Apa itu Virtual Assistant? Tugas, Gaji, Skill & Jenjang Karir

Dalam era digital yang semakin maju, profesi virtual assistant menjadi semakin populer dan diminati. 

Seorang virtual assistant adalah profesional yang bertugas memberi layanan dukungan administratif, teknis, atau kreatif kepada klien dari jarak jauh atau remote. 

Dengan kemajuan teknologi dan peningkatan konektivitas internet, bekerja dari rumah atau lokasi mana pun menjadi lebih mudah dan efektif. 

Gimana Sobat MinDi? Tertarik bekerja sebagai Virtual Assistant? Sebelum itu, yuk pahami lebih dalam mengenai profesi virtual assistant melalui artikel ini. Stay tune terus ya!

Apa itu Virtual Assistant?

Tunggu dulu Sobat MinDi, sebelum kita membahas lebih lanjut mengenai profesi ini, yuk pertama-tama pahami dulu siapa sebenarnya virtual assistant melalui pengertian berikut ini.

Berdasarkan Investopedia, Virtual assistant adalah pekerja independen yang menyediakan layanan administratif kepada klien namun bekerja di luar kantor klien. Virtual assistant biasanya bekerja dari kantor rumah, tetapi dapat mengakses dokumen perencanaan yang diperlukan, seperti kalender bersama, secara remote. 

Orang yang bekerja sebagai virtual assistant biasanya memiliki beberapa tahun pengalaman sebagai asisten administratif atau manajer kantor. 

Namun jangan khawatir jika Sobat MinDi seorang pemula, pada saat ini, virtual assistant yang terampil dalam media sosial, manajemen konten, penulisan blog, desain grafis, dan pemasaran internet memiliki kesempatan diterima oleh recruiter lebih tinggi.

Semakin populernya cara bekerja dari rumah oleh pekerja dan pengusaha, terutama setelah pandemi COVID-19, kebutuhan untuk profesi virtual assistant diperkirakan akan terus meningkat.

Apa Saja Tugas dan Tanggung Jawab Virtual Assistant?

Sobat MinDi ingin jadi virtual assistant? Sebelum itu, yuk pahami apa saja tugas dan tanggung jawab virtual assistant berikut ini.

Seorang virtual assistant memiliki berbagai tugas dan tanggung jawab yang beragam, mencakup berbagai aspek administratif dan operasional yang mendukung kebutuhan klien. 

1. Manajemen Kalender & Penjadwalan

Salah satu tugas utama virtual assistant adalah manajemen kalender dan penjadwalan. Dalam hal ini, virtual assistant bertanggung jawab untuk mengatur dan mengelola jadwal harian klien, termasuk menjadwalkan rapat, panggilan telepon, dan acara penting lainnya. 

Mereka memastikan bahwa tidak ada bentrokan jadwal, mengirim undangan kalender, dan mengatur pengingat agar klien dapat tetap terorganisir dan fokus pada tugas-tugas penting.

2. Mengelola Email

Selain itu, pengelolaan email juga merupakan tugas penting bagi seorang virtual assistant. Mereka membantu mengelola kotak masuk email klien dengan membaca dan menyaring pesan, merespons email yang relevan, menghapus spam, dan menandai pesan penting yang memerlukan perhatian lebih lanjut. 

Tugas ini akan membantu klien menghemat waktu dan menjaga komunikasi tetap teratur dan efisien.

3. Administrasi Umum

Tugas administrasi umum juga merupakan tanggung jawab seorang virtual assistant. Mereka melakukan berbagai tugas administratif, seperti menyusun dokumen, membuat presentasi, mengelola basis data, melakukan riset online, dan menyiapkan laporan. 

Tujuan dari tugas ini adalah untuk memastikan kelancaran operasional sehari-hari dan mendukung kebutuhan administratif klien.

4. Manajemen Media Social

Manajemen media sosial adalah tanggung jawab lain yang sering dipegang oleh virtual assistant. Mereka bertanggung jawab untuk mengelola akun media sosial klien, yang meliputi merencanakan kalender konten, membuat dan menjadwalkan postingan, berinteraksi dengan pengikut, dan menganalisis performa media sosial. 

Tugas ini bertujuan untuk meningkatkan kehadiran online klien dan berinteraksi dengan audiens klien secara efektif.

5. Mengelola Konten Klien

Penulisan dan pengelolaan konten juga menjadi bagian dari tanggung jawab seorang virtual assistant. Mereka membantu dalam pembuatan dan pengelolaan konten untuk blog, situs web, dan platform lainnya dengan menulis artikel, mengedit konten, mengoptimalkan SEO, dan mengelola publikasi konten. 

Dengan demikian, seorang virtual assistant dapat menyediakan konten berkualitas tinggi yang dapat menarik audiens dan meningkatkan visibilitas online klien.

6. Mengelola Marketing Online Klien

Selain itu, virtual assistant yang memiliki keterampilan dalam desain grafis dan pemasaran internet dapat membuat materi visual dan mendukung kampanye pemasaran online. 

Virtual assistant dapat mendesain grafis untuk media sosial, email marketing, dan situs web, mengelola kampanye iklan online, dan menganalisis hasil pemasaran. Hal ini akan membantu meningkatkan branding dan efektivitas kampanye pemasaran klien.

Berapa Gaji Virtual Assistant di Indonesia?

Penasaran mengenai besaran gaji virtual assistant? Yuk simak pembahasannya berikut ini.

Gaji seorang virtual assistant di Indonesia bervariasi tergantung pada pengalaman dan keterampilan yang dimiliki. Menurut Salary Expert, besaran gaji  virtual assistant di Indonesia sekitar Rp 11.000.000 atau setara dengan Rp 68.784 per jam. 

Virtual assistant dengan pengalaman 1-3 tahun dapat menghasilkan sekitar Rp 110.410.849 per tahun, sementara mereka yang memiliki pengalaman lebih dari 8 tahun dapat menghasilkan sekitar Rp 173.207.941 per tahun. 

Besaran Gaji virtual assistant ini bersifat fleksibel, dapat bergantung pada pengalaman, skill, perusahaan klien, hingga wilayahnya. Besaran gaji virtual assistant di tempat Sobat MinDi, mungkin bisa lebih tinggi maupun lebih rendah.

Baca Juga: Project Officer: Pengertian, Skill & Tugasnya

Skill yang dibutuhkan Virtual Assistant

Sobat MinDi ingin menjadi seorang virtual assistant, sebelum itu, yuk pahami dulu apa saja skill yang dibutuhkan seorang virtual assistant berikut ini.

Dilansir dari Upwork, berikut adalah beberapa skill yang dibutuhkan seorang virtual assistant.

1. Komunikasi

Seorang virtual assistant harus memiliki kemampuan komunikasi yang sangat baik, baik secara lisan maupun tulisan. 

Mereka harus mampu menyampaikan informasi dengan jelas dan efektif melalui email, telepon, dan platform pesan instan untuk memastikan tidak ada kesalahpahaman dan semua instruksi dipahami dengan baik.

2. Manajemen Waktu

Keterampilan manajemen waktu sangat penting untuk mengatur dan menyelesaikan tugas tepat waktu. 

Virtual assistant harus dapat mengatur prioritas, membuat jadwal yang efisien, dan memastikan semua tenggat waktu terpenuhi, memungkinkan mereka menangani berbagai tugas dengan efektif.

3. Organisasi

Kemampuan organisasi yang kuat memungkinkan virtual assistant untuk menyusun dan mengelola dokumen, file, dan informasi dengan rapi. 

Skill ini termasuk mengelola email, kalender, dan basis data untuk menjaga keteraturan dan efisiensi dalam pekerjaan sehari-hari.

4. Menulis dan Mengetik

Virtual assistant harus memiliki kemampuan menulis yang baik untuk menyusun dokumen, email, dan konten lainnya dengan profesional. Kecepatan dan akurasi mengetik juga penting untuk efisiensi dan produktivitas dalam menyelesaikan tugas administrasi.

5. Orientasi pada Detail

Ketelitian dan perhatian terhadap detail sangat penting untuk memastikan akurasi dalam semua pekerjaan yang dilakukan. Virtual assistant harus mampu memeriksa pekerjaan mereka sendiri dan menemukan kesalahan kecil yang mungkin terlewatkan oleh orang lain.

6. Kreativitas

Kreativitas diperlukan virtual assistant untuk mengatasi tantangan yang muncul dan menemukan solusi inovatif. Ini juga bermanfaat dalam tugas-tugas seperti pembuatan konten, desain grafis, dan pemasaran, di mana pemikiran kreatif dapat membuat perbedaan yang signifikan.

Dengan menguasai skill-skill tersebut, seorang virtual assistant dapat bekerja secara efektif kepada klien, sehingga memastikan operasional bisnis berjalan dengan lancar dan efisien.

Jenjang Karir Virtual Assistant

Penasaran mengenai jenjang karir virtual assistant? Apakah pekerjaan ini menjanjikan di masa depan? Yuk ketahui jawabannya berikut ini.

Jenjang karir seorang virtual assistant dapat bervariasi, namun biasanya dimulai dari posisi entry-level hingga mencapai peran yang lebih senior dengan tanggung jawab yang lebih besar. 

Berikut adalah tahapan umum dalam jenjang karir seorang virtual assistant:

1. Entry Level Virtual Assistant

Pada tahap ini, virtual assistant biasanya melakukan tugas-tugas dasar administratif seperti penjadwalan, manajemen email, dan data entry. Mereka bekerja dengan satu atau beberapa klien kecil untuk mendapatkan pengalaman dan membangun reputasi mereka.

2. Senior Virtual Assistant

Virtual assistant yang berpengalaman dapat mengelola tim atau bertindak sebagai manajer proyek. Mereka menangani klien yang lebih besar dan lebih beragam, serta bekerja pada proyek-proyek strategis. Pada tahap ini, mereka juga bisa menawarkan layanan konsultasi dan pelatihan kepada virtual assistant lain.

3. Spesialis Virtual Assistant

Beberapa virtual assistant memilih untuk mengkhususkan diri dalam bidang tertentu seperti pemasaran digital, desain grafis, manajemen e-commerce, atau layanan teknis. Dengan keterampilan khusus, mereka dapat menargetkan pasar yang lebih spesifik dan menawarkan layanan premium.

4. Virtual Assistant Agency Owner

Dengan pengalaman dan jaringan yang luas, beberapa virtual assistant memutuskan untuk mendirikan agen mereka sendiri. Mereka merekrut dan mengelola tim virtual assistant untuk melayani berbagai klien, lalu mengembangkan bisnis mereka lebih lanjut.

Setiap tahap dalam jenjang karir ini menawarkan peluang untuk pengembangan keterampilan, peningkatan pendapatan, dan pertumbuhan profesional yang lebih besar.

Baca Juga: Payroll Officer: Job Description, Gaji & Skill Pentingnya

Ingin Jadi Virtual Assistant? Yuk Ikuti Career Preparation Dibimbing.id

Sobat MinDi, itulah beberapa pembahasan mengenai profesi virtual assistant, mulai dari pengertian, tugas dan tanggung jawab, gaji, skill hingga jenjang karirnya.

Kesimpulannya, Virtual assistant adalah profesional yang memberikan layanan administratif, teknis, dan kreatif kepada klien dari jarak jauh, dengan potensi pertumbuhan karir yang cukup menjanjikan.

Sobat MinDi seorang mahasiswa? Tertarik menjadi virtual assistant di masa depan? Bingung harus mulai dari mana? Sebaiknya ikuti career preparation dulu.

Pihak universitas atau sekolah wajib memperhatikan ini, dengan adanya pelatihan intensif mahasiswa, SDM dan lulusan akan berkualitas yang tentunya akan berdampak baik bagi universitas.

Ikuti bimbingan persiapan karir dibimbing.id, sebuah pelatihan atau kursus intensif bagi mahasiswa yang fokus mempersiapkan skill dan potensi mereka agar siap menjalani dunia karir secara profesional.

Kelas dibimbing.id selalu didampingi para mentor berpengalaman dan profesional, sehingga pembelajaran berjalan inovatif. Dengan LSM yang canggih, peserta dapat mengakses pembelajaran dimanapun dan kapanpun.

Tunggu apalagi? Segera daftarkan universitas Anda di sini! Jangan khawatir, dibimbing.id siap #BimbingSampeJadi skill dan potensi mahasiswa Anda.

FAQ Virtual Assistant

• Apakah seorang Virtual Assistant bekerja penuh waktu atau paruh waktu?

Seorang virtual assistant bisa bekerja baik penuh waktu maupun paruh waktu, tergantung pada kebutuhan klien dan preferensi pribadi.

• Apakah ada kualifikasi pendidikan khusus untuk menjadi Virtual Assistant?

Minimal pendidikan adalah diploma sekolah menengah atas, namun kualifikasi tambahan sebagai Administrator atau Executive Assistant bisa menjadi nilai tambah.

Reference:

• What Is a Virtual Assistant, and What Does One Do? - Buka

• 12 Virtual Assistant Skills To Have on Your Resume - Buka

• Salary Virtual Assistant Indonesia - Buka