Apa itu Workflow? Pengertian, Jenis & Cara Membuatnya

Pernahkah kamu merasa kewalahan dengan banyaknya tugas yang harus diselesaikan dalam waktu yang terbatas? Jika iya, mungkin saatnya kamu mengenal konsep workflow. 

Workflow adalah serangkaian langkah yang terorganisir untuk menyelesaikan tugas atau proyek secara efisien. 

Dengan menerapkan workflow yang tepat, Sobat MinDi dapat meningkatkan produktivitas, mengurangi kesalahan, dan memastikan bahwa semua tugas diselesaikan tepat waktu. 

Ingin belajar lebih lanjut tentang workflow? Yuk simak penjelasan lengkapnya pada artikel ini.

Apa itu Workflow?

Tunggu dulu Sobat MinDi, sebelum kita lanjut membahas tentang workflow, pertama-tama yuk pahami dulu apa yang dimaksud dengan workflow melalui beberapa pengertian berikut ini.

Workflow adalah serangkaian langkah yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu tugas, yang mana setiap langkah tersebut memiliki urutan tertentu. 

Dalam workflow linear, kejadian eksternal memulai langkah pertama, sementara dalam workflow berbentuk loop, langkah terakhir memulai ulang langkah pertama. Alat seperti diagram alur dan peta proses digunakan untuk memvisualisasikan langkah-langkah ini. 

Workflow juga bisa diotomatisasi dengan perangkat lunak yang memutuskan kapan langkah berikutnya harus dimulai, dan perangkat lunak ini juga membantu mengoordinasikan hubungan antar langkah serta menyediakan template untuk dokumentasi dan pemodelan proses bisnis.

Workflow adalah kunci dalam meningkatkan efisiensi dan konsistensi dalam proses bisnis. Dengan workflow yang terstruktur dengan baik, perusahaan dapat memastikan bahwa tugas-tugas yang kompleks dapat diselesaikan dengan lebih efektif dan efisien, serta meningkatkan produktivitas secara keseluruhan.

Manfaat Workflow

Workflow merupakan alat yang berperan penting dalam perencanaan tugas hingga penyelesaian proyek perusahaan. Lantas apa saja manfaat workflow? Yuk simak berikut ini.

1. Meningkatkan Visibilitas

 Dengan menggunakan workflow, setiap langkah dalam proses menjadi lebih terlihat dan transparan. Hal ini memungkinkan semua anggota tim untuk memahami status dan perkembangan tugas-tugas yang sedang dikerjakan. 

Manajer dapat memantau kemajuan proyek dengan mudah, mengidentifikasi hambatan atau masalah lebih awal, dan mengambil tindakan korektif jika diperlukan. Visibilitas yang meningkat juga membantu dalam pelaporan dan analisis kinerja.

2. Fokus pada Tugas yang Penting

Workflow membantu tim untuk tetap fokus pada tugas-tugas yang benar-benar diperlukan untuk mencapai tujuan akhir. 

Dengan mendefinisikan langkah-langkah yang spesifik dan mengeliminasi tugas-tugas yang tidak perlu, workflow memastikan bahwa setiap tindakan yang diambil adalah relevan dan mendukung pencapaian hasil yang diinginkan. Ini membantu mengurangi pemborosan waktu dan sumber daya.

3. Mengurangi Pengawasan Berlebih

Dengan workflow yang jelas dan terstruktur, kebutuhan untuk pengawasan berlebih berkurang. Setiap anggota tim mengetahui peran dan tanggung jawab mereka, serta langkah-langkah yang harus diambil. 

Hal ini akan mengurangi kebutuhan untuk monitoring terus-menerus dari manajer, sehingga mereka dapat fokus pada tugas-tugas strategis lainnya. Workflow yang baik juga membantu mencegah kesalahan dan memastikan bahwa semua tugas diselesaikan dengan standar yang diharapkan.

4. Peluang Otomatisasi

Workflow membuka peluang untuk mengotomatisasi tugas-tugas berulang dan rutin. Dengan mengintegrasikan perangkat lunak workflow dan alat otomatisasi, perusahaan dapat menghemat waktu dan mengurangi kesalahan manusia. 

Otomatisasi memungkinkan proses berjalan lebih cepat dan efisien, dari pengelolaan email hingga pemrosesan data. Selain itu, otomatisasi memberikan konsistensi dalam pelaksanaan tugas, memastikan bahwa setiap langkah dilakukan dengan cara yang sama setiap kali.

Dengan manfaat-manfaat ini, workflow membantu meningkatkan produktivitas, mengoptimalkan penggunaan sumber daya, dan memastikan proses bisnis berjalan dengan lebih lancar dan efisien.

Baca Juga: Apa itu Gantt Chart? Simak Kegunaan & Komponennya

Jenis Workflow

Penasaran mengenai jenis-jenis workflow? Yuk pelajari selengkapnya!

1. Workflow Sekuensial

Workflow sekuensial adalah jenis workflow yang memiliki serangkaian langkah yang terjadi satu demi satu untuk menyelesaikan tugas. Setiap langkah harus diselesaikan sebelum langkah berikutnya dimulai. 

Contoh umum dari workflow sekuensial adalah proses persetujuan aplikasi pinjaman, di mana setiap tahap evaluasi harus diselesaikan sebelum aplikasi dapat melanjutkan ke tahap berikutnya. 

Ada juga subset dari workflow sekuensial yang disebut workflow berbasis aturan, yang bergerak sepanjang jalur sekuensial berdasarkan aturan yang diaktifkan. Misalnya, jika kondisi tertentu terpenuhi, langkah berikutnya dalam urutan akan dimulai.

2. Workflow Paralel

Dalam pendekatan ini, serangkaian langkah dikerjakan secara bersamaan untuk menyelesaikan tugas. Workflow parallel memungkinkan beberapa tugas dilakukan secara bersamaan, mempercepat proses keseluruhan. 

Contoh umum dari workflow paralel adalah proses orientasi karyawan baru (onboarding), di mana banyak tugas yang diperlukan dari karyawan baru, seperti pendaftaran asuransi kesehatan, pengaturan akses keamanan, dan pengisian formulir deposit langsung yang dapat dilakukan secara bersamaan tanpa harus menunggu satu sama lain.

Kedua jenis workflow ini digunakan untuk meningkatkan efisiensi dan memastikan tugas-tugas diselesaikan dengan cara yang paling efektif, tergantung pada sifat dan kebutuhan spesifik dari proses yang terlibat.

Selain workflow sekuensial dan paralel, ada beberapa jenis workflow lain yang dapat dikategorikan berdasarkan sifat dan struktur tugas atau prosesnya. Berikut adalah beberapa di antaranya:

1. Process Workflow:

Process workflow mencakup urutan tugas atau langkah yang dapat diprediksi dan berulang. Proses ini dirancang untuk terjadi dengan cara yang sama setiap kali dijalankan. 

1. Case Workflow:

Pada case workflow, urutan langkah yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas tidak diketahui di awal dan dapat bervariasi dari satu kasus ke kasus lain. Setiap kasus mungkin membutuhkan pendekatan yang berbeda tergantung pada situasi spesifik. 

1. Project Workflow:

Project workflow mirip dengan process workflow dalam hal struktur, tetapi menawarkan fleksibilitas dalam kapan, bagaimana, dan apakah semua langkah harus dilakukan. Ini memungkinkan penyesuaian dan adaptasi tergantung pada kebutuhan proyek. 

1. Delivery Workflow:

Delivery workflow berfokus pada pemetaan serangkaian langkah yang diperlukan untuk memastikan barang fisik atau informasi berhasil mencapai pengguna yang dituju. 

1. Request Workflow:

Request workflow, atau pemenuhan permintaan, terdiri dari serangkaian fase yang harus diselesaikan untuk memenuhi permintaan penting dalam suatu perusahaan. 

1. Task Workflow:

Task workflow adalah istilah umum untuk pendekatan manajemen proyek yang membagi proyek besar menjadi tugas-tugas kecil yang diselesaikan secara sekuensial. 

1. State Machine Workflow:

State machine workflow adalah pendekatan alternatif untuk memetakan proses bisnis. Ini menyajikan workflow sebagai serangkaian keadaan di mana kejadian-kejadian tertentu memicu transisi dari satu keadaan ke keadaan lainnya. 

1. Manual Workflow:

Manual workflow membutuhkan tindakan manusia untuk menyelesaikan setiap langkah atau fase dan menggerakkan proses keseluruhan ke depan. 

1. Digital Workflow:

Digital workflow melibatkan otomatisasi aktivitas yang diperlukan untuk menggerakkan proses ke depan dengan teknologi seperti Artificial Intelligence (AI) dan pembelajaran mesin (machine learning).

Dengan memahami berbagai jenis workflow ini, perusahaan dapat memilih dan menerapkan jenis workflow yang paling sesuai dengan kebutuhan dan tujuan mereka, sehingga meningkatkan efisiensi dan efektivitas operasional.

Cara Membuat Workflow yang Tepat & Efektif

Sobat MinDi ingin mulai membuat workflow? Bingung harus mulai dari mana? Yuk simak cara membuat workflow yang tepat berikut ini.

1. Identifikasi Tujuan dan Proses

Mulailah dengan mengidentifikasi tujuan utama dari workflow yang ingin dibuat dan proses apa saja yang perlu diikutsertakan. Pahami dengan jelas apa yang ingin dicapai dan tentukan langkah-langkah yang diperlukan untuk mencapainya.

2. Buat Daftar Langkah-Langkah

Rinci semua langkah yang harus diambil dari awal hingga akhir proses. Pastikan setiap langkah tercatat dengan jelas dan urutannya logis. Pertimbangkan setiap tugas kecil yang perlu diselesaikan untuk mencapai tujuan akhir.

3. Gunakan Alat Visualisasi

Gunakan alat visual seperti diagram alur (flowchart) atau peta proses (process map) untuk memetakan langkah-langkah workflow. Alat ini membantu memvisualisasikan proses dan memastikan setiap langkah dan urutan sudah tepat.

4. Tetapkan Peran dan Tanggung Jawab

Tentukan siapa yang bertanggung jawab untuk setiap langkah dalam workflow. Pastikan setiap anggota tim memahami peran dan tanggung jawab mereka dengan jelas untuk menghindari kebingungan dan tumpang tindih tugas.

5. Otomatiskan Proses Jika Mungkin

Manfaatkan teknologi dan perangkat lunak workflow untuk mengotomatisasi tugas-tugas yang berulang dan menghemat waktu. Otomatisasi dapat meningkatkan efisiensi dan mengurangi kesalahan manusia dalam proses.

6. Uji dan Evaluasi

Setelah workflow dibuat, uji proses tersebut dengan menjalankannya dalam skenario nyata. Kumpulkan umpan balik dari pengguna dan evaluasi efektivitas workflow. Lakukan penyesuaian dan perbaikan jika diperlukan untuk memastikan workflow berjalan dengan lancar dan efektif.

Dengan mengikuti langkah-langkah ini, Sobat MinDi dapat membuat workflow yang terstruktur dan efisien, yang akan membantu meningkatkan produktivitas dan mengoptimalkan proses kerja.

Contoh Workflow

Penasaran mengenai contoh workflow yang tepat dan efektif? Yuk simak contoh workflow untuk purchase order berikut ini.

Sumber: Frevvo

Berikut adalah penjelasan dari contoh workflow untuk pesanan pembelian (purchase order) yang sederhana:

1. Karyawan mengisi formulir pesanan pembelian dengan rincian barang atau jasa yang dibutuhkan, jumlah, dan biaya perkiraan.
2. Manajer menerima dan meninjau PO yang dibuat oleh karyawan. Jika sesuai, manajer memberikan persetujuan.
3. Jika jumlah PO melebihi batas tertentu (misalnya $10.000), VP akan meninjau dan menyetujui PO untuk memastikan kelayakan dan kepatuhan terhadap kebijakan perusahaan.
4. Setelah disetujui, PO dikirim ke pemasok yang relevan untuk memulai proses pengadaan barang atau jasa yang dibutuhkan.
5. Setelah PO diproses oleh pemasok, perusahaan menerima barang atau jasa sesuai dengan pesanan yang telah dibuat.
6. Pemasok mengirimkan faktur untuk barang atau jasa yang telah diterima oleh perusahaan.
7. Faktur yang diterima ditinjau dan disetujui untuk pembayaran. Setelah disetujui, pembayaran dilakukan kepada pemasok.
8. Semua dokumen terkait PO, termasuk faktur dan bukti pembayaran, diarsipkan untuk keperluan pencatatan dan audit di masa mendatang.

Workflow ini memastikan bahwa proses pengadaan barang atau jasa dilakukan dengan transparan dan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan, serta memastikan kepatuhan terhadap kebijakan perusahaan.

Baca Juga: Apa itu Microsoft Project? Pengertian, Kegunaan & Fiturnya

Yuk Gunakan Workflow untuk Project Management yang Lebih Efektif

Sobat MinDi, itulah beberapa pembahasan mengenai workflow, mulai dari pengertian, manfaat, jenis hingga cara membuat workflow yang tepat.

Kesimpulannya, Workflow adalah proses terstruktur yang membantu meningkatkan efisiensi dan konsistensi dalam menyelesaikan tugas melalui langkah-langkah yang jelas dan terorganisir.

Dalam manajemen proyek, workflow sangat diperlukan untuk mengatur jalan atau tugas proyek agar terorganisir dan berjalan sesuai rencana awal.

Tertarik belajar workflow lebih lanjut? Tertarik switch career menjadi project manager profesional? Bingung harus mulai dari mana?

Yuk ikuti bootcamp product and project management dibimbing.id. Bootcamp terbaik dengan pembelajaran inovatif dan intensif. Bootcamp ini didampingi oleh para mentor profesional dan berpengalaman di bidangnya, yang bakal bantu kamu jadi project manager yang sukses.

Belum memiliki pengalaman di bidang product dan project management sama sekali?

Tenang saja, dibimbing.id siap bimbing kamu mulai dari nol, dengan kurikulum terlengkap, update serta beginner friendly. 

Sebanyak 94% alumni bootcamp dibimbing.id telah berhasil mendapatkan kerja sesuai bidang mereka. Nah, jangan khawatir nganggur setelah lulus bootcamp ya, dibimbing.id juga menyediakan job connect ke 570+ hiring partner khusus buat Sobat MinDi.

Tunggu apalagi? buruan konsultasi di sini, apapun tujuan karirmu dibimbing.id siap #BimbingSampeJadi karir impianmu.

Reference:

1. What is a Workflow? Definition and Examples - Buka
2. 8 Workflow Examples to Get You Started Today - Buka