Quotation: Arti, Jenis, Komponen, Contoh, & Cara Membuat

Warga Bimbingan sering bingung saat harus bikin quotation? Banyak orang yang masih kesulitan soal dokumen ini, apalagi kalau baru pertama kali terjun ke dunia bisnis atau kerja profesional.

Padahal, quotation itu penting banget buat menunjukkan profesionalitas sekaligus memastikan kesepakatan bisnis berjalan mulus.

MinDi bakal bahas tuntas mulai dari arti, jenis-jenis quotation, komponen penting yang harus ada, hingga cara membuatnya dengan mudah. 

Siap bikin quotation yang nggak cuma rapi tapi juga bikin klien makin percaya? Yuk, simak sampai habis! 

Apa itu Quotation?

Quotation adalah dokumen resmi yang berisi penawaran harga untuk barang atau jasa tertentu. Biasanya, dokumen ini digunakan dalam proses negosiasi antara penjual dan pembeli sebelum terjadi kesepakatan.

Quotation ini bisa dibilang seperti daftar harga tapi lebih detail, karena mencakup deskripsi produk, jumlah, harga per unit, hingga syarat pembayaran. 

Misalnya, kalau kamu mau beli 100 unit meja kantor, penjual akan memberikan quotation berisi rincian harga total, ongkos kirim, dan diskon (kalau ada). 

Dengan quotation, semuanya menjadi lebih jelas dan transparan. Pokoknya, nggak ada istilah "harga tiba-tiba berubah," deh!

Jenis-Jenis Quotation

Quotation hadir dalam berbagai jenis, tergantung kebutuhan bisnis dan transaksi yang sedang dilakukan. 

Penting banget buat memahami perbedaannya, karena setiap jenis punya cara kerja dan fungsi yang unik. Yuk, kita bahas beberapa jenis yang paling sering digunakan!

1. Estimate Quotation

Estimate quotation adalah penawaran harga sementara yang bisa berubah sesuai kebutuhan atau kondisi tertentu. Misalnya, kamu minta jasa renovasi rumah, lalu kontraktor memberikan estimasi Rp50.000.000, tapi jumlah ini bisa naik atau turun setelah survei lokasi. 

Penawaran ini fleksibel untuk proyek yang belum punya rincian pasti. Biasanya cocok untuk pekerjaan yang sifatnya dinamis seperti proyek konstruksi atau desain interior.

2. Fixed Price Breakdown

Fixed price breakdown menawarkan harga tetap yang sudah dirinci dengan jelas per item atau layanan. Misalnya, jasa katering mencantumkan harga Rp100 ribu per porsi dengan rincian menu lengkap seperti nasi, lauk, dan minuman. 

Dengan format ini, pelanggan bisa langsung tahu apa yang didapat tanpa perlu tanya-tanya lagi. Transparan dan langsung to the point, cocok buat transaksi tanpa negosiasi panjang.

3. Request For Quotation (RFQ)

Request for quotation adalah permintaan resmi dari pembeli kepada vendor untuk memberikan penawaran harga. Contohnya, perusahaan teknologi meminta penawaran harga untuk membeli 1.000 unit laptop. 

RFQ ini membantu pembeli membandingkan beberapa vendor untuk mencari harga terbaik dengan kualitas sesuai kebutuhan. Biasanya digunakan dalam transaksi besar atau proyek yang melibatkan banyak pihak.

Baca Juga: Mengenal Strategi Penetapan harga dan Contoh Pricing Strategy

Komponen dalam Quotation

Sumber: Freepik

Quotation yang baik itu ibarat panduan lengkap untuk sebuah transaksi. Kalau semua komponennya jelas, nggak akan ada miskomunikasi yang bikin kedua belah pihak bingung. Berikut komponen penting yang wajib ada!

1. Harga

Harga mencakup total biaya, harga per unit, hingga potongan diskon jika ada. Misalnya, kamu beli 200 unit kursi kantor dengan harga Rp500.000 per unit, totalnya Rp100.000.000, tapi dapat diskon 10%. 

Transparansi harga seperti ini memudahkan pelanggan memahami detail biaya tanpa ada kejutan di akhir.

2. Periode Berlakunya Quotation

Periode berlaku menentukan sampai kapan penawaran tersebut valid. Misalnya, penjual menetapkan bahwa quotation berlaku selama 30 hari, hingga 31 Desember 2024. 

Dengan adanya batas waktu ini, pelanggan bisa lebih terorganisir untuk segera mengambil keputusan tanpa khawatir harga berubah tiba-tiba.

3. Informasi Detail Perusahaan

Informasi perusahaan, seperti nama, alamat, nomor telepon, dan logo, memberikan kepercayaan pada dokumen tersebut.

Misalnya, quotation dari "PT Sukses Bersama" mencantumkan alamat kantor pusat di Jakarta dan kontak hotline aktif. Detail ini menunjukkan perusahaan tersebut profesional dan bisa dihubungi kapan saja.

4. Informasi Detail Konsumen

Data konsumen, seperti nama perusahaan, alamat, dan kontak person, membantu memastikan penawaran sampai ke pihak yang tepat. 

Misalnya, perusahaan logistik mencantumkan nama manajer pembelian yang bertanggung jawab. Dengan begitu, tindak lanjut seperti klarifikasi atau konfirmasi pesanan bisa dilakukan lebih cepat.

5. Ketentuan Pembayaran dan Jadwal

Bagian ini menjelaskan cara pembayaran dan jadwalnya, seperti DP (down payment) dan pelunasan. Misalnya, untuk proyek renovasi kantor sebesar Rp200.000.000, pembayarannya bisa diatur: 

DP 50% di awal dan sisanya saat pekerjaan selesai. Ketentuan seperti ini memastikan kedua belah pihak memahami alur pembayaran dengan jelas.

Contoh Quotation

Biar kamu makin paham, coba deh simak contoh sederhana sebuah quotation untuk pembelian produk kantor. Oiya, dokumen ini hanya contoh. Warga Bimbingan bisa menyesuaikan format, isi, atau jumlah produk sesuai kebutuhan bisnis

Cara Membuat Quotation

Membuat quotation itu nggak cuma soal menulis harga di selembar dokumen, tapi juga soal membangun kepercayaan dan kesan profesional.

Yuk, pelajari langkah-langkahnya supaya penawaranmu jadi lebih menarik dan jelas!

1. Pahami Kebutuhan Klien

Pastikan kamu memahami kebutuhan klien sebelum membuat quotation. Misalnya, klien ingin membeli 500 unit produk dengan pengiriman cepat.

Informasi ini akan membantu kamu menyusun penawaran yang relevan dan sesuai ekspektasi mereka.

2. Gunakan Template yang Rapi dan Jelas

Pilih template dengan desain yang bersih dan profesional. Cantumkan bagian-bagian penting seperti nama perusahaan, logo, dan kontak yang mudah dihubungi. Format yang rapi bikin quotation kamu terlihat lebih terpercaya.

3. Berikan Rincian Produk atau Jasa

Jelaskan produk atau jasa yang ditawarkan secara spesifik. Misalnya, jika kamu menawarkan paket katering, tuliskan jumlah porsi, jenis makanan, dan layanan tambahan seperti pengiriman. Rincian ini memudahkan klien memahami apa yang mereka dapatkan.

4. Cantumkan Harga dengan Transparan

Tulis harga per unit, subtotal, dan total keseluruhan secara rinci. Jika ada diskon atau biaya tambahan, pastikan semua tercantum jelas.

Transparansi seperti ini menghindarkan kesalahpahaman yang bisa merusak hubungan dengan klien.

5. Tetapkan Periode Berlaku

Sebutkan batas waktu berlakunya quotation, misalnya "Penawaran ini berlaku hingga 30 hari setelah tanggal diterbitkan."

Batas waktu ini membantu klien segera mengambil keputusan dan menjaga stabilitas harga dari pihakmu.

6. Jelaskan Ketentuan Pembayaran

Tuliskan syarat pembayaran seperti jumlah DP, pelunasan, dan metode yang bisa digunakan (transfer bank, kartu kredit, atau lainnya).

Penjelasan yang jelas membantu klien memahami alur pembayaran tanpa kebingungan.

7. Tinjau dan Kirim dengan Profesional

Sebelum mengirim, cek kembali semua detail untuk memastikan tidak ada kesalahan. 

Gunakan email atau platform profesional untuk mengirim quotation, lengkap dengan pesan sopan yang mengundang diskusi lebih lanjut jika ada pertanyaan.

Apa Perbedaan Quotation dan Invoice?

Sumber: Freepik

Quotation dan invoice sering dianggap mirip, padahal beda banget, lho Warga Bimbingan! Quotation adalah penawaran harga yang diberikan penjual kepada calon pembeli sebelum kesepakatan terjadi.

Misalnya, kamu minta harga untuk 100 unit kursi kantor, penjual akan memberikan quotation berisi detail harga dan syarat transaksi.

Sebaliknya, invoice adalah dokumen tagihan yang diterbitkan setelah transaksi disepakati dan barang/jasa diberikan. 

Contohnya, setelah kamu setuju dengan quotation tadi, penjual akan mengirim invoice berisi rincian total pembayaran yang harus kamu lunasi.

Baca Juga: 10 Perbedaan Sales dan Business Development yang Wajib Kamu Tahu!

Sudah Paham tentang Quotation?

Quotation memang terlihat sederhana, tapi memahami dan menyusunnya dengan benar bisa meningkatkan profesionalitas bisnis.

Kalau Warga Bimbingan ingin lebih ahli di bidang bisnis, termasuk membuat dokumen seperti quotation, yuk gabung ke Bootcamp Full-Stack Business Development dibimbing.id!

Di bootcamp ini, kamu akan belajar langsung dari mentor berpengalaman dengan silabus terlengkap, praktek nyata untuk memperkuat portfolio, dan gratis mengulang kelas.

Bukan cuma itu, 90% alumni sudah sukses berkarier, dan ada lebih dari 700+ hiring partner yang siap membantu penyaluran kerja. 

Kalo ada pertanyaan kayak, "Gimana sih cara bikin quotation yang menarik?" atau "Perlu nggak mencantumkan diskon di quotation?", konsultasi gratis di sini aja. dibimbing.id siap #BimbingSampeJadi profesional bisnis impianmu!

Referensi

1. Quotation – What is a quotation? [Buka]