Apa itu Purchase Order? Fungsi, Komponen, hingga Contohnya

Warga Bimbingan ingin tahu apa itu purchase order dan bagaimana fungsinya dalam dunia bisnis? Purchase order adalah dokumen yang digunakan perusahaan untuk memesan barang atau jasa dari pemasok. 

Mungkin bagi kamu yang baru mau masuk ke dunia finance & accounting, istilah ini terdengar asing. Meski begitu, kamu nggak perlu khawatir ya!

Dalam artikel ini MinDi akan bahas lengkap tentang apa itu purchase order, fungsinya, komponen-komponennya, dan contoh nyata yang bisa kamu temui di dunia kerja. Jadi, simak terus dan siap-siap lebih paham!

Baca Juga: Rekomendasi Bootcamp Finance Accounting Online Bersertifikat

Apa itu Purchase Order?

Purchase order adalah dokumen resmi yang dibuat oleh pembeli untuk memesan barang atau jasa dari pemasok. Dokumen ini berisi rincian seperti jenis barang atau jasa yang dipesan, jumlah, harga, serta syarat dan ketentuan pengiriman. 

Purchase order berfungsi sebagai bukti komitmen antara pembeli dan pemasok, serta membantu menghindari kesalahan atau kebingungannya dalam proses transaksi. 

Biasanya, setelah menerima purchase order, pemasok akan mengonfirmasi pemesanan tersebut dengan mengirimkan sales order atau faktur sebagai tindak lanjut.

Fungsi Purchase Order

Warga Bimbingan udah tau kan pengertian purchase order, tapi apa aja sih fungsinya? Sekarang MinDi jelasin ya!

1. Sebagai Bukti Transaksi

PO berfungsi sebagai bukti tertulis pesanan sudah dibuat, yang bisa kamu jadikan referensi jika ada masalah di kemudian hari. Cara ini memudahkan penyelesaian perselisihan antara pembeli dan pemasok.

2. Memastikan Kejelasan Pesanan

PO memastikan kedua belah pihak memiliki pemahaman yang sama tentang rincian pesanan. Hal ini mencegah kesalahan atau miskomunikasi yang mungkin muncul saat proses transaksi.

3. Mengontrol Stok

PO membantu pembeli memonitor stok barang yang dipesan. Pembeli bisa lebih mudah melacak jumlah barang yang sedang dalam perjalanan atau yang sudah diterima.

4. Proses Audit

PO menyimpan catatan yang rapi dan terstruktur, membuat proses audit lebih mudah kamu lakukan. Semua transaksi yang sudah dilakukan dapat diperiksa dengan lebih efisien.

5. Memperkuat Hubungan dengan Pemasok

Menggunakan PO membuat transaksi terlihat lebih profesional, meningkatkan rasa saling percaya dengan pemasok. Kepercayaan ini berdampak positif pada hubungan jangka panjang antara kedua belah pihak.

Baca Juga: Apa itu Manajemen Pajak? Ini Penjelasan Lengkapnya

Komponen Isi Purchase Order Apa Saja?

Sumber: Freepik

Apa saja sih komponen yang ada di dalam purchase order? Yuk, bahas sekarang!

1. Nama dan Alamat Pembeli dan Penjual

Komponen ini memuat informasi kontak lengkap dari kedua belah pihak yang terlibat dalam transaksi. Hal ini memastikan komunikasi dan pengiriman berjalan dengan lancar.

2. Nomor PO dan Tanggal

Setiap purchase order memiliki nomor unik untuk memudahkan identifikasi dan pelacakan. Tanggal juga dicantumkan untuk mengetahui kapan pesanan dibuat dan estimasi waktu pengiriman.

3. Detail Barang/Jasa yang Dipesan

Bagian ini mencakup nama barang atau jasa, spesifikasi lengkap, jumlah yang dipesan, harga per unit, dan total harga. Semua informasi ini penting agar pesanan bisa diproses sesuai dengan kebutuhan.

4. Syarat Pembayaran

Dalam syarat pembayaran, dijelaskan bagaimana dan kapan pembayaran harus dilakukan. Bisa berupa pembayaran di muka, setelah pengiriman, atau sesuai dengan kesepakatan lainnya antara pembeli dan pemasok.

5. Tanggal Pengiriman

Tanggal ini menunjukkan kapan barang atau jasa diharapkan sampai di tangan pembeli. Penentuan tanggal pengiriman yang jelas penting agar kedua belah pihak bisa mempersiapkan segala sesuatunya.

Contoh Purchase Order

Purchase order adalah dokumen yang digunakan oleh pembeli untuk memesan barang atau jasa dari pemasok. Berikut contoh sederhana purchase order untuk memberikan gambaran lebih jelas tentang komponen-komponen yang ada di dalamnya.

Apa Perbedaan Purchase Order dengan Sales Order?

Purchase Order (PO) adalah dokumen yang dibuat oleh pembeli untuk memesan barang atau jasa dari penjual. 

PO berfungsi sebagai permintaan formal untuk barang atau jasa yang akan dibeli, dengan rincian tentang jenis produk, jumlah, harga, serta syarat pembayaran dan pengiriman. 

Pembeli mengirimkan PO kepada penjual sebagai bukti pesanan dan kesepakatan awal yang mengikat kedua belah pihak untuk melanjutkan transaksi.

Di sisi lain, Sales Order (SO) adalah dokumen yang dibuat oleh penjual setelah menerima purchase order dari pembeli. SO digunakan oleh penjual untuk memproses pesanan yang diterima dan mencatatnya dalam sistem mereka. 

Sales Order berisi informasi tentang barang atau jasa yang akan dikirim, harga yang disepakati, serta detail pengiriman dan pembayaran yang harus dipenuhi oleh pembeli.

Jadi, PO mengawali transaksi dari pihak pembeli, sedangkan SO digunakan oleh penjual untuk memproses pesanan dan menyiapkan pengiriman.

Baca Juga: 100 Istilah dalam Akuntansi, Wajib Diketahui Akuntan Pemula!

Siap Mengelola Transaksi dengan Baik?

Purchase order adalah bagian penting dalam setiap transaksi bisnis yang harus dipahami dengan baik oleh setiap profesional di bidang finance & accounting. Warga Bimbingan ingin menguasai keterampilan ini dan lebih dalam lagi tentang dunia bisnis? Ikut aja Bootcamp Finance & Accounting dibimbing.id!

Kamu akan dibimbing oleh mentor berpengalaman dengan silabus terlengkap, praktek nyata untuk memperkaya portofolio, dan kesempatan untuk mengulang kelas secara gratis. Dengan 96% alumni yang sukses mendapatkan pekerjaan dan lebih dari 840+ hiring partner yang siap menyalurkan kerja, kamu akan semakin siap menaklukkan dunia finance. 

Kamu punya pertanyaan seperti "Bagaimana cara menguasai materi dengan cepat?" atau "Apa yang membedakan Bootcamp ini dengan pelatihan lainnya?", konsultasikan pertanyaanmu secara gratis di sini. dibimbing.id siap #BimbingSampeJadi!