Invoice: Arti, Jenis, Format, Contoh, & Cara Membuat

Warga Bimbingan pasti nggak asing dong sama invoice? Dokumen satu ini sering muncul dalam dunia bisnis, tapi nggak sedikit orang yang masih salah paham atau bahkan nggak tahu cara membuatnya. 

Padahal, invoice itu penting banget, lho! Fungsinya bukan cuma buat tagihan, tapi juga sebagai bukti transaksi yang rapi dan profesional.

MinDi bakal bahas tuntas mulai dari arti, jenis-jenis invoice, format yang harus ada, contoh konkret, sampai langkah mudah cara membuatnya. Siap bikin invoice yang bikin bisnis kamu makin terpercaya? Yuk, simak sampai habis!

Apa itu Invoice?

Invoice adalah dokumen resmi yang digunakan untuk menagih pembayaran setelah terjadi transaksi antara penjual dan pembeli.

Bayangin invoice sebagai "surat cinta" dari penjual yang berisi detail transaksi. Mulai dari nama barang atau jasa, jumlah, harga total, hingga tenggat waktu pembayaran. 

Misalnya, setelah kamu beli 10 kursi kantor, penjual akan mengirimkan invoice dengan rincian harga Rp10.000.000, jatuh tempo 7 hari. 

Fungsinya bukan cuma sebagai tagihan, tapi juga sebagai bukti tertulis yang penting untuk pembukuan dan keperluan pajak. Praktis dan super penting, kan?

Jenis-Jenis Invoice

Invoice itu ternyata punya banyak jenis, lho! Setiap jenis punya fungsi spesifik yang bikin transaksi bisnis lebih lancar, apalagi kalau skalanya udah internasional.

Yuk, kita ulik beberapa jenis invoice yang sering banget dipakai biar kamu nggak bingung lagi pas nemuin istilah-istilahnya!

1. Standard Invoice

Kamu pasti sering lihat invoice jenis ini, karena ini yang paling umum. Misalnya, kamu pesan 20 meja kantor dari supplier, lalu mereka kasih dokumen berisi rincian harga per unit, total pembayaran, dan tenggat waktu bayar. 

Dengan format sederhana dan langsung to the point, dokumen ini cocok banget buat transaksi sehari-hari di bisnis ritel atau jasa. Praktis dan wajib banget dikuasai!

2. Proforma Invoice

Proforma invoice itu ibarat trial offer dalam transaksi. Misalnya, eksportir kopi ngirim proforma invoice ke pembeli luar negeri, yang isinya rincian biaya 10 ton kopi plus ongkos kirim dan pajak.

Belum final sih, tapi dokumen ini bikin pembeli bisa ngitung anggaran mereka dulu sebelum deal. Cocok buat transaksi besar yang butuh transparansi dari awal!

3. Consular Invoice

Kalau urusannya udah lintas negara, consular invoice menjadi penyelamat! Misalnya, kamu eksportir tekstil yang mau kirim barang ke Eropa, consular invoice harus disahkan dulu sama konsulat negara tujuan.

Fungsinya? Biar barangmu aman sampai tujuan tanpa drama di bea cukai. Jadi, nggak ada cerita barang ketahan cuma gara-gara dokumen kurang lengkap.

Baca Juga: Cara Menghitung Penghasilan Pakai Rumus Gaji Pokok Excel

Format Invoice

Sumber: Freepik

Mau bikin invoice yang profesional? Pastikan formatnya lengkap dan jelas agar transaksi lebih lancar dan klien kamu nggak bingung. 

Berikut adalah elemen-elemen penting yang wajib ada dalam sebuah invoice dan penjelasannya biar kamu nggak salah langkah!

1. Tanggal Dikeluarkan

Tanggal ini penting banget karena jadi acuan kapan invoice dibuat dan kapan pembayaran harus dilakukan. 

Misalnya, jika invoice dibuat pada 22 November 2024 dengan syarat pembayaran 7 hari, maka jatuh temponya jadi 29 November 2024. Tanggal yang jelas bikin kedua belah pihak lebih terorganisir.

2. Nama dan Alamat

Cantumkan nama dan alamat lengkap penjual dan pembeli untuk mempermudah identifikasi.

Misalnya, "PT Aman Jaya, Jl. Merdeka No. 123, Jakarta" untuk penjual, dan "CV Makmur Sentosa, Jl. Sudirman No. 45, Bandung" untuk pembeli. Detail ini penting sebagai bukti otentik dan untuk keperluan administrasi atau pajak.

3. Nomor Invoice

Nomor invoice berfungsi sebagai identitas unik yang mempermudah pencatatan transaksi. Misalnya, kamu gunakan format "INV-2024-001" untuk penomoran.

Sistem ini membantu melacak transaksi dengan lebih mudah, terutama jika kamu punya banyak pelanggan.

4. Rincian Produk atau Layanan yang Digunakan

Rincian ini harus spesifik, termasuk nama barang atau jasa, jumlah, harga per unit, dan total pembayaran. 

Misalnya, "10 kursi kantor ergonomis @Rp1.500.000, Total: Rp15.000.000." Transparansi di bagian ini penting untuk memastikan klien tahu apa saja yang mereka bayar.

5. Syarat Pembayaran

Jelaskan syarat pembayaran, seperti metode, tenggat waktu, dan detail rekening. Misalnya, "Pembayaran dilakukan via transfer ke Bank ABC, Rekening: 123-456-7890 atas nama PT Aman Jaya, sebelum 29 November 2024." 

Bagian ini bikin alur pembayaran lebih jelas dan meminimalkan risiko keterlambatan.

Contoh Invoice

Invoice di atas adalah contoh sederhana dan profesional untuk layanan fotografi. Di bagian atas, terdapat logo, nama usaha, dan detail kontak yang membantu penerima mengenali pengirim dengan mudah. 

Informasi seperti nomor invoice, tanggal penerbitan, dan rincian pekerjaan (job details) tertulis jelas untuk mempermudah pengelolaan transaksi. 

Tabel di tengah menampilkan deskripsi layanan, jumlah, harga per unit, dan total biaya, membuat semua detail transaksi transparan. 

Bagian bawah mencantumkan subtotal, pajak, deposit yang diterima, hingga total yang harus dibayar, ditutup dengan instruksi pembayaran dan informasi kontak tambahan. Simpel tapi jelas, cocok untuk bisnis jasa!

Cara Membuat Invoice

Membuat invoice itu nggak serumit yang kamu pikirkan, asalkan tahu langkah-langkahnya. Yuk, ikuti cara ini supaya invoice kamu rapi, jelas, dan bikin bisnis terlihat lebih profesional!

1. Gunakan Template yang Rapi dan Mudah Dibaca

Pilih template sederhana dengan desain yang bersih. Formatnya harus memuat elemen penting seperti logo perusahaan, nomor invoice, dan tabel rincian produk atau layanan.

Template yang rapi bikin klien lebih nyaman membaca dan memproses pembayaran.

2. Cantumkan Informasi Perusahaan dan Klien

Tulis nama, alamat, dan kontak perusahaan kamu, serta detail klien seperti nama dan alamat lengkap. 

Misalnya, "PT Maju Jaya, Jl. Kemerdekaan No. 123, Jakarta, Telp: 0812-3456-7890" untuk penjual. Informasi ini bikin invoice terlihat profesional dan membantu mempermudah administrasi.

3. Tetapkan Nomor Invoice yang Unik

Gunakan nomor invoice unik seperti "INV-2024-001" untuk membedakan setiap transaksi. Penomoran ini penting untuk memudahkan pencatatan dan pelacakan, terutama jika kamu punya banyak klien. Pastikan sistem penomoran konsisten agar tidak membingungkan.

4. Masukkan Tanggal Penerbitan dan Jatuh Tempo

Tulis tanggal invoice dibuat dan kapan pembayaran harus dilakukan. Misalnya, "Tanggal: 22 November 2024, Jatuh Tempo: 29 November 2024." Detail ini membantu klien memahami tenggat waktu dan meminimalkan keterlambatan pembayaran.

5. Jelaskan Rincian Produk atau Layanan

Cantumkan detail barang atau jasa seperti nama, jumlah, harga per unit, dan total pembayaran.

Misalnya, "10 unit kursi kantor @Rp1.500.000, Total: Rp15.000.000." Transparansi di bagian ini membuat klien tahu persis apa yang mereka bayar.

6. Tambahkan Syarat Pembayaran

Tulis metode pembayaran, rekening tujuan, atau detail lainnya. Contohnya, "Pembayaran via transfer ke Bank ABC, Rekening: 123-456-7890, atas nama PT Maju Jaya." Dengan syarat yang jelas, klien akan lebih mudah menyelesaikan pembayaran tanpa kebingungan.

7. Kirim dengan Cara Profesional

Setelah selesai, kirim invoice melalui email atau platform yang digunakan klien dengan pesan yang sopan. Misalnya, "Berikut kami lampirkan invoice untuk pesanan Anda. 

Jika ada pertanyaan, jangan ragu menghubungi kami." Pastikan file yang dikirim dalam format PDF agar lebih aman dan mudah dibuka.

Baca Juga: Soft Selling: Definisi, Kelebihan, Contoh, & Cara Melakukannya

Gampang kan Membuat Invoice?

Membuat invoice ternyata nggak serumit yang dibayangkan, kan? Dengan format yang tepat dan informasi yang jelas, kamu bisa bikin dokumen ini menjadi alat yang nggak cuma rapi, tapi juga meningkatkan profesionalitas bisnis kamu. 

Kalau Warga Bimbingan ingin lebih paham soal urusan bisnis, termasuk membuat dokumen seperti invoice, yuk gabung ke Bootcamp Full-Stack Business Development dibimbing.id!

Kamu akan belajar bareng mentor berpengalaman, menggunakan silabus terlengkap, praktek nyata untuk memperkuat portofolio, dan gratis mengulang kelas kalau butuh pengulangan. 

Jangan lupa, 90% alumni sudah berhasil mendapatkan pekerjaan dan ada lebih dari 700+ hiring partner yang siap membantu penyaluran kerja.

Kalo ada pertanyaan kayak, "Gimana cara bikin invoice yang menarik klien?" atau "Apa yang harus ditulis di syarat pembayaran?", konsultasi gratis di sini. dibimbing.id siap #BimbingSampeJadi.

Referensi

1. What is an invoice [Buka]