Apa itu Briefing? Definisi, Tujuan, Waktu, Isi & Caranya
Muthiatur Rohmah
•
30 May 2024
•
2797
Briefing adalah pertemuan singkat yang efisien dan terfokus, biasanya diadakan dalam konteks bisnis, militer, atau sektor publik untuk menyampaikan informasi penting secara singkat.
Waktu briefing biasanya berlangsung cepat dan dirancang untuk memastikan semua peserta mendapatkan pemahaman yang jelas mengenai tugas atau situasi yang akan dihadapi.
Briefing biasanya dilakukan untuk komunikasi tim baik dalam konteks bisnis, pendidikan maupun kegiatan lainnya. Oleh sebab itu, penting untuk memahami apa itu briefing secara jelas.
Ingin tahu pengertian briefing lebih dalam? Yuk pahami secara lengkap pada artikel ini.
Apa itu Briefing
Tunggu dulu Sobat MinDi, sebelum kita membahas lebih lanjut, yuk pahami apa itu briefing melalui beberapa pengertian berikut ini.
Dikutip dari Chron, Briefing adalah pertemuan yang bersifat informatif atau instruksional. Briefing terjadi ketika pertemuan diadakan untuk memberikan informasi atau instruksi kepada karyawan mengenai kebijakan baru, tujuan, strategi, atau tugas-tugas baru.
Dalam perusahaan atau organisasi yang kecil, semua karyawan mungkin terlibat dalam briefing yang sama. Sementara itu, dalam operasi bisnis atau organisasi yang lebih besar, cukup seorang manajer yang mengadakan briefing untuk tim mereka masing-masing.
Briefing ini bertujuan untuk memastikan semua anggota tim memahami informasi atau instruksi yang diberikan secara jelas dan efektif.
Dalam briefing pasti ada brief, lantas apa itu brief?
Dilansir dari Arimetrics, brief adalah dokumen informatif yang digunakan sebagai dasar dalam pengembangan proyek apapun, khususnya dalam konteks media sosial, pemasaran digital, dan periklanan.
Dokumen brief berisi berbagai data penting seperti filosofi merek, data ekonomi perusahaan, serta tujuan-tujuan yang ingin dicapai melalui kampanye atau proyek tertentu sebelum diluncurkan.
Apa saja Tujuan Briefing?
Setelah memahami apa itu briefing, langkah selanjutnya yuk pahami beberapa tujuan briefing yang perlu Sobat MinDi pahami berikut ini.
1. Menyampaikan Informasi kepada Tim
Tujuan utama briefing adalah untuk menyampaikan informasi penting secara cepat dan efisien kepada peserta.
Hal ini termasuk pengenalan kebijakan baru, perubahan dalam strategi organisasi, atau data penting yang mempengaruhi jalannya proyek atau operasi hari-hari.
2. Memastikan Pemahaman Seluruh Anggota
Briefing bertujuan untuk memastikan bahwa semua peserta memiliki pemahaman yang sama tentang instruksi atau informasi yang diberikan.
Hal ini penting untuk menghindari kesalahpahaman dan memastikan bahwa semua anggota tim bergerak secara sinkron dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
3. Mengarahkan Tindakan Tim
Briefing digunakan untuk mengarahkan atau memotivasi tim dalam menjalankan tugas atau proyek tertentu.
Melalui briefing, peserta atau anggota tim dapat memahami apa yang diharapkan dari mereka dan bagaimana langkah-langkah tertentu harus dilaksanakan untuk mencapai hasil yang diinginkan.
Manfaat Briefing
Sobat MinDi, mengadakan briefing memberi beberapa manfaat penting bagi bisnis hingga anggota tim. Lantas apa saja manfaat briefing? Yuk pahami selengkapnya berikut ini.
1. Meningkatkan Efisiensi Komunikasi
Briefing membuat penyampaian informasi secara langsung dan terfokus, yang mengurangi risiko misinterpretasi dan memastikan bahwa semua peserta menerima informasi yang konsisten dan tepat.
Hal ini membantu dalam pengambilan keputusan yang cepat dan efektif serta dalam penyebaran kebijakan atau rencana baru dengan cepat.
2. Memperkuat Keterlibatan Tim
Dengan mengadakan briefing, pemimpin dapat meningkatkan keterlibatan tim. Pertemuan ini memberikan kesempatan untuk karyawan menyuarakan pendapat, bertanya, dan mendapatkan informasi mengenai perubahan atau tugas baru.
Hal ini akan membuat karyawan mereka merasa lebih terlibat dan penting dalam proses tersebut.
3. Menjaga Arah dan Fokus
Briefing membantu memastikan bahwa semua anggota tim tetap fokus pada tujuan dan prioritas utama.
Hal ini secara rutin mengingatkan kepada tim tentang apa yang perlu dicapai dan mengapa itu penting, serta menjaga semangat dan motivasi tim untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
4. Meningkatkan Koordinasi dan Kolaborasi
Briefing memfasilitasi koordinasi tugas dan upaya tim dengan lebih baik. Dengan memastikan bahwa semua orang memiliki pemahaman yang sama tentang tujuan dan tugas, briefing mendukung kolaborasi yang lebih efektif antar individu atau departemen.
Kapan Waktu Pelaksanaan Briefing?
Waktu pelaksanaan briefing biasanya ditentukan berdasarkan kebutuhan spesifik organisasi atau situasi tertentu.
Briefing sering diadakan sebelum memulai suatu proyek, perubahan besar dalam operasi, atau di awal hari kerja untuk memastikan semua tim memiliki informasi terbaru mengenai tugas mereka.
Dalam konteks bisnis, briefing bisa juga dijadwalkan sebelum peluncuran kampanye atau inisiatif besar untuk memastikan bahwa semua team terlibat memiliki pemahaman yang jelas tentang tujuan dan strategi.
Selain itu, briefing secara mendadak mungkin diperlukan saat terjadi situasi darurat atau perubahan mendadak dalam kondisi yang mempengaruhi operasi organisasi.
Dengan demikian, waktu pelaksanaan briefing sangat fleksibel dan disesuaikan dengan dinamika kebutuhan informasi dalam organisasi atau perusahaan.
Apa Saja yang disampaikan dalam Briefing?
Saat melakukan briefing organisasi pasti telah menyiapkan beberapa materi atau informasi yang akan disampaikan kepada anggota tim. Lantas apa saja yang biasanya disampaikan dalam briefing?
Dalam briefing, terdapat beberapa aspek penting yang biasanya disampaikan untuk memastikan bahwa semua peserta memiliki informasi yang diperlukan untuk melaksanakan tugas mereka dengan efektif.
Berikut adalah 4 hal yang sering disampaikan dalam kegiatan briefing:
1. Tujuan dan Sasaran
2. Rencana atau Strategi
Briefing juga mendetailkan strategi yang akan digunakan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Hal ini mungkin termasuk langkah-langkah khusus, alur kerja, dan metode yang harus diikuti oleh tim untuk menjamin pencapaian hasil yang efisien dan efektif.
3. Peran dan Tanggung Jawab
Dalam briefing, sangat penting untuk menjelaskan siapa yang bertanggung jawab terhadap beberapa hal.
Menjelaskan tugas-tugas individu atau tim secara detail dapat membantu menghindari tumpang tindih dan memastikan bahwa setiap orang jelas tentang perannya.
4. Waktu dan Deadline
Briefing juga sering mencakup informasi tentang timeline yang harus diikuti. Penetapan tanggal penting, seperti batas waktu untuk penyelesaian tugas-tugas atau milestone, sangat penting untuk menjaga semua pihak tetap pada jadwal yang telah ditetapkan dan mendorong kedisiplinan dalam menjaga momentum proyek.
Dengan menyampaikan informasi ini secara jelas dan terstruktur dalam briefing, organisasi atau perusahaan dapat meningkatkan koordinasi, efisiensi, dan efektivitas dalam menjalankan berbagai inisiatif dan operasi.
Baca Juga: Apa saja Fungsi Pelatihan Kerja? Simak Penjelasannya!
Cara Melakukan Briefing dengan Efektif
Ingin memulai briefing untuk tim Sobat MinDi? namun bingung harus mulai dari mana? Yuk simak cara melakukan briefing dengan efektif versi MinDi, berikut ini.
1. Persiapkan Materi Briefing
Mulailah dengan mempersiapkan semua materi dan poin diskusi yang perlu dibahas. Pastikan informasi yang akan disampaikan relevan, terstruktur, dan ringkas.
Menyiapkan outline atau catatan poin-poin penting bisa membantu dalam menyampaikan pesan dengan lebih jelas dan mencegah kelupaan informasi penting.
2. Tetapkan Tujuan yang Jelas
3. Berikan Konteks yang Cukup
Jangan lupa untuk memberikan konteks tentang topik yang dibahas untuk memastikan semua peserta berada pada halaman yang sama.
Hal ini termasuk informasi tentang situasi sebelumnya, kejadian terkait, atau perubahan kebijakan yang memicu kebutuhan untuk briefing tersebut.
4. Interaktif dan Buat Peserta Terlibat
Langkah selanjutnya, buat briefing menjadi interaktif dengan mengajukan pertanyaan dan meminta masukan dari peserta dapat meningkatkan keterlibatan dan memastikan bahwa pesan diserap dengan baik.
Mendorong diskusi dan pertukaran ide bisa mengungkap pandangan atau masalah yang tidak terduga yang mungkin perlu ditangani.
5. Ringkas dan Tetap pada Pokok Bahasan
Waktu adalah hal yang penting dalam briefing, jadi penting untuk tetap fokus pada topik utama dan menghindari hal-hal yang tidak perlu.
Akhiri briefing dengan rangkuman poin-poin penting dan langkah-langkah berikutnya untuk memastikan bahwa semua peserta meninggalkan pertemuan dengan pemahaman yang jelas tentang apa yang diharapkan.
Mengikuti cara ini dapat membantu Sobat MinDi menyelenggarakan briefing yang lebih efektif, sehingga menjaga alur komunikasi dalam organisasi atau perusahaan tetap lancar.
Baca Juga:Apa itu Manpower Planning? Pengertian, Langkah & Manfaatnya
Perbedaan Rapat dan Briefing
Setelah kita membahas banyak tentang briefing, pasti Sobat MinDi bertanya-tanya, lantas apa bedanya briefing dengan rapat?
Tenang saja, berikut akan MinDi jelaskan mengenai perbedaan rapat dan briefing yang harus Sobat MinDi pahami.
Rapat
Rapat adalah pertemuan yang lebih formal dan seringkali lebih panjang, melibatkan diskusi mendalam, pertukaran gagasan, dan pengambilan keputusan.
Rapat melibatkan partisipasi aktif dari semua peserta, di mana masing-masing memberikan kontribusi, bertanya, atau berdiskusi untuk mencapai kesepakatan atau membuat rencana bersama. Rapat seringkali memiliki agenda yang lebih kompleks dan mungkin mencakup berbagai topik.
Briefing
Briefing adalah pertemuan singkat yang fokus utamanya adalah penyampaian informasi atau instruksi spesifik. Umumnya bersifat satu arah, di mana penyelenggara atau pemimpin menyampaikan informasi penting dan peserta lebih banyak mendengarkan daripada berinteraksi.
Briefing bertujuan untuk menginformasikan peserta tentang perkembangan terkini atau mempersiapkan mereka untuk tugas mendatang dengan cepat dan efisien.
Dengan demikian, rapat dan briefing masing-masing memiliki tujuan, durasi, dan level interaksi yang berbeda, serta dipilih berdasarkan kebutuhan khusus dari situasi yang dihadapi.
Contoh Materi Briefing yang Efektif
Sobat MinDi penasaran bagaimana contoh materi briefing yang efektif? Yuk simak berikut ini.
Berikut adalah contoh dari materi briefing yang efektif untuk sebuah tim pemasaran yang akan meluncurkan kampanye baru:
Briefing Kampanye Pemasaran Baru
Tanggal: 27 Mei 2024
Waktu: 09:00 - 09:30
Tempat: Ruang Konferensi Utama
Peserta: Tim Pemasaran
Pemimpin Briefing: Linda Hartono, Manajer Pemasaran
Agenda:
1. Tujuan Briefing
Menginformasikan tentang detail kampanye baru
Menjelaskan peran dan tanggung jawab tiap anggota tim
Menetapkan jadwal pelaksanaan dan tenggat waktu utama
Detail Kampanye:
Nama Kampanye: "Peluncuran Produk X"
Tanggal Peluncuran: 1 Juli 2024
Tujuan Kampanye: Meningkatkan kesadaran merek dan mendorong penjualan awal
Target Pasar: Kalangan muda usia 18-25 tahun, pengguna media sosial aktif
Peran dan Tanggung Jawab:
Desain Grafis: Anita dan Tim - Membuat semua materi visual untuk kampanye.
Konten Digital: Rudi dan Sarah - Mengembangkan konten untuk media sosial dan blog.
Analisis Data: Budi - Melacak dan menganalisis efektivitas kampanye.
Jadwal Pelaksanaan:
Pengembangan Materi: Selesai paling lambat 15 Juni 2024
Uji Coba Kampanye: 20-25 Juni 2024
Evaluasi Awal: 5 Juli 2024
Pertanyaan dan Diskusi:
Silakan ajukan pertanyaan tentang peran atau aspek tertentu dari kampanye.
Penutup:
Pastikan untuk mengakses dokumen kampanye di drive tim
Kontak Linda jika memiliki pertanyaan lebih lanjut atau butuh bantuan.
Terima Kasih Atas Partisipasi Anda!
Ingin Meningkatkan Kualitas Tim Anda? Yuk ikuti Corporate Training Dibimbing.id
Sobat MinDi, itulah beberapa pembasahan mengenai briefing, mulai dari pengertian, tujuan, manfaat, waktu pelaksanaan hingga cara melakukan briefing dengan efektif. Kesimpulannya, briefing adalah pertemuan singkat dalam suatu tim atau organisasi untuk membahas beberapa hal penting.
Mengadakan briefing yang efektif dapat meningkatkan kualitas anggota tim dalam perusahaan. Namun jika Anda ingin meningkatkan skill dan potensi karyawan hingga naik level, sebaiknya ikuti corporate training dibimbing.id.
Yuk ikuti Corporate training dibimbing.id sebuah pelatihan karyawan intensif dan terbaik. Didampingi dengan para mentor profesional yang siap memberikan pembelajaran yang penting untuk kesuksesan bisnis Anda.
Training ini memiliki sistem yang fleksibel, Anda dapat memiliki materi pembelajaran hingga sistem pembelajaran yang paling efektif untuk perusahaan Anda.
Jangan khawatir dibimbing.id juga menyediakan LMS canggih, sehingga karyawan dapat mengakses materi pembelajaran kapanpun dan dimanapun.
Gimana nih? Tertarik mendaftarkan perusahaan Anda melalui program corporate training dibimbing.id? Segera daftar di sini! dibimbing.id siap #BimbingSampeJadi skill dan potensi karyawan Anda.
Reference:
Tags
Muthiatur Rohmah
Muthia adalah seorang Content Writer dengan kurang lebih satu tahun pengalaman. Muthia seorang lulusan Sastra Indonesia yang hobi menonton dan menulis. Sebagai SEO Content Writer Dibimbing, Ia telah menulis berbagai konten yang berkaitan dengan Human Resources, Business Intelligence, Web Development, Product Management dan Digital Marketing.
