Apa itu Business Process Outsourcing? Arti & Jenis Layanan

Dalam dunia bisnis yang semakin kompetitif, perusahaan terus mencari cara untuk meningkatkan efisiensi dan mengurangi biaya operasional. Salah satu strategi yang dilakukan adalah Business Process Outsourcing. 

Lantas apa itu? Business Process Outsourcing adalah mengalihdayakan sebagian fungsi atau proses bisnis perusahaan kepada pihak ketiga yang lebih ahli di bidangnya.

Dengan menggunakan BPO, perusahaan dapat fokus pada pekerjaan intinya saja, sehingga tujuan penting perusahaan dapat terpenuhi.

Penasaran mengenai Business Process Outsourcing lebih lanjut? Yuk simak penjelasan lengkapnya pada artikel ini.

Apa itu Business Process Outsourcing?

Tunggu dulu Sobat MinDi, sebelum kita lanjut membahas mengenai Business Process Outsourcing lebih dalam, pertama-tama yuk pahami dulu apa itu Business Process Outsourcing melalui beberapa pengertian berikut ini.

Dilansir dari Investopedia, Business Process Outsourcing adalah praktik menyerahkan sebagian operasi bisnis perusahaan kepada perusahaan lain yang merupakan pihak ketiga. 

Layanan Business Process Outsourcing bekerja dengan menangani tugas-tugas perusahaan yang spesifik dan memerlukan keahlian khusus atau teknologi yang canggih.

Awalnya, Business Process Outsourcing digunakan oleh perusahaan manufaktur yang mengalihdayakan sebagian besar rantai pasokan mereka. Namun, sekarang BPO telah berkembang mencakup berbagai produk dan layanan, seperti customer service, teknologi informasi, akuntansi, dan sumber daya manusia. 

Dengan menggunakan Business Process Outsourcing, perusahaan dapat menghemat biaya, meningkatkan efisiensi, dan fokus pada aktivitas utama mereka.

Bagaimana Sistem Kerja Business Process Outsourcing?

Sistem kerja Business Process Outsourcing (BPO) dimulai dengan perusahaan klien mengidentifikasi proses yang akan di-outsourcing dan memilih penyedia yang sesuai. 

Setelah kontrak ditandatangani, penyedia BPO mengambil alih proses tersebut melalui fase transisi yang melibatkan pelatihan dan transfer pengetahuan. 

Penyedia BPO kemudian menjalankan operasi harian sesuai standar yang disepakati dan melaporkan kinerja secara berkala kepada klien. 

Dengan umpan balik terus-menerus, penyedia BPO memastikan bahwa layanan mereka mendukung tujuan bisnis klien dan meningkatkan efisiensi.

Apa saja Jenis Business Outsourcing?

Sobat MinDi penasaran mengenai jenis Business Process Outsourcing perusahaan? Yuk simak penjelasannya berikut ini.

1. Local Outsourcing

Local outsourcing adalah praktik mengalihdayakan operasi bisnis perusahaan kepada penyedia layanan yang berada di negara yang sama. Keuntungan dari jenis outsourcing ini termasuk kesamaan zona waktu, budaya, dan bahasa, yang dapat memfasilitasi komunikasi dan koordinasi. 

Selain itu, perusahaan dapat lebih mudah mengawasi dan mengontrol proses yang dialihdayakan karena kedekatan geografis.

2. Offshore Outsourcing

Offshore outsourcing adalah proses menyerahkan operasi bisnis perusahaan kepada penyedia layanan yang berada di negara lain, seringkali dengan biaya tenaga kerja yang lebih rendah. 

Keuntungan utama dari offshore outsourcing adalah penghematan biaya yang signifikan. Namun, tantangan yang mungkin dihadapi termasuk perbedaan zona waktu, bahasa, dan budaya yang dapat mempengaruhi komunikasi dan manajemen.

3. Nearshore Outsourcing

Nearshore outsourcing merupakan pengalihdayaan operasi bisnis ke perusahaan yang berada di negara tetangga atau negara yang tidak terlalu jauh. Jenis outsourcing ini menawarkan keseimbangan antara local dan offshore outsourcing. 

Perusahaan dapat menikmati biaya yang lebih rendah dibandingkan local outsourcing, tetapi dengan keuntungan zona waktu dan budaya yang lebih mirip dibandingkan offshore outsourcing. Ini membuat komunikasi dan koordinasi lebih mudah dibandingkan dengan offshore outsourcing.

Ketiga jenis Business Process Outsourcing ini memberikan pilihan fleksibel bagi perusahaan untuk mengoptimalkan operasi bisnis sesuai dengan kebutuhan dan prioritas mereka.

Jenis Layanan Business Process Outsourcing di Berbagai Bidang

Umumnya perusahaan menggunakan Business Process Outsourcing pada beberapa layanan yang spesifik dan membutuhkan layanan tertentu. Lantas apa saja jenis layanan Business Process Outsourcing di perusahaan?

Berikut adalah penjelasan mengenai jenis layanan Business Process Outsourcing di berbagai bidang perusahaan.

1. Knowledge Process Outsourcing (KPO)

KPO melibatkan pengalihdayaan tugas-tugas yang memerlukan pengetahuan dan keahlian tinggi. Layanan ini mencakup analisis data, riset pasar, pengembangan produk, konsultasi hukum, dan layanan konsultasi manajemen. 

KPO memberikan nilai tambah karena perusahaan dapat mengakses keahlian khusus yang mungkin tidak dimiliki secara internal. 

Contoh KPO adalah perusahaan yang mengalihdayakan analisis data ke penyedia layanan yang memiliki tim analis data yang berpengalaman.

2. Legal Process Outsourcing (LPO)

LPO adalah praktik pengalihdayaan layanan hukum kepada penyedia layanan eksternal. Layanan ini mencakup riset hukum, penulisan dokumen hukum, pengelolaan kontrak, dan litigasi. 

LPO memungkinkan firma hukum dan departemen hukum perusahaan untuk mengurangi biaya operasional dan fokus pada tugas-tugas inti mereka. 

Misalnya, perusahaan dapat mengalihdayakan penelitian hukum dan penyusunan kontrak ke firma LPO yang memiliki pengacara dan ahli hukum berlisensi.

3. Research Process Outsourcing (RPO)

RPO melibatkan pengalihdayaan kegiatan riset dan pengembangan kepada penyedia layanan eksternal. Layanan ini mencakup riset pasar, pengembangan produk, analisis kompetitif, dan riset ilmiah. 

RPO membantu perusahaan mendapatkan wawasan dan data yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan strategis tanpa harus menginvestasikan sumber daya internal yang besar. 

Sebagai contoh, perusahaan teknologi dapat mengalihdayakan riset pengembangan produk baru kepada penyedia layanan RPO yang memiliki tim peneliti dan ilmuwan berpengalaman.

Dengan memahami ketiga jenis layanan ini, perusahaan dapat memilih solusi outsourcing yang paling sesuai dengan kebutuhan dan tujuan strategis mereka.

Baca Juga: Aspek Perbedaan Human Capital dan Human Resource

Kelebihan dan Kekurangan Business Process Outsourcing

Tunggu dulu Sobat MinDi, sebelum memutuskan untuk menggunakan business process outsourcing, Sobat MinDi harus memahami kekurangan dan kelebihannya terlebih dahulu.

Yuk simak beberapa kelebihan dan kekurangan business process outsourcing pada perusahaan berikut ini.

Kelebihan Business Process Outsourcing

1. \
2. Penghematan Biaya

Business process outsourcing membantu perusahaan mengurangi biaya operasional dengan mengalihdayakan proses bisnis ke penyedia layanan yang menawarkan tenaga kerja dan infrastruktur dengan biaya lebih rendah. Hal ini sangat menguntungkan untuk tugas-tugas yang memerlukan banyak tenaga kerja atau keahlian khusus.

1. Fokus pada Kompetensi Inti:

Dengan mengalihdayakan fungsi non-inti, perusahaan dapat fokus pada aktivitas utama mereka yang lebih strategis, seperti pengembangan produk, pemasaran, dan layanan pelanggan, yang secara langsung berkontribusi pada pertumbuhan bisnis.

1. Akses ke Teknologi dan Keahlian Terbaik

Layanan BPO memiliki teknologi canggih dan tenaga kerja yang terlatih dalam tugas-tugas spesifik, sehingga perusahaan klien mendapatkan hasil yang lebih baik tanpa perlu menginvestasikan banyak sumber daya.

1. Fleksibilitas dan Skalabilitas:

BPO memberikan fleksibilitas untuk menyesuaikan volume pekerjaan berdasarkan kebutuhan bisnis. Perusahaan dapat meningkatkan atau mengurangi sumber daya tanpa harus menghadapi masalah rekrutmen atau pemutusan hubungan kerja.

1. Peningkatan Efisiensi

Layanan BPO yang berpengalaman memiliki proses yang terstandarisasi dan efisien yang dapat meningkatkan produktivitas dan kualitas output, sehingga perusahaan klien dapat lebih fokus pada hasil strategis mereka.

Kekurangan Business Process Outsourcing

1. Kontrol Terbatas:

Dengan mengalihdayakan proses bisnis, perusahaan kehilangan sebagian kontrol atas operasi harian dan kualitas pekerjaan, yang dapat mempengaruhi hasil akhir jika tidak dikelola dengan baik.

1. Risiko Keamanan Data:

Mengalihdayakan data sensitif kepada pihak ketiga dapat menimbulkan risiko keamanan dan privasi. Penyedia BPO harus memiliki langkah-langkah keamanan yang ketat untuk melindungi informasi perusahaan dan karyawan.

1. Komunikasi dan Koordinasi:

Perbedaan zona waktu, bahasa, dan budaya dapat menimbulkan tantangan dalam komunikasi dan koordinasi antara perusahaan dan penyedia BPO, yang dapat mengakibatkan kesalahpahaman dan penundaan.

1. Ketergantungan pada Pihak Ketiga:

Terlalu banyak mengandalkan penyedia BPO dapat membuat perusahaan rentan terhadap perubahan kondisi atau kegagalan penyedia tersebut, yang dapat mengganggu operasi bisnis.

1. Masalah Kualitas:

Jika penyedia BPO tidak memenuhi standar kualitas yang diharapkan, perusahaan klien dapat mengalami penurunan kualitas layanan atau produk yang dapat berdampak negatif pada reputasi mereka.

Dengan mempertimbangkan kelebihan dan kekurangan ini, perusahaan dapat membuat keputusan yang lebih tepat terkait penggunaan Business Process Outsourcing.

Tips Memilih Business Process Outsourcing yang Tepat

Ingin menggunakan Business Process Outsourcing pada perusahaan Sobat MinDi? Yuk simak beberapa tips memilih Business Process Outsourcing yang tepat berikut ini.

1. Evaluasi Kebutuhan dan Tujuan Bisnis

Sebelum memilih penyedia BPO, perusahaan harus terlebih dahulu mengevaluasi kebutuhan dan tujuan bisnis mereka secara menyeluruh. 

Identifikasi proses mana yang paling membutuhkan outsourcing dan apa tujuan spesifik yang ingin dicapai, seperti pengurangan biaya, peningkatan efisiensi, atau akses ke keahlian khusus. 

Mengetahui kebutuhan ini akan membantu dalam memilih penyedia BPO yang menawarkan layanan yang sesuai dan mampu memenuhi ekspektasi perusahaan.

2. Tinjau Reputasi dan Pengalaman Penyedia

Penting untuk melakukan riset mendalam tentang reputasi dan pengalaman penyedia BPO. Periksa rekam jejak mereka dalam industri yang relevan, baca ulasan dari klien sebelumnya, dan minta referensi untuk mendapatkan gambaran tentang kualitas layanan yang mereka tawarkan. 

BPO dengan pengalaman luas dan reputasi baik cenderung lebih dapat diandalkan dan mampu menghadapi tantangan yang mungkin muncul selama proses outsourcing.

3. Pertimbangkan Keamanan dan Kepatuhan

Keamanan data dan kepatuhan terhadap regulasi adalah faktor kritis dalam memilih penyedia BPO. Pastikan bahwa penyedia memiliki langkah-langkah keamanan yang kuat untuk melindungi data sensitif perusahaan. 

Selain itu, verifikasi bahwa mereka mematuhi semua regulasi industri dan standar hukum yang berlaku, seperti GDPR untuk perlindungan data. Penyedia yang memprioritaskan keamanan dan kepatuhan akan membantu menghindari risiko hukum dan reputasi bagi perusahaan.

Dengan mengikuti tips ini, perusahaan dapat memilih layanan Business Process Outsourcing yang paling sesuai dengan kebutuhan mereka dan memastikan hubungan kerja yang produktif dan aman.

Baca Juga: Outsourcing: Pengertian, Sistem Kerja, Aturan & Contohnya

Terapkan Business Process Outsourcing secara Tepat & Efektif pada Perusahaan

Sobat MinDi, itulah beberapa pembahasan mengenai business process outsourcing pada perusahaan. Jika tertarik mengambil layanan outsourcing, Sobat MinDi harus memahami artikel ini sampai habis.

Kesimpulannya, Business Process Outsourcing adalah strategi mengalihdayakan fungsi bisnis perusahaan kepada penyedia layanan eksternal untuk meningkatkan efisiensi, mengurangi biaya, dan memungkinkan fokus pada kompetensi inti perusahaan.

Ingin jadi Master di bidang HR? Tertarik switch career menjadi Human Resources professional? Bingung harus mulai dari mana?

Yuk ikuti bootcamp Human Resources dibimbing.id, sebuah bootcamp terbaik dengan pembelajaran inovatif dan intensif. Kuasai tools HRIS dan seluruh aspek Human Resources yang akan diajarkan pada bootcamp ini.

Bootcamp HR dibimbing.id didampingi oleh mentor profesional dan terbaik yang bakal bantu kamu jadi Human Resources sukses.

Belum memiliki pengalaman di bidang human resources sama sekali?

Tenang saja, dibimbing.id siap bimbing kamu mulai dari nol, dengan kurikulum terlengkap, update serta beginner friendly. 

Sebanyak 94% alumni bootcamp dibimbing.id telah berhasil mendapatkan kerja sesuai bidang mereka. Nah, jangan khawatir nganggur setelah lulus bootcamp ya, dibimbing.id juga menyediakan job connect ke 570+ hiring partner khusus buat Sobat MinDi.

Tunggu apalagi? buruan konsultasi di sini, apapun tujuan karirmu dibimbing.id siap #BimbingSampeJadi karir impianmu.

Reference:

1. What Is Business Process Outsourcing (BPO), and How Does It Work? - Buka