini dikarenakan saya telah diterima di perusahaan lain yang menawarkan peluang karier sesuai dengan tujuan jangka panjang saya.
Body Surat	Saya berterima kasih atas kesempatan yang diberikan kepada saya selama bekerja di sini. Saya juga banyak belajar dari pengalaman yang sangat berharga di sini. Saya berharap dapat membantu transisi dan memastikan bahwa semua tanggung jawab saya diserahkan dengan baik.
Paragraf Penutup	Terima kasih atas dukungan dan bimbingan selama saya bekerja di [Nama Perusahaan]. Saya berharap kita dapat terus menjaga hubungan profesional yang baik di masa depan.
Salam Penutup	Hormat saya, [Nama]

3. Contoh Surat Resign untuk Melanjutkan Pendidikan

Buat Sobat MinDi yang mau berhenti lanjut kerja untuk lanjut S2 atau bahkan S3, MinDi juga udah siapin contoh surat resign yang pas. Di bawah ini adalah contoh surat resign yang bisa kamu tiru:

Header	[Yth. Nama Atasan] [Posisi] [Perusahaan] [Alamat Perusahaan] Jakarta, [Tanggal]
Salam Pembuka	Dengan hormat,
Paragraf Pembuka	Dengan surat ini, saya, [Nama], bermaksud untuk mengundurkan diri dari posisi [Posisimu] di [Nama Perusahaan], dengan efektif mulai [Tanggal Berhenti]. Keputusan ini saya ambil karena saya akan melanjutkan pendidikan saya di [Nama Institusi].
Body Surat	Saya sangat menghargai setiap peluang dan pengalaman yang telah saya peroleh selama bekerja di [Nama Perusahaan]. Saya bersedia untuk membantu proses transisi sebelum saya berangkat dan memastikan bahwa semua pekerjaan saya berada dalam kondisi yang baik.
Paragraf Penutup	Terima kasih atas pengertian dan dukungannya selama ini. Saya berharap untuk membawa serta semua pelajaran berharga yang diperoleh di sini dan menerapkannya di masa depan.
Salam Penutup	Hormat saya, [Nama]

4. Contoh Surat Resign Karena Tidak Cocok dengan Culture Perusahaan

Kerja memang tidak selalu menyenangkan, kalau Sobat MinDi udah merasa tidak cocok dengan budaya perusahaan, kamu bisa mengundurkan diri.

Untuk bantu kamu, MinDi tentunya udah siapin contoh surat yang pas. Di bawah ini adalah contohnya:

Header	[Yth. Nama Atasan] [Posisi] [Perusahaan] [Alamat Perusahaan] Jakarta, [Tanggal]
Salam Pembuka	Dengan hormat,
Paragraf Pembuka	Saya, [Nama], dengan ini mengajukan pengunduran diri dari posisi [Posisimu] di [Nama Perusahaan], efektif per [Tanggal Berhenti]. Keputusan ini saya ambil setelah pertimbangan matang. Salah satu alasannya adalah karena saya merasa bahwa nilai dan budaya perusahaan saat ini tidak selaras lagi dengan nilai pribadi.
Body Surat	Saya menghargai setiap kesempatan yang telah diberikan selama bekerja di sini dan telah belajar banyak darinya. Saya berharap perusahaan terus berkembang dan mencapai kesuksesan yang lebih besar. Saya bersedia membantu dalam proses transisi dan menyerahkan tugas saya kepada kolega atau pengganti.
Paragraf Penutup	Terima kasih atas pengertian Anda.
Salam Penutup	Hormat saya, [Nama]

5. Contoh Surat Resign Karena Menjaga Orang Tua yang Sakit

Selain alasan pendidikan atau profesional, kamu juga bisa mengajukan resign karena alasan pribadi. Salah satunya adalah untuk menjaga orang tua yang sakit. Berikut adalah contoh surat resign yang bisa kamu pakai untuk alasan itu:

Header	[Yth. Nama Atasan] [Posisi] [Perusahaan] [Alamat Perusahaan] Jakarta, [Tanggal]
Salam Pembuka	Dengan hormat,
Paragraf Pembuka	Dengan surat ini, saya, [Nama], bermaksud mengundurkan diri dari posisi saya sebagai [Posisimu] di [Nama Perusahaan], terhitung mulai [Tanggal Berhenti]. Alasan pengunduran diri adalah karena saya perlu memberikan perhatian lebih kepada orang tua saya yang sedang sakit.
Body Surat	Saya sangat berterima kasih atas pengertian dan dukungan yang telah diberikan oleh [Nama Perusahaan] selama masa kerja saya. Saya berharap dapat membantu dalam membuat transisi ini. Saya juga akan memastikan bahwa semua tanggung jawab dilimpahkan dengan baik.
Paragraf Penutup	Terima kasih telah memberikan saya kesempatan untuk bekerja di [Nama Perusahaan]. Saya menghargai setiap momen dan pelajaran yang telah saya peroleh selama masa kerja saya di sini.
Salam Penutup	Hormat saya, [Nama]

Apa yang Harus Diperhatikan Saat Menulis Surat Resign?

Setelah mempelajari beberapa contoh di atas, Sobat MinDi mungkin sudah punya bayangan tentang apa saja yang harus diperhatikan saat menulisnya. Supaya lebih jelas lagi, MinDi udah rangkum beberapa komponen yang harus Sobat MinDi perhatikan ketika menulisnya.

Berikut adalah panduan penulisan surat pengunduran diri ala MinDi:

Pakai Tone Netral dan Profesional: Saat menyampaikan keinginan untuk mengundurkan diri, pastikan kamu menggunakan bahasa yang netral dan sopan.
Sampaikan Pesan Secara to-the-point: Sampaikan alasan pengunduran diri di paragraf pertama. Kalau bisa letakkan alasannya di kalimat pertama juga. Ini bertujuan untuk mengklarifikasi alasan surat ditulis tanpa bertele-tele.
Bersikaplah Profesional: Hindari menggunakan surat sebagai kesempatan untuk mengeluh, menghina, atau mengkritik perusahaan maupun karyawan lain. Ingatlah surat ini bisa jadi catatan profesionalmu dan mungkin bisa mempengaruhi referensi atau peluang kerja di masa depan.
Sampaikan Hari Terakhirmu: Cantumkan tanggal spesifik hari terakhirmu. Ini bertujuan untuk memberikan perusahaan waktu dalam perencanaan transisi.
Sediakan Informasi Tentang Transisi: Dalam surat resign, kamu bisa menawarkan bantuan untuk cari pengganti baru. Kamu juga bisa menyampaikan kesepakatanmu untuk menyelesaikan proyek dan tugas tertentu sebelum hari terakhirmu.

Apa yang Harus Dihindari Saat Menulis Surat Resign?

Saat menulis surat pengunduran diri, ada beberapa elemen yang harus kamu hindari. Ini bertujuan untuk menjaga etika pengunduran diri yang baik. Dengan begitu, hubungan profesional yang positif dengan perusahaan bisa dijaga.

Berikut adalah beberapa kesalahan umum yang harus kamu hindari:

Menyampaikan Pesan Negatif: Meski kamu resign karena sudah lelah dengan budaya kantor atau rekan kerja, jangan menyampaikan pesan negatif di dalam suratnya. Hindari pembahasan negatif tentang rekan kerja, atasan, atau perusahaan.
Memberikan Terlalu Banyak Informasi: Meskipun alasan pengunduran diri perlu disampaikan, kamu tidak harus menjelaskannya secara detail. Hal ini terutama berlaku jika alasannya sangat personal.
Tidak Memberikan Masa Transisi yang Cukup: Masa transisi yang pendek bisa membuat employer kesusahan. Jadi, pastikan untuk memberi pemberitahuan setidaknya dua minggu, kecuali ada keadaan yang mendesak.
Tidak Menawarkan Bantuan: Apabila tidak menawarkan bantuan seperti melatih pengganti, kamu mungkin tidak dianggap profesional dan bisa meninggalkan kesan negatif.

FAQ

Sumber: Freepik

Supaya Sobat MinDi lebih siap lagi menghadai proses pengunduran diri, MinDi akan siapkan beberapa penjelasan penting terkait pertanyaan umum soal resign. Di bawah ini MinDi udah pilihkan dua pertanyaan terkait resign yang paling sering ditanyakan.

Berikut daftar pertanyaannya:

1. Jika Mau Resign Kerja Apa yang Harus Dilakukan?

Pengunduran diri adalah keputusan yang besar. Ini bisa mempengaruhi karir dan kehidupanmu kedepannya. Jadi, resign harus dibarengi dengan persiapan langkah strategis untuk memastikan transisi yang mulus.

Dengan strategi ini, kamu juga bisa mempertahankan hubungan profesional yang baik. Supaya kamu tidak bingung terkait langkah-langkah pengunduran diri, berikut adalah rangkuman ala MinDi:

1. Pertimbangkan Alasan Resign

Sebelum menulis surat pengunduran diri dan bertemu dengan atasan, pastikan bahwa ini adalah keputusan yang tepat. Kamu harus pikirkan apakah kamu ada pekerjaan pengganti setelah resign dan punya uang tabungan yang cukup.

2. Persiapkan Dirimu

Setelah keputusanmu sudah matang, pastikan kamu punya rencana keuangan yang terperinci. Pikirkan juga alasan pengunduran diri yang pas untuk dijelaskan ke atasan dan rekan kerja.

3. Tulis Surat Pengunduran Diri

Berikutnya, kamu bisa mulai menuliskan surat pengunduran diri. Untuk menulisnya, kamu bisa ikuti contoh dan tips yang MinDi siapkan di atas.

4. Temui Atasanmu

Sebelum kamu kirim surat yang sudah ditulis, lebih baik kamu bicarakan dulu keputusanmu bersama atasan. Ini adalah salah satu etika pengunduran diri yang bertujuan menunjukkan rasa hormat dan profesionalisme.

5. Jalani Masa Transisi

Sehabis bertemu atasan dan memberikan suratnya, kamu bisa bantu perusahaan saat masa transisi. Untuk melakukan ini, kamu bisa mendokumentasikan pekerjaanmu selama ini dan menyiapkan sedikit tutorial terkait job description-mu untuk pengganti ke depan.

2. Surat Resign Sebaiknya Diberikan Kapan?

Umumnya, surat resign paling baik diberikan dua minggu sebelum tanggal efektif pengunduran diri. Ini bertujuan untuk memberikan waktu yang cukup bagi perusahaan untuk mengatur pengganti atau mempersiapkan redistribusi tugas.

Akan tetapi, tiap perusahaan punya ketentuan masing-masing. Jadi, periksa kontrak kerja untuk ketentuan spesifik terkait pemberitahuan pengunduran diri. Beberapa posisi seperti eksekutif mungkin perlu masa pemberitahuan yang lebih panjang.

3. Apa Surat Pengunduran Diri Bisa Dibatalkan?

Jawaban terkait pertanyaan ini mungkin bisa bervariasi tergantung perusahaan. Beberapa perusahaan mungkin mempunyai kebijakan untuk pembatalan pengunduran diri jika kedua belah pihak setuju.

Apabila mau membatalkan pengunduran diri, kamu bisa berbicara dulu sama atasan atau HR. Jelaskan alasanmu dan lihat apakah proses pengunduran diri masih mungkin dibatalkan.

Dalam beberapa kasus, pembatalan mungkin sulit dilakukan setelah surat pengunduran diri diterima dan proses sudah berjalan. Pengecualian untuk kasus ini adalah kamu punya alasan yang kuat terkait pembatalannya.

Itu dia beberapa contoh surat resign dan beberapa tips menulisnya dari MinDi. Buat Sobat MinDi yang baru resign tanpa ada back-up pekerjaan, MinDi sarankan kamu untuk ikut kelas English for Professionals dari Dibimbing.id.

Selain bisa ngembangin keahlian bahasamu, kelas ini juga bisa meningkatkan value kamu di mata rekruter. Pasalnya, Bahasa Inggris udah menjadi bahasa kedua yang sering dipakai dalam dunia kerja.

Bukan cuma itu, beragam perusahaan asing udah cukup bertebaran di Indonesia. Jadi, dengan punya keahlian Bahasa Inggris kamu bisa meningkatkan kesempatan untuk diterima di perusahaan tersebut.

Yuk, kembangkan keahlian Bahasa Inggris kamu bareng Dibimbing.id dan mulai karir yang lebih baik. Untuk lebih lengkapnya, konsultasi di sini! Apapun tujuannya, Dibimbing siap #BimbingSampaiJadi karir impianmu!

Referensi

Resignation Letter - How to Quit as Professionally as Possible [Buka]
How to Write a Job Resignation Letter [Buka]
How to Write a Resignation Letter [Buka]