Reimburse Adalah: Pengertian, Jenis, dan Cara Mengajukannya

Pernah nggak kamu mengeluarkan uang pribadi untuk kebutuhan kerja, seperti transportasi atau membeli perlengkapan kantor? Nah, biaya seperti ini biasanya bisa diajukan melalui reimburse.

Reimburse adalah penggantian biaya dari perusahaan setelah karyawan menggunakan dana pribadi untuk kepentingan pekerjaan. Pengajuannya biasanya membutuhkan bukti transaksi.

Bagi tim HR, sistem reimburse penting karena berkaitan dengan administrasi, benefit, dan kebijakan karyawan. Proses yang jelas juga membantu mengurangi kesalahan klaim.

Kalau kamu ingin memahami pengelolaan HR lebih lengkap, kamu bisa mengikuti Bootcamp Human Resources Dibimbing. Yuk, simak pembahasan MinDi tentang reimburse, jenis, contoh, dan cara mengajukannya.

Baca Juga: Tugas HR Generalist Apa Saja? Panduan Lengkap & Skill Wajib

Apa Itu Reimburse?

Reimburse adalah proses penggantian uang kepada seseorang setelah orang tersebut menggunakan dana pribadi untuk membayar pengeluaran tertentu yang menjadi tanggung jawab perusahaan atau organisasi.

Dalam lingkungan kerja, sistem reimburse biasanya digunakan ketika karyawan harus mengeluarkan uang terlebih dahulu untuk kebutuhan pekerjaan. Setelah itu, karyawan dapat mengajukan klaim dengan menyertakan dokumen pendukung.

Istilah reimbursement memiliki arti yang sama dengan reimburse. Perbedaannya hanya terletak pada penggunaannya dalam kalimat, sedangkan dalam praktik perusahaan keduanya sering digunakan untuk merujuk pada proses penggantian biaya.

Sebagai contoh, kamu harus melakukan perjalanan dinas dan membayar biaya taksi Rp150.000 menggunakan uang pribadi. Jika biaya transportasi tersebut termasuk pengeluaran yang ditanggung perusahaan, kamu dapat mengajukan reimbursement sesuai prosedur yang berlaku.

Bagaimana Sistem Reimburse Bekerja?

Sistem reimburse pada dasarnya menggunakan konsep bayar terlebih dahulu kemudian mengajukan penggantian.

Karyawan biasanya melakukan pengeluaran sesuai kebutuhan pekerjaan, menyimpan bukti transaksi, lalu menyerahkan klaim kepada bagian yang bertanggung jawab seperti finance, HR, atau atasan.

Secara umum, alurnya dapat berupa:

1. Karyawan mengeluarkan biaya untuk kebutuhan pekerjaan.
2. Bukti pembayaran atau transaksi disimpan.
3. Karyawan mengisi formulir atau sistem pengajuan reimburse.
4. Atasan atau pihak terkait melakukan persetujuan.
5. Tim finance melakukan verifikasi.
6. Dana reimburse dibayarkan kepada karyawan.

Dalam praktik pekerjaan finance, pengelolaan pembayaran, kas kecil, dan pencatatan bukti pengeluaran memang menjadi bagian penting dalam pengelolaan transaksi perusahaan.

Apa Saja Jenis Reimburse?

Jenis reimburse dapat berbeda-beda tergantung kebijakan perusahaan. Namun, beberapa pengeluaran berikut cukup umum ditemukan dalam lingkungan kerja.

1. Reimburse Transportasi

Reimburse transportasi digunakan untuk mengganti biaya perjalanan yang berkaitan dengan pekerjaan.

Contohnya:

1. Taksi atau transportasi online.
2. Tiket kereta.
3. Tiket pesawat.
4. Biaya tol.
5. Parkir.
6. Transportasi menuju lokasi klien.

Biasanya perusahaan menentukan terlebih dahulu jenis transportasi dan batas biaya yang dapat diklaim.

2. Reimburse Perjalanan Dinas

Perjalanan dinas dapat mencakup biaya transportasi, penginapan, makan, dan kebutuhan lainnya. Jika menggunakan dana pribadi, biaya tersebut dapat diajukan untuk reimburse.

Misalnya:

1. Tiket perjalanan.
2. Hotel.
3. Transportasi lokal.
4. Makan selama perjalanan.
5. Biaya administrasi tertentu.

Perusahaan biasanya memiliki kebijakan perjalanan dinas agar karyawan mengetahui pengeluaran apa saja yang bisa diajukan.

3. Reimburse Kebutuhan Operasional

Karyawan terkadang harus membeli kebutuhan operasional menggunakan uang pribadi terlebih dahulu.

Contohnya:

1. Alat tulis kantor.
2. Perlengkapan rapat.
3. Biaya cetak dokumen.
4. Peralatan pendukung pekerjaan.
5. Kebutuhan acara perusahaan.

Bukti transaksi perlu disimpan karena biasanya menjadi dokumen penting dalam proses verifikasi.

4. Reimburse Kesehatan

Beberapa perusahaan juga memberikan fasilitas reimbursement untuk biaya kesehatan yang memenuhi ketentuan tertentu.

Contohnya dapat berupa biaya pemeriksaan kesehatan, obat, atau tindakan medis yang termasuk dalam kebijakan benefit perusahaan.

Namun, reimbursement kesehatan berbeda dari satu perusahaan ke perusahaan lainnya sehingga karyawan perlu memeriksa ketentuan internal terlebih dahulu.

5. Reimburse Komunikasi

Untuk pekerjaan tertentu, perusahaan dapat mengganti pengeluaran yang berhubungan dengan komunikasi.

Contohnya:

1. Paket internet.
2. Pulsa.
3. Biaya telepon.
4. Paket data selama perjalanan dinas.

Jenis reimburse ini biasanya diberikan kepada posisi yang membutuhkan komunikasi intensif untuk menjalankan pekerjaannya.

Baca Juga: Gagal Jadi Guru, Sukses Jadi HR: Kisah Puspita Berkarir di Human Resources

Apa Perbedaan Reimburse dan Allowance?

Reimburse dan allowance sama-sama berkaitan dengan biaya yang diberikan perusahaan kepada karyawan, tetapi mekanismenya berbeda.

Reimburse diberikan setelah karyawan mengeluarkan biaya dan mengajukan penggantian berdasarkan pengeluaran aktual.

Sementara itu, allowance atau tunjangan biasanya diberikan dalam nominal tertentu tanpa harus selalu menunggu karyawan melakukan pengeluaran terlebih dahulu.

Contoh sederhananya:

1. Reimburse transportasi: Kamu membayar taksi Rp100.000, kemudian perusahaan mengganti Rp100.000 setelah klaim disetujui.
2. Transport allowance: Perusahaan memberikan tunjangan transportasi Rp1.000.000 per bulan sesuai kebijakan.

Dengan demikian, reimburse lebih berkaitan dengan penggantian pengeluaran aktual, sedangkan allowance biasanya berbentuk tunjangan yang sudah ditentukan sebelumnya.

Apa Perbedaan Reimburse dan Petty Cash?

Reimburse juga sering dibandingkan dengan petty cash karena keduanya digunakan untuk kebutuhan operasional perusahaan.

Petty cash atau kas kecil merupakan sejumlah dana yang sudah disediakan perusahaan untuk membayar pengeluaran operasional bernilai relatif kecil. Pengelolaan kas kecil merupakan salah satu aktivitas yang dapat dilakukan oleh tim finance.

Perbedaannya dapat dilihat dari sumber dana awal:

1. Reimburse: Karyawan menggunakan uang pribadi terlebih dahulu.
2. Petty cash: Dana sudah disediakan perusahaan.

Misalnya, membeli perlengkapan rapat menggunakan uang pribadi kemudian meminta penggantian termasuk reimburse. Jika pembayaran dilakukan langsung menggunakan kas kecil perusahaan, transaksi tersebut masuk dalam penggunaan petty cash.

Apa Saja Syarat Mengajukan Reimburse?

Setiap perusahaan dapat memiliki persyaratan berbeda. Namun, proses klaim reimburse umumnya membutuhkan dokumen yang menunjukkan bahwa pengeluaran memang dilakukan dan berkaitan dengan pekerjaan.

Beberapa dokumen yang biasanya diperlukan antara lain:

1. Struk pembayaran.
2. Invoice.
3. Bukti transfer.
4. Tiket perjalanan.
5. Bukti reservasi.
6. Formulir pengajuan.
7. Keterangan tujuan pengeluaran.
8. Persetujuan atasan jika diperlukan.

Kamu juga perlu memperhatikan batas waktu pengajuan karena perusahaan dapat menetapkan periode tertentu untuk memproses reimbursement.

Nah, jangan sampai bukti transaksinya hilang, ya. Tanpa dokumen pendukung yang memadai, tim terkait bisa kesulitan melakukan verifikasi.

Bagaimana Cara Mengajukan Reimburse?

Sumber: Desain oleh Dibimbing

Cara mengajukan reimburse sebenarnya cukup mudah selama kamu memahami prosedur perusahaan.

Berikut langkah yang bisa dilakukan.

1. Simpan Bukti Transaksi

Langkah pertama adalah menyimpan seluruh bukti pembayaran yang berkaitan dengan pengeluaran.

Pastikan informasi seperti tanggal transaksi, nominal, dan tujuan pembayaran masih terlihat dengan jelas.

2. Periksa Kebijakan Perusahaan

Sebelum mengajukan klaim, periksa apakah pengeluaran tersebut memang termasuk biaya yang dapat direimburse.

Kamu juga perlu mengecek:

1. Batas maksimal biaya.
2. Dokumen yang diperlukan.
3. Batas waktu pengajuan.
4. Pihak yang memberikan persetujuan.

Cara ini dapat mengurangi risiko pengajuan ditolak karena nggak sesuai ketentuan.

3. Isi Formulir Reimburse

Selanjutnya, masukkan informasi pengeluaran ke formulir atau aplikasi reimbursement perusahaan.

Informasi yang biasanya diminta dapat berupa:

1. Nama karyawan.
2. Divisi.
3. Tanggal transaksi.
4. Jenis pengeluaran.
5. Nominal.
6. Keterangan kebutuhan.
7. Bukti pembayaran.

Isi data secara akurat agar proses verifikasi lebih mudah.

4. Ajukan Persetujuan

Dalam beberapa perusahaan, klaim perlu mendapatkan persetujuan dari atasan atau kepala divisi sebelum diproses oleh tim finance.

Pastikan informasi pengeluaran sudah lengkap sebelum dikirim.

5. Tunggu Proses Verifikasi

Tim terkait akan memeriksa apakah nominal, bukti pembayaran, dan tujuan pengeluaran sudah sesuai kebijakan.

Jika disetujui, reimbursement kemudian masuk ke tahap pembayaran sesuai jadwal perusahaan.

Baca Juga: Curi Start Karier HR, Reza Sukses Tembus Magang BUMN

Contoh Reimburse dalam Perusahaan

Supaya lebih mudah dipahami, berikut contoh sederhana proses reimbursement karyawan.

Misalnya, Andi diminta menghadiri pertemuan dengan klien di luar kantor. Ia menggunakan transportasi online dengan biaya Rp125.000 dan membayarnya menggunakan uang pribadi.

Setelah selesai, Andi:

1. Menyimpan bukti perjalanan.
2. Mengisi formulir reimburse transportasi.
3. Memasukkan nominal Rp125.000.
4. Menjelaskan tujuan perjalanan.
5. Mengunggah bukti pembayaran.
6. Mengirim pengajuan kepada atasan.
7. Menunggu verifikasi tim finance.

Jika sesuai dengan kebijakan perusahaan, dana Rp125.000 tersebut kemudian dikembalikan kepada Andi.

Contoh reimburse lain dapat berupa pembelian perlengkapan kantor, biaya hotel perjalanan dinas, hingga pengeluaran tertentu untuk kebutuhan operasional.

Mengapa Reimburse Penting bagi Perusahaan?

Sistem reimbursement membantu perusahaan membedakan pengeluaran pribadi dan pengeluaran yang memang terjadi untuk aktivitas bisnis.

Proses yang terdokumentasi juga memudahkan tim keuangan melakukan pencatatan dan mengecek transaksi sebelum pembayaran dilakukan.

Pengelolaan dokumen keuangan secara terstruktur merupakan bagian penting dari pekerjaan finance, termasuk pencatatan pembayaran, rekonsiliasi, pengelolaan kas kecil, dan penyusunan arus kas.

Bagi karyawan, sistem reimburse juga memberikan kejelasan bahwa pengeluaran pribadi yang memenuhi ketentuan perusahaan dapat diajukan untuk diganti.

Baca Juga: Perjalanan Karir Kak Tsabita: Dari Lulusan Psikologi ke HR

Apa yang Menyebabkan Reimburse Ditolak?

Nggak semua pengajuan reimburse otomatis disetujui. Ada beberapa kondisi yang bisa membuat klaim mengalami kendala, seperti:

1. Bukti transaksi tidak lengkap.
2. Nominal melebihi batas perusahaan.
3. Pengeluaran tidak berkaitan dengan pekerjaan.
4. Pengajuan melewati batas waktu.
5. Informasi pada formulir tidak sesuai.
6. Pengeluaran belum memperoleh persetujuan.
7. Jenis transaksi tidak masuk kebijakan reimbursement.

Karena itu, penting untuk memahami kebijakan perusahaan sebelum menggunakan uang pribadi untuk kebutuhan pekerjaan.

Jika masih ragu, tanyakan terlebih dahulu kepada atasan, HR, atau tim finance agar pengeluaran yang dilakukan memang dapat diklaim.

Kesimpulan

Reimburse adalah penggantian biaya yang dikeluarkan karyawan untuk kebutuhan pekerjaan. Biayanya dapat mencakup transportasi, perjalanan dinas, kesehatan, hingga operasional.

Agar prosesnya lancar, simpan bukti transaksi dan ikuti kebijakan perusahaan. Dengan begitu, pengajuan reimburse bisa diproses lebih tertata.

Rekomendasi Bootcamp Human Resources Terbaik di Indonesia: Dibimbing

Kalau kamu ingin berkarier di bidang HR, memahami administrasi karyawan saja belum cukup. Kamu juga perlu menguasai recruitment, employee management, komunikasi, penilaian kinerja, hingga praktik menangani kasus HR secara langsung.

Bootcamp Human Resources Dibimbing dirancang untuk membantumu meningkatkan kemampuan melalui kelas interaktif, tugas berbasis kasus nyata, dan pendampingan mentor profesional. Program ini cocok untuk mahasiswa, fresh graduate, profesional, maupun kamu yang ingin beralih karier ke bidang HR.

Program Bootcamp Human Resources Dibimbing:

1. Live Class: 35+ kelas interaktif bersama mentor profesional.
2. Assignment & Real Case Project: 20+ tugas dan proyek kasus nyata untuk membantu membangun portofolio.
3. Assessment & Sertifikasi: Ikuti asesmen dan sertifikasi untuk membuktikan kemampuanmu.
4. 1-on-1 Personalized Session: Konsultasi personal tanpa batas bersama instruktur expert.
5. Mentor Support: Pendampingan fasilitator dan mentor berdedikasi selama 24/7.
6. Internship Program: 12 minggu praktik magang sebagai HR di perusahaan nyata.
7. Job Placement: Program graduation dan penyaluran kerja ke lebih dari 700 perusahaan.
8. Sertifikasi BNSP: Kesempatan mendapatkan sertifikasi BNSP untuk meningkatkan kredibilitas sesuai ketentuan program.
9. Collaborative Session: Sesi presentasi dan tugas kolaboratif untuk mengasah komunikasi serta kerja sama.

Siap Berkarier di Bidang Human Resources?

Kalau kamu ingin memahami proses HR secara lebih menyeluruh, mulai dari administrasi, recruitment, hingga pengelolaan karyawan, Bootcamp Human Resources Dibimbing bisa menjadi pilihan untuk meningkatkan kemampuanmu.

Yuk, persiapkan skill dan pengalaman yang dibutuhkan untuk memulai karier di bidang Human Resources bersama Dibimbing!

FAQ

1. Apa Pengertian Reimburse?

Reimburse adalah proses penggantian biaya setelah karyawan menggunakan dana pribadi untuk kebutuhan pekerjaan. Sementara itu, reimbursement adalah istilah yang merujuk pada proses penggantian biaya tersebut.

2. Bagaimana Sistem Reimburse Bekerja?

Sistem reimburse biasanya dimulai ketika karyawan mengeluarkan biaya terlebih dahulu, lalu mengajukan klaim reimburse dengan bukti transaksi. Setelah diverifikasi dan disetujui, perusahaan akan mengganti biaya reimburse sesuai kebijakan yang berlaku.

3. Apa Saja Jenis dan Contoh Reimburse?

Jenis reimburse dapat mencakup transportasi, perjalanan dinas, kesehatan, komunikasi, hingga kebutuhan operasional. Contoh reimburse adalah biaya taksi saat bertemu klien, hotel perjalanan dinas, atau pembelian perlengkapan kantor.

4. Bagaimana Cara Mengajukan Reimburse?

Cara mengajukan reimburse umumnya dilakukan dengan menyimpan bukti transaksi, mengisi formulir, melampirkan dokumen pendukung, dan mengirimkannya untuk persetujuan. Cara reimburse dapat berbeda tergantung prosedur masing-masing perusahaan.

5. Apa Arti Reimburse bagi Karyawan?

Arti reimburse bagi karyawan adalah penggantian dana pribadi yang digunakan untuk keperluan pekerjaan. Proses reimbursement karyawan membantu memastikan pengeluaran terkait pekerjaan dapat diklaim dan dibayarkan kembali sesuai aturan perusahaan.