Apa itu SIPOC Diagram? Pengertian, Manfaat & Cara Membuatnya

Dalam menjalankan proyek perusahaan, Sobat MinDi harus fokus pada proses internal proyek tersebut dengan memberikan pemahaman alur kerja yang mendalam. Lantas bagaimana caranya? Gunakan SIPOC diagram.

SIPOC (Supplier, Input, Process, Output, dan Customer) adalah diagram sederhana yang memberikan gambaran menyeluruh tentang aliran kerja dalam suatu proyek. 

SIPOC diagram, dapat memudahkan Sobat MinDi dalam mengidentifikasi elemen-elemen penting dalam setiap langkah proses, memahami hubungan antar komponen, dan menemukan area untuk perbaikan. 

Penasaran lebih lanjut mengenai SIPOC diagram? Apa saja manfaatnya dalam manajemen proyek perusahaan? Bagaimana cara membuat SIPOC diagram yang efektif? Yuk pelajari selengkapnya pada artikel ini.

Apa itu SIPOC Diagram?

Tunggu dulu Sobat MinDi, sebelum kita membahas lebih lanjut mengenai SIPOC diagram, sebagai langkah awal, yuk pahami apa itu SIPOC diagram secara lengkap melalui beberapa pengertian berikut ini.

Dikutip dari TechTarget, SIPOC diagram adalah alat visual yang digunakan untuk mendokumentasikan proses bisnis dari awal hingga akhir sebelum diimplementasikan. 

SIPOC (Supplier, Input, Process, Output, dan Customer) diagram juga dikenal sebagai peta proses tingkat tinggi karena tidak mengandung banyak detail.

SIPOC diagram berguna untuk memfokuskan diskusi, membantu anggota tim menyepakati bahasa dan pemahaman yang sama tentang suatu proses untuk perbaikan berkelanjutan. 

Dalam metode Six Sigma, SIPOC diagram sering digunakan selama fase define dalam metodologi DMAIC (define, measure, analyze, improve, control). 

Beberapa perusahaan menggunakan SIPOC diagram dengan arah sebaliknya, atau COPIS, untuk memetakan nilai pelanggan terhadap proses bisnis.

Apa Saja Manfaat SIPOC Diagram?

Sobat MinDi penasaran mengenai apa saja manfaat SIPOC diagram dalam proses proyek perusahaan? Yuk simak penjelasan lengkapnya berikut ini.

1. Meningkatkan Transparansi Proyek Perusahaan   

SIPOC diagram membantu meningkatkan transparansi dengan memberikan gambaran jelas dan sederhana tentang proses bisnis. 

Dengan mendokumentasikan setiap elemen dari pemasok hingga pelanggan, semua anggota perusahaan dapat memahami aliran kerja dan peran masing-masing dalam proses tersebut. 

Transparansi ini membantu dalam menciptakan lingkungan kerja yang lebih kolaboratif dan terinformasi.

2. Memberikan Gambaran Umum Proyek kepada Pemangku Kepentingan

SIPOC Diagram berisi peta visual tingkat tinggi dari suatu proyek yang sangat berguna bagi pemangku kepentingan. Hal ini membantu mereka melihat alur proses dari awal hingga akhir, memahami input dan output, serta mengidentifikasi siapa saja yang terlibat dalam setiap tahap. 

Dengan gambaran umum tersebut, pemangku kepentingan dapat membuat keputusan yang lebih baik dan mendukung proyek dengan lebih efektif.

3. Digunakan sebagai Alat Pelatihan untuk Karyawan Baru

SIPOC diagram adalah alat yang efektif untuk melatih karyawan baru. Dengan menyediakan representasi visual dari proses bisnis, karyawan baru dapat dengan cepat memahami alur kerja, peran mereka, dan cara mereka berkontribusi 

SIPOC diagram membantu mempercepat proses onboarding dan membantu karyawan baru menjadi produktif lebih cepat.

4. Membantu Inisiatif Pemecahan Masalah

SIPOC diagram memfasilitasi inisiatif pemecahan masalah dengan memberikan kerangka kerja yang jelas untuk menganalisis proses. 

Dengan memetakan setiap langkah dari pemasok hingga pelanggan, tim dapat dengan mudah mengidentifikasi titik-titik masalah, ketidakefisienan, atau area yang membutuhkan perbaikan. 

Dengan SIPOC diagram yang efektif, tim proyek perusahaan dapat menerapkan solusi yang tepat untuk meningkatkan kinerja keseluruhan proses.

5. Menciptakan Template untuk Berbagai Proses dan Proyek

Diagram SIPOC dapat dibuat sebagai template yang dapat digunakan kembali untuk berbagai proses dan proyek. Template ini membantu perusahaan mendokumentasikan proses baru atau meninjau proses yang sudah ada secara cepat dan efisien. 

Dengan template yang standar, perusahaan dapat memastikan konsistensi dalam dokumentasi proses dan memudahkan penerapan perbaikan berkelanjutan di berbagai bagian perusahaan.

Dengan manfaat-manfaat ini, SIPOC diagram menjadi alat yang berguna dalam manajemen proses bisnis, pemecahan masalah, dan pelatihan karyawan, sehingga membantu perusahaan mencapai efisiensi dan efektivitas yang lebih tinggi.

Elemen yang Harus Ada dalam SIPOC Diagram

Tunggu dulu Sobat MinDi, sebelum membuat SIPOC diagram, perhatikan dulu elemen-elemen yang harus ada dalam SIPOC diagram. Lantas apa saja elemen tersebut?

Berikut adalah beberapa elemen penting dan harus dicantumkan dalam SIPOC diagram proyek perusahaan:

1. Supplier (Pemasok)

Pemasok adalah pihak atau entitas yang menyediakan masukan (input) ke dalam suatu proses. Elemen ini bisa berupa individu, departemen, atau perusahaan eksternal yang memberikan bahan, informasi, atau layanan yang diperlukan untuk memulai dan melaksanakan proses. 

Contoh pemasok bisa mencakup vendor bahan baku, penyedia layanan teknologi, atau departemen internal seperti bagian keuangan.

2. Input (Masukan)

Masukan adalah sumber daya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proses. Ini bisa berupa bahan mentah, data, informasi, atau alat yang digunakan dalam berbagai tahap proses untuk menghasilkan keluaran. 

Contoh masukan meliputi bahan baku untuk manufaktur, data dari survei pelanggan, atau perangkat lunak yang digunakan dalam pemrosesan data.

3. Process

Proses adalah rangkaian langkah-langkah atau aktivitas yang mengubah masukan menjadi keluaran. Proses ini mencakup semua tindakan yang dilakukan untuk mencapai hasil akhir, dari awal hingga akhir. 

Contoh proses meliputi pembuatan produk di pabrik, pemrosesan aplikasi pinjaman di bank, atau layanan pelanggan di pusat panggilan.

4. Output (Keluaran)

Output adalah produk atau layanan yang dihasilkan dari proses. Ini adalah hasil akhir yang diterima oleh pelanggan setelah proses selesai. Output dapat berupa produk fisik, laporan, layanan yang diberikan, atau hasil lain yang diharapkan dari proses tersebut. 

Contoh keluaran meliputi produk jadi, laporan keuangan, atau penyelesaian permintaan layanan.

5. Customer (Pelanggan)

Pelanggan adalah penerima keluaran dari proses. Mereka bisa berupa individu atau perusahaan yang menerima, menggunakan, atau mendapatkan manfaat dari produk atau layanan yang dihasilkan oleh proses. 

Pelanggan bisa berasal dari dalam organisasi (internal) seperti departemen lain atau dari luar organisasi (eksternal) seperti konsumen atau klien. 

Contoh pelanggan termasuk pembeli produk di toko ritel, departemen pemasaran yang menggunakan laporan analisis, atau pasien yang menerima perawatan medis.

Dengan mempelajari elemen-elemen SIPOC diagram, perusahaan dapat membuat SIPOC diagram yang jelas dan mencakup semua aspek, sehingga mudah mengidentifikasi area untuk perbaikan dan efisiensi.

Baca Juga: Apa itu Project Charter? Definisi, Fungsi & Cara Membuatnya

Cara Membuat SIPOC Diagram

Sobat MinDi ingin membuat SIPOC diagram untuk proyek perusahaan? Bingung harus mulai dari mana? Yuk Simak cara membuat SIPOC diagram yang efektif dan efisien versi MinDi berikut ini.

1. Identifikasi dan Libatkan Tim Proyek

Langkah pertama adalah mengidentifikasi anggota tim proyek yang relevan dan melibatkan mereka dalam pembuatan SIPOC diagram. 

Tim harus mencakup perwakilan dari berbagai fungsi yang terkait dengan proses, seperti pemasok, pengelola proses, dan pengguna akhir. 

Dengan melibatkan berbagai pihak sejak awal, Sobat MinDi dapat memastikan bahwa semua perspektif dan informasi penting diperhitungkan.

2. Definisikan Proses Secara Keseluruhan

Mulailah dengan mendefinisikan proses yang akan didokumentasikan. Berikan deskripsi singkat tentang tujuan proses dan hasil yang diharapkan. 

Hal ini akan membantu menetapkan batasan dan konteks untuk diagram. Pastikan semua anggota tim memahami proses yang akan dipetakan dan sepakat tentang ruang lingkupnya.

3. Identifikasi Pemasok (Suppliers)

Identifikasi semua pemasok yang menyediakan masukan untuk proses. Pemasok bisa berupa individu, departemen, atau entitas eksternal yang memberikan bahan, informasi, atau layanan yang diperlukan untuk memulai dan melaksanakan proses. Tuliskan nama atau peran pemasok dalam kolom 'Suppliers' pada diagram.

4. Tentukan Masukan (Inputs)

Daftarkan semua masukan yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proses. Masukan bisa berupa bahan mentah, data, informasi, atau alat yang digunakan dalam berbagai tahap proses. 

Masukan ini harus secara langsung mempengaruhi proses dan keluaran yang dihasilkan. Tuliskan semua masukan yang relevan dalam kolom 'Inputs'.

5. Rincikan Langkah-Langkah Proses 

Identifikasi dan rincikan langkah-langkah spesifik yang mengubah masukan menjadi keluaran. Urutkan langkah-langkah ini secara kronologis dan pastikan untuk mencakup semua aktivitas utama yang terjadi dalam proses. 

Langkah-langkah ini harus memberikan pandangan yang jelas tentang bagaimana proses berjalan dari awal hingga akhir. Tuliskan langkah-langkah ini dalam kolom 'Process'.

6. Tentukan Keluaran (Outputs) dan Pelanggan (Customers)

Daftarkan semua keluaran yang dihasilkan dari proses. Keluaran adalah produk atau layanan yang dihasilkan dan diserahkan kepada pelanggan. 

Identifikasi siapa pelanggan dari keluaran tersebut, baik internal maupun eksternal. Pelanggan adalah penerima hasil akhir dari proses yang dijalankan. Tuliskan keluaran dalam kolom 'Outputs' dan pelanggan dalam kolom 'Customers'.

Dengan mengikuti langkah-langkah ini, Sobat MinDi dapat membuat SIPOC diagram yang efektif, sehingga memberikan gambaran yang jelas tentang proses proyek perusahaan.

Baca Juga: Apa itu Flowchart? Definisi, Fungsi, Simbol & Cara Membuatnya

Contoh SIPOC Diagram yang Benar & Efektif (+ Template)

Sobat MinDi penasaran mengenai gambaran SIPOC diagram yang benar dan efektif dalam menangani proses proyek perusahaan?

Yuk langsung saja simak contoh SIPOC diagram yang efektif berikut ini.

Sobat MinDi ingin mencoba membuat SIPOC diagram sendiri? Yuk unduh template gratisnya DI SINI!

Ingin Belajar SIPOC Diagram Lebih Dalam? Yuk Ikut Bootcamp Dibimbing.id

Sobat MinDi, itulah beberapa pembahasan mengenai SIPOC diagram, mulai dari pengertian, manfaat, elemen hingga cara membuat SIPOC diagram yang efektif. 

Jika Sobat MinDi sedang merencanakan proyek perusahaan, menggunakan SIPOC diagram merupakan hal yang tepat.

Kesimpulannya, SIPOC diagram adalah alat visual yang efektif untuk mendokumentasikan dan memahami alur proses bisnis dari pemasok hingga pelanggan, membantu meningkatkan transparansi dan efisiensi.

Tertarik belajar SIPOC diagram lebih lanjut? Atau berminat switch career sebagai project manager perusahaan? Bingung harus mulai dari mana?

Yuk ikuti bootcamp product and project management dibimbing.id. Bootcamp terbaik dengan pembelajaran inovatif dan intensif. Bootcamp ini didampingi oleh para mentor profesional dan berpengalaman di bidangnya, yang bakal bantu kamu jadi project manager yang sukses.

Belum memiliki pengalaman di bidang product dan project management sama sekali?

Tenang saja, dibimbing.id siap bimbing kamu mulai dari nol, dengan kurikulum terlengkap, update serta beginner friendly. 

Sebanyak 94% alumni bootcamp dibimbing.id telah berhasil mendapatkan kerja sesuai bidang mereka. Nah, jangan khawatir nganggur setelah lulus bootcamp ya, dibimbing.id juga menyediakan job connect ke 570+ hiring partner khusus buat Sobat MinDi.

Tunggu apalagi? buruan konsultasi di sini, apapun tujuan karirmu dibimbing.id siap #BimbingSampeJadi karir impianmu.

Reference:

1. What is a SIPOC diagram? - Buka
2. What Is SIPOC? How to Use a SIPOC Diagram - Buka