5 Contoh Minutes of Meeting & Cara Membuatnya, Lengkap!
Farijihan Putri
•
15 July 2024
•
13122
Terkadang, mengikuti rapat bisa menjadi tantangan tersendiri, apalagi jika Anda harus mencatat setiap detail yang dibahas. Inilah mengapa Minutes of Meeting atau notulen rapat menjadi sangat penting.
Notulen rapat adalah catatan tertulis yang merangkum poin-poin penting dari sebuah rapat, termasuk keputusan yang diambil dan tindakan yang harus dilakukan.
Artikel ini akan membahas 5 contoh Minutes of Meeting (MoM) beserta tips membuatnya secara lengkap dan praktis. Mari mulai dan temukan bagaimana membuat Minutes of Meeting (MoM) yang baik dan benar!
5 Contoh Minutes of Meeting (MoM)
Sumber: Freepik
Berikut 5 contoh Minutes of Meeting (MoM) atau notulen rapat dalam berbagai konteks. Pelajari berbagai contoh di bawah ini supaya Anda bisa membuatnya sendiri!
1. Contoh Rapat Tim Proyek
Pertama, ada contoh notulen rapat tim proyek yang bisa Anda coba buat.
Tanggal : 10 Juli 2024
Waktu : 09:00 - 10:30
Tempat : Ruang Rapat A
Peserta
John Doe (Ketua Tim)
Jane Smith (Manajer Proyek)
Michael Johnson (Anggota Tim)
Emily Davis (Sekretaris)
Agenda
Update Proyek Terbaru
Diskusi Tantangan dan Solusi
Pembagian Tugas Mingguan
Ringkasan Diskusi
Update Proyek Terbaru: Jane Smith memberikan update tentang perkembangan proyek. Tahap pertama sudah selesai tepat waktu.
Diskusi Tantangan dan Solusi: Michael Johnson mengidentifikasi beberapa tantangan teknis. Tim sepakat untuk mengadakan pelatihan tambahan.
Pembagian Tugas Mingguan: Tugas dibagi berdasarkan kemampuan masing-masing anggota. Emily Davis bertanggung jawab untuk memonitor progress.
Tindakan Selanjutnya
John Doe akan mengatur pelatihan teknis untuk minggu depan.
Emily Davis akan mengirimkan email reminder kepada semua anggota tim.
Penutup : Rapat ditutup pada pukul 10:30.
2. Contoh Rapat Pemegang Saham
Selanjutnya, ada contoh untuk rapat pemegang saham. Anda bisa menyesuaikannya dengan kebutuhan rapat.
Tanggal : 15 Juni 2024
Waktu : 14:00 - 16:00
Tempat : Aula Kantor Pusat
Peserta
Pemegang Saham Utama
CEO
CFO
Sekretaris Perusahaan
Agenda
Laporan Keuangan Tahunan
Rencana Pengembangan Bisnis
Pemilihan Dewan Direksi Baru
Ringkasan Diskusi
Laporan Keuangan Tahunan: CFO mempresentasikan laporan keuangan. Keuntungan perusahaan meningkat 10% dari tahun sebelumnya.
Rencana Pengembangan Bisnis: CEO membahas rencana ekspansi ke pasar internasional.
Pemilihan Dewan Direksi Baru: Pemegang saham memilih dewan direksi baru untuk periode 2024-2027.
Tindakan Selanjutnya
CEO akan menyusun rencana aksi untuk ekspansi internasional.
Sekretaris Perusahaan akan mengumumkan hasil pemilihan dewan direksi.
Penutup : Rapat ditutup pada pukul 16:00.
3. Contoh Rapat Divisi Marketing
Berikut contoh notulen untuk rapat Divisi Marketing. Gunakan contoh di bawah ini dan bisa Anda ubah sesuai kebutuhan rapat.
Tanggal : 1 Juli 2024
Waktu : 10:00 - 11:30
Tempat : Ruang Meeting B
Peserta
Kepala Divisi Marketing
Tim Kreatif
Tim Analis
Agenda
Evaluasi Kampanye Terbaru
Strategi Pemasaran Q3
Pengaturan Anggaran
Ringkasan Diskusi
Evaluasi Kampanye Terbaru: Kampanye media sosial berhasil meningkatkan engagement sebesar 20%.
Strategi Pemasaran Q3: Fokus pada pemasaran digital dengan budget yang ditingkatkan.
Pengaturan Anggaran: Tim Analis memberikan rekomendasi pengalokasian anggaran.
Tindakan Selanjutnya
Tim Kreatif akan mengembangkan konsep kampanye baru.
Kepala Divisi Marketing akan menyetujui anggaran dan timeline.
Penutup : Rapat ditutup pada pukul 11:30.
4. Contoh Rapat Pengembangan Produk
Anda menyelenggarakan rapat pengembangan produk? Coba pakai contoh notulen rapat di bawah ini!
Tanggal: 5 Juli 2024
Waktu: 09:30 - 11:00
Tempat: Ruang Inovasi
Peserta
Manajer Produk
Tim R&D
Tim Desain
Agenda
Review Produk Prototipe
Feedback dari Pengguna
Rencana Peluncuran Produk
Ringkasan Diskusi
Review Produk Prototipe: Tim R&D mempresentasikan prototipe terbaru.
Feedback dari Pengguna: Hasil survei pengguna menunjukkan beberapa area yang perlu diperbaiki.
Rencana Peluncuran Produk: Diskusi timeline dan strategi peluncuran.
Tindakan Selanjutnya
Tim Desain akan memperbaiki tampilan berdasarkan feedback.
Manajer Produk akan menyusun rencana peluncuran detail.
Penutup : Rapat ditutup pada pukul 11:00.
5. Contoh Rapat Strategi Bisnis
Terakhir, ada contoh Minutes of Meeting untuk rapat strategi bisnis.
Tanggal : 22 Mei 2024
Waktu : 13:00 - 15:00
Tempat : Ruang Rapat Utama
Peserta
CEO (Ketua Rapat)
COO
CFO
Kepala Divisi Pemasaran
Kepala Divisi Penjualan
Agenda
Evaluasi Kinerja Kuartal Pertama
Rencana Strategi Pemasaran Kuartal Kedua
Pengembangan Produk Baru
Ringkasan Diskusi
Evaluasi Kinerja Kuartal Pertama: CFO mempresentasikan laporan kinerja keuangan kuartal pertama. Pendapatan meningkat 15% dibandingkan dengan periode yang sama tahun sebelumnya, namun biaya operasional juga naik 10%.
Rencana Strategi Pemasaran Kuartal Kedua: Kepala Divisi Pemasaran mengusulkan kampanye pemasaran baru yang berfokus pada media digital dan influencer marketing untuk meningkatkan brand awareness.
Pengembangan Produk Baru: COO memaparkan rencana pengembangan produk baru yang akan diluncurkan pada akhir tahun. Diskusi mengenai target pasar dan fitur utama produk tersebut.
Tindakan Selanjutnya
CEO meminta CFO untuk menyusun laporan rinci mengenai pengeluaran operasional dan mencari cara untuk menguranginya tanpa mengorbankan kualitas.
Kepala Divisi Pemasaran akan menyusun proposal kampanye pemasaran baru dan mengirimkannya untuk disetujui oleh manajemen dalam waktu dua minggu.
COO akan membentuk tim proyek untuk pengembangan produk baru dan memulai fase penelitian pasar.
Penutup : Rapat ditutup pada pukul 15:00.
Baca Juga: 5 Contoh Surat Undangan Rapat Bahasa Inggris & Cara Nulisnya
5 Tips Membuat Minutes of Meeting (MoM)
Sumber: Freepik
Berikut 5 tips penting untuk membuat Minutes of Meeting (MoM) yang efektif dan terstruktur. Simak selengkapnya di bawah ini!
1. Persiapkan Sebelum Rapat
Persiapan adalah kunci untuk membuat MoM yang baik. Sebelum rapat dimulai, pastikan Anda sudah memiliki daftar peserta, agenda rapat, dan bahan-bahan yang relevan.
Buat template atau format standar yang akan Anda gunakan untuk mencatat notulen. Persiapan ini akan memudahkan Anda dalam mencatat poin-poin penting selama rapat berlangsung.
2. Catat Informasi Penting Secara Real-Time
Selama rapat, catat informasi penting secara real-time. Ini mencakup keputusan yang diambil, tugas yang dibagikan, dan tenggat waktu yang ditetapkan.
Hindari mencatat setiap detail pembicaraan, fokuslah pada hal-hal yang esensial dan relevan. Gunakan bahasa yang jelas dan ringkas agar mudah dipahami oleh semua peserta rapat.
3. Gunakan Format yang Konsisten
Menggunakan format yang konsisten akan membantu memudahkan pembacaan dan pemahaman MoM.
Format yang baik biasanya mencakup: waktu dan pelaksanaan meeting, peserta meeting, agenda meeting, ringkasan diskusi, dan tindak lanjut dari solusi yang dirumuskan dalam meeting.
4. Pastikan Keakuratan Informasi
Setelah rapat selesai, periksa kembali notulen Anda untuk memastikan keakuratannya. Pastikan semua keputusan dan tindakan yang dicatat sesuai dengan apa yang telah disepakati selama rapat.
Jika ada poin yang tidak jelas, jangan ragu untuk mengonfirmasi dengan peserta rapat lain sebelum finalisasi notulen.
5. Distribusikan dan Simpan dengan Baik
Segera setelah rapat, distribusikan MoM kepada semua peserta rapat dan pihak-pihak terkait.
Hal ini memastikan bahwa semua orang memiliki catatan yang sama dan dapat bertindak sesuai dengan keputusan yang diambil.
Simpan salinan notulen rapat di tempat yang mudah diakses, baik secara fisik maupun digital, untuk referensi di masa mendatang.
Baca Juga: Prototype Produk: Definisi, Fungsi, dan Jenis-Jenisnya
Anda Ingin Memiliki Tim yang Lebih Produktif?
Itulah 5 contoh Minutes of Meeting. Apakah Anda ingin memastikan tim Anda memiliki keterampilan yang diperlukan untuk membuat Minutes of Meeting yang efektif dan mendukung produktivitas perusahaan?
Dibimbing.id menawarkan program Corporate Training yang dirancang khusus untuk membantu Anda dan tim mengembangkan keterampilan yang esensial dalam lingkungan bisnis saat ini.
Program kami mencakup berbagai topik penting, termasuk manajemen rapat, komunikasi bisnis, dan banyak lagi yang akan meningkatkan kinerja tim Anda secara signifikan.
Jangan lewatkan kesempatan ini untuk mengembangkan keterampilan profesional Anda dan tim Anda. Bersama Dibimbing.id, mari wujudkan tim yang lebih produktif dan siap menghadapi tantangan bisnis masa depan!
Referensi
Tags
