Project Officer: Definisi, Tugas, Skill & Gajinya (2024)

Halo sobat Mindi! 

Apa kamu sedang mencari tahu tentang apa itu Project officer? 

Kalo iya kamu ada di tempat yang tempat. Sebab di artikel ini, kita akan menjelaskan dengan lengkap tentang apa itu project officer. 

Dari mulai pengertian, tugas, skill hingga gajinya. Nah, penasaran tentang apa sebenarnya project officer, tugas-tugasnya dan berapa gajinya, yuk perhatikan penjelasan lengkapnya pada artikel ini!

Apa itu Project Officer?

Project Officer adalah seseorang yang berperan dalam pengelolaan dan koordinasi proyek. Tugas utamanya mencakup perencanaan, pengawasan, dan dokumentasi semua aspek proyek. 

Project Officer sendiri bersama Project Management punya tanggung jawab untuk memastikan bahwa proyek berjalan sesuai dengan rencana, tidak melebihi budget yang ditentukan dan waktu yang telah ditetapkan. 

Nah jadi, dalam sebuah proyek, Project Officer ini bertugas untuk membantu Project Manager dan menjadi asisten mereka. 

Pekerjaan Project Officer sendiri bisa ditemukan di beragam sektor. Dari mulai manufaktur, teknologi, finansial, NGO hingga pemerintahan. 

Nah, sudah mengerti apa itu project officer, yuk sobat Mindi kita bahas tugasnya. 

Apa aja sih Tugas Project Officer?

Setelah memahami tentang apa itu project officer, selanjutnya kita akan membahas mengenai tugas project officer dalam event organisasi maupun dalam proyek perusahaan.

Nah, berikut tugas-tugas mereka 

1. Melakukan Koordinasi antar Stakeholder

Project Officer bertanggung jawab untuk memastikan komunikasi yang lancar dan efektif antara semua pihak yang terlibat dalam proyek maupun event, termasuk tim internal, dan klien. 

Project officer mengatur pertemuan, menyusun dan mendistribusikan agenda dan minutes of meeting, serta memastikan bahwa semua pihak menerima informasi yang diperlukan mengenai perkembangan proyek. 

Koordinasi ini penting untuk menjaga semua pihak tetap terinformasi dan terlibat.

2. Membuat Perencanaan dan Monitoring

Tugas utama project officer adalah perencanaan dan pengawasan jalannya proyek atau event. Ini meliputi pembuatan jadwal proyek, pengalokasian sumber daya, dan penyiapan anggaran. 

Project Officer memantau kemajuan proyek terhadap timeline yang telah ditetapkan, mengidentifikasi penyimpangan dari rencana awal, dan merekomendasikan penyesuaian jika diperlukan. 

Project officer biasanya menggunakan alat manajemen proyek untuk melacak kemajuan dan memastikan bahwa proyek atau event berjalan sesuai yang direncanakan.

Siklus manajemen proyek dasar memiliki lima tahap:

1. Inisiasi
2. Perencanaan
3. Eksekusi
4. Penutup
5. Pemantauan

3. Mengembangkan Strategi Mitigasi dan Manajemen Risiko

Project Officer bertanggung jawab untuk mengidentifikasi potensi risiko dan masalah yang mungkin timbul selama pelaksanaan proyek. 

Project officer melakukan analisis risiko dan mengembangkan strategi mitigasi untuk mengatasi risiko tersebut. 

Selain itu, project officer juga bertanggung jawab untuk menyelesaikan masalah yang muncul, baik itu terkait dengan sumber daya, anggaran, atau jadwal, dan memastikan bahwa masalah tersebut tidak menghambat pencapaian tujuan event atau proyek.

Secara keseluruhan, Project Officer berperan penting dalam menjamin kelancaran dan keberhasilan proyek, dengan fokus pada koordinasi yang efektif, perencanaan strategis, dan manajemen risiko.

Baca Juga: Project Manager: Pengertian, Skill dan Job Desk

Skill yang Dibutuhkan Project Officer

Seorang Project Officer perlu memiliki berbagai skill dalam menjalankan tugas-tugas kompleks yang terkait dengan pengelolaan proyek atau event. 

Berikut adalah beberapa skill yang dibutuhkan oleh project officer dalam menjalankan suatu proyek atau event.

1. Komunikasi

Skill untuk berkomunikasi secara efektif sangat penting bagi Project Officer. Project officer harus mampu menyampaikan informasi dengan jelas dan tepat, baik secara tertulis maupun lisan, kepada tim, dan klien. 

Skill berkomunikasi yang dimaksud dapat meliputi:

1. kemampuan negosiasi
2. presentasi
3. kemampuan mendengarkan yang aktif.

2. Manajemen Organisasi dan Perencanaan

Seorang Project Officer harus memiliki keterampilan organisasi yang kuat dan kemampuan untuk merencanakan serta mengkoordinasikan aspek-aspek proyek. 

Ini termasuk pengelolaan waktu, pengaturan prioritas, dan kemampuan untuk mengelola banyak tugas sekaligus tanpa mengorbankan detail atau kualitas.

3. Analitycal Thinking dan Problem Solving

Keterampilan analitis adalah kunci dalam mengidentifikasi masalah dan merumuskan solusi yang efektif. 

Project Officer harus dapat menganalisis data, mengenali pola dan tren, serta membuat keputusan yang tepat berdasarkan analisis tersebut.

4. Manajemen Risiko

Memahami dan mengelola risiko adalah aspek penting dalam manajemen proyek. Project Officer harus mampu mengidentifikasi potensi risiko, mengevaluasi dampaknya, dan mengembangkan rencana mitigasi untuk meminimalkan risiko terhadap kesuksesan proyek.

5. Project Management

Di era digital ini, penguasaan alat dan perangkat lunak manajemen proyek adalah suatu keharusan. 

Skill penggunaan teknologi manajemen proyek yang dimaksud adalah, mahir mempelajari aplikasi perangkat lunak seperti:

1. Microsoft Project
2. Trello untuk merencanakan, melacak, dan melaporkan kemajuan proyek.
3. Asana

6. Pengetahuan tentang Industri

Project officer biasanya memiliki pengetahuan mendalam tentang industri mereka. Pengetahuan ini membantu mereka menjalankan proyek strategis secara efektif karena mereka memahami tujuannya.

Misalnya, seorang project officer yang bekerja di sebuah perusahaan teknologi mungkin memiliki pengetahuan tingkat lanjut tentang tren IT dan prioritas konsumen, yang memungkinkan mereka memantau tahapan proyek yang berbeda untuk memastikan anggota tim memiliki tujuan yang sama.

Mereka mungkin mengembangkan pengetahuan industri mereka melalui kursus perguruan tinggi atau pengalaman profesional di industri tersebut, baik sebagai petugas proyek atau di posisi lain.

7. Kemampuan Interpersonal

Karena manajemen proyek biasanya merupakan upaya kolaboratif, seorang project officer mungkin menggunakan keterampilan interpersonal untuk memastikan bahwa setiap anggota tim merasa didukung dalam tahapan proyek.

Project officer mungkin menggunakan keterampilan mendengarkan secara aktif untuk memahami pendapat anggota tim, yang dapat membantu mereka memediasi konflik atau menyesuaikan desain proyek untuk meningkatkan pengalaman kerja.

Jika mengadakan rapat kemajuan, project officer mungkin menggunakan empati untuk berhubungan dengan anggota tim yang membutuhkan dukungan tambahan untuk menyelesaikan pekerjaan. Petugas proyek mungkin mengembangkan keterampilan interpersonal seiring pertumbuhan karir.

Gaji seorang Project Officer

Berdasarkan data dari Indeed, rata-rata gaji seorang Project Officer ada di rentang Rp 4.800.000 - hingga Rp6.000.000 rupiah. 

Namun, tentunya ini berbeda-beda tergantung jenis industri, perusahaan, pengalaman hingga letak kantor berada. 

Misalnya, di Jakarta, rata-rata gaji seorang project officer ada di angka Rp.5.452.520 per bulan. Sedangkan di Tangerang, gaji project officer adalah 5.447.974. 

Cara Menjadi Project Officer

Banya yang bertanya sebenernya bagaimana sih menjadi Project Officer? Berikut empat langkah menurut MinDI yang dapat kamu ambil untuk menjadi Project Officer.

1. Mencari Pendidikan yang Relevan

Meskipun project officer mungkin memiliki latar belakang pendidikan yang beragam, banyak manajer perekrutan lebih memilih kandidat yang memiliki setidaknya gelar sarjana.

Kamu mungkin memperoleh gelar dalam manajemen proyek, namun kamu juga dapat mempelajari subjek yang terkait dengan industri yang ingin kamu masuki. Misalnya, untuk menjadi project officer di perusahaan teknologi mungkin memiliki gelar di bidang manajemen TI atau teknik komputer.

Beberapa kandidat mungkin mengambil jurusan yang berhubungan dengan industri dan mengambil jurusan administrasi bisnis atau manajemen proyek.

2. Mencari Pengalaman yang Relevan

Banyak project officer yang memulai karir mereka di posisi entry level atau associate di industri pilihan. Peran-peran ini dapat membantu untuk mengembangkan pengetahuan dan keterampilan industri. 

Misalnya, manajer perekrutan di perusahaan konsultan TI mungkin lebih memilih kandidat project officer yang memiliki pengalaman TI sebelumnya. Kamu mungkin bekerja sebagai perwakilan layanan TI atau peran tingkat awal lainnya.

Beberapa project officer juga bekerja dalam pekerjaan manajemen proyek tingkat pemula, seperti koordinator proyek junior atau rekanan proyek.

Dalam peran ini, para profesional dapat mengasah keterampilan manajemen proyek mereka dan mengembangkan koneksi profesional yang dapat membantu dalam karier.

3. Lanjut S2 atau Ikut Pelatihan Project Officer

Jika Sobat MinDi ingin menjadi project officer di sebuah organisasi besar atau lembaga pemerintah, kamu mungkin mempertimbangkan untuk mendapatkan gelar sarjana dalam manajemen proyek atau mata pelajaran yang terkait dengan industri tertentu.

Misalnya, untuk bekerja di jaringan layanan kesehatan yang besar, kamu mungkin memperoleh gelar sarjana di bidang administrasi keperawatan atau bidang terkait. Banyak universitas menawarkan kursus online atau di malam hari, sehingga kamu bisa memperoleh gelar sarjana sambil bekerja di bidang kamu.

Program gelar ini dapat meningkatkan pengetahuan industri kamu dan membantu dalam mengembangkan keterampilan manajemen proyek tingkat lanjut.

4. Dapatkan Sertifikasi

Sertifikasi manajemen proyek adalah program yang memverifikasi keterampilan kamu di bidang tertentu yang terkait dengan proyek strategis dan dukungan manajemen.

Program sertifikasi yang kamu pilih mungkin bergantung pada tingkat pengalaman dan tujuan profesional. 

Misalnya, jika kamu memulai karir manajemen proyek, kamu mungkin memilih untuk mendapatkan sertifikat Certified Associate in Project Management (CAPM) dari Project Management Institute, yang diperuntukkan bagi profesional tingkat pemula atau asosiasi dengan keterampilan manajemen proyek dasar.

Saat kamu mengembangkan keterampilan, kamu dapat melanjutkan ke salah satu sertifikasi senior Institut Manajemen Proyek, seperti Project Management Professional (PMP).

Menguasai skill komunikasi yang efektif, organisasi yang baik, kemampuan analitis, manajemen risiko yang solid, dan penguasaan teknologi adalah hal penting yang akan membantu seorang Project Officer berhasil dalam mengelola project maupun event.

Sobat MinDi, itulah beberapa penjelasan mengenai seorang project officer. Profesi project officer merupakan pekerjaan yang penting sebagai tonggak lancarnya suatu proyek atau event perusahaan.

Rekomendasi Pelatihan Project Officer

Untuk Sobat MinDi yang ingin memulai karir sebagai project officer, pelajari skill-skill yang dibutuhkan oleh seorang project officer. Sebagai penunjang, kamu dapat mengikuti bootcamp atau pelatihan khusus tentang product management.

MinDi ada rekomendasi nih, Yuk ikuti bootcamp product and project management dibimbing.id. Dengan pembelajaran inovatif dan silabus terbaik, dibimbing.id siap bantu wujudkan karirmu sebagai seorang project officer profesional.

Tunggu apalagi? Yuk segera daftar sekarang juga di sini! Nikmati layanan job connect dengan ratusan perusahaan ternama setelah lulus bootcamp. Apapun tujuan karirmu, dibimbing.id siap #BimbingSampeJadi karir impianmu.

Referensi

1. What Is a Project Officer? (Plus Skills and Salary) - Buka

2. Gaji Project officer di Indonesia - Buka