Delegation Skill: Definisi, Esensi, Manfaat, Cara Menguasai

Delegation skill adalah salah satu keahlian penting dalam dunia kerja. Hal ini terutama berlaku jika Anda bekerja dalam tim yang besar.

Bukan hanya atasan atau manajer yang perlu menguasai keterampilan ini. Anda yang masih berstatus staf juga wajib mengasahnya.

Mau tahu lebih banyak soal delegation skill? Yuk, simak penjelasan lengkapnya di bawah ini!

Apa Itu Delegation Skill?

Delegation skill adalah keterampilan penting bagi siapa pun yang bertanggung jawab mengelola dan mengawasi anggota tim. 

Mengutip dari University of Lincoln, delegation skill adalah kemampuan untuk mendelegasikan tugas pada anggota tim.

Keterampilan ini mencakup pemilihan sumber daya, pemahaman keahlian karyawan, pemberian umpan balik, dan pemecahan masalah.

Di samping itu, keahlian penting dalam delegation skill adalah komunikasi, manajemen waktu, dan kepercayaan.

Dengan keahlian ini, Anda bisa lebih efektif dalam membagi beban kerja, meningkatkan produktivitas tim, dan menciptakan lingkungan kerja yang kolaboratif.

Mengapa Delegation Skill Penting?

Delegation skill sangat penting karena bisa menghemat waktu serta mengembangkan kemampuan tim. Bukan hanya itu, delegation skill juga memberi kesempatan pada anggota tim untuk belajar dan berkembang.

Supaya Sobat MinDi paham esensi keahlian ini, berikut MinDi jabarkan beberapa alasan mengapa delegation skill penting:

1. Menghemat Waktu: Dengan mendelegasikan tugas, Anda bisa fokus pada tugas-tugas yang lebih penting dan strategis.
2. Mengembangkan Kemampuan Tim: Delegasi memberikan kesempatan kepada anggota tim untuk belajar dan berkembang.
3. Perencanaan Suksesi: Membantu mengidentifikasi dan mempersiapkan penerus yang potensial.
4. Pengembangan Pribadi: Mempersiapkan anggota tim untuk promosi dan mendorong mereka untuk mengambil lebih banyak tanggung jawab.
5. Meningkatkan Motivasi: Ketika anggota tim merasa dipercaya, mereka akan merasa dihargai dan lebih bersemangat untuk bekerja.
6. Pengalaman Baru: Membantu Anda mendapatkan pengalaman baru dan siap untuk mengambil tanggung jawab yang lebih tinggi.
7. Pertumbuhan Karier: Mendelegasikan tugas memungkinkan Anda berkembang dalam pekerjaan dan mencapai tujuan karier yang lebih besar.

Baca Juga: 6 Cara Komunikasi Efektif, Penting untuk Dipelajari

Manfaat Delegation Skill dalam Dunia Kerja

Delegation skill mempunyai banyak manfaat penting dalam dunia kerja. Hal ini terutama berlaku bagi manajer dan pemimpin tim. Berikut adalah beberapa manfaat utama dari implementasi keahlian delegasi:

1. Memaksimalkan Hasil: Tugas diberikan kepada individu yang tepat, sehingga mereka bisa memanfaatkan kekuatannya untuk hasil optimal.
2. Meningkatkan Kemandirian: Anggota tim merasa diberdayakan untuk mengelola beban kerja dan inisiatif mereka sendiri.
3. Beban Kerja yang Merata: Beban kerja dibagi lebih merata. Hal ini bisa menghindari kelelahan dan stres dan akhirnya akan meningkatkan kesejahteraan tim.
4. Pengembangan Profesional: Anggota tim mendapatkan kesempatan untuk mengembangkan keterampilan dan pengalaman baru.
5. Manajemen Proyek Mudah: Tim menjadi lebih produktif dalam hal output dan kualitas penyelesaian.
6. Kohesi dan Komunitas: Terbentuk rasa kohesi dan komunitas yang lebih kuat di antara anggota tim.
7. Fokus pada Tugas Strategis: Manajer memiliki lebih banyak waktu untuk mengerjakan tugas strategis dan proyek penting.

Proses Delegasi Pekerjaan

Sumber: Freepik

Delegasi pekerjaan tidak harus melewati proses formal. Akan tetapi, ada beberapa langkah penting yang sebaiknya diikuti oleh pemimpin dan manajer untuk memastikan delegasi berjalan lancar.

Berikut adalah prosesnya:

Rencana dan Persiapkan

Langkah pertama adalah mengidentifikasi tugas yang bisa didelegasikan. Buatlah rencana tentang apa saja yang perlu dilakukan, siapa penanggung jawabnya, dan hasil yang diharapkan.

Jelaskan dan Diskusikan Tugas

Berikutnya adalah berdiskusi dengan anggota tim yang dipilih. Diskusi ini mencakup detail pengerjaan tugas dan hasil yang diharapkan.

Pastikan untuk menetapkan ekspektasi dan jelaskan mereka dipilih. Hal ini bisa memberdayakan dan memotivasi mereka.

Tetapkan Tenggat Waktu

Pastikan tenggat waktu realistis dan bisa dicapai. Jika memungkinkan, Anda bisa berikan periode buffer. Hal ini terutama berlaku jika tugas masih baru pertama kali dilakukan oleh anggota tim.

Pastikan juga tugas ini seimbang dengan beban kerja yang sudah ada.

Jelaskan Tingkat Otoritas

Tentukan apakah anggota tim perlu persetujuan akhir. Lalu, pastikan mereka cukup berpengalaman untuk bertindak mandiri. 

Semua keputusan yang Anda buat ini harus berdasarkan tingkat kesulitan tugas tersebut.

Tentukan Checkpoint

Berikutnya adalah melakukan pemeriksaan pada titik penting selama tugas berlangsung. Tujuannya adalah untuk meninjau proses dan memastikan dukungan atau pelatihan yang dibutuhkan tersedia.

Checkpoint ini juga berguna untuk memberikan bimbingan, dorongan, dan pelatihan.

Lakukan Debriefing

Setelah tugas selesai, adakan diskusi dua arah untuk mengevaluasi bagaimana tugas dikerjakan dan diselesaikan. Diskusikan apa yang berjalan baik. Lalu, berikan pujian juga bagi anggota tim.

Bila perlu, Anda juga bisa berikan kritikan konstruktif dan tanyakan apakah ada yang mereka butuhkan untuk finalisasi.

Baca Juga: 7 Daftar Leadership Skill yang Paling Dibutuhkan, Yuk Intip!

Cara Menguasai Delegation Skill

Apabila Anda terbiasa menyelesaikan semuanya sendiri, delegasi tugas mungkin terasa tidak nyaman di awal. Akan tetapi, keahlian delegasi tugas akan berkembang dengan sendirinya melalui latihan.

Berikut adalah beberapa tips untuk memulainya:

Pahami Kemampuan Tim

Pertimbangkan siapa yang punya keterampilan sesuai dengan tugas Anda. Pastikan tugas yang didelegasikan jatuh pada anggota yang tepat.

Untuk lakukan ini, Anda bisa menjalankan pelatihan antar rekan atau identifikasi kesenjangan keterampilan. Pastikan juga tim punya kompetensi dan pengetahuan untuk selesaikan tugas dengan baik.

Hindari Micromanaging

Setelah mendelegasikan tugas pada rekan kerja, pastikan kamu benar-benar percaya dan yakin mereka mampu menyelesaikannya.

Delegasi bukanlah sekadar penugasan kerja. Ini melibatkan kebebasan dan otonomi di mana individu bertanggung jawab atas pekerjaan mereka sendiri.

Alih-alih terus memantau kemajuan mereka dan memberikan saran di setiap tahap, biarkan mereka merancang pendekatan mereka sendiri.

Biarkanlah mereka membuat keputusan sendiri juga.

Gunakan Alat yang Tepat

Gunakan platform seperti Trello, Wrike, Microsoft Planner, dan Asana untuk membantu mengatur tugas. Alat ini membantu manajer dan anggota tim bekerja sebagai bagian dari keseluruhan yang lebih besar.

Selain membantu mengatur dan mendelegasikan tugas, individu dapat menggunakan papan untuk melihat tugas yang diberikan kepada mereka dan kapan tenggat waktunya.

Kesimpulan

Itulah pembahasan lengkap terkait delegation skill, mulai dari definisi hingga cara menguasainya. Dari penjelasan di atas, bisa dilihat bahwa keahlian ini sangat penting dimiliki oleh leader dalam sebuah tim.

Bukan hanya sekadar menghemat waktu leader, delegasi ini bisa jadi wadah bagi anggota untuk meningkatkan kemampuannya. 

Kalau tertarik untuk meningkatkan kemampuan leadership karyawan, khususnya leader divisi, Anda bisa daftarkan perusahaan ke program Corporate Training dibimbing.id.

Program ini menawarkan pelatihan leadership dan beberapa keterampilan lainnya. Mulai dari digital marketing, data science, hingga basic skill seperti Excel.

Anda bisa menyesuaikan programnya sesuai kebutuhan karyawan dan tujuan perusahaan.

Apabila tertarik, Anda bisa diskusikan kebutuhan perusahaan di sini. Apapun tujuannya, Dibimbing siap #BimbingSampaiJadi karyawan Anda untuk capai goals perusahaan!

Referensi

1. Delegation Skills [Buka]
2. How to Improve Delegation Skills [Buka]
3. Delegation Skills [Buka]