Proses Bisnis Adalah: Jenis, Tahapan, dan Contohnya

Pernah nggak, Warga Bimbingan, bertanya-tanya bagaimana perusahaan mengelola pesanan, pembayaran, hingga pengiriman barang? Nah, semua aktivitas tersebut berjalan melalui proses bisnis yang saling berkaitan.

Proses bisnis adalah rangkaian aktivitas terstruktur untuk mencapai tujuan perusahaan secara efektif dan efisien. Pemahaman ini juga menjadi bekal bagi calon Business Analyst dan bisa kamu pelajari melalui Bootcamp Business Analyst & Product Strategy Dibimbing.

Lantas, apa saja jenis, tahapan, dan contoh proses bisnis? Yuk, simak penjelasan lengkap yang sudah MinDi rangkum berikut ini!

Baca Juga: Business Process Mapping: Manfaat, Jenis, hingga Contohnya

Apa Itu Proses Bisnis

Proses bisnis adalah serangkaian aktivitas yang saling berkaitan dan dilakukan secara terstruktur untuk mencapai tujuan tertentu dalam sebuah organisasi atau perusahaan.

Aktivitas tersebut melibatkan manusia, teknologi, informasi, dan sumber daya lainnya untuk menghasilkan produk atau layanan.

Sederhananya, proses bisnis menggambarkan bagaimana suatu pekerjaan dimulai, siapa yang bertanggung jawab, hingga hasil akhir yang harus dicapai.

Misalnya, saat kamu membeli produk melalui aplikasi e-commerce, terdapat beberapa aktivitas yang berlangsung:

1. Pelanggan memilih produk dan melakukan pemesanan.
2. Sistem menerima dan memvalidasi pembayaran.
3. Penjual menyiapkan barang sesuai pesanan.
4. Pihak logistik mengirimkan barang kepada pelanggan.
5. Pelanggan menerima produk dan memberikan penilaian.

Seluruh aktivitas tersebut membentuk satu proses bisnis yang bertujuan memenuhi kebutuhan pelanggan.

Apa Tujuan Proses Bisnis

Tujuan utama proses bisnis adalah memastikan setiap aktivitas perusahaan berjalan secara terarah, konsisten, dan menghasilkan nilai bagi pelanggan.

Selain itu, penerapan proses bisnis memiliki beberapa tujuan berikut.

1. Meningkatkan efisiensi operasional. Mengurangi aktivitas berulang yang membuang waktu, tenaga, dan biaya.
2. Menentukan tanggung jawab pekerjaan. Memastikan setiap karyawan memahami tugas dan perannya.
3. Menjaga kualitas produk atau layanan. Membantu perusahaan menghasilkan layanan sesuai standar.
4. Mempermudah pengawasan. Memungkinkan manajemen memantau kinerja dan menemukan hambatan.
5. Meningkatkan kepuasan pelanggan. Membantu perusahaan memberikan pelayanan yang lebih cepat dan konsisten.

Dengan tujuan yang jelas, perusahaan dapat mengevaluasi apakah setiap aktivitas benar-benar memberikan manfaat bagi bisnis.

Jenis-Jenis Proses Bisnis

Sumber: Desain oleh Dibimbing

Secara umum, proses bisnis dibagi menjadi tiga jenis berdasarkan fungsi dan kontribusinya terhadap kegiatan perusahaan.

1. Proses Bisnis Utama (Core Process)

Proses bisnis utama merupakan aktivitas yang berhubungan langsung dengan penciptaan nilai bagi pelanggan.

Jenis proses ini menjadi bagian penting karena berkaitan dengan produk atau layanan yang ditawarkan perusahaan.

Contohnya meliputi:

1. Produksi barang pada perusahaan manufaktur.
2. Pemrosesan pesanan pelanggan pada toko online.
3. Penyaluran kredit pada perusahaan pembiayaan.
4. Pelayanan pasien pada fasilitas kesehatan.

Apabila proses utama mengalami hambatan, kualitas layanan dan kemampuan perusahaan memenuhi kebutuhan pelanggan dapat ikut terganggu.

2. Proses Bisnis Pendukung (Support Process)

Proses bisnis pendukung adalah aktivitas yang membantu proses utama berjalan dengan lancar.

Walaupun tidak selalu menghasilkan nilai secara langsung bagi pelanggan, aktivitas ini tetap dibutuhkan untuk menjaga operasional perusahaan.

Contohnya antara lain:

1. Rekrutmen dan pengelolaan karyawan.
2. Pemeliharaan perangkat teknologi informasi.
3. Pengelolaan administrasi dan dokumen.
4. Pengadaan perlengkapan operasional.

Misalnya, tim IT memastikan sistem pembayaran perusahaan tetap berfungsi agar pelanggan dapat menyelesaikan transaksi tanpa kendala.

3. Proses Bisnis Manajemen (Management Process)

Proses bisnis manajemen merupakan aktivitas yang berkaitan dengan perencanaan, pengawasan, dan pengendalian operasional perusahaan.

Jenis proses ini membantu manajemen mengambil keputusan serta memastikan kegiatan bisnis sesuai dengan strategi perusahaan.

Beberapa contohnya adalah:

1. Penyusunan strategi dan target penjualan.
2. Evaluasi kinerja karyawan dan departemen.
3. Pengelolaan anggaran perusahaan.
4. Identifikasi serta pengendalian risiko bisnis.

Ketiga jenis proses tersebut saling melengkapi untuk mendukung keberlangsungan dan pertumbuhan perusahaan.

Baca Juga: Kisah Haifa Dari Bootcamp Dibimbing hingga ke detikcom

Manfaat Proses Bisnis bagi Perusahaan

Penerapan proses bisnis yang terstruktur dapat membantu perusahaan meningkatkan produktivitas sekaligus mengurangi berbagai kendala operasional.

Berikut beberapa manfaat utamanya.

1. Meningkatkan Produktivitas Karyawan

Proses bisnis memberikan panduan mengenai urutan pekerjaan dan pihak yang bertanggung jawab.

Dengan alur yang jelas, karyawan dapat menyelesaikan pekerjaan tanpa harus terus-menerus menunggu instruksi.

2. Mengurangi Kesalahan Operasional

Kesalahan dapat muncul ketika pekerjaan tidak memiliki standar atau tanggung jawab yang jelas.

Melalui proses bisnis yang terdokumentasi, perusahaan lebih mudah mengidentifikasi potensi kesalahan dan menentukan langkah pencegahannya.

3. Menghemat Biaya Operasional

Aktivitas yang tidak memberikan nilai tambah dapat menyebabkan pemborosan sumber daya perusahaan.

Evaluasi proses bisnis membantu menemukan pekerjaan berulang, persetujuan yang terlalu panjang, atau penggunaan sumber daya yang kurang optimal.

4. Mempermudah Kolaborasi Antar Divisi

Banyak aktivitas perusahaan melibatkan lebih dari satu departemen, seperti penjualan, keuangan, dan operasional.

Dengan proses bisnis yang terstruktur, setiap divisi dapat memahami kapan pekerjaan harus diselesaikan dan diteruskan kepada tim berikutnya.

5. Mendukung Transformasi Digital

Perusahaan dapat memanfaatkan teknologi untuk mengotomatisasi aktivitas tertentu setelah memahami alur kerja yang berjalan.

Contohnya, penggunaan sistem persetujuan digital untuk menggantikan proses administrasi manual yang membutuhkan banyak dokumen fisik.

Bagaimana Tahapan Proses Bisnis?

Pengelolaan proses bisnis atau business process management mencakup perancangan, pemodelan, pelaksanaan, pemantauan, dan perbaikan proses secara berkelanjutan. Penjelasan ini membantu membedakan alur bisnis dengan kegiatan mengelola serta meningkatkan alur tersebut.

Dalam praktiknya, pengelolaan proses bisnis dapat dilakukan melalui beberapa tahapan yang saling berhubungan.

1. Identifikasi Kebutuhan dan Tujuan

Langkah pertama adalah menentukan masalah atau kebutuhan bisnis yang ingin diselesaikan.

Misalnya, perusahaan ingin mempercepat pemrosesan pesanan pelanggan dari rata-rata dua hari menjadi satu hari.

2. Analisis Proses yang Sedang Berjalan

Selanjutnya, perusahaan perlu memahami bagaimana aktivitas operasional berlangsung saat ini.

Proses tersebut dikenal sebagai as-is process, yaitu gambaran kondisi kerja sebelum dilakukan perbaikan.

3. Perancangan Proses Bisnis

Setelah menemukan hambatan, perusahaan dapat menyusun rancangan proses yang lebih efektif.

Rancangan baru atau to-be process dapat divisualisasikan menggunakan flowchart, swimlane diagram, atau Business Process Model and Notation (BPMN).

4. Implementasi Proses

Tahap berikutnya adalah menjalankan rancangan yang telah dibuat. Perusahaan perlu memastikan setiap pihak memahami perubahan alur kerja, tanggung jawab, serta teknologi yang digunakan.

5. Monitoring dan Evaluasi

Setelah diterapkan, proses bisnis harus dipantau menggunakan indikator kinerja atau Key Performance Indicator (KPI).

Evaluasi membantu perusahaan mengetahui apakah perubahan berhasil mencapai tujuan yang ditetapkan atau masih membutuhkan perbaikan.

Contoh Proses Bisnis dalam Perusahaan

Agar lebih mudah dipahami, Warga Bimbingan bisa menyimak alur pemesanan pada toko online berikut, mulai dari pelanggan memilih produk hingga paket diserahkan kepada kurir.

Contoh Proses Bisnis E-Commerce

Perusahaan e-commerce memiliki proses pemesanan yang melibatkan pelanggan, sistem pembayaran, gudang, dan layanan pengiriman.

Berikut contoh alurnya:

1. Pelanggan memilih produk melalui aplikasi.
2. Sistem memeriksa ketersediaan stok.
3. Pelanggan melakukan pembayaran.
4. Sistem mengonfirmasi transaksi.
5. Tim gudang menyiapkan dan mengemas pesanan.
6. Kurir mengirimkan produk kepada pelanggan.

Alur tersebut membantu perusahaan menemukan hambatan, misalnya tim gudang harus menunggu admin memeriksa pembayaran dan meneruskan informasi pesanan secara manual. Kondisi inilah yang menjadi fokus simulasi perbaikan berikut.

Simulasi Perbaikan Proses Bisnis E-Commerce

Agar lebih mudah dipahami, berikut contoh simulasi perbaikan proses bisnis pada toko online yang mengalami keterlambatan pemrosesan pesanan.

1. Identifikasi Masalah

Pesanan sering terlambat karena admin harus memeriksa pembayaran dan mengirimkan daftar pesanan ke gudang secara manual. Akibatnya, proses menjadi lebih lama dan berisiko mengalami kesalahan pencatatan.

2. Proses Sebelum Perbaikan (As-Is)

Alur pemesanan sebelum perbaikan masih melibatkan beberapa tahapan manual, yaitu:

1. Konfirmasi Pembayaran: Sistem mencatat pembayaran yang berhasil dilakukan pelanggan.
2. Pemeriksaan Admin: Admin memverifikasi transaksi dan detail pesanan.
3. Pengiriman Data Pesanan: Admin meneruskan informasi pesanan kepada tim gudang secara manual.
4. Pengemasan Barang: Tim gudang menyiapkan dan mengemas produk sesuai pesanan.
5. Penyerahan ke Kurir: Barang yang sudah dikemas diserahkan kepada kurir untuk dikirim.

Proses ini berpotensi menyebabkan keterlambatan karena tim gudang harus menunggu informasi pesanan dari admin.

3. Proses Setelah Perbaikan (To-Be)

Perusahaan mengusulkan otomatisasi agar pesanan yang sudah terbayar langsung masuk ke sistem antrean gudang. Petugas kemudian memeriksa stok dan mengemas barang, sedangkan pesanan bermasalah ditangani oleh admin.

4. Pembagian Tanggung Jawab

Setiap pihak memiliki tugas yang lebih jelas, yaitu:

1. Admin: Menangani kendala pesanan dan komunikasi pelanggan.
2. Tim Gudang: Memeriksa stok, mengemas barang, dan menyerahkan paket kepada kurir.
3. Sistem: Mencatat pembayaran dan meneruskan pesanan secara otomatis.

5. Rencana Evaluasi Perbaikan

Perusahaan dapat membandingkan waktu pemrosesan, tingkat kesalahan, dan biaya per pesanan sebelum serta sesudah perubahan.

Sebagai contoh, jika waktu pemrosesan berkurang dari 48 jam menjadi 24 jam, berarti durasinya turun sebesar 50%. Namun, hasil tersebut tetap perlu dievaluasi dengan mempertimbangkan volume pesanan, jumlah petugas, dan kualitas layanan.

Catatan: Contoh dan angka di atas merupakan simulasi pembelajaran, bukan hasil penelitian atau proyek perusahaan tertentu.

Cara Mengukur Keberhasilan Proses Bisnis?

Keberhasilan proses bisnis tidak cukup dinilai hanya berdasarkan apakah pekerjaan telah selesai.

Perusahaan juga perlu mengukur waktu, biaya, kualitas, serta hasil yang diperoleh. Berikut contoh indikator yang bisa digunakan.

Berikut rumus dan contoh perhitungan untuk setiap indikator tersebut.

1. Rata-rata Waktu Pemrosesan (Cycle Time)

Mengukur rata-rata waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan satu proses, misalnya sejak pembayaran dikonfirmasi hingga pesanan diserahkan ke kurir. Contoh: 2.400 jam ÷ 100 pesanan = 24 jam per pesanan.

1. Rumus: Total waktu pemrosesan ÷ Jumlah pesanan selesai.

2. Tingkat Kesalahan (Error Rate)

Mengukur persentase pesanan yang mengalami kesalahan, seperti barang tidak sesuai atau jumlah produk yang keliru. Contoh: (5 ÷ 100) × 100% = 5% tingkat kesalahan.

1. Rumus: (Pesanan bermasalah ÷ Total pesanan diperiksa) × 100%.

3. Biaya per Transaksi (Cost per Transaction)

Menghitung rata-rata biaya untuk memproses satu transaksi, termasuk biaya tenaga kerja, kemasan, dan sistem. Contoh: Rp2.000.000 ÷ 100 transaksi = Rp20.000 per transaksi.

1. Rumus: Total biaya pemrosesan ÷ Jumlah transaksi diproses.

4. Ketepatan Pengiriman (On-Time Delivery Rate)

Menunjukkan persentase pesanan yang diterima pelanggan sesuai dengan batas waktu pengiriman yang dijanjikan. Contoh: (90 ÷ 100) × 100% = 90% ketepatan pengiriman.

1. Rumus: (Pesanan diterima tepat waktu ÷ Total pesanan jatuh tempo) × 100%.

5. Kepuasan Pelanggan (Customer Satisfaction Score)

Mengukur persentase pelanggan yang merasa puas berdasarkan hasil survei, misalnya skor 4–5 pada skala 1–5. Contoh: (80 ÷ 100) × 100% = 80% tingkat kepuasan pelanggan.

1. Rumus: (Jumlah respons puas ÷ Total respons valid) × 100%.

Catatan: Seluruh angka merupakan simulasi. Pengukuran KPI harus menggunakan periode dan metode yang konsisten agar hasilnya dapat dibandingkan.

Baca Juga: Business Analyst vs Product Manager: Apa Bedanya?

Apa Perbedaan Proses Bisnis dan SOP

Proses bisnis dan Standard Operating Procedure (SOP) sering dianggap sama, padahal keduanya memiliki fungsi berbeda.

Jadi, proses bisnis memberikan gambaran menyeluruh, sedangkan SOP membantu memastikan aktivitas tertentu dijalankan secara konsisten.

Baca Juga: Roadmap Business Analyst: Panduan Lengkap Pemula

Apa Hubungan Proses Bisnis dengan Business Analyst

Memahami proses bisnis merupakan salah satu kemampuan penting bagi seorang Business Analyst.

Profesi ini bertugas menganalisis kebutuhan organisasi, mengidentifikasi permasalahan, serta membantu merancang solusi yang mendukung tujuan bisnis.

Dalam pekerjaannya, seorang Business Analyst dapat melakukan beberapa aktivitas berikut:

1. Menganalisis proses bisnis yang sedang berjalan.
2. Mengidentifikasi hambatan dan aktivitas yang tidak efisien.
3. Membuat business process mapping.
4. Mengumpulkan kebutuhan dari pemangku kepentingan.
5. Menyusun rekomendasi perbaikan proses atau sistem.
6. Mengevaluasi dampak solusi terhadap kinerja bisnis.

Misalnya, ketika aplikasi perusahaan mengalami banyak pembatalan pesanan, Business Analyst dapat menganalisis alur transaksi untuk menemukan penyebabnya.

Hasil analisis tersebut kemudian digunakan sebagai dasar rekomendasi perbaikan sistem atau perubahan proses operasional.

Baca Juga: Kisah Sukses Switch Career Hidayati menjadi Project Manager di Bank Nasional

Rekomendasi Bootcamp Business Analyst & Product Strategy Terbaik dengan Jaminan Kerja di Indonesia

Memahami proses bisnis merupakan bekal penting bagi kamu yang ingin berkarier sebagai Business Analyst. Namun, kamu juga perlu menguasai analisis data, identifikasi kebutuhan bisnis, pemecahan masalah, hingga penyusunan strategi produk.

Nah, semua kemampuan tersebut bisa kamu pelajari melalui Bootcamp Business Analyst & Product Strategy Dibimbing. Program ini menggabungkan kelas interaktif, praktik langsung, pembangunan portofolio, serta pendampingan mentor untuk mempersiapkan karier di bidang analisis bisnis dan strategi produk.

Program Bootcamp Business Analyst & Product Strategy Dibimbing:

1. Kelas Interaktif: Ikuti 60+ live class dan 7+ sesi tambahan bersama mentor ahli.
2. Portofolio Profesional: Kerjakan weekly assignment terstruktur untuk membangun portofolio yang relevan dengan kebutuhan industri.
3. Technical Problem Class: Tingkatkan kemampuan problem solving teknis sebagai Business Analyst dan Product Manager.
4. Konsultasi 1-on-1: Dapatkan sesi konsultasi personal tanpa batas bersama instruktur ahli.
5. Pendampingan Mentor: Nikmati dukungan fasilitator dan mentor berdedikasi yang tersedia 24/7.
6. Pengalaman Magang: Dapatkan kesempatan mengikuti program magang selama 12 minggu di hiring company Dibimbing.
7. Penyaluran Kerja: Ikuti program graduation dan penyaluran kerja melalui jaringan 1.100+ perusahaan.
8. Komunitas Profesional: Bergabung dengan komunitas Business Analyst & Product Strategy untuk memperluas koneksi dan berbagi pengalaman.

Siap Memulai Karier sebagai Business Analyst?

Warga Bimbingan, memahami proses bisnis saja belum cukup untuk menjadi Business Analyst profesional. Kamu juga perlu mengembangkan kemampuan analisis, pemecahan masalah, dan strategi produk melalui pembelajaran serta pengalaman praktik.

Yuk, konsultasikan rencana kariermu bersama MinDi melalui Bootcamp Business Analyst & Product Strategy Dibimbing dan mulai persiapkan keterampilan yang dibutuhkan untuk memasuki dunia kerja!

FAQ:

1. Apa yang dimaksud dengan proses bisnis?

Proses bisnis adalah serangkaian aktivitas terstruktur yang saling berkaitan untuk menghasilkan produk, layanan, atau hasil tertentu sesuai dengan tujuan organisasi.

2. Apa saja tiga jenis proses bisnis?

Tiga jenis proses bisnis adalah proses utama (core process), proses pendukung (support process), dan proses manajemen (management process).

3. Apa contoh proses bisnis dalam kehidupan sehari-hari?

Contohnya adalah proses pemesanan makanan melalui aplikasi, pembelian barang secara online, transaksi perbankan, serta pelayanan pelanggan di toko.

4. Apa perbedaan proses bisnis dan proses kerja?

Proses bisnis mencakup rangkaian aktivitas untuk mencapai tujuan organisasi, sedangkan proses kerja dapat merujuk pada alur aktivitas yang lebih spesifik dalam suatu pekerjaan atau fungsi tertentu.

5. Mengapa Business Analyst perlu memahami proses bisnis?

Karena Business Analyst perlu memahami alur operasional, menemukan masalah, mengidentifikasi kebutuhan, serta merekomendasikan solusi yang dapat meningkatkan kinerja perusahaan.