5 Contoh Surat Undangan Rapat Bahasa Inggris & Cara Nulisnya

5 Contoh Surat Undangan Rapat Bahasa Inggris

Sumber: Freepik

Agar kamu bisa menulis surat undangan yang nampak efektif dan profesional, simak dulu contohnya di bawah ini! Berikut adalah 5 contoh surat undangan rapat Bahasa Inggris dari MinDi untuk referensi kamu:

Contoh #1

Subject: Invitation to the Quarterly Business Review Meeting

Dear [Recipient's Name],

I hope this message finds you well.

We are pleased to invite you to our upcoming Quarterly Business Review Meeting. The details of the meeting are as follows:

Date: [Date] Time: [Time] Venue: [Location] Agenda:

1. Opening Remarks

2. Review of the Previous Quarter’s Performance

3. Financial Report

4. Strategic Initiatives and Goals for the Next Quarter

5. Open Discussion

6. Closing Remarks

Your presence and participation are highly valued as we will be discussing critical business matters and strategies for our continued success. Kindly confirm your attendance by [RSVP Date].

Should you have any questions or need further information, please do not hesitate to contact me at [Your Contact Information].

We look forward to your valuable insights and contributions during the meeting.

Best regards,

[Your Name]

[Your Position]

[Your Company]

[Contact Information]

Contoh #2

Subject: Invitation to the Project Planning Meeting

Dear [Recipient's Name],

I hope this message finds you well.

We are pleased to invite you to the upcoming Project Planning Meeting. The details of the meeting are as follows:

Date: [Date]
Time: [Time]
Venue: [Location]

Agenda:

1. Welcome and Introductions

2. Overview of Project Objectives

3. Timeline and Milestones

4. Roles and Responsibilities

5. Resource Allocation

6. Risk Management Strategies

7. Open Discussion and Q&A

8. Summary and Next Steps

Your attendance and input are crucial as we will be outlining key components and strategies for the successful execution of our project. Please confirm your availability by [RSVP Date].

If you have any questions or need additional information, feel free to contact me at [Your Contact Information].

Looking forward to your valuable contributions and a productive meeting.

Best regards,

[Your Name]
[Your Position]
[Your Company]
[Contact Information]

Contoh #3

Subject: Invitation to the Annual General Meeting

Dear [Recipient's Name],

I hope this message finds you well.

We are pleased to invite you to our Annual General Meeting (AGM). The details of the meeting are as follows:

Date: [Date]
Time: [Time]
Venue: [Location]

Agenda:

1. Welcome and Opening Remarks

2. Approval of the Minutes of the Last AGM

3. Financial Statements and Auditor’s Report

4. Election of Directors

5. Appointment of Auditors

6. Any Other Business

7. Closing Remarks

Your presence is highly valued as we will be discussing significant matters pertaining to our organization's future. Please confirm your attendance by [RSVP Date].

Should you have any questions or require further information, please do not hesitate to contact me at [Your Contact Information].

We look forward to your participation and valuable input at the meeting.

Best regards,

[Your Name]
[Your Position]
[Your Company]
[Contact Information]

Contoh #4

Subject: Invitation to the Monthly Team Meeting

Dear [Recipient's Name],

I hope this message finds you well.

We are pleased to invite you to our upcoming Monthly Team Meeting. The details of the meeting are as follows:

Date: [Date]
Time: [Time]
Venue: [Location]

Agenda:

1. Welcome and Introductions

2. Review of Last Month's Achievements

3. Ongoing Projects Update

4. New Initiatives and Goals

5. Team Feedback and Suggestions

6. Q&A Session

7. Closing Remarks

Your attendance and input are essential as we will be discussing important updates and strategies for our team's success. Please confirm your participation by [RSVP Date].

If you have any questions or need additional information, feel free to contact me at [Your Contact Information].

Looking forward to a productive meeting with you.

Best regards,

[Your Name]
[Your Position]
[Your Company]
[Contact Information]

Contoh #5

Subject: Invitation to the Strategic Planning Meeting

Dear [Recipient's Name],

I hope this message finds you well.

We are excited to invite you to our upcoming Strategic Planning Meeting. The details of the meeting are as follows:

Date: [Date]
Time: [Time]
Venue: [Location]

Agenda:

1. Welcome and Opening Remarks

2. Review of Current Strategy

3. SWOT Analysis

4. Strategic Goals for the Next Year

5. Action Plans and Assignments

6. Open Discussion

7. Closing Remarks

Your presence and insights are highly valued as we will be discussing critical strategies to shape our future direction. Kindly confirm your attendance by [RSVP Date].

Should you have any questions or need further information, please do not hesitate to contact me at [Your Contact Information].

We look forward to your valuable contributions and a successful meeting.

Best regards,

[Your Name]
[Your Position]
[Your Company]
[Contact Information]

Baca Juga: 6 Contoh Personal Letter untuk Sahabat dalam Bahasa Inggris  

Bagaimana Cara Menulis Surat Undangan Rapat Bahasa Inggris

Berikut adalah tips menulis surat undangan rapat Bahasa Inggris ala MinDi:

Buat Subjek yang Menarik Perhatian

Membuat subjek surat undangan rapat yang menarik perhatian sangatlah penting. Ini bertujuan untuk membuat penerima tertarik membuka dan membaca email tersebut.

Subjek yang menarik juga harus menjelaskan jenis rapat yang akan diadakan. Untuk membuat ini dengan bagus, kamu bisa gunakan template online atau alat tulis AI.

Berikut adalah contohnya:

Tuliskan Tanggal dan Jam Rapat dengan Spesifik

Saat menulis tanggal, pastikan untuk mencantumkan hari dalam seminggu, tanggal numerik, dan bulan.

Jika rapat dilakukan secara online dan berada di zona waktu yang berbeda dengan penerima, sebutkan hal ini dalam email. 

Sertakan tautan ke situs konversi zona waktu untuk memudahkan penerima mengkonversi waktu ke zona waktu mereka.

Jangan lupa untuk spesifikkan durasi rapat, termasuk waktu mulai dan selesai. Hal ini sangat penting untuk rapat yang berlangsung lebih dari satu jam.

Ini bertujuan agar peserta dapat merencanakan hari kerja mereka dengan lebih baik. Berikut contohnya:

Tambahkan Informasi Detail Terkait Rapat

Untuk bagian ini, kamu harus sertakan nama-nama semua peserta rapat. Tujuannya adalah untuk memastikan hanya orang-orang yang diperlukan yang hadir dan mereka tahu siapa saja yang akan menghadiri rapat.

Berikan lokasi rapat secara detail, termasuk alamat dan petunjuk arah jika diperlukan. Jika rapat dilakukan secara daring, berikan tautan dan instruksi tentang cara bergabung dalam rapat.

Berikut adalah contohnya:

Tambahkan Tautan atau Lokasi Rapatnya

Jangan ragu untuk langsung menyebutkan tujuan rapat. Ini memastikan semua peserta memahami bagaimana mereka dapat berkontribusi aktif.

Berikan poin-poin kunci yang akan dibahas dan item tindakan yang perlu dilakukan.Jika rapatnya kompleks, pertimbangkan untuk memecah tujuan menjadi tugas-tugas kecil.

Sediakan juga sumber daya yang dibutuhkan oleh anggota tim untuk mencapai tujuan tersebut. Berikan dukungan dan dorongan, serta jelaskan timeline dan tenggat waktunya dengan jelas.

Berikut adalah contohnya:

Baca Juga: 7 Contoh Personal Letter untuk Guru dalam Bahasa Inggris

Sediakan CTA dan Informasi RSVP

Tambahkan CTA setelah salam dan pengantar. Gunakan frasa seperti 'please join us' atau 'we invite you to' untuk memberi tahu penerima bahwa kamu ingin mereka hadir dalam rapat.

Lalu, tambahkan detail RSVP setelah pesan utama undangan. Sertakan tanggal dan waktu rapat, durasi rapat, dan tenggat waktu untuk merespons.

Jangan lupa untuk memberikan instruksi tentang cara merespons, seperti 'RSVP by email to [alamat email]' atau 'please register online at [tautan website].'

Berikut adalah contohnya:

Kesimpulan

Apabila Sobat MinDi ingin membuat surat undangan rapat yang efektif dan profesional, pastikan untuk mencantumkan informasi jelas dan detail.

Untuk lebih percaya diri dalam menulis dan menyusun surat undangan rapat dalam Bahasa Inggris, MinDi sarankan kamu untuk ikut kelas English for Professionals dari Dibimbing.id. 

Lewat kelas ini, kamu akan diajarkan dari dasar hingga mahir. Mulai dari teknik penulisan surat bisnis hingga kemampuan berkomunikasi yang efektif. Menarik, bukan?

Yuk, konsultasi dulu di sini dan kembangkan keahlian menulismu bersama Dibimbing.id!

Referensi

1. How to Write an Effective Meeting Invitation Email [Buka]

2. How to Write Effective Meeting Invitation Emails (+5 Templates) [Buka]